Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Den 5. januar 2017 kl I afdelingsbestyrelsens lokaler

Transkript

1 Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Den 5. januar 2017 kl I afdelingsbestyrelsens lokaler Afdelingsbestyrelse: Inge Nielsen, John Frederiksen, Jørnanker Døpke, Rikke Støckel, Gitte Fammé, Lis Wexøe, Karen Løvendahl Jensen, Bjørn Schrøder Rasmussen og Beth Hørsted. Medarbejdere: Beboerrådgiver John Rasmussen, driftschef Gert Wandahl Pedersen og serviceleder Ivan Stokic. Referent: Beth Hørsted Punkt 5 f ændrer overskrift til: Forretningsorden ved Ansøgning. Aktivtetsgrupper Der tilføjes punkterne: 5 g. Ansøgning til fastelavnsfest kr. Beboerrrådgiver og 5 h. Hvem stiller op til valg for afdelingsbestyrelsen den 8. marts Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) 2. Nyt fra: a. Formanden b. Ejendomskontoret/KAB Opfølgning på afdelingernes regnskab Budgetopfølgning Vand EL Varme c. Udvalg d. Beboerrådgiver 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Aktionsliste b. Serviveramme og velkomstmateriale (Ejendomskontoret) c. Matrikelkort Lille Friheden d. Garage og Carporte. Gennemgang e. Ansøgning Lokal tv. Bilag Bjørn Schrøder f. Forretningsorden ved Ansøgning. Aktivitetsgrupper g. Ansøgning til fastelavnsfest kr. h. Hvem stiller op til valg for afdelingsbestyrelsen 8. marts Punkter til næste mødes dagsorden 7. Eventuelt 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) Referatet blev godkendt og underskrevet 2. Nyt fra: a. Formanden Seminar vedrørende bæredygtighed bestyrelsesmedlemmerne kan melde sig til. Helhedsplanen: Formanden uddybede om den udsendte information fra følgegruppen til alle beboere i Friheden I Udfordringer med den udvendige isolering. Cykelstativer og elefantriste godkendt af følgegruppen. Nummerering på indgangsdør sad ikke fast. Det er aftalt det gøres holdbart. 1

2 I den kommende Brugervejledning som vil blive udsendt til beboere i Friheden I mangler der ved orientering om ventilation, tidspunkt ved om natsænkning og en lampe der blinker rødt af og til. Der blev rundsendt en tidsplan om de nye affaldsstationer. b. Ejendomskontoret/KAB Opfølgning på afdelingernes regnskaber Budgetopfølgning Vand El Varme Vedrørende budgetopfølgning var der ingen særlige bemærkninger. Vandforbruget i Lille Friheden har været højt i november 2016 og det vil blive undersøgt. Tilbygningen til ejendomskontoret: Efter udskiftning af personale går byggeriet godt. Det er lovet færdigt ca.1. februar Udvendig belysning i Friheden I: Mange lamper er gået ud, det kan skyldes entreprenøren, som har gravet kabler væk. EK sørger for at der kommer lys i lamperne i Friheden I udendørs og tager efterfølgende spørgsmålet om betaling op med entreprenøren. Der er opmandet på ejendomskontoret af servicemedarbejdere i 3½ måned. 1 servicemedarbejder er blevet deltidsansat 1 afløser er gået ind i normal funktion og 1 servicemedarbejder er frigjort til at hjælpe beboerne med flytning af møbler under Helhedsplanen og lignende. Jørnanker, Inge, Gert og Ivan beslutter nærmere om navneskilte og hvor disse skal anbringes i forhold til sikkerhedsdørene i opgangene. Der skal gøres opmærksom på, at der ikke må bores i sikkerhedsdørene. Der blev vist et eksemplar på et navneskilt, pris 229,-kr. + moms. Det er besluttet, at beboerne kan få en trådløs dørklokke på ejendomskontoret hvis de ønsker det. Godkendt. Der påtænkes at opsætte et vitrineskab i hver opgang til opsætning af plakater når opgangene efter renoveringen er malet. c. Udvalg Der mangler et dørskilt på indgangsdøren til Oasen med navnet Oasen, ikke alle beboere ved hvor det er. Ivan sørger for det. Der mangler lys i nogle af lamperne i Oasen Rengøring i Oasens toiletter er ikke i orden. Ejendomskontoret tager sig af det. Der forelå regnskab fra Beboernes Friaften Godkendt. Der vil ikke blive afholdt Beboernes Friaften i 2017 grundet kun 62 beboere deltog + de frivillige. Godkendt Nytårskuren afholdes den 13. januar kl Gitte er begyndt oplæring i udlejningskalenderen. d. Beboerrådgiver 2

3 Juletræsfest søndag den 11. december Festen blev planlagt, arrangeret og afholdt i samarbejde mellem frivillige og beboerrådgiver. Der var 71 gæster og dagen var en succes. Julepakker Der var 35 beboere, børnefamilier, enlige og ældre, der havde søgt julepakke. Julepakkerne består af mad og juleknas, således at beboere der ellers ikke kunne invitere til jul for familier og venner, fik denne mulighed. Der blev uddelt 34 julepakker. Pengene til julepakker er midler som beboerrådgiveren har søgt i fond. Redskabsskur til byhaverne Boligselskabet fik midt i december muligheden for at modtage et gratis redskabsskur til byhaverne. Anskaffelsen skulle foregå inden for kalenderåret Der skulle derfor handles hurtigt. Derfor sendte beboerrådgiveren, med godkendelse fra driftschefen, en mail til afdelingsbestyrelsens formand og næstformand for at bede om en godkendelse af at modtage redskabsskuret. Denne godkendelse blev givet. Redskabsskuret bliver samlet og istandsat i samarbejde mellem byhavegruppen og beboerrådgiveren. Skuret kommer til at stå ved byhaverne imellem skolesti og container. 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger Efterfølgende fra sidste kontaktdag mødte en beboer op med lægeerklæring fra et fald på cykel grundet der lå nogle grene ved en kælderindgang. (Tidspunkt dec. 2013) Samme beboer har tidligere talt med tidligere driftschef og tidligere varmemester. Med hensyn til det videre forløb i denne sag skal beboeren fremover henvende sig på ejendomskontoret hvis der er tale om krav i forhold til forsikring. Godkendt 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen En beboer i højhuset klagede over, at det sker at elevatoren blokeres på 11. etage. EK undersøger grunden. I Strandmarksgården er der nogen der tisser i kældergangen. EK skal have skriftlig klage. I Strandmarksgården er der sat bomme op ved skralderummet og disse fjernes således at der er fri passage for cyklister med mere. Dette giver vanskelige situationer for dårligt gående. Det blev aftalt at bommene skal lukkes til fyraften. En beboer i blok 13, 3. etage, havde haft mange vandskader og der er ikke lagt vintermåtter på taget, som er under renovering. Beboeren har det meget koldt. Der bliver skrevet til projektleder Vibeke Graulund og beboeren får en radiator af infovognen. En beboer i blok 17, 3.etage har haft det meget koldt grundet tagrenovation og havde brugt meget mere varme end normalt. Efterlyste kompensation for merforbrug af varme. Fik svaret, at dette kan ikke gives før man ser varmeregningen i oktober Jørnanker taler med beboeren angående en radiator fra infovognen. 5. Sager til drøftelse og beslutning 3

4 a. Aktionsliste Ivan og Gert har drøftet en anden vagtordning end den eksisterende. Ordningen går ud på, at beboerne selv via den ordinære vagttelefon til ejendomskontoret, ringer til håndværkerfirmaerne hhv. VVS, tømrer og EL. Det er tanken at det skal være let for beboerne. Der arbejdes videre med sagen. Godkendt Rengøring Rengøringen er ikke blevet bedre selvom det tidligere personale er blevet udskiftet. Der er et stort svigt i Oasen og i mandskabsrummet. Ejendomskontoret vil nu sammen med DSR arbejde på at komme ud af aftalen med Strøyer+Strøyer. Man vil arbejde på opsigelse, midlertidig løsning og en fremtidig løsning. Godkendt. b. Serviceramme og velkomstmateriale (Ejendomskontoret) Gert udsender materiale om Serviceramme og servicetema til afdelingsbestyrelsen, som senere vil holde et møde med en oplægsholder fra KAB. Godkendt. c. Matrikelkort, Lille Friheden Der forelå et matrikelkort som blev rundsendt og viste grunden af Aktivitetshuset. Problemstillingen viste sig, da der for nylig blev lagt nye fliser foran Aktivitetshuset og efterfølgende betaling imellem Boligselskabet Friheden og Hvidovre Kommune. Man afventer nu en afklaring mellem Hvidovre Kommune, Lille Friheden og Boligselskabet Friheden. Efterfølgende indskrives det i Aktionslisten. Godkendt. d. Garage og carporte gennemgang Garager og carporte samt parkeringspladser og trailerpladser har tidligere været gennemgået af afdelingsbestyrelsen. Ejendomskontoret vil gennemgå pladserne. 1 gang årligt bør det dokumenteres ved forsikring eller bilafgift at man ejer en bil hvis man lejer en garage eller carport. (Lovlighed ved dokumentation undersøges). Hvis man lejer en carport eller en garage bør man parkere i den, da der for tiden mangler parkeringspladser grundet Helhedsplanen. e. Ansøgning Lokal tv. Ansøgning. Bjørn Schrøder Lokal tv kan ikke sende for tiden på grund af computernedbrud. Der ansøges om at købe en computer inklusive udstyr: ekskl. moms Bevilget. f. Forretningsorden for Aktivitetsgrupper Rettelser til den udleverede Forretningsorden for Aktivitetsgrupper afleveres til Jørnanker. Godkendt g. Ansøgning om midler til afholdelse af fastelavnsfest 4

5 Beboerrådgiver ansøger om kr. til fastelavn. Bevilget. Fastelavnsfesten afholdes søndag den 26. februar Frivillige deltagere: Karen, Rikke muligvis flere fra afdelingsbestyrelsen samt frivillige forældre. h. Hvem stiller op til valg til afdelingsbestyrelsen den 8. marts 2017 Rikke, Bjørn og Beth er på valg Der sendes mail til Jørnanker om man ønsker at opstille. 6. Punkter til næste mødes dagsorden Forretningsorden for Aktivitetsgrupper Status for garager og carporte mv. Mødet sluttede kl Næste afdelingsbestyrelsesmøde: torsdag den 2. februar. 5

6 Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Jørnanker Døpke Formand Næstformand Inge Nielsen Beth Hørsted Sekretær Lis Wexøe Kasserer John Frederiksen Rikke Støckel Karen Løvendahl Jensen Bjørn Schrøder Rasmussen Gitte Fammé Vakant pr. 6. oktober 2016 Vakant pr. 11. august