side 1 Åbent referat for Folkeoplysningsudvalgets møde den 08.12.2010 kl. 16:30 Byrådssalen Tilgår pressen
side 2 Indholdsfortegnelse: 51. Meddelelser og orientering... 3 52. Fordeling af tilskud til aftenskoleundervisning i 2011... 3 53. Rapport fra Kommunernes Revision... 4 54. It-værktøjet Conventus' anvendelighed... 6 55. Eventuelt... 7 Punkter på lukket møde:
side 3 51. Meddelelser og orientering 00.01.00 I00 sagsnr. 1440-28005 1. Orientering om fravær. Til orientering. Folkeoplysningsudvalgets møde 08.12.2010 punkt 51: Taget til efterretning. Der blev desuden orienteret om møde vedrørende evaluering af vedligeholdelse af baneanlæg. 52. Fordeling af tilskud til aftenskoleundervisning i 2011 18.15.00 G01 sagsnr. 2010-1702 Der foreligger ansøgninger om tilskud til undervisning i 2011 fra kommunens aftenskoler. De indkomne ansøgninger beløber sig til 859.300 kr. Budget 2011 til aftenskoleundervisning 594.000 kr. - driftsudgifter til webportalen - 8.500 kr. Restbudget 585.500 kr.
side 4 Økonomi: Konto 372.010 tilskud til den folkeoplysende voksenundervisning. Miljø- og Kulturforvaltningen indstiller fordeling af tilskudsrammen for 2011 til Folkeoplysningsudvalgets afgørelse. Aftenskoler 2011 forslag til fordeling af rammen til undervisning Folkeoplysningsudvalgets møde 08.12.2010 punkt 52: Oversendes til orientering om konsekvenser for aftenskoleundervisning i forbindelse med, at der ikke er meddelt ekstrabevilling af 300.000 kr. i forbindelse med vedtagelse af budget 2011. Udvalget anbefaler, at der ansøges om en ekstrabevilling på 300.000 kr. 53. Rapport fra Kommunernes Revision 18.15.00 sagsnr. 1440-29154 Kommunernes Revision har afsluttet den årlige stikprøvekontrol og fremsendt rapport herom. Der er tale om kontrol af medlemsoplysninger i forbindelse med ansøgning om lokaletilskud samt medlemsoplysninger pr. 1. januar til brug ved beregning af medlemstilskud. Af rapporten fremgår det, at der har været afvigelser i forbindelse med foreningernes indberetning af medlemstal pr. 1. januar 2009 i forhold til foreningernes medlemslister. På mødet vil der blive givet en orientering om afvigelsernes betydning i forbindelse med tilskudsudbetaling. Arbejdspapirer vil blive udleveret på mødet. Økonomi: Konto 373, det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde.
side 5 Miljø- og Kulturforvaltningen indstiller rapporten fra Kommunernes Revision til Folkeoplysningsudvalgets drøftelse. Folkeoplysningsudvalgets møde 27.10.2010 punkt 41: Punktet udsat. Efter ønske fra udvalget har der efterfølgende været afholdt møde med kassereren fra Munkebo Boldklub for en drøftelse af revisionens bemærkninger ved kontrol af foreningens medlemsoplysninger pr. 1. januar 2009, som viste store afvigelser i forholdet mellem indberetningen til kommune og foreningens medlemslister. Kassereren oplyste på mødet, at de store afvigelser var begrundet i, at det ikke var muligt medio juni 2010 at udskrive medlemslister pr. 1. januar 2009, som var i overensstemmelse med de faktiske medlemstal. På baggrund af de kontingentindbetalinger, som er sket i løbet af perioden 1. januar til 31. oktober 2009, er der skabt dokumentation for, at de indberettede tal pr. 1. januar 2009 er realistiske. Miljø- og Kulturforvaltningen indstiller, at der ikke kræves tilbagebetaling fra Munkebo Boldklub, idet der er skabt dokumentation for, at de indberettede medlemstal er realistiske. Miljø- og Kulturforvaltningen indstiller, at der for øvrige foreninger, som var udtaget til revisionens stikprøvekontrol, foretages regulering af tilskudsbeløb i forhold til afvigelser i indberetning i forbindelse med tilskudsudbetaling. Folkeoplysningsudvalgets møde 17.11.2010 punkt 49: Udsat. Gitte Overgaard Britt Pedersen Der har den 29. november 2010 været afholdt møde mellem formand, næstformand og forvaltningen og repræsentanter fra Kommunernes Revision med henblik på en drøftelse af revisionsrapporten.
side 6 Folkeoplysningsudvalgets møde 08.12.2010 punkt 53: Oversendes til Kultur- og fritidsudvalget med anbefaling af, at Munkebo Boldklubs tilskud reguleres i henhold til de kendte medlemstal pr. juni 2010. For øvrige foreninger anbefales tilretning af tilskud i henhold til de af revisionen optalte medlemmer. Tilskuddene anbefales ændret i forbindelse med tilskudsudbetaling i 2011. 54. It-værktøjet Conventus' anvendelighed 85.00.00 P22 sagsnr. 2010-753 På et møde i Munkebo Idrætscenter den 24. november 2010 præsenterede en repræsentant fra firmaet Conventus it-værktøjet for foreninger i Kerteminde Kommune. Conventus er et internetbaseret administrations- og bookingsystem, som med fordel kan anvendes af foreninger, fritidsfaciliteter og kommune. Kommunen kan anvende Conventus til: Foreningsregister Kommunikation mellem forvaltning og foreninger og faciliteter Indberetninger automatisk opdatering fra foreninger og faciliteter Lokaleoversigt Halfordeling Statistik Fritidsfaciliteterne, herunder Kerteminde Sport & Fritid, kan anvende Conventus til: Lokaleoversigt overblik over faciliteternes anvendelse Statistik fokus på udnyttelsesgrad, mulighed for at udnytte overskydende eller aflyste timer Booking foreninger, skoler, borgere kan via selvbetjening booke lokaler og baner Betaling mulighed for at sælge tid, baner via selvbetjening og online betaling Økonomi - regnskabs- og bogholderifunktion Info-system styring af infotavler placeret i haller Kommunikation formidling af ledige tider og tilbud Foreningerne kan anvende Conventus til: Medlemsadministration medlemmer indtaster og opdater selv oplysninger
side 7 Indberetninger automatisk opdatering til kommune og idrætsorganisationer Betaling online betaling af kontingent og tilmeldingsgebyr Holdadministration information, statistik, kommunikation omkring hvert enkelt hold Kommunikation internt til udvalgsmedlemmer, trænere, bestyrelse og eksternt til alle medlemmer Økonomi regnskabs- og bogholderifunktion Booking Hvis der indgås kommuneaftale tilbydes gratis kurser og support fra Conventus i en 2-årig prøveperiode. Prisen herefter er afhængig af den enkelte forenings anvendelse af systemet, herunder hvilke elementer/faciliteter i Conventus der ønskes adgang til. Til orientering. Folkeoplysningsudvalgets møde 08.12.2010 punkt 54: Udvalget anbefaler, at der indgås aftale om digital indberetning og booking af lokaler på fritidsfaciliteter. Udvalget anbefaler, at foreninger selv finansierer eventuelt køb af drift af foreningsprogram. 55. Eventuelt 18.00.00 G01 sagsnr. 1440-27988 Eventuelt.
side 8 Folkeoplysningsudvalgets møde 08.12.2010 punkt 55: Indrapportering af medlemsregistrering tilrettes i vedtægten.