Dagsorden Regionsbestyrelsen for Kulturring Østjylland Mødedato 11. marts 2015 Starttidspunkt for møde Kl. 15.30 Lokale Vestermølle, Oddervej 80, 8660 Skanderborg Udsendt til Else Søjmark, Kultur og udviklingsudvalget, Norddjurs Anne Bonefeld, Børn-, unge- og kulturudvalget, Odder Henrik Kjær, Social og kulturudvalget, Samsø Kirstine Bille, Udvalget for Plan, udvikling og kultur, Syddjurs Anders Nørgaard, Kultur og fritidsudvalget, Favrskov Tage Nielsen, Kultur og sundhedsudvalget, Skanderborg Fraværende/afbud Ingen.
1. Godkendelse af referat. Godkendelse af tidligere udsendt referat fra regionsbestyrelsen møde den 10. december 2014. Referatet godkendt. Regionsbestyrelsen mindede den administrative styregruppe om udarbejdelse af pixibog/drejebog for information og formidling af arrangementer, udstillinger mm. jf. referatet. Materialet vil blive udarbejdet snarest muligt. 2. Meddelelser. a. Nyt fra styregruppen, herunder fra styregruppens seneste møde den 26. februar 2015. b. Kulturstyrelsen afholder årsmøde på Nyborg Strand den 8. og 9. oktober. c. KL afholder kultur- og fritidskonference 21.-22. maj i Helsingør. Til efterretning. 3. Nyt fra kulturringsprojekter. Den administrative styregruppes medlemmer orienterer om den seneste udvikling i de 9 projekter i aftaleperioden 2013-2016. I forbindelse med afslutningskoncert den 17. januar i Spektrum i Odder for projekt Kunsten at forske, blev der optaget en film. På mødes vises en kort sammendrag fra filmen. Regionsbestyrelsen roste afslutningskoncerten for projekt "Kunsten at forske" jf. den fremviste film. De administrative repræsentanter redegjorde for status i de enkelte projekter.
4. Udvidede projektbeskrivelser. Udvidede projektbeskrivelser skal godkendes af styregruppen forinden aktiviteter iværksættes med efterfølgende orientering i regionsbestyrelsen. Udgangspunktet for godkendelse er den af styregruppen godkendte skabelon. Styregruppen har tidligere godkendt udvidet projektbeskrivelse for projekterne: 1.1 DE MANGE ALDRE - Herfra min verden går, - en østjysk kulturcollage, 1.2 Kultur på hjul, 1.3 Gentænk Biblioteket, 2.1 Ny dannelse og vidensløft, 3.3 Kunsten at forske, 2.2 Kulturtarv og 3.1 De smukke og grimme steder. Styregruppen har anmodet samtlige arbejdsgrupper om at være opmærksomme på: 1) Den europæiske dimension i projekterne i relation til 2017-satsningen. 2) Dokumentation og synlighed i projekterne. I forlængelse af regionsbestyrelsens seneste møde orienterer styregruppen om godkendelserne af projekterne 1.2 og 1.3. På mødet vil styregruppen desuden orientere om godkendelse af de sidste af de udvidede projektbeskrivelser, nemlig for projekterne: 2.3 Vild med sang i naturen, og 3.2 Kreative Erhverv. Bilag vedlægges for projekt 2.3 og 3.2. Der blev givet en orientering om godkendelse af de sidste udvidede projektbeskrivelser. 5. Kulturaftale efter 2016. De seks kommuner, som udgør Kulturring Østjylland, har haft en kulturaftale med kulturministeriet for perioden 2008-2012 og herefter den igangværende aftale fra 2013-2016. I forbindelse med indgåelse af den nuværende aftale indgik på det administrative niveau i drøftelserne med kulturministeriet muligheden for andre samarbejdspartnere i aftalen. Regionsbestyrelsen har tidligere drøftet kulturministerens udspil til form og indhold i fremtidige kulturaftaler.
Regionsbestyrelsen havde på det seneste møde en indledende drøftelse om indgåelse af ny kulturaftale for perioden efter 2016, herunder om form og indhold i kulturaftalen, aftalekreds m.v. På mødet ønskes en fornyet drøftelse af temaet på baggrund af vurderinger i den mellemliggende periode og drøftelse i den administrative styregruppe. Regionsbestyrelsen havde en grundig drøftelse af vilkår og muligheder i konstruktionen af en ny kulturaftale efter 2016. De enkelte medlemmer af regionsbestyrelsen sonderer terrænet i egen kommune, hvorefter emnet tages op påny i næste møde i regionsbestyrelsen. 6. Statslige finansiering af kulturaftaler. Kulturstyrelsen fremsender den 29. januar 2015 notat om reduktion af bevillingen fra staten til kulturaftalerne. Årsagen til reduktionen er, at regeringen med finansloven for 2015 har vedtaget, at den statslige medfinansiering af Europæisk Kulturhovedstad 2017 bl.a. skal finansieres af bevillingen til kulturaftalerne. Reduktionen svarer til 12% i forhold til det nuværende niveau. Bevillinger til allerede indgåede aftaler fastholdes, og beslutningen vil træde i kraft i den enkelte kulturregion, efterhånden som de nuværende aftaler udløber. Det betyder, at bevillingen til kulturaftalen for Kulturring Østjylland til og med 2016 ikke ændres. Notatet er tidligere udsendt til regionsbestyrelsens medlemmer. Sagen optages på dagsordenen til orientering og med henblik på vurdering af, om et evt. svarbrev skal afsendes til Kulturstyrelsen. Regionsbestyrelsen tog Kulturstyrelsens notat til efterretning, og foretager sig ikke videre.
7. Aarhus 2017. Nyt fra Kulturhovedstad 2017 projektet, herunder a. Nyt fra fondsbestyrelsen v/regionsbestyrelsens repræsentant i fondsbestyrelsen Anders Nørgaard. Fondsbestyrelsens seneste møde blev afviklet den 17. februar 2015. (Slides) b. Orientering om aktiviteter i styregruppen for 2017, herunder om projektbevillinger til aktører i kommunerne. c. Indgåede kontrakter mellem den enkelte kommune og Fonden Aarhus 2017, herunder om dialog og samarbejde, tilskudsstørrelse og beregning og Return on Investment. Udlån af medarbejdere er optaget som særskilt punkt 8 på dagsordenen. d. Kulturring Østjyllands projekt Kulturring 2017, som er et cykelløb på ca. 460 km rundt i de 6 kommuner og Aarhus med kultur- og naturoplevelser, er bevilget 785.000 kr. fra Fonden Aarhus 2017. Tovholderne på projektet Peter Studstrup fra Favrskov Kommune og Bente Lundsgaard Jensen fra Skanderborg Kommune giver på mødet en kort orientering om projektet. e. Orientering om udstilling i Ridehuset i Aarhus den 14. 18. april 2015, hvor 2017- projekterne præsenteres. Formålet med udstillingen er at præsentere de besøgende - borgere, særlige grupper og internationale gæster - for et udsnit af de projekter, man kommer til at kunne opleve i kulturhovedstadsåret 2017. Aarhus 2017 ønsker at udfolde rethink-temaet i ord og billeder. a. Anders Nørgaard redegjorde for beslutninger fra fondsbestyrelsens seneste møde og øvrige relevante informationer fra fondsbestyrelsen. b og c: Til efterretning. d. Peter Studstrup og Bente Lundsgaard Jensen gav på mødet en kort orientering om projektet, og medlemmerne af regionsbestyrelsen stillede forskellige spørgsmål til projektet. e. Til efterretning. Projekt Kulturring 2017 har sceneoptræden i Ridehuset torsdag den 16. april kl. 15.30. Projekt Gentænk Landbyen har sceneoptræden fredag den 17. april kl. 15.00-15.45. Regionsbestyrelsen betonede værdien i massiv information om 2017-projektet.
8. Udlån af medarbejdere til Aarhus 2017. Af de indgåede kontrakter mellem kommunerne og Fonden Aarhus 2017 fremgår, at kommunerne excl. Aarhus Kommune ud over det økonomiske tilskud skal udlåne medarbejdere til fonden svarende til i alt 7 årsværk i perioden 2013-2018. Aarhus Kommune skal alene udlåne 50,0 årsværk, og Region Midtjylland 18,0 årsværk. Udmøntning af udlånet aftales på grundlag af drøftelse i den regionale styregruppe for Aarhus 2017. Den regionale styregruppe for Aarhus 2017 har den 5. februar fået forelagt vedlagte oplæg, der beskriver ordningens baggrund og omfang, herunder også et oplæg til fordeling af antallet af årsværk på kommuner. Forslaget til fordeling tager udgangspunkt i modellen for beregning af kommunernes økonomiske investering i Aarhus 2017. Af forslaget fremgår, at forpligtelsen til udlån af medarbejdere følger de tre kommuneklynger, hvoraf Kulturring Østjylland samt Hedensted er den ene med 1,34 årsværk. Forslaget har været drøftet på den administrative styregruppes møde den 26. februar, og fremlægges nu til drøftelse i regionsbestyrelsen. Til mødet vil foreligge udtalelse fra den administrative styregruppe. Den administrative styregruppe orienterede om forpligtelsen til udlån af medarbejdere og mulighederne for indgåelse af aftale i de berørte kommuner om en fælles løsning på forpligtelsen. Regionsbestyrelsen støttede den administrative styregruppes oplæg om en fælles løsning og anmoder om orientering på et senere tidspunkt om løsningen. 9.Gensidig orientering om kulturpolitiske tiltag og vilkår i kommunerne. Det er på et tidligere møde i regionsbestyrelsen besluttet, at dette punkt skal prioriteres højt på de efterfølgende møder. Udsat.
10. Meddelelser til pressen. Mødet afsluttet med en drøftelse af udsendelse af mulige nye pressemeddelelser. Der er senest udsendt pressemeddelelse medio januar om bevilling fra Fonden Aarhus 2017 til projekt Kulturringen 2017. Der sendes ikke pressemeddelelse ud i forlængelse af dette møde. 11. Næste møde. Ifølge den fastsatte mødeplan afvikles næste møde mandag den 8. juni 2015 kl. 15.00 på Vestermølle. Drøftelse af mødets indhold og dagsorden. Til efterretning. 12. Evt. Else Søjmark mindede om deltagelse i Kulturmødet på Mors 20.-22. august.