AARHUS AU UNIVERSITET MENTORGUIDE

AARHUS AU UNIVERSITET MENTORGUIDE

2 MENTORGUIDE CHECKLISTE Good to know: Før ankomst.... 3 Ankomsten Afhentning og indkvartering.... 4 Lejekontrakt og nøgle... 4-5 Faglig introduktion Møde med koordinator.... 6 Institutsekretariat... 6 Rundvisning på instituttet og universitetet... 6 Administrativ introduktion Internationalt Center... 7 Statsforvaltningen... 7 Borgerservice... 7 Bankkonto... 8 Social introduktion Studenterhus Aarhus... 9 Sportsaktiviteter... 9 Køb af cykel... 9

MENTORGUIDE 3 FØR ANKOMST KONTAKT MELLEM UDVEKSLINGSSTUDENTEN OG INTERNATIONALT CENTER Ansøgning Den studerende har søgt om optagelse som udvekslingsstuderende ved universitetet, og er blevet godkendt fagligt af koordinatoren på det ansøgte institut. Bolig IC har skaffet bolig til den studerende (hvis han/hun har søgt om det) Velkomstmail Den studerende har modtaget en velkomstmail fra IC med oplysninger om ansøgning om opholdstilladelse, letter of enrolment og pre-arrival guide, o.a. Velkomstpose Den studerende modtager en velkomstpose fra IC med info om AU og Aarhus, ved ankomst til IC.

4 MENTORGUIDE ANKOMSTEN AFHENTNING Du skal afhente udvekslingsstudenten ved ankomsten i Aarhus (busstation, togstation, lufthavnsbus, etc.). Er du forhindret, er det dit ansvar at spørge en af de andre mentorer om hjælp. Inden du afhenter ham/hende, bør du overveje transporten fra afhentningssted til bolig. INDKVARTERING Du indkvarterer udvekslingsstudenten i hans/ hendes værelse og sørger for, at han/hun kan lokalisere fælleslokaler, vaskeri, varmemester etc. Gennemgå lejekontrakten sammen med den studerende, så han/hun er godt orienteret om vilkårene for lejemålet, opsigelsesfrister mv. Har den studerende spørgsmål, som du ikke kan besvare, så henvis til IC s hjemmeside: www.au.dk/en/exchange/housing-at-au her findes svar på det meste. Orienter den studerende om busforbindelser til og fra bopælen. LEJEKONTRAKT OG NØGLER Som mentor skal du lave en klar aftale med den udvekslingsstuderende, om du eller den studerende henter nøgle og info-mappe på Internationalt Center. Hvis den studerende er indkvarteret på et privat fremlejemål, har den studerende og fremlejeren selv aftalt, hvordan nøglen overdrages, og du kan derfor ikke hente nøglen på IC. INFO-MAPPE Sammen med nøglen udleveres på IC en informationsmappe med alle relevante informationer om den studerendes bolig. I mappen findes bl.a. lejekontrakten, samt en evt. synsrapport. Engelske oversættelser af disse

MENTORGUIDE 5 findes på Housings hjemmeside. Du skal som mentor gennemgå lejekontrakten med den studerende og sørge for, at den bliver underskrevet og afleveret på IC senest 7 hverdage efter ankomst. Vær specielt opmærksom på opsigelsesdatoen på kontrakten, da mange lejemål skal være fraflyttet 7 hverdage før den sidste dag i måneden. Ligeledes er det vigtigt at gennemgå evt. synsrapport (se under moving in i infomappen) med den studerende, og sørge for, at ekstra skader eller mangler bliver meldt til rette sted hurtigst muligt efter indflytning. NØGLER Nøgler afhentes på IC. Husk at tjekke ICs åbningstider på www.au.dk/exchange. Hvis den studerende ikke er ankommet til Aarhus en uge efter studiestart, er det meget vigtigt, at du afleverer nøgler og info-mappe tilbage til IC, medmindre du har klar aftale med den studerende om, hvornår denne ankommer. den studerende at afhente nøglen hos fremlejeren inden den studerende ankommer. Har du brug kontaktoplysninger på fremlejeren, kan du få dem på IC. MØBLEMENT Du skal om muligt besøge den studerendes bolig inden han/hun ankommer. Alle boliger skaffet af Internationalt Center er møblerede. Er der mangler eller defekte møbler, kontakt da Internationalt Center. IC udstyrer kun værelserne med det allermest nødvendige møblement såsom seng, bord, stol, bord- og loftslampe. På enkelte lejemål kan der være yderligere møbler. I disse tilfælde drejer det sig ofte om, at tidligere beboere har suppleret med egne indkøb. Den studerende er selv ansvarlig for indkøb af dyne, pude, sengelinned, lagner, badeforhæng, samt udskiftning af defekte elpærer under opholdet. INDFLYTNING Indflytning på kollegieværelser kan tidligst ske den første HVERDAG i måneden (dvs. hvis d. 1. er en lørdag kan indflytning ske d. 3.) Dette er bestemt i lejeloven, og IC kan derfor ikke udlevere nøgler før denne dato. FREMLEJEMÅL Hvis den studerende er indkvarteret på et privat fremlejemål, har den studerende og fremlejeren selv aftalt, hvordan nøglen overdrages, og med mindre andet er aftalt kan du ikke hente nøglen på IC. Du kan aftale med

6 MENTORGUIDE FAGLIG INTRODUKTION KOORDINATOR Snarest muligt efter ankomsten skal du præsentere den studerende for den faglige koordinator. Aftal evt. møde med koordinator inden den studerendes ankomst. INSTITUT M.V. Vis den studerende rundt på campus. Det er en god måde, for den studerende at få en fornemmelse af Aarhus Universitet og så er det en mulighed for jer at lære hinanden bedre at kende. Dette kan eksempelvis gøres sammen med andre mentorer/mentees. De studerende efterspørger ofte hjælp til eksamenstilmelding, intranet og hvordan den studerende vælger fag. Hertil er du den bedste repræsentant til at vejlede, da du har stået i den studerendes sted på et tidligere tidspunkt. Derudover hjælp din udvekslingsstuderende med at få brugernavn til e-mail, lånerkort til biblioteket, adgangskort til computer-rum, institut o.s.v. Vis også den studerende Stakbogladen, Stakladen og Statsbiblioteket. Vis den studerende rundt på instituttet og vis ham/hende institutsekretariatet, biblioteket, kopirummet, IT-faciliteterne, kantinen, studievejledningen og opslagstavlerne med meddelelser fra forelæserne.

MENTORGUIDE 7 ADMINISTRATIV INTRODUKTION Det er vigtigt, at du husker den studerende på at udfylde papirerne til registeringerne. I efterfølgende afsnit vil det blive klargjort, hvilke papirer det drejer sig om. REGISTRERING PÅ IC Umiddelbart efter ankomsten skal du tage den studerende med på Internationalt Center. Her bliver han/hun registreret og evt. ændringer i stamoplysninger rettet. STUDIEKORT Hvis den studerende har indsendt et pasfoto digitalt til Internationalt Center vil studiekort blive udleveret ved registreringen. Alternativt indsendes pasfoto digitalt efter ankomst og studiekortet kan afhentes på Internationalt Center efter ca. 2 uger. Vær opmærksom på, at studiekortet skal aktiveres, før det kan tages i anvendelse. Dette gøres på instituttet oftest i administrationen eller på et IT-kontor. STATSFORVALTNING Sørg for, at den studerendes opholdstilladelse er i orden. BEMÆRK: Statsforvaltningen besøger universitetet i forbindelse med semesterstart spørg IC om tidspunkt og sted. Nordiske studerende skal ikke have opholdstilladelse. EU-borgere fra ikke-nordiske lande Skal den studerende være her i mere end 3 måneder, skal han/hun søge om opholdsbevis hos Statsforvaltningen. Den studerende modtager ansøgningsskema ved ankomst. Til Statsforvaltningen medbringes Ansøgningsskema til opholdsbevis Pas Kopi af pas 1 pasbillede Kopi af udvekslingsstudentens Letter of Enrolment. Dette udleveres ligeledes ved ankomst. Ikke-EU-borgere fra ikke-nordiske lande Den studerende skal have ansøgt om opholdstilladelse inden han/hun kommer til Danmark. Er dette ikke sket, skal den studerende henvende sig på Internationalt Center, som kan hjælpe med at få papirerne i orden. BORGERSERVICE Den studerende skal registreres i folkeregisteret. Dette kan ske ved henvendelse til Borgerservice på Aarhus Rådhus. BEMÆRK: Borgerservice besøger universitetet i forbindelse med semesterstart spørg IC om tidspunkt og sted. Nordiske studerende Skal den studerende være her mere end 3 måneder, KAN han/hun få et CPR-nummer ved henvendelse hos Borgerservice. Skal den studerende være her mere end 6 måneder, SKAL han/hun have et CPR-nummer. Alle andre udvekslingsstuderende Opholdstilladelse er en BETINGELSE for at

8 MENTORGUIDE opnå CPR-nummer. Skal den studerende være her mere end 3 måneder, SKAL han/ hun henvende sig hos Borgerservice for at meddele bopæl, vælge læge og få CPRnummer. Den studerende modtager skema til CPR ved ankomst i receptionen på IC. Til Borgerservice medbringes: CPR-ansøgningsskema Kopi of pas Kopi af Opholdstilladelse (ikke-eu) Kopi af Europæiske Sygesikringskort BANKKONTO Hjælp den studerende med at oprette en bankkonto (hvis han/hun ønsker en). Vælg eventuelt en af de større banker, der har afdelinger og bankautomater flere steder. Den studerende SKAL have et CPR-nummer før en konto kan oprettes. Vær opmærksom på, at nogle banker opkræver et gebyr af ikke-eu borgere på 500 kr. for oprettelse af bankkonti. NEM-ID Borgerservice kan udstede NemID til den studerende. På Aarhus Kommunes hjemmeside kan den studerende blandt andet bruge NemID til at melde flytning. Det er obligatorisk at melde flytning elektronisk. Culture. Derudover vil der være nogle mere kulturelle og sociale oplæg såsom What You Need to Know About Danes, Danish and Denmark fra Lærdansk og Clubs and Organisation, hvor forskellige århusianske organisationer bliver inviteret til at præsentere deres organisation for de studerende. Hensigten er at give de studerende et alsidigt billede af, hvordan det er at være studerende på Aarhus Universitet. Mentorer opfordres til at deltage i de sociale arrangementer. Orientering om AU Intro Days forefindes på: http://studerende.au.dk/en/internationalstudents Vi opdaterer løbende programmet for dagene. Særligt i dagene op til AU Intro Days er det vigtigt, at du holder dig orienteret og kan give den studerende besked, hvis der opstår ændringer. AU INTRO DAYS Til AU Intro Days bliver de internationale studerende introduceret for Aarhus Universitet ved oplæg som Welcome and Introduction to AU, Living in Denmark: An International Student Perspective og Academic and Study

MENTORGUIDE 9 SOCIAL INTRODUKTION STUDIEMILJØ Som mentor er det vigtigt, at du præsenterer den udvekslingsstuderende for medstuderende, tager ham/hende med i fredagsbar og fortæller om andre sociale aktiviteter på instituttet og universitetet. Husk på, at det er vigtigt for den studerende at have et socialt netværk under opholdet. STUDENTERHUS AARHUS Alle udvekslingsstuderende, der bliver optaget på Aarhus Universitet, får tilbudt et gratis medlemskab af Studenterhus Aarhus, som er et vigtigt socialt mødested for bl.a. danske og internationale studerende. BYEN Hvis du og din udvekslingsstuderende har lyst, kan I sammen tage ud og se byen, f.eks. café-miljøet, Hovedbiblioteket, Musikhuset, stranden, Strøget, ARoS, o.s.v. SPORTSAKTIVITETER Hjælp din udvekslingsstuderende med at orientere sig om mulighederne for at dyrke sport, samt hvor og hvordan han/hun skal tilmelde sig. Et godt sted at starte er f.eks. ved Aarhus Universitets-Sport (www.aus.dk). LEJE AF CYKEL Der er et firma i Århus, der udlejer cykler på dags-,uge eller månedsbasis: www.bikes- 4rent.dk. Studentehus Aarhus udlejer også cykler til udvekslingsstuderende på semesterbasis. www.studenterhusaarhus.dk AVISER Århus Stiftstidende udgiver hver fredag tillægget Gul & Gratis, hvor der bl.a. annonceres med brugte cykler. Gul og Gratis kan også findes online på www.guloggratis.dk. Den Blå Avis er også en mulighed. Den udkommer hver torsdag og findes online på www. dba.dk. OPFØLGNING Når du har været igennem indkvartering, faglig, administrativ og social introduktion med din udvekslingsstuderende, behøver kontakten mellem jer ikke at ophøre. Vi vil gerne opfordre til, at du også efter den første introduktionsperiode tilbringer tid sammen med den studerende. LÆRDANSK Danskundervisningen er gratis og foregår om eftermiddagen eller om aftenen. Den studerende kan vælge at gå til undervisning en eller to gange om ugen. NB: For at tilmelde sig danskundervisning på Lærdansk Aarhus skal den studerende have fast bopæl i Danmark opholdstilladelse og cpr-nummer det gule sundhedskort (magnetkort) Når den studerende har disse tre betingelser opfyldt skal han/hun have en henvisning til danskundervisning. De studerende vil i løbet af AU Intro Days få meget mere at vide om, hvordan de tilmelder sig danskkurserne, samt det rent praktiske omkring henvisningen.

10 MENTORGUIDE KONTAKTMULIGHEDER Internationalt Center Charlotte Skov Kristensen: csk@adm.au.dk Marie Stensgaard Pedersen: mped@adm.au.dk MENTORANSVARLIGE Arts Science and Technology Health Louise Petersen email: lope@adm.au.dk Mette Glerup Thomsen email: mgt@science.au.dk Johanne Lyhne email: international.studievejleder.medicin@sun.au.dk Business and Jura: Psykologi: Statskundskab Social Sciences Mette Fuglsang Hjortshøj Jette Raalskov Katharina Kristensen email: mentor@elsa-aarhus.dk email: jetter@psy.au.dk email: kath.kristensen@gmail.com VIGTIGE ADRESSER Internationalt Center Høegh-Guldbergs Gade 4 Bygning 1650 8000 Aarhus C Tel: 8715 0220 Email: ic@au.dk Web: www.au.dk/ic Åbningstider: Mandag fredag: 10.00-14.00 Borgerservice Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C Tel: 8940 2222 Åbningstider: Mandag-fredag: 10.00-16.00, torsdag: 10.00 19.00 Aarhus Statsforvaltning Lyseng Alle 1 8270 Højbjerg Tel: 7256 8300 Åbningstider: Mandag-fredag: 8.00-16.00, torsdag: 12.00-18.00 Studenterhus Aarhus Nordre Ringgade 3 8000 Aarhus C. Tel: 8618 3021 Mail: info@studenterhusaarhus.dk Web: www.studenterhusaarhus.dk

Credits Text: Internationalt Center Layout & design: Michael Woodward Foto: AU Foto Internationalt Center Høegh-Guldbergs Gade 4, bldg. 1650 DK-8000 Aarhus C Email: ic@au.dk Tel: +45 8715 0220 Web: www.au.dk/ic

Aarhus Universitet Internationalt Center Høegh-Guldbergs Gade 4 DK-8000 Aarhus C www.au.dk/ic AA AU UN