SÅDAN FÅR MINDRE VIRKSOMHEDER SUCCES MED KOMPETENCEUDVIKLING

SÅDAN FÅR MINDRE VIRKSOMHEDER SUCCES MED KOMPETENCEUDVIKLING

ER VIRKSOMHEDENS MEDARBEJDERE KLÆDT PÅ TIL FREMTIDEN? SÅDAN FÅR MINDRE VIRKSOMHEDER SUCCES MED KOMPETENCEUDVIKLING

KOMPETENCEUDVIKLING = NY VIDEN DER UMIDDELBART KAN OMSÆTTES TIL PRAKSIS PÅ ARBEJDSPLADSEN HVORFOR INTERESSERE SIG FOR KOMPETENCEUDVIKLING? I denne pjece giver vi en håndfuld gode råd til, hvordan man med målrettet kompetenceudvikling kan klæde medarbejdere i små og mellemstore virksomheder på til at håndtere fremtidens krav og udfordringer. Udfordringerne vokser De fleste virksomheder kan nikke genkendende til, at det bliver stadigt mere krævende at drive virksomhed. Der er mange administrative og lovgivningsmæssige krav som skal efterleves. Mere og mere skal kommunikeres elektronisk og på fremmedsprog. Der stilles høje krav til effektivitet bl.a. som følge af globaliseringen. Disse eksempler på ud- fordringer gælder for mange små og mellemstore virksomheder, og de kan være både til hjælp og til besvær i arbejdet på at skabe en sund forretning. For at virksomhederne kan udnytte disse vilkår positivt, forudsætter det stadigt dygtigere medarbejdere. Mange virksomheder beskriver det således, at medarbejderne skal have ændret deres holdning til arbejdet, og reelt er der nok tale om en kombination af viden, forståelse og adfærd. Medarbejderne skal fx have et større overblik, være mere fleksible og løbende bidrage til at forbedre arbejdsgange til fordel for forretningsdriften. 4 5

Eksempler på vigtige udfordringer Supermarkederne erobrer markedsandele fra bagerne, så bagerne må fokusere på at gøre en forskel på kvalitet - forny sig hele tiden, give bedre service og øge kvaliteten. Globaliseringen betyder, at meget metalarbejde outsources. Udfordringen er at udvikle sine nicher og styrke kvaliteten og produktivitet på én gang. Der er krav om højere effektivitet, fleksibilitet og kvalitet i smedevirksomhederne. Medarbejdernes holdninger kan være en barriere. Der er behov for at få medarbejderne motiveret til at gøre arbejdet på nye måder, så der spares tid. FREMTIDENS KOMPETENCEBEHOV SKAL KÆDES SAMMEN MED STRATEGIEN Mange virksomheder er bevidste om, at medarbejderne skal være med til at løfte nye strategier igennem. Derfor er det væsentligt, at fremtidens medarbejdere er forandringsparate og klædt på til at skabe de nødvendige forbedringsmuligheder. Dette kræver, at virksomhedens ledelse gør sig klart, hvilke kompetencer netop deres medarbejdere har brug for. Eksempler på sammenhænge mellem strategi og kompetencer En bagervirksomhed vil satse på mere service og bedre produkter end supermarkederne for at være konkurrencedygtig. De skal have fingeren på pulsen i forhold til kundernes behov. Det stiller krav om gode salgskundskaber, typisk hos den medarbejdende ægtefælle og de deltidsansatte bagerjomfruer. Hurtigere omstilling af produktionen er et mål i en maskinvirksomhed. Det stiller krav til medarbejderne om at mestre flere jobfunktioner og kunne arbejde på flere arbejdsstationer. En smedevirksomhed vil højne kvaliteten af produktionen og undgå fejl. De dygtigste medarbejderes positive erfaringer skal indhøstes og kommunikeres mere effektivt rundt til alle. Det er medarbejderne selv, som skal blive bedre til at kommunikere og lære af hinanden, men ledelsen der skal gå foran. 6 7

For at få fuld effekt af kompetenceudvikling i små og mellemstore virksomheder er det nødvendigt at koble kompetenceudviklingen med virksomhedens strategiske mål. Nogle virksomheder har hidtil praktiseret at sende deres medarbejdere på kursus, når der ikke er så meget at lave i virksomheden. Med det resultat, at medarbejderne kommer hjem med en masse nye input, som ikke altid bliver udnyttet i virksomheden, idet man ikke på forhånd har tænkt på, hvordan man vil gøre brug af den nye viden. Så her har ledelsen en indledende opgave i planlægning, ressourcefordeling og kommunikation. 8 9

KOMPETENCEUDVIKLING BEHØVER IKKE AT VÆRE EN TIDSRØVER! Kompetenceudvikling kan foregå på mange måder og kan meget vel tilrettelægges og tilpasses den daglige drift. Der kan være tale om udviklingsforløb i tæt samspil med virksomheden. Fx korte seancer, e-læring eller konsulentrådgivning for medarbejdere på virksomheden kombineret med øvelser, der kan udføres i dagligdagen. Mulighederne er mange, og det er en god idé at gå i dialog med erhvervsskolerne eller andre udbydere om hvad, de kan tilbyde. Eksempler på alternative måder at gennemføre kompetenceudvikling på DET ER VIGTIGT AT MOTIVERE MEDARBEJDERNE TIL KOMPETENCEUDVIKLING Mange virksomhedsejere er allerede parate til at investere tid og ressourcer i kompetenceudvikling, men glemmer at motivere medarbejderne, før man går i gang. En god måde at motivere på er ved at informere medarbejderne mere om virksomhedens forretningsdrift og inddrage dem i udviklingen. Det er også en god idé at nedsætte en arbejdsgruppe, hvor ledere og medarbejdere i fællesskab diskuterer kompetenceudviklingsbehov. De medarbejdende ægtefæller hos bagerne tilbydes kurser om eftermiddagen og først på aftenen. Derved kan de nå at sætte arbejdet i gang i butikken, før de tager af sted. LEAN-omstillingen understøttes af endags-kurser på et rart sted, hvor alle medarbejdere deltager, og derfor lukker produktionen. Kompetenceudvikling finder sted på selve arbejdspladsen. Det sker med styrket sidemandsoplæring eller ved, at eksterne konsulenter arbejder sammen med medarbejderne. Der følges op med e-læring, som kan tilpasses den enkelte medarbejders arbejdsrytme og sikre, at nye medarbejdere også har et værktøj udover kollegerne. 10 11

KØREPLAN TIL SUCCESFULD KOMPETENCEUDVIKLING Vi har udviklet en enkel køreplan, som kan give små og mellemstore virksomheder succes med kompetenceudvikling. KompetenceKøreplanen består af 7 trin, som man kan vælge at gennemføre fra start til slut eller tage enkeltvis. Det er vigtigt, at KompetenceKøreplanen tager afsæt i virksomhedens udviklingsstrategi. Derved sikres det, at kompetenceudvikling kan omsættes i resultater for virksomheden. TRIN 1: AFDÆK VIRKSOMHEDENS UDFORDRINGER - Overvej hvilke udfordringer, der trænger sig mest på. - Hvilke områder er det vigtigt at styrke straks og i den nærmeste fremtid, hvis man skal lægge afstand til sine konkurrenter? Checkspørgsmål * Hvordan er virksomhedens markedsmæssige situation i forhold til kunder og leverandører? * Hvor står virksomheden i forhold til konkurrerende ydelser eller produkter? * Hvilke interne forhold begrænser eller hjælper virksomhedens vækst og udvikling? 7 - gennemfør og evaluer 7 1 1 - afdæk udfordringer og ressourcer 6 - Udarbejd handlingsplan 6 Kompetence Køreplanen 2 2 - Vælg målsætning 5 - afdæk interne barrierer 5 4 3 3 - definér nødvendige kompetencer 4 - kortlæg faktiske komptetencer 12 13

TRIN 2: VALG AF MÅL Fastlæg et eller flere mål på baggrund af virksomhedens vigtigste markedsmæssige og interne udfordringer, som man ønsker at arbejde videre med. * Hvilke udfordringer vil virksomheden prioritere at arbejde videre med? * Hvad er målet for den ønskede indsats? * Hvilke succeskriterier er der, og hvordan måles de? TRIN 3: DEFINÉR NØDVENDIGE KOMPETENCER Overvej, hvilke kompetencer virksomheden vil få brug for i de kommende år for at nå de opstillede mål. * Hvilke kompetencer skal ledelsen have for at kunne kommunikere og lede planen? * Hvilke kompetencer skal nøglemedarbejderne have for at arbejde for de ønskede mål? * Hvilke kompetencer skal alle medarbejdere have for at kunne understøtte strategien? 14 15

TRIN 4: KORTLÆG FAKTISKE KOMPETENCER Afklar, hvilke kompetencer virksomhedens medarbejdere har i dag og få derved et overblik over de kompetencer, der skal tilføres. * Faktisk, anvendt kompetence: Hvilke opgaver løser medarbejderne i dag? * Skjult kompetence: Hvilke opgaver ville hver enkelt medarbejder også kunne løse? * Motivationsklar kompetence: Hvilke opgaver drømmer hver medarbejder om at løse? TRIN 5: AFDÆK INTERNE BARRIERER Tænk igennem, hvilke forhold i virksomheden, som kan henholdsvis spænde ben for eller accelerere kompetenceudviklingsprocessen. Når man vil gennemføre forandringer, skal man hele tiden holde sig for øje, hvordan de kan tilpasses driften og den kultur, der er i virksomheden. * Hvad/hvem kan forhindre, at virksomheden når de valgte mål? * Hvad/hvem kan hjælpe virksomheden fremad i processen? * Hvordan får man medarbejderne med på idéen? 16 17

TRIN 6: UDARBEJD EN HANDLINGSPLAN Skitsér en handlingsplan, der udpeger, hvem der skal deltage i kompetenceudviklingen, hvordan og hvornår. Handlingsplanen skal afklares med alle medarbejderne, så alle er med på, hvad der skal ske og hvorfor. Kommunikation kan skabe opbakning og motivation og derved det bedste udbytte af indsatsen. TRIN 7: GENNEMFØR OG EVALUÉR Kompetenceudviklingen igangsættes i form af fx udviklingsforløb i mindre arbejdsgrupper, fælles interne kursusdage, sidemandsoplæring, e-læring, coaching fra konsulenter eller eksterne kurser. Overvej desuden en løbende opfølgning, evaluering og formidling af resultater til medarbejderne. * Hvordan skal den enkelte medarbejder involveres i kompetenceudviklingen? * Hvem skal kunne hvad og hvornår for at strategien understøttes og målene kan nås? * Hvordan skal opkvalificeringen afvikles, så den daglige forretning fortsat kører rundt? * Hvordan vil man evaluere kompetenceudviklingen? * Hvilke delmål skal indfries og fejres undervejs? * Hvordan vil man synliggøre resultater og delresultater, så alle kan se at der sker noget? 18 19

Hvordan kommer man i gang med kompetenceudvikling? Vi håber, at denne pjece kan give inspiration til at igangsætte kompetenceudviklingsaktiviteter i virksomheden. Håndværksrådet arbejder løbende på at udvikle projekter, der styrker kompetenceudviklingen i små og mellemstore virksomheder. Du kan kontakte Anne Holm Sjøberg på tlf. 33 93 200 00, hvis du vil vide mere eller guides videre.