Evaluering af arbejdsprocesser i projektgrupperne

Evaluering af arbejdsprocesser i projektgrupperne Side 1 af 51

Indhold L2013 - Et nyt og ungt landsstævne... 3 Tidsplan:... 4 Ny organisering... 5 Billetsalg med tre prisklasser... 5 Økonomi... 6 Læsning af denne evaluering... 6 Evaluering af L2013 for landsstævnesekretariatet... 7 Evaluering af L2013 for IDRÆTTER, RAMMER OG ANLÆG... 10 Evaluering af L2013 for REKRUTTERING AF HJÆLPERE... 13 Evaluering af L2013 for de FESTLIGE ARRANGEMENTER... 16 Evaluering af L2013 for KOMMUNIKATIONSGRUPPEN... 18 Evaluering af L2013 for INDKVARTERINGSGRUPPEN (skoler)... 20 Evaluering af L2013 for INDKVARTERINGSGRUPPEN (camps)... 24 Evaluering af L2013 for TRAFIK OG TRANSPORT... 28 Evaluering af L2013 for BESPISNINGSGRUPPEN... 32 Evaluering af L2013 for CAFETERIASALG... 38 Evaluering af L2013 for FORSYNINGSGRUPPEN... 42 Evaluering af L2013 for BEREDSKABSGRUPPEN... 49 Side 2 af 51

L2013 - Et nyt og ungt landsstævne Landsstævnet i Esbjerg 2013 blev på mange måder et nyt landsstævne, men dog stadig med mange af de traditioner, der er forbundet med et landsstævne. Der var 23.500 fuldtidsdeltagere til det 26. landsstævne i rækken, der blev afholdt i Esbjerg i uge 27 fra torsdag 4. til søndag 7. juli 2013. For første gang siden 1990 blev landsstævnet afviklet på et allerede eksisterende stadion - Esbjergs superligastadion Blue Water Arena. På den måde sparede kommunen over 20 millioner ved ikke at skulle bygge et nyt anlæg. Der måtte dog tænkes mange nye tanker i forhold til den traditionsbunde indmarch - hvor alle deltagerne normalt er samlet på stadion - da Blue Water Arena har begrænset plads af sikkerhedsmæssige årsager. Dette blev dog løst på fornem vis med en gåtur ind på stadion og ud igen. Herefter kunne indmarchdeltagerne overvære selve åbningen på storskærme i festområdet Gryden, der lå lige ved siden af. De fleste tog også godt imod den nye indmarch. Desværre blev oplevelsen lidt ødelagt af, at der i perioder var svigtende signal til storskærmene. De fleste af idrætterne blev også afviklet på eksisterede anlæg og alle aktiviteter og overnatning lå i en radius af max. 10 kilometer fra stævnecentrum. Det gav i planlægningsfasen en kæmpe fordel, da der var anlæg at måle og se på. Side 3 af 51

Landsstævnet blev også et meget ungt stævne, da hele 44 % af deltagerne var under 25 år. Det giver et godt fundament til de kommende landsstævner, at de unge møder talstærkt op. Efterskoleholdet slog igen alle landsstævnerekorder med 4600 elever og 500 lærere. Denne gang lavede de ingen egen opvisning, men skulle stå for hele festaftenen, der var den samme både fredag og lørdag aften. #L2013 blev også for alvor kendt på de sociale medier, hvor især efterskoleeleverne i dagene op til var særligt aktive. Det fik stor opmærksomhed, allerede inden stævnet var begyndt. I det hele taget var landsstævnet 2013 med på den nyeste, teknologiske bølge. Den traditionelle stævnehåndbog blev erstattet med en APP og et lille lommekort, hvor kun de vigtigste oplysninger stod på. Det blev taget forholdsvis godt imod app en blev downloadet af over 17.600. Landsstævnerygsækken var ikke med i grundpakken, og i det hele taget var konceptet for billetterne du-betaler-kun-for-det-du-vil-have. Det gav en del frustrationer hos især de ældre deltagere, der lagde meget identitet i landsstævnerygsækken. Al mad og tilskuerbilletter var også tilkøb, hvilket resulterede i en del bekymringer hos deltagerne op til landsstævnet, da det igen rykkede ved traditioner. Det kom dog ikke til udtryk under stævnet. Over 200 pressefolk dækkede landsstævnet. Et tæt samarbejde mellem L2013, DR og TV2 regionerne gav en rigtig god tv- og radiodækning. Der var i alt 1,3 millioner tv-seere på DR og TV2 regionernes dækning. Også de skrevne medier var mødt talstærkt op. Det gav over 500 omtaler i de skrevne medier i ugerne 26-28. Landsstævnet 2013 havde især fokus på andre idrætter end gymnastik, og det budskab lykkedes det langt hen ad vejen at få ud. Det var denne gang muligt for den enkelte deltager at være tilmelde sig flere idrætter, da dagene blev delt op i to time slots. Tidsplan: Januar 2009 Esbjerg bliver værtsby for DGIs landsstævne 2013 Oktober 2010 Juni 2011 April 2012 Villy Grøn ansættes som projektleder Organisering i projektgrupper og fælles projektledelse og økonomi vedtages ved Esbjerg kommune og DGI/DDS Landsstævnesekretariatet åbner officielt med fem ansatte Oktober 2012 Tilmelding til L2013 åbner med billetpris for grundpakken på 749 kroner i hele oktober måned. Der er 17.100 deltagere efter første periode. November 2012 Billetprisen stiger til 850 kroner. Deltagerantallet er på 20.500 efter anden periode. Marts 2013 Billetprisen stiger for sidste gang til 995 kroner. Side 4 af 51

April 2013 Efter tilmeldingsfristens udløb 15. april 2013 er deltagerantallet på 23.500. Juli 2013 DGIs landstævne gennemføres i Esbjerg 4.-7. juli 2013 Ny organisering Der blev ret tidligt besluttet, at man til dette landsstævne ville prøve noget nyt og lave en samlet organisation frem for en to-delt med én projektleder fra DGI og én fra værtskommunen. DGI, DDS og Esbjerg kommune etablerede derfor en en-strenget landsstævneorganisation med fælles målsætninger og et fælles budget. Der var kun én fælles projektleder og organisationen bestod af en politisk styregruppe og en administrativ styregruppe. Politisk styregruppe DGI/DDS: Søren Møller (formand) Christian Kjær Pedersen Dorte With Henning Kristensen Esbjerg Kommune: Johnny Søtrup Knud Jager Andersen Otto Jespersen Efterskoleforeningen: Troels Borring Administrativ styregruppe DGI/DDS: Søren Brixen (formand) Steen F. Andersen Peter Mortensen Lars Rasmussen Birthe Christensen Esbjerg Kommune: Jørn Henriksen Hans Kjær Niels Bækgård Thomas Reil Villy Grøn Derudover blev der oprettet 10 projektgrupper, som sikrede planlægning og afvikling. Landsstævnesekretariatet var et fælles sekretariat for alle parter og bindeled imellem styregrupper, projektgrupper og de tre organisationer (som i løbet af perioden blev til to, da der DGI og DDS fusionerede 1. januar 2013). Den fælles organisering gav et godt fælles fundament og alle beslutninger blev truffet med fælles forståelse. Man trak på hinandens erfaringer og fik professionelle fagfolk med fra starten. Billetsalg med tre prisklasser Det blev besluttet at inddele billetsalget i tre faser og prisgrupper, da der i Holbæk 2009 var kommet rigtig mange tilmeldinger ind lige inden tilmeldingsfristens udløb. For at undgå at stå i samme situation, lavede styregrupperne denne gang forskellige prisklasser, så deltagerne kunne spare 249 kroner på billetten, hvis de købte billet indenfor den første måned. Det må siges at være en rigtig klog beslutning, da der allerede efter første periode var 17.100 tilmeldte. Det gav dog en del udfordringer i forhold til at få de sidste tilmeldinger hjem. Side 5 af 51

Økonomi Indsæt regnskab Mette/Birthe/Hanne Læsning af denne evaluering Evalueringen har taget udgangspunkt i arbejdsprocesser op til og under landsstævnet. De er lavet af de enkelte projektgrupper og er alene projektgruppernes evalueringer af deres egne arbejdsopgaver og funktioner op til og under landsstævnet. Det er gode råd og erfaringer i overordnede vendinger. I de enkelte projektgrupper kan der, hvor det er grund til det, ses detaljeringsgrader i bilag. Disse forefindes på et USB stik. Der er ikke taget stilling til deltagernes oplevelser af landsstævnet, da der er lavet andre evalueringer på den del. Side 6 af 51

Evaluering af L2013 for landsstævnesekretariatet Gruppens deltagere: Villy Grøn, Landsstævneleder (fra 1. oktober 2010) Lars Henning Andersen, koordinator (fra 1. oktober 2011) Kirsten Bisgaard Kirchner, koordinator (fra 1. marts 2012) Sabrina Ejstrup Vig, kommunikationsmedarbejder (fra 15. marts 2012) Marianne Aas Thorsen, eventkoordinator (fra 1. april 2012) Stefan Jull, koordinator, (fra 15. september 2012) Mette Scharff Rasmussen, koordinator (fra 1. februar 2013) Opgaven: Landsstævnekontoret blev indrettet i Esbjerg Museums tidligere administrationslokaler i Nørregade i Esbjerg centrum den 1. januar 2012. Fra cirka 1. juni 2013 flyttede store dele af landsstævnesekretariatet ud i de tidligere beredskabsbygninger på Gl. Vardevej, tæt ved Blue Water Arena lige i udkanten af stævnecentrum. Landsstævnesekretariatet blev oprettet som et fælles sekretariat for både DGI og Esbjerg kommune. Sekretariatet skulle sørge for, at begge organisationer fik fælles indflydelse og Side 7 af 51

sekretariatet refererede til både Administrativ og Politisk styregruppe. De ansatte i sekretariatet var formelt ansat ved enten Esbjerg Kommune eller DGI, men blev opfattet som en fælles organisation med landsstævnelederen som daglig leder. IT blev leveret af Esbjerg Kommune, så alle i sekretariatet havde fælles IT-platform. Planlægning: Der har undervejs været et tæt og godt samarbejde mellem landsstævnesekretariatet, Esbjerg Kommune, DGI og de enkelte projektgrupper. Flere enkeltopgaver end først antaget blev samlet på sekretariatet frem for i projektgrupperne. F.eks. udbud til hele festområdet, på toiletter og på telte. Sponsorer blev også en opgave for sekretariatet sammen med event-afdelingen i DGI i Vingsted. De enkelte medarbejdere i sekretariatet har været tilknyttet én eller flere projektgrupper. Der blev i efteråret udarbejdet en projektstyringsplan, som sekretariatet tog udgangspunkt i, når det en gang om ugen var samlet til fælles statusmøde. På den måde sikrede sekretariatet, at der blevet taget hånd om de opgaver, der gik på tværs af projektgrupper, da alle således fik en fornemmelse af, hvilke opgaver de andre projektgrupper var i gang med. Der har fra 2013 været en stor arbejdsbelastning for alle på sekretariatet. I overgangsfasen fra planlægning til afvikling blev en medarbejder langtidssygemeldt fra midten af maj, hvilket betød omrokeringer plus ekstra mandskab, der hurtigt måtte træde til. Landsstævnesekretariatet blev flyttet til større lokaler tæt ved stævnecentrum i midten af juni 2013, da pladsen i Nørregade blev trang. Afvikling: Nye lokaler på Gl. Vardevej, tæt på stævnecentrum, gav et godt fælles grundlag for, at alle kunne sidde tæt på hinanden. De gamle beredskabslokaler var velegnede til et stort fælles kontor, og IT og WI-FI virkede upåklageligt for både DGI, Esbjerg kommune og eksterne, der havde behov for en kontorplads tæt på landsstævnesekretariatet. På Gl. Vardevej havde følgende deres arbejdsplads - Landsstævnesekretariatet - Relevante medarbejdere fra DGI - Lyd og lys-folk - SE s WI-FI operatører - Repræsentant fra beredskab - Formand for indkvarteringsgruppen - To studentermedhjælpere, der hjalp med praktiske gøremål Der var dog også enkelte grupper, der under selve landsstævnet oprettede deres egne kontorer: - Repræsentanter fra landsstævnesekretariatet og AB catering rykkede til et kontor på Højskolen, så de var tæt på bespisningsstederne. - Kommunikation og marketing lavede et stort fælles pressecenter lige midt i stævnecentrum oven på Skøjtehallen. Dette pressecenter husede også den eksterne presse. - Deltagernes Informationstelt var placeret midt i stævnecentrum over for stadion og Side 8 af 51

blev bestyret af DGI Sydvest Telefonliste blev først udarbejdet i en endelig version lige op til stævnet og tjekket flere gange i de sidste 14 dage for at sikre, at de personer, der stod på listen også var dem, der i praksis havde vagten. Positivt: Negativt: God synergi på tværs af projektgrupper God sammensætning af personale med forskellige kompetencer Strukturen gav et godt samarbejde mellem DGI, Esbjerg kommune og landsstævnesekretariatet Der kunne trækkes på ekspertviden i både Esbjerg kommune og DGI Flytningen til nye lokaler var positiv, da den betød et nyt fælles kontor med alle de nye, der kom til i afviklingsfasen. Alle var derfor i lige uvante omgivelser Placering af kontor i stævnecentrum var tæt på, men alligevel så lagt væk, at det ikke blev til et informationscenter, hvor alle kom forbi Godt at flytte bespisningsgruppen så de i ro kunne træffe beslutninger Projektplan var et godt styreredskab undervejs Praktikken omkring flytning midt i den travleste periode var ikke helt optimal. Gode råd til Aalborg: Det var en fordel at lave telefonlisten så sent som muligt, da de personer, der stod på listen, så også var dem, der reelt havde opgaven. På grund af telefonlisten vidste alle, hvem de skulle ringe til. De forskellige udfordringer kom aldrig mere end én gang. Projektplanen udarbejdet i MS Project - gav et godt overblik og var et godt redskab i forhold til at se, hvilke opgaver, der gik på tværs af projektgrupperne. Det har været godt for samarbejdet at lave en fælles organisation, så hele landsstævnet blev ét fælles projekt mellem DGI og Esbjerg kommune. Det var fornuftigt at trække alt presse og ekstern kommunikation ud af landsstævnesekretariatet under stævnet. Der vil altid være pres på i de første dage i alle led, selvom meget er godt forberedt! Sørg for at få uddelegeret opgaverne til projektgrupperne, så medarbejderne i sekretariatet kan koncentrere sig om akut-opgaver. Bilag: Bilag 1: Telefonliste fra afvikling af stævnet Bilag 2: Projektplan bemærk, at det er den sidst opdaterede udgave fra maj 2013, som ikke er ajourført Side 9 af 51

Evaluering af L2013 for IDRÆTTER, RAMMER OG ANLÆG Gruppens deltagere: Villy Grøn - formand Trine Kvarning René Andresen Marianne Thorsen Lene Klindt Jacob Nielsen Mads Astrup Sørensen Lars Andersen L2013 SEPE SEPE L2013 DGI DDS EK Vej & park L2013 Opgaven: Projektgruppen idrætter, rammer og anlæg skal sikre, at der er de faciliteter, der skal til for at afvikle landsstævnets idrætter. Idrætter skal sikre indholdet. Planlægning: Gruppen har ikke haft særlig stor, fælles mødeaktivitet, da den hurtigt i forløbet blev delt op med idrætter for sig selv og rammer og anlæg i deres egen gruppe. Begge gruppers opgaver har været henlagt til at blive løst eller koordineret fra landsstævnsekretariatet. DGI og DDS blev fusioneret undervejs (1.januar 2013), men skydning blev afviklet i gammelt regi, da meget allerede var tilrettelagt. Idrætter: De enkelte idrætter har været ansvarlige for indholdet. De har tidligt i forløbet meldt ind til landsstævnesekretariatet om deres forventninger til deltagerantal og behov for faciliteter. Ud fra de input idrætterne selv er kommet med, er der blevet lavet budget og kigget efter placeringer til de enkelte idrætter, så ønsker og behov så vidt muligt kunne opfyldes. De endelige placeringer er aftalt i samarbejde med L2013 sekretariatet, SEPE og de enkelte idrætter undervejs og endelig tilrettet, efter at deltagerantallet blev kendt i april 2013. Undervejs i tilmeldingsfasen måtte der udvides med to gymnastikgulve og flere workshops inden for gymnastik og fitness. Flere workshops var udsolgt, inden tilmeldingen sluttede. Rammer og anlæg: Der er to typer anlæg: - Idrætsanlæg - Andre anlæg Idrætsanlæggene er følgende: Eksisterede anlæg administreret under SEPE (Veldtofte, Guldager, Gl. Vardevej, Svømmestadion etc.) Eksisterede anlæg - privat administreret Skydning (skydebaner i Måde terrænskydning foregik på militært terræn i Oksbøl) Bordtennisklubben Basketball på museumspladsen Gymnastikgulve i midtbyen (noget gulv er fra sidste landstævne i Holbæk andet blev bygget under stævnet af Rykkerteamet) Dans og Musik havde faciliteter i Byparken (eksisterende scene udbygget af Side 10 af 51

Rykkerteam) Petanque (baner anlagt i Stævnecentrum) Beachpark på Molevej (beachpark lavet specielt til landsstævnet - sponsoreret af Semco Maritime) Kajakaktiviteter var på havnen og i Hjerting Seniorlejr foregik i Hjerting Friluftsliv havde lejr og aktiviteter i et kommunalt område i Nørreskoven tæt på stævnecentrum Alle ruter inden for MTB, løb og landevejscykling var lavet på i forvejen kendte/afprøvede ruter Golf foregik på Esbjerg Golfklubs baner. Det har været begrænset, hvor mange nye anlæg, der skulle laves. De aktiviteter, der ikke har fundet sted på eksisterende anlæg har alle været forholdsvis enkle at sætte op. Andre anlæg: Bad, toiletter, telte, lys, lyd, teknik, lejet materiel, affald, renovation har alle været koordineret fra L2013 sekretariatet og udbud er lavet fælles for alle projektgrupper. Afvikling: Idrætter: Alle idrætter er forløbet som planlagt under landsstævnet. I ugerne op til landsstævnet var der udfordringer med kajak, da antallet af tilmeldte var noget højere end forventet. Der blev fundet en løsning, så alt blev afviklet efter planen. Der var opstået misforståelser omkring underlaget til petanque, hvilket betød, at banerne ikke var, som spillerne havde forventet. Rammer og anlæg: Alle rammer og anlæg kom på plads inden landsstævnet, og alt forløb som det skulle. Side 11 af 51

Gode råd til Aalborg: Idrætter: Vær særligt opmærksom på, at de enkelte idrætter arbejder og planlægger meget forskelligt. Det er derfor vigtigt at lave specifikke aftaler omkring de enkelte idrætte Det er en fordel at have de store udbudsopgaver samlet i sekretariatet Side 12 af 51

Evaluering af L2013 for REKRUTTERING AF HJÆLPERE Gruppens deltagere: Helle Rohde Pedersen, Formand Preben Hermansen Martin Tygesen Stefan Jull Mette Scharff Rasmussen Birthe Pårup Andersen DGI Sydvest +EIR + Esbjerg Kommune DDS Ribe L2013 L2013 EIR og foreningsrepræsentant Opgaven: Projektgruppen bestod af personer med et godt kendskab til det lokale foreningsliv. DGI ledede denne gruppe. Interessenter som indgik i gruppen: DGI Sydvest Esbjerg Idrætsråd (EIR) Opgaver: Udarbejde en oversigt over de opgaver der er før, under og efter landsstævnet. Principper for brug af frivillige. Budget herunder forslag til timepris og samlet timeforbrug. Lave en plan for løbende kommunikation med foreningerne Udarbejde en arbejdsplan, hvor foreningerne kan se hvor og hvor mange hjælpere, de skal stille med til hvilke opgaver. Lave en opgørelse over foreningernes samlede bidrag til brug for afregning med disse Lave aftale med et beredskabshold, som kan rykke ud til forefaldende arbejde under landsstævnet (Rykkerteam) Der skulle bruges ca. 4.000 hjælpere, som primært blev rekrutteret fra DGI Sydvests medlemsforeninger. Alle foreninger blev tilbudt mulighed for at stille hjælpere til rådighed for landsstævnet imod at få et kontantbeløb, svarende til den arbejdsmængde foreningen havde ydet. Foreningerne udpegede en kontaktperson, som denne gruppe kommunikerede med. Planlægning: Planlægningen gik i gang med et godt udgangspunkt; nemlig at få skabt kontakt til mange foreninger og i særdeleshed at finde én kontaktperson pr. forening. Det var vigtigt at holde kompetencer op imod opgaver, så hver forening kunne få løst opgaven bedst muligt. Gruppen fik løbende opgaver fra de andre projektgrupper, og nye opgaver kom til. Foreningerne blev primært rekrutteret gennem afholdelse af 4 stormøder i DGI Sydvest s område. På møderne var der en generel orientering omkring L2013 og det frivillige arbejde. I forbindelse med møderne skulle foreningerne udfylde et skema og derved blive preregistreret til at hjælpe ved L2013. Sekundært blev foreningerne kontaktet direkte ud fra lokalkendskab i det omfang, hvor det blev vurderet, at der var ressourcer og kompetencer. Efterfølgende blev dialogen med foreningerne vedligeholdt via informationsbrev (ca. med 1½-2 måneders mellemrum). I takt med at arbejdsopgaver blev synliggjort, blev de pre- Side 13 af 51

registrerede foreninger kontaktet telefonisk og pr. email med henblik på at knytte foreninger til arbejdsopgaver. Vær bevist om, at arbejdsopgaverne skal kendes, før der indledes en dialog med foreningerne omkring tilknytning/løsning af arbejdsopgaverne. Dette gøres for at få en kvalitativ dialog. Vær sikker på at få valgt den rette forening til en specifik opgave. Har de f.eks. været arrangør af idrætsarrangementer med overnatning, koncerter, byfester mv. Arbejdsopgaverne skal forankres gennem foreninger og deres tovholdere. Dvs. at der arbejdes ud fra, at hovedansvaret for en arbejdsopgave tildeles en specifik forening og dennes tovholder, og ikke sekretariatet! Dette gøres med henblik på uddelegering af ansvar. Rekruttering af frivillige hjælpere foretages KUN gennem foreninger. Dette gøres for at lægge rekrutteringsansvaret for bemanding af arbejdsopgaver til den enkelte ud i foreningerne. Frivillige hjælpere skal være min 18. år. Der rekrutteres primært i DGI Sydvest s område. Dette gøres for at sikre lokalt kendskab og engagement. Samtidig var der fokus på minimering af omkostninger til overnatning, transport og forplejning af frivillige hjælpere. Med henblik på at forventningsafstemme mellem foreninger og L2013, blev der udarbejdet et aftalegrundlag (kontrakt) inkl. en opgave- og funktionsbeskrivelse samt et vagtskema. Dette blev gjort for at sikre, at foreninger og L2013 var helt afklarede med, hvilken opgave der skulle løses og hvornår. Umiddelbart op til L2013 blev der afholdt et kick-off arrangement i Blue Water Dokken for alle frivillige hjælpere for at få skabt energi, fællesskabsfølelse, så er vi klar. Side 14 af 51

Mødeaktivitet: Sept. 2012 Febr. 2013 en gang om måneden af 2-3 timers varighed. Marts 2013 juni 2013 hver 14. dag af 2-3 timers varighed. Flere gange dagligt i Landsstævne ugen. Afvikling: Der har generelt været stor tilfredshed med afviklingen. Dog har vi erfaret, at der er blevet arbejdet for meget i søjler, således at manglende viden om udførelse af opgaver blev besværliggjort. Specifikke opgaver blev presset pga. tid. Gruppen har arbejdet tæt og med bred viden og erfaring, der har gjort, at vi har suppleret hinanden godt. Gode råd til Aalborg: Arbejd med tovholdere/ansvarlige (eks. teltansvarlig) hvis der skal foregå flere ting i ét telt/på ét område. Tag Rykkerteamet med fra start i de opgaver, der bliver relevant for afvikling. Der er erfaring at hente. Vær opmærksom på, at arbejdsopgaver kendes sent, og løbende justeres helt frem til Landsstævnet er afsluttet. Dvs. at det kræver is i maven, og at projektgruppen kan se og tænke abstrakt og håndtere løbende ændringer. Vigtigt, at foreningerne også har forståelse for dynamikken, og at der er løbende justeringer fokus på dialog! I arbejdet med foreningerne er der primært 2 typer/grupper: 1. Foreninger med en foreningsleder, der har en klar fornemmelse af, hvor stor/lille opgave der kan siges ja til uden at spørge medlemmerne. Denne type forening kan tage ansvaret for en opgave og være selvkørende. 2. Foreninger med en foreningsleder der ikke tør sige ja, uden at spørge alle medlemmer inden. Denne type forening har vist sig at være meget vedholdende på at få en specifik opgave, og måtte typisk må efterfølgende melde pas. Bilag: Bilag 1 - timeoversigt Side 15 af 51

Evaluering af L2013 for de FESTLIGE ARRANGEMENTER Gruppens deltagere: Dorte With - formand Niels Bækgård Peter Ågård Marianne Thorsen Mogens Johansen Bjarne Simonsen Tina Mailil Søndergaard DGI SEPE SEPE L2013 DGI Turistbureau Efterskoleforeningen Opgaven: Planlægge åbnings- og afslutningsceremonierne på Blue Water Arena. Det er vigtigt, at arrangementerne taler til den bredde målgruppe, som landsstævnedeltagerne repræsenterer (herunder ungegruppen). Dialog og koordinering med Efterskoleforeningen om indholdet og den praktiske afvikling af Festaftenerne og Åbning og Afslutning. Planlægning: Det vigtigste var en stram opbygning af styregruppes opgave og dannelse af tre hovedgrupper (Åbning, Afslutning, Indmarch) med veldefinerede rammer og økonomi i opgaven. Grupperne dannede selv arbejdsgrupper og blev supporteret i indhold og ledelse. Der var mange afklarende møder mellem L2013 og formanden i starten, til formen var på plads og styregruppen var klar på opgaverne. Processen startede med et kick off stormøde for alle inkl. lys/lyd-folk. Herefter en række gruppemøder. Så igen stormøder, hvor nye interessenter blev koblet på, og sådan blev netværket af folk med opgaver langsomt bygget op med helheden for øje hele tiden. Det gav en stor synergi og da toget kørte og kørte stærkt, var der en god forståelse for sammenhængen, hvilket var guld værd. Der var stor fokus på teamet. Sygdom betød personaleskift i det sidste forløb det gav voldsomt mange opgaver på projektformandens bord, hvilket var særdeles sårbart. Vi havde en del afklaring med lederen af efterskoleholdet i begyndelsen, hvor det var svært at få fælles trav på aftaler. Afvikling: Alle udfordringer blev løst. Der blev arbejdet 24-7. Alle kendte deres ansvar til detaljen. Alle drejebøger blev fulgt til punkt og prikke (forarbejde giver pote), alle havde øvetid nøje planlagt. FLOT. Eneste hage var DR s håndtering af storskærme, hvor de ikke havde styr på billederne mellem transmissionen og skærmene det gav en særdeles dårlig oplevelse for indmarchdeltagerne, som kiggede på fra Gryden. Side 16 af 51

Positivt: Fantastiske mennesker at arbejde sammen med. Casting af personer til arbejdsgrupperne lykkedes opgaverne blev løst til UG Negativt: Medarbejder-ressourcerne var for få, da vi kom et stykke hen i planlægningen. Gode råd til Aalborg: Arbejd hårdt på at opbygge en fælles kultur mellem kommune og DGI sid sammen rent fysisk. Medarbejderen, der har opgaven med de festlige arrangementer, skal ikke også have opgaven med idrætterne lad det alene være eventdelen + musik mv. Side 17 af 51

Evaluering af L2013 for KOMMUNIKATIONSGRUPPEN Gruppens deltagere: Maja Holm, formand Brigitta Christensen Thomas Reil Rune Andersen Lene Klindt Sabrina Ejstrup Vig DGI Esbjerg City Esbjerg Kommune DG Nordjylland DGI L2013 Opgaven: At styre og koordinere kommunikationen omkring landsstævnet: De tre parter DGI, DDS og Esbjerg Kommune, agerer som én enhed i kommunikationsindsatsen. Dette sikres gennem en projektorganisation med en projektgruppe for kommunikation og en række arbejdsgrupper med deltagelse af medarbejdere fra DGI og Esbjerg Kommune. DGI leder denne gruppe og har dermed ansvaret for koordineringen af arbejdet. De tre arrangører står hver især for den interne kommunikation til deres bagland dog altid med udgangspunkt i den fælles kommunikationspolitik og -strategi. Planlægning: Projektgruppemøder ca. hver anden måned. Fra januar 2013 hver måned. Derudover tæt, ugentlig kontakt ift. Specifikke opgaveløsninger. Fx app, udsmykning i Esbjerg mm. Afvikling: Velfungerende samarbejde vigtigt, at samarbejdet blev etableret lige fra start. Vigtigt, at kommunikationsgruppen var med i styregruppen under landsstævnet. Vigtigt at organisere samarbejdet således, at der ikke er tvivl om, hvem der har hatten på i sidste ende ift. at tage en beslutning. Der kan være forskellige beslutningsgange og kulturer i hhv. kommune og DGI det skal der tages højde for og være plads til men der skal også være fokus på en stram ledelsesstruktur. Positivt: Negativt: Det tætte samarbejde mellem Esbjerg og DGI på kommunikationen. Parløb og tæt dialog gav gode resultater Det tætte samarbejde med byen op til og under stævnet God synlighed i byen op til og under stævnet Godt samarbejde med Esbjerg Generelt svært at kommunikere Landsstævnet, da det er meget komplekst TV spot op til tilmeldingsfrist gav ikke øget tilmelding Endagsdeltagelsen blev ikke stor trods annoncering Start og stop for køb af tilskuerbilletter duer ikke Side 18 af 51

Turistbureau og Cityforeningen Sociale medier - en platform vi skal udbygge Hjemmeside blev så enkelt som det var muligt. Mange tilskuerbilletter solgt i landsstævne-ugen (vejret var måske medvirkende) Landsdelsforeningernes kunne have været mere involveret i presseindsatsen under landsstævnet vigtigt ift. videre samarbejde med deres medier Særligt i de sidste måneder op til og under stævnet, var der ingen klar ledelsesstruktur hos DGI ift. kommunikationen. Det er vigtigt, at der er en tydelig organisering af ansvarsfordeling - én leder fra hver instans, der koordinerer med hinanden løbende, så de hurtigt kan træffe beslutninger Gode råd til Aalborg: Tæt samarbejde er vigtigt fra starten. Der skal være tydeligt beslutningshierarki og helt udpenslet, hvilke beslutningskompetencer, projektgruppen har Timing med idrætter og landsdele i forhold til start på markedsføring af L2013 Der skal sættes mange ressourcer af til at kommunikere med deltagerne på mail, tlf. og Facebook i perioden fra tilmeldingen går i gang, til stævnet starter Billetsalget til publikum skal først starte, når vi er klar. Man skal ikke negligere, at sponsorer skal markedsføres. Man skal på forhånd have en standard/en skabelon for, hvad det er, man kan tilbyde af markedsføring. Og der skal være en tæt dialog mellem markedsføring og sponsoransvarlig på dette punkt. Side 19 af 51

Evaluering af L2013 for INDKVARTERINGSGRUPPEN (skoler) Gruppens deltagere: Skoleindkvartering: Per Lauridsen Lars Hammer Bek Søren Langelund Kirsten B. Kirchner Opgaven: DGI Sydvest og Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune Viking Life-Saving-Equipment og foreningsrepræsentant L2013 At finde overnatning til alle deltagerne på skoler og midlertidige campingpladser. Sekundært at finde overnatning til andre end deltagere (VIP, buschauffører, presse, idrætsofficials, osv.) på hoteller, vandrerhjem, kursuscentre, osv. Planlægning: Indkvarterings-projektgruppen var bredt sammensat. Vi delte os hurtigt op i 2 grupper (skoleovernatning og overnatning på camps), hvilket fungerede godt. Det var igennem hele processen dialog mellem de to grupper samt enkelte fællesmøder. Vi var tidligt i gang med at besøge skoler og få en god dialog med pedellerne. Første fællesmøde med pedellerne blev holdt allerede i december 2012 (7 måneder før stævnet). Skoleinspektørerne blev informeret skriftligt et par gange undervejs. De frivillige skoleledere fra foreningerne, som skulle være ansvarlige på skolerne under stævnet, var tidligt på plads (omkring januar 2013-6 måneder før stævnet). Der blev afholdt tre møder med de frivillige skoleledere (februar, maj og juni) og disse møder var givet rigtig godt ud. Alle møder var obligatoriske og hvis de frivillige skoleledere mod forventning ikke kunne deltage, blev de bedt om at sende en substitut. Det viste sig hurtigt, at vi med succes kunne dele de frivillige skoleledere op i to grupper: Dem på efterskole-skoler (tidligere ankomst, intet natteroderi, ingen servering af mad) og DGI skoler. De blev derfor placeret i de to grupper på møderne og havde mulighed for at erfaringsudveksle. De frivillige skoleledere fra efterskole-skolerne mødte alle op 28. maj 2013, hvor der var generalprøve for efterskolerne. Her mødtes de med de indkvarteringsansvarlige fra efterskolerne og besøgte de skoler, som de skulle indkvarteres på. På samme måde mødte de frivillige skoleledere fra DGI-skolerne repræsentanterne fra DGI landsdelene på et møde 8. juni 2013 og besøgte også de skoler, hvor de skulle overnatte. Der opstod således tidligt et godt samarbejde og der blev lagt op til, at skole-enhederne herefter kunne fortsætte samarbejdet decentralt og i høj grad uden om indkvarteringsgruppen. De frivillige skoleledere blev aflønnet med 50 timer (x 40 kr.) for deres indsats. Feed-back efter stævnet viste, at det var for få timer. De frivillige skoleledere + ledsager blev desuden inviteret med til en VIP reception + efterskolernes festaften på BWA (stadion) fredag aften. Alle indkvarterings-skoler havde et leder-team bestående af: Efterskole-skoler: Side 20 af 51

En frivillig skoleleder (med et antal frivillige hjælpere under sig) 1-2 repræsentanter fra de efterskoler, der var indkvarteret på skolen Skolens pedel (som vi forsøgte at forstyrre så lidt som muligt) DGI-skoler: En frivillig skoleleder (med et antal frivillige hjælpere under sig) og en morgenmadsansvarlig som sous-chef 1 eller flere repræsentanter fra den/de DGI landsdele, der var indkvarteret på skolen Skolens pedel (som vi forsøgte at forstyrre så lidt som muligt) Skolelederne fik udleveret 3 ens t-shirts (mørkeblå) samt en jakke/trøje. De frivillige fik udleveret en t-shirt til hver dag, de skulle arbejde (lyseblå). Den morgenmadsansvarlige fik udleveret 3 ens t-shirts (orange). Resten af landsstævnets frivillige var organiseret ud fra samme farvekoder. Bemandingsplanen til skoler se eksempler i bilag 2+3 - blev sendt ud tidligt (før jul) til de frivillige skoleledere. De blev bedt om at finde så mange gengangere som muligt til vagterne. Bemandingsplanen blev rettet til en enkelt gang inden stævnet, idet vi havde undervurderet, hvor mange frivillige der skulle bruges til morgenmadsserveringen. (Vi kendte først det endelige antal på deltagere, der havde tilkøbt morgenmad medio april). Efterskolerne havde på forhånd godkendt vagtplanen, men efterspurgte alligevel ekstra vagter midt på dagen, hvor vi havde ellers havde lukket skolen. De frivillige skoleledere fandt, ved en hurtig indsats, de ekstra vagter. Der blev udarbejdet en Håndbog for Indkvartering for alle skoler, som kom ud til de frivillige skoleledere lige før stævnet. Se bilag 8. Den kunne med fordel have været udleveret lidt tidligere. INDRETNING AF SKOLER Der blev tidligt lavet kort over alle skoler med angivelse af placering af kølertrailere, kaffemaskinerne, toiletvogne, brusevogn (strøm) osv. De frivillige havde deres eget vagtlokale på skolen. Vigtigt med adgang til køleskab og kaffemaskine. Der blev bragt vand og madpakker ud til de frivillige, der var på vagt i forbindelse med et måltid. Vi kom aldrig i mål med vores idé om at forsøde de frivilliges vagter med kage og snolder. F.eks. et sponsorat fra Dancake eller lignende. I gymnastiksale og haller med plads til over 50/60 mennesker blev skillevægge lejet ind fra/sat op af Messecenter Herning med hjælp fra lokale frivillige. De blev sat op ugen før og taget ned umiddelbart efter stævnet. Der blev også købt ekstra skilte med exit -tegn til hallerne. Vigtigt at etablere ekstra stikkontakter i haller, hvor der f.eks. kun er én stikkontakt. Pedellerne lagde kabler ud i lange baner de første dage. Der blev indkøbt og opsat røgalarm i alle overnatnings-lokaler, undtagen i haller, hvor der skulle være vågne nattevagter. Der var regnet med ét toilet pr. 25 mand pr. time + én bruser pr. 20 mand pr. time. De steder, hvor den kvotient ikke kunne overholdes af skolens egne faciliteter, blev der lejet toilet- og brusevogne ind (Godik). Der blev lavet aftaler med kommunens rengøringspersonale på folkeskolerne. På de andre uddannelsesinstitutioner blev der lavet separate aftaler med det lokale rengøringspersonale. Der blev gjort rent 1 gang dagligt på alle overnatningssteder. Bad og toilet blev gjort rent 2 gange fredag og lørdag. Alle frivillige skoleledere fik udleveret ekstra rengøringsmidler, koste Side 21 af 51

osv. Affaldshåndtering fungerede godt. Antallet af affaldsposer pr. skole var dog undervurderet. Der blev lagt 2 sække ind i et klasseværelse med 15 personer. Meningen var, at de skulle holde hele stævnet. Efterskolerne fyldte dem op allerede første dag! Vigtigt, at affald bliver afhentet allerede søndag ved stævnets afslutning, fordi det hober sig op. Mandag er for sent. Folk var dog gode til at rydde op undervejs og efter stævnets afslutning. Glemt tøj blev samlet ind i store poser med skolens navn uden på og afleveret til politiet/hittegods efter stævnet. BEREDSKAB Vigtigt med en god og tidlig kontakt til Beredskabet. Der er mange timers arbejde i at godkende skoler og andet til overnatning. Beredskabet kom sent på banen med krav om ekstra nattevagter ved haller. Det generelle beredskabsmøde (simuleringsspil med Politi og Beredskab 20. juni) lå for sent i forhold til at skulle rette ind (fx ekstra nattevagter). TRANSPORT & TRAFIK Super godt med detaljeret cykelkort. Det gjorde det let for deltagerne at finde rundt. God idé med skiltning fra skoler til bus med minestrimmel (sat i lygtepæle), så deltagerne havde lettere ved at finde vej. OBS: Skilte blev fjernet, hvis de blev sat op for tidligt. Afvikling: De frivillige skoleledere afholdt op til stævnet møder med deres frivillige, så de var klar over deres opgaver. Se de forskellige arbejdsopgaver på en skole i bilag 4+5. Det fungerede de fleste steder rigtig fint. Landsstævnesekretariatet udarbejdede en god kontaktliste med telefonnumre på relevante personer. Se bilag 7. Der var altid en person at ringe til, som tog telefonen og løste problemet. Vigtigt, at der er mobiltelefonnumre på alle kontaktpersoner (og ikke kun mailadresser). Da landsstævnet gik i gang, delte Per og Søren skolerne imellem sig. Der var fokus på et par skoler, som vi holdt ekstra meget øje med. De skrøbelige skoler blev reddet af gode pedeller. Positivt: Negativt: Vejret Der var styr på indkvarteringssteder og faciliteter generelt og alt lå centralt. Kommunikation organisation var godt sat op og informationsniveauet var højt. Deltagerne følte sig velkomne, hjælperne var meget hjælpsomme og klar på opgaven. De få problemer, der opstod undervejs, blev løst hurtigt og effektivt. Skraldehåndtering fungerede godt. Der var et godt samarbejde med beredskabet. Koordineringen af, hvem kører ud med hvad til skoler og camps (skilte, madpakker, udstyr) kunne have fungeret bedre Side 22 af 51

Gode råd til Aalborg: Få i god tid de rigtige interessenter involveret. Pedeller, (evt. skoleinspektører), frivillige skole- og camp-ledere. Invester meget tid sammen med de frivillige skole- og campledere, så de er mere eller mindre selvhjulpne, når stævnet går i gang. Vær sikker på, at de har en god opbakning i deres forening/bagland Få i god tid arbejdsopgaverne defineret, så de frivillige ved, hvad de skal lave. Inddrag også i god tid alle relevante myndigheder og institutioner, så I er fælles om projektet Der skal sikres et godt samarbejde med forsyningsgruppen (affald, strøm, veje, rengøring, osv.) og bespisningsgruppen (morgenmad på DGI-skoler og camps) Sørg for, at der er gode kort over alle indkvarteringssteder. Det er en god idé at uploade kortene på et fælles drev eller andet, så alle har tilgang til de samme kort. Vigtigt, at der er en (uddannet/faglig) person, der er dedikeret til at lave (GIS) kort Bilag: Bilag 1: Møderække for indkvarteringsgruppen Bilag 2: Bemandingsplan for en efterskole-skole (uden morgenmad) Bilag 3: Bemandingsplan for en DGI-skole (med morgenmad) Bilag 4: Beskrivelser af vagter for en efterskole-skole Bilag 5: Beskrivelse af vagter for en DGI-skole Bilag 6: Hvem bor hvor (oversigt med skoler, ansvarlige, deltagere osv.) Bilag 7: Telefonliste Bilag 8: Skolelederhåndbog for indkvartering Side 23 af 51

Evaluering af L2013 for INDKVARTERINGSGRUPPEN (camps) Gruppens deltagere: Campindkvartering: Poul Risom Arnold Mikkelsen Lars Andersen Esbjerg Kommune og Hjemmeværnet Esbjerg Kommune L2013 Opgaven: At finde overnatning til alle deltagerne på skoler og midlertidige campingpladser. Sekundært at finde overnatning til andre end deltagere (VIP, buschauffører, presse, idrætsofficials, osv.) på hoteller, vandrerhjem, kursuscentre, osv. Planlægning: Indkvarterings-projektgruppen var bredt sammensat. Vi delte os hurtigt op i 2 grupper (skoleovernatning og overnatning på camps), hvilket fungerede godt. Det var igennem hele processen dialog mellem de to grupper samt enkelte fællesmøder. Planlægningen af camps begyndte allerede oktober 2011. Valget stod mellem at etablere camps ved alle skoler eller etablere en eller to store camps. Det blev allerede hurtigt besluttet, at vi ikke ville tage risikoen for, at vi efter et landsstævne i regnvejr, skulle til at retablere skolernes boldbaner og udearealer. I stedet bestemte vi os for at benytte Grøn Koncert pladsen ved Skibhøj Idrætscenter og et indlejet areal ved Guldager Idrætscenter til vores 2 store camps. Herudover ville vi etablere en særlig Skyttecamp på vores gamle Cirkusplads i nærheden af Veldtofte Idrætscenter, en friluftscamp i Nørreskoven i umiddelbar nærhed af Stævnecentrum samt en seniorcamp i tilknytning til Hjerting Skole. Der blev endvidere etableret en leverandørcamp bag Stævnecentrum. Skytterne har traditionelt haft nogle særlige rettigheder omkring pladsernes størrelser, våbenopbevaring, fællestelte og mulighed for tilkøb af strøm. Dette sammenholdt med, at skydningerne begyndte allerede torsdag gjorde, at vi gerne ville imødekomme skytterne med en særlig Skyttelejr. Relativ sent i planlægningen, april 2013, blev det besluttet, at vi med den ringe tilmelding på 800 skytter i stedet for de planlagte 1200 deltagere, kunne få plads til skytterne på et afsnit på Camp Skibhøj. Allerede primo 2012 havde vi Hjemmeværnet på plads som campledelse for Camp Skibhøj. Hjemmeværnet fungerede tillige som campledelse for leverandørcampen. Det var dog straks vanskeligere for Camp Guldager. Et par foreninger var inde over, indtil vi fandt en god forening, som havde en god praktisk tilgang til opgaven. Camp Friluft blev lagt i hænderne på en spejdertrop som sammen med DGI Friluft i Karpenhøj. De lavede en lejr, der fik megen ros fra deltagerne. Camp Senior blev ledet af seniorer fra Hjerting Idrætsforening. Der blev afholdt 3 møder med de ansvarlige for lejrene hvor der blev aftalt fælles Side 24 af 51

retningslinjer for camps. Camplederne blev aflønnet som skolelederne. Hjemmeværnet modtog ikke betaling, idet man betragtede det som støtte til civile myndigheder. Camplederne fik udleveret 3 ens t-shirts (mørkeblå) samt en jakke/trøje. De frivillige fik udleveret en t-shirt til hver dag, de skulle arbejde (lyseblå). Den morgenmadsansvarlige fik udleveret 3 ens t-shirts (orange). Resten af landsstævnets frivillige var organiseret ud fra samme farvekoder. INDRETNING AF CAMPS De 4 camps var meget forskellige og der var således ikke en entydig indretningsplan. Fælles var dog, at hver campingvognsenhed blev opstreget i størrelsen 10 x 8,5 m og at 19-21 småtelte blev placeret i felter af 500 m2. I campingvognsenhederne var der øvrigt mulighed for at parkere bilen. Der bør træffes beslutning om, hvorvidt der må køres ind/ud af campen. Antal toiletter, baderumsfaciliteter og morgenmadstelte blev først endelig bestilt umiddelbart efter sidste tilmeldingsfrist 1. maj. Toiletter blev opstillet i klumper således at kapaciteten var samlet på få placeringer. Herudover var det i høj grad op til den enkelte campgruppe at etablere en fornuftig plan for øvrige serviceforanstaltninger. Dog var det et krav fra Beredskabet, at der skulle etableres tårne til overvågning på Camp Skibhøj og Camp Guldager, samt at der skulle være bemanding i informationsvogne samt runderende brandvagter. Der var udarbejdet ambulance-punkter til alle camps. Hjemmeværnet havde etableret egen samarittervagt på Camp Skibhøj her blev gennemført godt og vel 120 behandlinger fra torsdag til søndag. Der blev bragt vand og madpakker ud til de frivillige, der var på vagt i forbindelse med et måltid. Vigtigt at etablere ekstra el-kapacitet til el-kogere, hårtørrere og mobiltelefonopladere. Side 25 af 51

Toiletter og brusefaciliteter var lejet med rengørings-/servicepersonale, således at der ikke skulle bruges frivillige til disse opgaver. Personalet var over faciliteterne 4-5 gange i døgnet på de store camps. Husk at etablere udslagskummer til kemiske toiletter. Affaldshåndtering fungerede godt der blev udleveret 2 sække pr. campingenhed. Der var opstillet affaldsbeholdere i tilknytning til toilet- og badefaciliteter. Beholderne blev løbende tømt. BEREDSKAB Vigtigt med en god og tidlig kontakt til Beredskabet. Der er mange timers arbejde i at godkende indretning af camps. Afvikling: De frivillige campledere afholdt op til stævnet møder med deres frivillige, så de var klar over deres opgaver. Landsstævnesekretariatet udarbejdede en god kontaktliste med telefonnumre på relevante personer. Positivt: Negativt: Vejret Der var styr på camps (herunder tjek-in) og faciliteter generelt og alt lå centralt. Kommunikation organisation var godt sat op og informationsniveauet var højt. Deltagerne følte sig velkomne, hjælperne var meget hjælpsomme og klar på opgaven. De få problemer, der opstod undervejs, blev løst hurtigt og effektivt. Skraldehåndtering fungerede godt. Der var et godt samarbejde med Beredskabet. Koordineringen af, hvem kører ud med hvad til skoler og camps (skilte, madpakker, udstyr) kunne have fungeret bedre. Overvej nøje nytteværdien af at indscanne deltagerne. Gode råd til Aalborg: Tidlig beslutning om, hvorvidt der skal etableres få store eller flere små camps og vurder arealerne (beplantning, bæreevne mv.) jævnligt hen over året op til stævnet. Sørg for at have reservearealer til camps. Få i god tid de rigtige interessenter involveret. Invester meget tid sammen med de frivillige camp-ledere, så de er mere eller mindre selvhjulpne, når stævnet går i gang. Vær sikker på, at de har en god opbakning i deres forening/bagland. Få i god tid arbejdsopgaverne defineret, så de frivillige ved, hvad de skal lave. Inddrag også i god tid alle relevante myndigheder og institutioner, så I er fælles om projektet. Der skal sikres et godt samarbejde med forsyningsgruppen (affald, strøm, veje, rengøring, osv.) og bespisningsgruppen (morgenmad på camps). Side 26 af 51

Sørg for, at der er gode kort over alle indkvarteringssteder. Det er en god idé at uploade kortene på et fælles drev eller andet, så alle har tilgang til de samme kort. Vigtigt, at der er en (uddannet/faglig) person, der er dedikeret til at lave (GIS) kort. Bilag: Bilag 1: Håndbog for hjælpere på Camp Skibhøj Side 27 af 51

Evaluering af L2013 for TRAFIK OG TRANSPORT Gruppens deltagere: Susan Schmidt, formand Busgruppen: Bente Hansen Jørgen Præst Ole Nørgaard Henning Tokkesdal Allan Hagedorn Mette Vandborg Karl Johan Bertelsen Trafikgruppen: Inga Braathen Henrik Callesen Jane Rødgaard Anne Frandsen Hans Ole Pedersen Henning Hansen Lars Andersen Esbjerg Kommune Sydtrafik Sydtrafik Sydtrafik Thykjær Bus Thykjær Bus Arriva Rutebilselskabet Haderslev Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune Politiet L2013 Opgaven: I samarbejde med landsstævnekontoret at lave aftale med ekstern operatør (Sydtrafik) Udarbejde en køreplan som sikrer ovennævnte. Udpege stoppesteder samt busterminal i stævnecentrum. Beskrive behov for skiltning af busstop Aftale evt. trafikregulering. Landsstævne-busnettet kørte med 15 min. intervaller i perioden 06.00 20.00 og i ½-times drift i perioden 20.00 02.00. Fra kl. 02.00 03.00 var der kontinuerlig kørsel mellem festområderne og indkvarteringsstederne. Planlægning: Projektgruppen var bredt sammensat. Vi delte os hurtigt op i 2 grupper (Trafik og Busplanlægning), hvilket fungerede godt. Det var igennem hele processen dialog mellem de to grupper. Planlægning Afstanden fra Stævnecentrum blev inddelt i zoner, hvor vi for hver zone havde antaget, hvor mange procent vi regnede med, der ville befordre sig selv, og jo længere væk fra stævnecentrum, jo flere ville med sikkerhed benytte busserne. Det gav et overblik over forventet buskapacitet. Vigtigt at få vognmændene inddraget så hurtigt som muligt i planlægningen. Behøver ikke at være alle, men dog således at de er repræsenteret i arbejdsgruppen. Dejligt at kunne trække på vognmænd med erfaringer fra andre DGI stævner. Side 28 af 51

Trafikregulering Skiltningen på motorvejen blev iværksat i samarbejde med Vejdirektoratet og der blev alene skiltet til de 2 største camps. Skiltning til skoler og idrætspladser blev nedprioriteret ud fra den betragtning, at der var tale om idrætsudøvere, der til dagligt - uden væsentlige problemer - kan finde det sted, hvor de skal dyrke idræt. Man udarbejdede en mappe med samtlige afspærringsplaner, som blev udleveret til Politi, Beredskab og Skiltevagten. Man fik overblik over GPS anvisninger til de største overnatningssteder. Specielt de store camps, hvor gæsterne kom med campingvogne. Der er det vigtig, man ved, hvordan GPS-én leder bilisterne ind i byen. Man fik koordineret større løb, både motionsløb og cykelløb med Trafikgruppen, så der ikke opstod konflikter. Man fik kommunens driftsafdeling til at tjekke vejenes standard specielt hvor der blev afviklet cykelløb. OBS på vejarbejder og slidlagsarbejder. Hav fingeren på pulsen med de almindelige driftsmæssige opgravninger og andre trafikale reguleringer. Giv ikke unødvendige opgravningstilladelser i ugerne op til Landsstævnet eller under selve landsstævnet. Parkering Flere store parkeringspladser i indre by blev inddraget til idrætsformål og vi fik derfor, i samarbejde med Politiet, ophævet den tidsbegrænsede parkering for indre by. I nærheden af stævneområdet udpegede vi 3 større villaområder som parkeringsområder. Dette fremgik af APP en, men de blev ikke brugt særlig meget. Et område i umiddelbar nærhed af Blue Water blev indrettet til Handicap og VIP parkering med politivagt. Her var der plads til ca. 200 biler. Pladsen var fuldt belagt det meste af tiden. Cykelparkering Vi indrettede 3 store områder med cykelparkering for omkring 1500 cykler. Det blev opstillet stolper med tværlægter. 2 af pladserne var meget benyttede, mens den ene åbenbart lå for langt væk. Hvis der etableres forhold, som de lokale også kan have gavn af, så sørg for at få det kommunikeret ud. I Esbjerg fik vi ikke de lokale til at bruge de midlertidige cykelparkeringspladser i skoven. De lokale vidste ikke, at de var der. Buskapacitet DGI bidrog med erfaringer fra tidligere stævner, om hvordan kapacitetsbehovet varierede for de enkelte dage og hen over døgnet. Dette blev benyttet i planlægningen. Det viste sig, at DGI s erfaringer ikke kunne bruges. F.eks. ville hovedparten af deltagerne hjem til overnatningsstedet umiddelbart efter åbningen, ligesom det ikke var nødvendigt med stor kapacitet efter kl. 03.00. Standby-busser imødekom undervurdering i de svage perioder. Der blev fremskaffet så mange ledbusser som muligt (12), og de viste sig med deres store kapacitet meget effektive til at løse akutte kapacitetsproblemer. Køreplaner Det fungerede fint med ikke at have faste køreplaner, men blot have lovet minimum 20- minutters drift (hvilket i mange tilfælde i praksis var 5-minutters drift eller bedre). Busserne kunne herved indsættes efter behov på de enkelte linjer. Side 29 af 51

Generelt Bestilleren (Esbjerg Kommune) havde ikke på forhånd udmeldt en ramme for, hvad kørslen måtte koste, men spurgte i stedet, hvad det ville koste, hvis kørslen skulle udføres optimalt. Dette gjorde det meget lettere at planlægge den nødvendige kapacitet. Afvikling: Gratis busser Rigtig godt, at alle busser var gratis, både stævnebusser og bybusserne. Det gav passagererne frihed til blot at hoppe på og af busserne uden at tænke på, om det var en gratis bus eller ikke. Det er vigtigt klart at definere, hvilke busser der er omfattet af gratisordningen. Pendlerparkering Pladsen til pendlerparkering blev betjent af en linje, der samtidig betjente overnatningsskoler. Det gjorde, at busserne kunne udnyttes mere effektivt, så der ikke blev kørt med tomme/halvtomme busser på tidspunkter, hvor behovet for transport til/fra pladsen var lavt, og samtidig blev det sikret, at der altid var en rimelig høj frekvens. Placeringen af stoppesteder ved idræts- og overnatningssteder Stævnebusserne stoppede ved forholdsvis få stoppesteder, og stoppestederne lå i nogle tilfælde et stykke vej fra overnatningsstederne (op til 900 m). Det betød, at linjerne blev hurtigere at gennemkøre (så man kunne nå meget mere med det samme antal busser), og at man ikke risikerede at få busserne fanget i parkeringskaos ved selve overnatningsstederne/ idrætshallerne. Sikkerheden blev desuden sat i top, så stoppestederne ikke blev placeret steder, hvor man kunne risikere, at flere hundrede mennesker pludselig stod og ventede på busserne ved en stærkt trafikeret vej (dette forøgede også i visse tilfælde gangafstandene). Når baggrunden for placeringen af stoppestederne blev forklaret (også til chaufførerne vigtigt!), var der forståelse herfor, så der var stort set ingen utilfredshed i den forbindelse. Til gengæld var der nogle klager over, at vejen til stoppestedet ikke var skiltet godt nok (i sagens natur især den første dag). APP Som noget nyt blev der denne gang lavet en APP til mobiltelefon i stedet for en stævnehåndbog. Køreplaner og andet omkring kørslen var i denne APP. God idé og fleksibel løsning. Med tiden vil den også kunne bruges som chaufføroplysningsredskab. Første gang med APP en og den havde også en del fejl, som blev delvis luset ud. Kort og projektstyring Udarbejdelse af kort materiale meget vigtig. Både i forhold til overblik og kommunikation. Vælg GIS, så samtlige oplysninger kan samles ét sted. Lave et overordnet projekt ressourcesystem med samtlige opgaver, deadlines og ansvarspersoner. Få uploaded trafikinformation på Landsstævnets hjemmeside omkring 1 måned, inden landsstævnet afvikles. Der kommer mange spørgsmål de sidste uger inden. Busafvikling Få allerede ved chauffør-introduktionen aftalt, hvordan ændringer i aftaler formidles ud til samtlige chauffører. Evt. ved opstilling af en stor tavle i pause-rummet, som chaufførerne forpligter sig til at tjekke, når de kommer ind. Det er vigtigt med gode chaufførfaciliteter, herunder overnatning, bespisning og venterum. Side 30 af 51

Positivt: Busafviklingen fik megen ros af deltagerne. Meget lidt ventetid i forhold til tidligere landsstævner. Negativt: Skiltningen kunne være bedre. For få og for små skilte. Gode råd til Aalborg: Få i god tid de rigtige interessenter involveret. Trafikselskab, vognmænd og politi skal sammen med Kommunens Trafikafdeling være med fra starten. Det er vigtigt, at de er selvkørende, når stævnet går i gang. Vær sikker på, at de har en god opbakning hos deres respektive myndighed. Side 31 af 51

Evaluering af L2013 for BESPISNINGSGRUPPEN Gruppens deltagere: Villy Grøn, formand Pia Busk Kirsten B. Kirchner Lene Klindt Børge Bull Henriette Ebbesen Kirsten Storgaard Jytte Petersen Søren Johansen Opgaven: L2013 Esbjerg Kommune, leder af køkkenområdet L2013 DGI Esbjerg Danhostel Sundeved Efterskole Ågård Efterskole AB Catering AB Catering Bespisningsgruppens opgave var at sørge for bespisning af de deltagere, som inden stævnet havde tilkøbt madbilletter (morgenmad, frokostpakke og aftensmad) samt af officials og hjælpere. Gruppen skulle desuden sørge for faciliteter til bespisning (skole, telte, haller osv.). Cafeteria-salg - salg af pølser, sodavand og kaffe og lignende i boder - blev varetaget af en anden gruppe. Se evalueringen efter denne. Planlægning: AB Catering i Ribe blev efter en udbudsrunde (se udbudsmateriale i bilag 8) valgt som leverandør i juni 2012, året før stævnet. De indgik herefter som fast medlem af bespisningsgruppen. Det blev besluttet, at Tulip skulle levere det varme mad og vi var derfor til prøvesmagning i Tulips lokaler i Fåborg i juni 2012. Her smagte vi på eksempler på alle tre måltider og fik på den baggrund fra- og tilvalgt forskellige produkter. F.eks. blev vegetarmaden fravalgt og der blev derfor kun udbudt én slags frokostpakke og én slags aftensmad. Se landsstævnemenuen i bilag 1. Vi blev i månederne op til landsstævnet kontaktet af mange, som var kede af at høre, at vi ikke tilbød speciel mad til f.eks. gluten- og mælkeallergikere. Vi kendte antallet af solgte mad-billetter 15. april, 2013 og fik herefter besluttet, hvor og hvordan bespisningen skulle foregå. Antal deltagere, der havde købt morgenmadsbilletter: 17.500 Antal deltagere, der havde købt frokostbilletter: 14.500 Antal deltagere, der havde købt aftensmadsbilletter: 12.250 Hertil kom bespisning af idrætsofficials og frivillige. Se leverings- og forbrugsoversigten i bilag 2. Afvikling: Morgenmad og frokost - rammer - Efterskolerne (5.200 elever og lærere) spiste morgenmad og aftensmad i deres eget telt på cricketbanen midt i stævnecentrum. De fik udleveret madpakker, kaldet lunch to go, i forbindelse med morgenmaden. Efterskoleteltet (se tegning over teltet i bilag 3) blev indrettet Side 32 af 51

med 20 sluser og ca. 160 frivillige til at servere morgenmad. Se de frivilliges evaluering i bilag 4. Der var mange varer, der skulle køres til sluserne i efterskolernes telt, og der skulle pakkes madpakker, så de var klar til eleverne kom. I arbejdsbeskrivelsen stod der, at mødetiden var 1 time før. På eget initiativ lavede de frivillige medarbejdere det om, så de mødte ind 2 timer før servering for at kunne nå det. Hvis den samme løsning omkring madpakkerne vælges næste gang, skal der være et stort overdækket område, som kan bruges til pakning af madpakker. Vi valgte at bruge spiseteltet, hvilket ikke var en god løsning, da det var vanskeligt at sætte varer af til den side der var ikke køreplader til trucks i spiseteltet. - De øvrige deltagere, der havde tilkøbt spisebilletter, spiste morgenmad og fik udleveret frokostpakke på deres indkvarterings-sted (12 skoler og 3 camps). På tre skoler var det nødvendigt at sætte et specifikt spisetelt op pga. pladsmangel på selve skolen. Aftale om lån af termobeholdere (kaffe og te) til morgenmads-skolerne fra Hjemmeværnet glippede. De få beholdere, der duede, kom kun ud på camps og til efterskoleteltet. På resten af morgenmadsstederne lånte vi almindelige kander fra skolerne. Madpakkeudlevering var en udfordring. Det skal overvejes, om der skal være så mange udleveringssteder. - Den store gruppe af øvrige (f.eks. frivillige og officials) spiste morgenmad hjemme eller på deres indkvarteringssted og spiste frokost på forskellige lokationer. Der blev bragt Side 33 af 51

frokostpakker ud til mange, mange grupper af frivillige samt idrætsofficials. Dette var en opgave, som der gik meget tid og mange kræfter med. Der var desuden oprettet to decentrale frokostpakke-udleveringssteder, hvor man kunne afhente sin frokostpakke. Undtagelser: Pressefolk blev bespist i pressecenteret Buschauffører blev bespist i Kollektivhuset (ældrecenter-café lige op ad landsstævnets buscentral) Lyd- og lysfolk, Godik, Ørsted og landsstævnesekretariat spiste på vandrerhjemmet (adgang via armbånd). Mad - morgenmaden: Der var meget kritik af det friskbagte brød til morgen, frokost og aften. Det virkede tungt og tørt, og en dag havde vi problemer med at brødet mugnede inden servering. Det skyldes, at det var varmt ved levering, og vi ingen mulighed havde for at pakke 100 kasser brød ud af kasserne og sætte det til afkøling. Deltagerne havde fået at vide, at det var friskbagt brød, men det ville have fungeret bedre, hvis det havde været industribrød pakket i poser. Mad - mellemmåltiderne til efterskoleeleverne: Efterskoleeleverne fik 4 stykker frugt dagligt. Det var for meget. 2 stk. frugt om dagen er mere passende. Hvis der skal være mulighed for flere mellemmåltider, skal de varieres. Mad - frokosten: Der skal fokus på frokosten. Den var ikke tilfredsstillende. En sandwichbolle er ikke god, når den har været opbevaret på køl med salat, grønt, pålæg og brød i flere dage, inden den spises. Brødet bliver hårdt og tørt, salaten kan virke uappetitlig og pålægget gråt og kedeligt. Vi anbefaler, at der i stedet for sandwich serveres: Pastasalat med forskelligt kødtilbehør skinke, kalkun, frikadeller, kylling etc. Kartoffelsalat med forskelligt kødtilbud se ovenfor Rugbrød med leverpostej og pålæg Aftensmad rammer og mad - Efterskolerne (5.200 elever og lærere) spiste aftensmad i deres eget telt på cricketbanen. 120 frivillige hjalp med at servere aftensmaden. Se de frivilliges evaluering i bilag 5. - De øvrige deltagere, der havde købt spisebilletter spiste alle aftensmad på Wokken på Højskoleplænen. (Se tegning over teltet i bilag 6) Den store gruppe af øvrige spiste enten aftensmad i Wokken eller på Vandrerhjemmet. Dog med enkelte undtagelser: Buschauffører blev bespist i Kollektivhuset (ældrecenter-café lige op ad landsstævnets buscentral) Nogle frivillige, leverandører og enkelte VIP, der spiste på Vandrerhjemmet Frivillige og andre, der skulle have aftensmad i dagene op til stævnet (mandag, tirsdag og onsdag) spiste aftensmad i efterskoleteltet, efter efterskoleleverne, fordi det store spisetelt på højskoleplænen blev brugt til kor-sang og ikke var indrettet med stole og borde endnu. Dette var ikke informeret ordentligt ud og der var desuden ikke nok mad de første dage! Side 34 af 51

Konceptet omkring aftensmaden fungerede ellers generelt fint. Der var klager over, at det var gryderet hver aften. Det er svært at gøre det anderledes, når mad til 10.000 mennesker skal fragtes langt for at nå frem. Fødevarestyrelsen stiller krav til temperaturen. Sauce og kød hver for sig har svært med at holde en forsvarlig temperatur og kvalitet, når det skal transporteres langt. Det var både kartofler og ris til menuen. Det giver en fornemmelse af, at man kan blive mæt, når man kan få begge dele. Der skal generelt være fokus på portionsstørrelser. Ved beregning af deltagerprisen anbefales det, at der regnes med lidt ekstra pr. person, så man får alle omkostninger dækket. Deltagerne betaler for at få udleveret 1 portion til hvert måltid, de har ikke betalt for mad ad libitum. Der var deltagere, der hamstrede og efterfølgende smed maden ud, fordi de ikke kunne spise det, de havde taget på deres tallerkner. Specielle diæter Deltageren med speciel diæt henvises til at selv at tage mad med hjemme fra. Hvis der skal være et tilbud til alle deltagere med særlige behov, kan det blive meget ressourcekrævende at skulle håndtere. Frivillige bespisnings-medarbejdere: Der skal gives en grundig instruktion til de frivillige medarbejdere. Der skal udnævnes en formand for teltet. Formanden sørger for at finde en ansvarlig for hver sluse. På den måde er kommunikationen nemmere. De frivillige medarbejdere skal informeres om, at de skal blive og hjælpe med at rydde op efter endt servering, især den sidste dag, hvor det hele skal ryddes væk. Der skal etableres ordentlige toiletforhold til de frivillige medarbejdere, og der skal være mulighed for at komme af med tasker og overtøj. Når det er medarbejderne, der arbejder med mad, skal de have deres eget toilet, som ingen andre har adgang til. Der skal være en førstehjælpskasse tilgængelig ved teltene. Færden i og omkring køletrailere/slusetelt og spisetelt: De frivillige medarbejdere skal informeres om, at det er en arbejdsplads, så de blandt andet er opmærksomme på, at der kører trucks frem og tilbage med varer, og at de ikke må tage varerne, før trucken har sat dem helt af. Klargøring af teltet: Der skal være håndvaske med koldt og varm vand. Der skal være mulighed for opvask og opbevaring af serveringsbestik. Der skal hænges numre op på sluserne både uden for teltet og inde i teltet. Ved opfyldning af varer er det nemmere for den, der styrer logistikken, når der kan henvises til et slusenummer. Der skal laves en oversigt over, hvor mange varer hver sluse skal sætte op til hver servering. Mellem hver sluse skal der lægges en række paller, som pakkes ind i plastik et krav fra Fødevarestyrelsen. Pallerne skal bruges som afsætningsplads til de varer, der skal bruges til opfyldning i sluserne. Der må ikke stå varer direkte på gulvet/græsset. Det kan med fordel nævnes i udbudsmaterialet, så det er noget leverandøren er klar over, at de skal sørge for. Scanning: Scanningen af madbilletter var en udfordring. Det kræver for det første et specielt set-up, internetforbindelse og mange frivillige til at håndtere det på alle madudleveringsstederne. Der kom mange deltagere ind og spiste, selv om de ikke havde en billet. Systemet brød ned den aften, hvor der var flest deltagere, der kom for at spise på samme tid. Scanning kræver meget kontrol og medarbejdere, der er klædt på til opgaven. Side 35 af 51

Skriftligt materiale Der skal foreligge produktdatablade på alle produkter, så de kan forvises til Fødevarestyrelsen, hvis de spørger. Materialet omkring egenkontrol og arbejdsbeskrivelser skal være færdigt i god tid før stævnet, så de frivillige medarbejdere har tid til at sætte sig ind i, hvad deres opgave er. Det er en opgave, der kræver ressourcer at lave. Det vil evt. være en god ide kunne være at købe ressourcer til at få det lavet. Positivt: Projektgruppen var godt sammensat og dækkede alle aspekter af bespisningen. Der var et godt samarbejde i projektgruppen. Aftensmadservering fungerede godt i begge telte. Negativt: Madpakker kvaliteten var svingende og håndteringen og logistikken fungerede dårligt. Scanning af madbilletter fungerede ikke optimalt. Gode råd til Aalborg: Det er vigtigt, at efterskolerne er med i bespisningsgruppen Vigtigt med en god projektsekretær, der har overblik, vender hurtigt tilbage og samler trådene. Opmærksomhed på snitfladerne grupperne i mellem, så man undgår for meget silotænkning. Inviter tidligt Fødevarestyrelsen ind til en dialog. De besøgte Landstævnet i Esbjerg under serveringen af mad i teltene 3 gange. I alt var de på besøg 20 steder under stævnet. Undervurder ikke opgaven omkring bespisning. Det er en meget stor opgave, og man har et stort ansvar i forhold til forsvarlig bespisning af så mange mennesker. Efterskolerne skal spise morgenmad meget tidligt, hvilket betyder, at de ansvarlige for serveringen skal møde kl. 04:00. Aftensmaden skal serveres fra 16:30 til 21:00. Det bliver en lang arbejdsdag, hvis det er de samme, der er ansvarlige for begge serveringer i 7 dage. Hvis deltagerne skal have mulighed for at købe maden særskilt, er det vigtigt, at der fra start bliver sat ressourcer af til at styre tilmeldingerne, så man har et overblik over, hvem der spiser hvor. Der er nogle grupper der skal have en særlig forplejning på tidspunkter ud over normal spisetid, bl.a. lydmænd og Rykkerteamet. Der skal tidligt findes et sted, der kan håndtere det. Der skal stå i udbudsmaterialet, om der tilbydes overnatning og forplejning til leverandøren, eller det er noget, de selv skal sørge for. Der skal være gode faciliteter til projektgruppen under drift. Tingene går stærkt, og det er vigtigt, at der ikke er for megen støj og virak omkring bespisningsgruppen. Inviterer gerne personer fra Esbjerg til erfaringsudveksling. Side 36 af 51

Bilag: Bilag 1: Landsstævnemenuen Bilag 2: Leverings- og forbrugsoversigt Bilag 3: Tegning over efterskoleteltet Bilag 4: Efterskoleteltet - de frivilliges evaluering Bilag 5: Telt på Højskoleplænen de frivilliges evaluering Bilag 6: Egenkontrol. Bilag 7: Arbejdsbeskrivelser for udlevering af mad eks. telt på Højskoleplænen Bilag 8: Udbudsmateriale. Side 37 af 51

Evaluering af L2013 for Cafeteriesalg og festområder Gruppens deltagere: Henrik Pedersen, formand Birthe Sillesen Hans Jørgen Pedersen Stefan Jull Opgaven: Owen Luft Owen Luft Owen Luft L2013 Etablering af salgsenheder og salgsorganisation, som tilbyder et bredt udvalg af mad og drikkevarer til deltagere og gæster. Salget skal dække behov for indtagelse af mad/drikke ved aktivitetsstederne og i fest/eventområderne. Tage stilling til sortiment inden for mad og drikke. Udarbejdelse af udbudsmaterialer og indhente tilbud fra leverandører/grossister. Evaluering af tilbud og valg af leverandører/grossister. Planlægning: Salgskoncept Rettighederne til salg af mad i form af pølser, burgere, sandwich mv. blev solgt til eksterne cateringvirksomheder. Dette blev gjort for at minimere risikoen for spild/tab ved let fordærvelige fødevarer, endvidere har vi antaget, at det ville være mere krævende for frivillige/utrænet personale at optimere indtjeningen. Der blev lavet aftaler med: - TULIP - La Crepe - China Spisested (Skanderborg) Salg af øl, vand, kildevand, kaffe/te, spiritus og is blev varetaget af Landsstævnet. Indkøb Hvor det var muligt, blev der købt direkte hos producenten få at opnå de bedst mulige priser og aktivitetstilskud. I udbudsmaterialer har der været fokus på, at leverandørerne havde ansvaret for lagerfunktionen herunder distribution til salgsenhederne. Samtidig har der været aftaler om returret på alle ikke anbrudte varer. Der blev indgået aftaler med: Royal Unibrew, Premier Is, Merrild (leverance gennem AB Catering), S-Engros og Eventgrossisten. Side 38 af 51

Organisationsopbygning Styregruppe Ved sammensætningen af styregruppen har der været fokus på rekruttering af medlemmer, som havde erfaring med organisering af større koncert/festival arrangementer. Gennem et samarbejde med Owen Luft Kånsert, blev der sammensat en styregruppe med kompetencer inden for: Opbygning/organisering af koncert og festområde, indkøb og bemanding. Driftsorganisation Med ca. 40 salgsenheder var der brug for at opbygge en organisation med klare/afgrænsede ansvarsområder, samt enkle kommunikationslinjer. Med reference til styregruppens formand blev driftsorganisationen opbygget ud fra følgende: Områdeledere Overordnet ansvar for driften af en gruppe af salgsenheder. Rekrutteret blandt foreninger, som har erfaring inden for organisering/drift af salg ved koncerter/events. Funktionsledere Ansvar for driften af en enkelt salgsenhed (salg udskænkning, opfyldning, lager mv.). Rekrutteret blandt foreninger, som har erfaring inden for organisering/drift af salg ved koncerter/events. Så vidt muligt er funktionslederen rekrutteret i den forening, hvor områdelederen har en tilknytning. Hjælpere Arbejde med salg, udskænkning og opfyldning. Primært rekrutteret blandt medlemmer fra de foreninger hvor områdeleder/funktionsleder har en tilknytning. Se bilag 1 organisationsdiagram for yderligere information. Driftsorganisation blev understøttet af en instruks til hver salgsenhed, hvor forventninger, ansvar, kontaktinformationer mv. var beskrevet. Se bilag 2. Inden Landsstævnet, blev der afholdt 2 møder med alle område- og funktionsledere: April: Præsentation af overordnede planer, produktgrupper, forventede åbningstider og organisation. Juni: Præsentation af sortiment, priser, salgsudstyr og endelig organisering. Indretning af salgs/festområde Festområderne i Vognsbølparken blev indrettet med åbne pladser, telte og salgsboder, således at der kunne håndteres et stort antal besøgende og sikre en spredning over hele området. Der blev rekrutteret en frivillig pladsansvarlig, som var med i planlægningen og var til stede Side 39 af 51

under opbygning herunder opmærkning (hvor skulle hvad placeres), placering af telte, salgsboder, lagerenheder, sanitære forhold mv. I månederne op til Landsstævnet (januar 2012 og fremefter) blev der brugt mange ressourcer på at udarbejde oversigtskort, samt koordinering med brand/redning, forsyning, vej/park osv. Afvikling: Opstilling/nedtagning: 2½ uge før landsstævnet begyndte opstillingen af telte og sanitæreforhold, herunder også klargøring af strøm, vand og afløb. Fra weekenden før landsstævnet havde vi dagligt ca. 30-35 frivillige til at hjælpe med opsætning af byggehegn, bannere, prisskilte, osv. Under Landsstævnet havde vi dagligt 3-4 frivillige til forefaldende praktisk arbejde i festområderne. Opsætning/nedtagning af scener, lys og lyd blev håndteret af leverandører. Til nedtagning fra søndag formiddag (afslutningsdagen) var det nærmest umuligt at få frivillige hjælpere. Derfor blev der gjort brug af eksterne ressourcer fra Esbjerg Kommunes Vej/Park afdeling og freelance Production Crew. Salgsenheder: Salgsorganisationen fungerede godt, og der blev taget ansvar i alle led helt fra toppen af organisationen og ned til alle de frivillige hjælpere. Der var hele vejen igennem en vilje og et super samspil mellem salgsboderne, tilhørende lagerfunktioner og eksterne leverandører. Side 40 af 51

Salget gik generelt godt, og der var plads til at kunne servicere de mange gæster i festområderne og på idrætsstederne. Salgsboderne ved Dans & Musik, Petanque og Vores Puls-teltet lå i den mindre ende af omsætningsskalaen. Ligeledes havde vi et forholdsvist lille salg ved festaftenerne i efterskoleteltet, hvor der ikke var mulighed for at forestå salget fra en af de eksisterende nærliggende salgsboder. Positivt: Velfungerende organisation, hvor der blev taget ansvar hele vejen rundt. Negativt: Mangel på frivillige til nedtagning og oprydning. Gode råd til Aalborg: Fokus på ressourcer til nedtagning/oprydning efter landsstævnet. Startende fra søndag formiddag og frem til onsdag/torsdag. Bilag: Bilag 1: Organisationsdiagram cafeteriasalg Bilag 2: Eksempel på instruks til en salgsenhed Side 41 af 51

Evaluering af L2013 for FORSYNINGSGRUPPEN Gruppens deltagere: Jesper Frost, formand John Nørgaard Finn Egholm Dorthe Ibsen Mads Astrup Sørensen Esben Foverskov Brian Asmussen Kim Autzen Kirsten B. Kirchner Opgaven: Esbjerg Forsyning Esbjerg Forsyning, Vand Esbjerg Forsyning, Spildevand Esbjerg Kommune, Affald Esbjerg Kommune, Landsskabsforvaltning Esbjerg Kommune, IT Sydenergi, El Sydenergi, WIFI L2013 Forsyningsgruppens opgave var at dimensionere og forsyne Landsstævnet med de fornødne behov inden for el, vand, spildevand, internet, affaldshåndtering og grønne arealer. Desuden at iværksætte et back-up-system under drift. Planlægning: Generelt: Det er vigtigt at have de rigtige fagpersoner med i gruppen! Forsyningsgruppen afholdt 11 møder i perioden fra 25. juni 2012 til 18. juni 2013. Det har derudover været nødvendigt at mødes i felten for at besigtige de forskellige faciliteter. F.eks. blev der afsat en hel dag sammen med Godik til at tage rundt og besigtige alle de lokaliteter, hvor der skulle opsættes toiletter og baderum. Den dag var rigtig godt givet ud. Behovet for forsyning blev fastlagt inden for fem forskellige områder; skoler, camps, idrætspladser, festpladser, busterminaler. Dette arbejde var færdiggjort primo 2013 og blev rettet til medio april, da vi kendte det endelige deltagerantal. De første installationer og forberedelse af disse foregik fra april 2013. Der blev lavet udbud på el og sanitet. På el var det en god løsning ikke at udbyde hele pakken samlet, men at bruge flere leverandører på de forskellige lokaliteter. Vand, spildevand, affald og WiFi brugte deres eksisterende leverandører ifølge rammeaftaler. Detailplanlægningen blev sent færdig, idet der flere steder var andre aktiviteter i gang. Det anbefales derfor at spærre arealerne MERE end 14 dage i forvejen. Det er vigtigt, at alle har adgang til opdaterede kort! Dette glippede i Esbjerg. Det er desuden vigtigt, at alle grupper bliver hørt i god tid (f.eks. Beredskabet og Kommunikation), så de ikke kommer dagen før og vil lave om på det planlagte set-up. Før landsstævnet gik i gang, blev der udarbejdet en omfattende liste med navne og telefonnumre på kontaktpersoner inden for hvert område. Det var herefter let at finde de rigtige kontaktpersoner på hvert område. Der er en tendens til at glemme slutfasen. Plan for nedtagning skal også være klar i god tid. Hvem gør hvad hvornår. Spildevand: Budget på kr. 150.000. Udgifterne blev på kr. 213.847,34. Det er godt 63.000 kr. mere end forventet. Side 42 af 51

Merforbruget skyldes, at der blev forbrugt flere timer end forventet. Vand: Budget var 400.000 kr. Udgifter blev på 579.832 kr. Merforbruget skyldes ekstra arbejder og ændringer/tilføjelser af installationer, som bl.a. er: Etablering af vand til 8-10 drikkevandfontæner, som blev lavet specifik for L2013, da vandet fra opstillede håndvaske armaturer var ført gennem tank, og derfor ikke måtte benyttes til rent drikkevand Etablering af brusere ved beach-området Omlægning/flytning af allerede etablerede vandledninger pga. placeringsændringer. Vandtilslutninger, som har krævet ekstra opgravning Ekstra tilslutninger til diverse boder. Hjælp til trækning af ledninger WiFi: Budget på kr. 2.300.000. Udgifterne blev på kr. 2.350.000. Merforbruget skyldes primært: Der blev flyttet og gravet af flere gange omkring scannertelt til højskoleplænen Væsentlige ændringer på camp Guldager vedr. placering af information (ekstra gravearbejde på ca. 60 m.) Flytning af tårn midt på pladsen(camp Guldager) ca. 45 m Udvidelse med 6 ikke planlagte internetpunkter i teltet Vores Puls El: Det første budget på el var 1.800.000 kr. og 3 uger før landsstævnet var det på 2.100.000 kr. Den endelige udgift blev på 2.426.000 kr. (Der blev desværre under oprydningen fjernet diverse el kabler m.m. Dette har kostede ca. 40.000 kr.) Se bilag 1 for en uddybning af budgettet for el. Affald: Budgettet for affald (undtaget skoler og camps) var på 700.000 kr. Udgifterne blev på 835.000 kr. Bemærk, at dette beløb er inkl. ca. 150.000 kr. til frivillige hænder, der hjalp med at samle affald. Se bilag 2 for en uddybning af budgettet for affald. Budget på affald fra skoler og camps var på 600.000. Udgifterne blev på 514.000. Generelt: Det går stærkt til sidst og det er svært at bremse for de ekstra udgifter, selv om man er godt forberedt. Afvikling: Der skal være opmærksomhed på, hvornår landsstævnet starter, så tingene kan være klar. Nogle af hjælperne kom allerede søndag. Efterskolerne kom mandag. Skytter tirsdag. Deltagere kom fra onsdag formiddag - tidligere end forventet/planlagt. Spildevand Hvad gik godt? I løbet af landstævnet blev der ikke registreret kloakproblemer. Alle større vandafledningsenheder blev tilledt eksisterende kloakanlæg ved gravitation. Ved mindre vandafledningsenheder blev spildevandet pumpet, såfremt det ikke var muligt at koble dem direkte på eksisterende kloakanlæg. Til små afledningsenheder blev der anvendt tanke, som blev tømt efter behov. Hvad gik mindre godt? På Camps mangledes et sted, hvor campisterne kunne gå hen med deres opvask. I bymidten havde man synlige og bortgemte toiletvogne. Det kunne konstateres, at der ved de synlige toiletvogne (Museumspladsen) konstant var kø, mens de bortgemte toiletvogne (i en baggård ved Skolegade) stort set ikke blev anvendt. Gode råd: Selve planlægningen var meget tidskrævende. Udfærdigelse af fælles kortmateriale Side 43 af 51

ville være tidsbesparende, ligesom kvaliteten af udbudsmaterialet ville blive betydeligt bedre. Vand Hvad gik godt? Fint med samlet gennemgang på lokaliteter med de forskellige leverandører, som skulle have adgang til vandforsyning. Der var ikke nævneværdige problemer med vandforsyningen, mens stævnet var i gang, der var vand til alle uden driftsproblemer Samarbejdet på tværs af forsyningsgrenene Hvad gik mindre godt? Endelig placering af boder, telte, som skal have vandtilslutninger, skal forelægge på et tidligere tidspunkt. Husk at samle ledningsinformationer ét sted. For få drikkevandsposter. Bemærk, at der skal være skilte med drikkevand Gode råd: Esbjerg Forsyning foretog vandanalyser for tapsteder, der blev anvendt til L2013. Der anvendes mere vandledninger/slanger end forventet. Etabler flere 2 fordelerrør med c-kobling, det gør det nemmere for tilslutningsmuligheder. Gør plads til ekstra rørstudse på fordelerrør, der kommer altid lige en ekstra tilslutning. Afsæt tid/mandskab for vandtilslutning til de forskellige aktiviteter, i ugen/dagen op til stævnets start. El Hvad gik godt? Vi fik etableret alt strøm til tiden Vi havde daglige el-møder i perioden 24. juni til 7. juli 2013. Dette gav et hurtig overblik og vi kunne i fællesskab hurtigt finde en løsning, hvis der opstod problemer. Der var hyret fire el-installatørfirmaer til at løse opgaverne. Hvert el-firma havde hvert sit område, hvor de skulle etablere byggestrøm og vedligeholde el-installationen under landsstævnet. Det var en god idé at hyre fire el firmaer og der var et godt samarbejde mellem de 4 firmaer og forsyningsgrupperne. To uger før landsstævnet gik i gang var der hyret et vagtfirma, som skulle passe på vores el- kabler, diesel tanke til generatorerne m.m. Det var en stor udskrivning i budgettet for landsstævnet, men alternativet var, at vores el kabler blev hugget. Vagtfirmaet forhindrede, at der ikke blev hugget noget, og det skal de have en stor ros for. Der var lejet 11 generatorer og tilhørende el-tavler hos et firma, Bredenoord, som stillede el-tekniker til rådighed, som man kunne ringe til 24 timer i døgnet. Stor succes. Alle hovedtavler var etableret 3 til 4 uger før stævnets start. Selve etableringen af el til stævnet blev påbegyndt den 24. juni 2013, og det var ikke en dag for tidligt! Hvad gik mindre godt? Salgsboderne i festområdet bør bruge gas til deres varmeapparater. De må ikke have en masse el-varmeapparater med, hvilket gav elektrikerne en stor og dyr udfordring. Show-lys på Stævnestadion (Blue Water Arena). Her havde man glemt, at der skulle bruges strøm til lyset...pris på en nødlanding på denne opgave blev ca. 300.000 kr. Oversigts tegninger for festområdet var meget sent klar til brug. Der blev kort tid inden landsstævnet skulle i gang stadig ændret på tegningerne. Det betød, at tavler og kabler var forkert placeret, og derfor måtte flyttes. Side 44 af 51

Gode råd: Start i god tid med at lave forarbejdet. Stil spørgsmål til personer i diverse projektgrupper, for at sikre mindst mulig forglemmelser. Lav nogle faste deadlines i processen og sørg for at de overholdes. Sørg for at have gode, opdaterede kort over indretning af pladserne. Lav en telefonliste over alle elektrikere og en prioritetsrækkefølge for, hvem der skal ringes til først og hvilket ansvarsområde, de har. Afhold daglige statusmøder med elektrikerne, så får man hurtig få et overblik, om man er i balance. Og man er flere om at løse eventuelle problemer. Det anbefales IKKE at bruge Rykkerteam eller andre ufaglærte personer til el-opgaver. Hvis man bruger Godik til levering af kølecontainer og toiletvogne, så vær opmærksom på, hvilken type stiktilslutning de kommer med. Vi var blevet oplyst om, at de nogle steder skulle bruge 16A/400V CEE, men da vognene stod på området, var det 230V. Vær opmærksom på, at ikke alt hvad Godik leverer er fejlfrit. Vi havde udgift på fejlfinding af Godiks el materialer for ca. 30.000 kr. Lave en risikovurdering af el-forsyningen under stævnet. Start med at etablere alle hovedforsyningerne i god tid. Lave en plan for hvornår der skal være spænding til festteltene, aktivitetspladserne, camps m.m. Lav en plan for, hvornår diverse generator skal startes. Det er vigtig for at minimere leje-- omkostningerne og brændstofforbrug. Sanitet/bad- og toiletvogne Hvad gik godt? Toiletter og bad var lejet med rengøring Der var tilstrækkeligt med vogne vi så sjældent en kø foran toiletterne Side 45 af 51

Godt givet ud med en fælles rundtur i april så alle parter kendte lokaliteterne og behovet Godiks folk på stedet reagerede hurtigt, når der var problemer under stævnet Hvad gik mindre godt? Ansvarligheden for udbuddet og fastlægning af behovet kom sent på plads. Der skal fra starten udnævnes en ansvarlig. Det er svært at overskue forbrug og nødvendigheder. Brug fagpersoner til dette. Godik var enerådende og dyre. Brug evt. flere mindre leverandører. Der skal i så fald laves flere og mindre udbud (a la på el-området) Fokus på samarbejde med Godik hvem skal slutte til? (er det Godik eller L2013) Godiks udstyr var til tider ikke i orden blev udbedret af vores elektrikere undervejs. Internet - generelt Hvad gik godt? Generelt hele det tekniske set-up. 12.700 unikke brugere på Wi-Fi eller 35.000 brugere over alle 7 dage! Det var uproblematisk at få deltagerne valideret (sms kode for at bruge nettet). Hvad gik mindre godt? Panik omkring camp Guldager ændringer i sidste øjeblik! Delvist overbelastet 3/4G nettet dette kan minimeres ved at få brugeren på løbende og ikke i sidste øjeblik fx på BWA på åbningsaftenen. Der manglede nogle AP i BWA s loge (begrænset signal pga. panserglas) Nedtagning af telte og boder manglede struktur og plan. Opfordring til i større grad at anvende bestående master, træer etc. frem for at montere i telte og boder. Antallet af AP var overdimensioneret til dette projekt. Der var monteret i alt 220 og brugere havde haft samme gode oplevelse med et antal på omkring 150 AP. Husk at opfordre til, at man kobler sig på nettet i god tid WiFi på skoler Der var en god, sammenhængende oplevelse af, at der var et godt set up alle steder, både på skoler, camps, idræts- og festområder (samarbejde mellem SE og Esbjerg Kommune) Affald Hvad gik godt? Planlægningen og den aktuelle bemanding passede godt sammen. Antal og placeringen af affaldskurve passede godt til behovet. Den løbende opsamling af affald og tømningen af affaldskurve indtil lukketid virkede meget godt, og det blev bemærket, at der var rent og pænt alle steder til alle tider. Håndtering af affald på skoler med brug af eksisterende materiel, som blev tømt hyppigere end normalt gik godt. Håndtering af affald på camps gik fint her fungerede det fint med sæk til affald og sæk til genbrug til hver enhed. Skraldebilerne blev placeret direkte ved bespisningstelte. Bemærk, at der er meget emballage ved spisetelte. Fint med skraldebiler til affald og en til pap ved de store spisetelte. Håndtering af affald ved bespisning gik rigtig fint med brug af 240 liters spande med poseforing, men instruktion på stedet af de mange frivillige er meget afgørende Godt samarbejde med Marius Pedersen affaldsentreprenøren. Han var tidligt involveret i planlægningen. Se bilag 2: Evaluering af affaldshåndtering. Hvad gik mindre godt? Affaldssorteringen ude på idræts og festpladserne fungerede ikke. Der blev smidt meget restaffald i genbrugsposerne. Side 46 af 51

Der var ikke forberedt håndtering af take-away emballage i Gryden torsdag aften Ikke tilstrækkeligt koordineret mht. ansvar og opgaver ved bespisningstelte (afrydning) også mellem fest og spisning Renholdelsen omkring efterskolegruppen var ikke optimal, da omfanget af arbejdsopgaven var underestimeret. 4.500 efterskoleelever producerer meget affald! Husk også, at efterskolerne har meget affald med i busserne! Etablerede (idræts)steder skal evt. også hjælpes med håndtering af skraldet. De er uvante med antallet af mennesker. Efter stævnet var det planen, at der først skulle hentes affald fra camps om mandagen, men søndag ved 14-tiden var der store bunker med sække, der skulle fjernes. De sidste gæster forlod pladserne ved 15-tiden. Grønne arealer Hvad gik godt? Det meste gik meget godt. De grønne områder var i meget god stand. Der blev lagt køreplader eller flis, hvor der blev kørt mest. Hvad gik mindre godt? Kørsel med tunge køretøjer i de grønne områder var meget vanskelige at begrænse, kombineret med mange forskellige aktører, samt uerfarne maskinførere (frivillige og leverandører) medførte en del opkørte arealer inden stævnet. Under nedtagningen var der ikke så stor respekt for arealerne, og det var i den forbindelse, at de største køreskader opstod. Affaldsindsamling på camps var planlagt til mandag, men skulle have været startet søndag. Camps var tømt allerede søndag først på eftermiddagen. Der har været virkeligt mange uforudsete småopgaver op til stævnet, der ikke kunne budgetteres med. Små-opgaver beløber sig i alt til omkring 1,1 million kroner. Positivt: generelt Team spirit var i top God opbakning/good will over alt ikke kun kommunens folk, men også samarbejdspartnere Fleksibilitet over alt. De gode forbindelser/aftaler blev brugt. Opbakning fra højeste niveau, som har spredt sig Negativt: generelt Kort skulle have ligget centralt med adgang for alle. Detailplanlægning skulle have været på plads tidligere. Bedre nedtagnings-styring Gode råd til Aalborg: Der bør være et tværgående gruppesamarbejde, så alle grupper ved, hvad der foregår. Forsyningsgruppen skal evt. have et par fællesmøder med de grupper, hvor der er størst interaktion. Evt. skal der etableres et forum for gruppeformænd. Forsyningen skal være klar mandag morgen, så der ikke bliver kørt med trucks og lastbiler ind imellem efterskole-eleverne. Der skal udnævnes en koordinator, som afholder koordineringsmøder inden og under anlægsfasen (f.eks. fælles gravning) Der skal oprettes et Share Point til fællesprojektering og kort. De enkelte aktører indtegner eksisterende og nye ledninger/veje m.v. de rigtige steder. Side 47 af 51

Der er behov for jævnlige møder (en gang pr. måned) Vi havde planlagt møder en gang ugentligt til sidst. Det blev der ikke brug for. Bilag: Bilag 1: Evaluering af el Bilag 2: Evaluering af affaldshåndtering notat Bilag 3: Evaluering af grønne arealer - notat Side 48 af 51

Evaluering af L2013 for BEREDSKABSGRUPPEN Gruppens deltagere: Jens Mølgaard, formand Lasse Nygaard Jan Larsen Suzanne Land Jensen Torsten Lang Jensen Jan Gade Dorthe Lundberg Steen Risbjerg Madsen Villy Grøn Marianne Thorsen Jan Lindhandt Ulla Ankersø Rie Rasmussen Opgaven: Brand og Redning Brand og Redning Beredskabstyrelsen Odense Universitetshospital Odense Universitetshospital Hjemmeværnet Esbjerg Politi Esbjerg Politi L2013 L2013 Sikkerhedschef L2013 Esbjerg Kommune Hvordan og på hvilke områder skal der udarbejdes risikovurderinger. Afdække behovet for førstehjælp under landsstævnet samt lave aftale med en organisation, der sikre dette på forsvarlig vis. Afgøre om der skal være en fremskudt skadestue i stævnecentrum. Sikkerhed under afviklingen af Landsstævnet (kontakt til PET) Vagt og adgangskontrol Side 49 af 51

Planlægning: Den Permanente Beredskabsstab var omdrejningspunktet for planlægningen. Politiet tog initiativet til denne model. Afvikling: Blue Water Arena - man kunne med fordel havde haft en produktionsleder. Blue Water Dokken kompetencefordeling var ikke tydeligt omkring brug. Der var desuden et meget stramt program. Sikkerhed og færdsel på camps fungerede fint på camps Trafikafvikling generelt få problemer ved afspærringerne. Skydebaner svært at honorere kravene især i betragtning af det lave antal skytter der deltog. Samaritter svært at geare samaritteropgaverne og samarbejdet med Røde Kors. Meget værdifuldt samarbejde imellem arrangør og eksterne samarbejdspartner. DGIs sikkerhedsorganisation kom sent på plads. Pladsindretning og sikkerhed blev prioriteret højt i hele processen. Blue Water Arena og Blue Water Dokken blev brugt til det yderste. Godt internt samarbejde i LBS var med til at give fælles fokus og en stor hjælp for DGI. Fint mix af politi og vagter i stævnecentrum. Positivt: Negativt: Rigtig godt samarbejde med i gruppen både før og under Landsstævnet Godt planlægningsforløb, man har hele tiden følt, at der har været overblik. Generelt en meget rolig uge, hvilket bevirkede at Politi og Beredskab aldrig fik afprøvet deres opnormerede beredskabsplan Opgaverne blev løst under stævnet, som de opstod Løsningen med en beredskabsstation, hvor alle bidrager, fungerede godt. Camp Skiphøj havde besøg af knallertbøller, tyveknægte og gæster som var truende over for brandvagterne - situationer man ikke havde forudset Åbningsaften var nærmest lukket land, hvilket medførte en del rygter, som gav ekstra arbejde. Der manglede en DGI produktionschef på stadion (BWA) Godik og Rykkerteam havde lidt svært ved at overholde færdselsreglerne Erfaren sikkerhedschef Gode råd til Aalborg: Daglige briefinger i gruppen er vigtige Vigtigt at førstehjælpsstationerne er godt afmærket. Mange selvhenvender på Sydvestjysk Sygehus. Godt med DGI kontaktpunkter/ambulance-punkter Kørselstilladelser manglede til udenbys ambulancer Side 50 af 51

Vær opmærksom på, at der ikke arrangeres løberute langs busruten/ holdepladsen Se desuden bilag 1 Bilag: Bilag 1: Evalueringsmøde i Beredskabsgruppen 10. september 2013 Dagen derpå.l2013 Sekretariatet i Esbjerg kunne slet ikke få armene ned efter et vellykket landsstævne. Side 51 af 51