Bliv frivillig til World Cup og VM i maraton kano/kajak 2012 og 2013.

Transkript

1 Bliv frivillig til World Cup og VM i maraton kano/kajak 2012 og Kære ven Danmark har en lang og stærk tradition indenfor kano og kajaksport, men ikke desto mindre er det en del år siden vi sidst har været vært for et VM i kano/kajak. Det er derfor med betydelig stolthed at Dansk Kano og Kajak Forbund i samarbejde med Gladsaxe Kommune og Sport Event Denmark nu inviterer alle interesserede til at deltage i planlægningen og afviklingen af World Cup og VM kano/kajak maraton 2012 og 2013 ved Bagsværd Sø. Nedenfor er beskrevet en række områder, som vi skal have dækket af frivillige. Organisatorisk tænkes hvert område dækket af en områdeansvarlig, som herefter organiserer sig med en arbejdsgruppe og senere står for tilknytning af det antal frivillige, der skal bruges til afviklingen. Oversigten er vejledende og kan tilrettes løbende. Fordelspakke til alle frivillige: Nyhedsbreve med seneste nyt fra WC/VM Fælles kick-off møde før WC/VM Officiel WC/VM beklædning Frokostpakke med sandwich, vand og kaffe/te Frivilligfest efter afviklingen af WC/VM Lille gave, rabatordning, indkøbsaftale?????? Til gengæld forventer vi at dine kvalifikationer matcher det job du melder dig til; at du bruger den tid på projektet, som du aftaler med din områdeansvarlige og at du er venlig og imødekommende i dit arbejde med WC/VM. Det skal være sjovt at være med. Ingen har lyst til, at frivilligt arbejde er det modsatte. Har du lyst til at høre mere, så mød op til et uforpligtende opstartsmøde mandag den 24. januar 2011 kl i Børnehaven, Rostadion, Bagsværd Sø. Tilmelding via dette link Vel mødt! Venlig hilsen Dansk Kano og Kajak Forbund Ole Tikjøb, Formand

2 Stillingsbeskrivelser World Cup 2012 og VM maraton kano/kajak 2013 Ansvarsområde Kvalifikationer Opgaver Markedsføring Du har erfaring med markedsføring af store events. Du er kreativ og iderig og kan tilpasse budskabet til de forskellige målgrupper. Du har grafisk indsigt. Målgrupperne kan være internationale specialforbund, masters, lokalbefolkningen (kommunalt, Kbhvn), nationalt (klubber), internationale tilskuere, rejsemagasiner Du kan tage førertrøjen på hvilke budskaber/historier vi vil ud med og lave en plan for hvilke medier vi vil benytte, f.eks. hjemmeside, sociale medier, tryksager, blade, happenings/events Udarbejdelse af markedsføringsplan inkl. tidsplan, handlinger, aktører Gennemførelse af markedsføringsplanens tiltag inkl. (oplæg til) opsætning og tryk Tæt samarbejde med pressegruppen og publikumsgruppen Presse Sponsor Transport Indkvartering Du skal have indsigt i pressens arbejdsvilkår, være serviceminded og have journalistisk tæft. Måske har du tidligere været presseansvarlig ved et internationalt arrangement. Du skal arbejde for og med internationale og nationale journalister, lokale medier, rejsejournalister. Du har formentlig en kommerciel baggrund. Du er en udadvendt person med en stor kontaktflade f.eks. til handelstandsforening mv. Du er kreativ og iderig. Du skal fungere som transportchef, hvilket kræver is i maven og stort overblik. Du skal kunne træffe hurtige beslutninger og stå igennem kritik (der er altid nogen, der synes de venter for længe). Indkvarteringsopgaven kræver grundighed, tålmodighed og overblik. Du skal have blik for Pressemeddelelser og historier op til og under WC/VM Etablering af pressecenter inkl. presseservice under WC/VM Evt. TV-aftale Tæt samarbejde med markedsføringsgruppen og publikumsgruppen Annoncetegning Produktsponsorater Øvrige f.eks. kræmmermarked Udstillerlandsby Udarbejdelse af transportplan t/r lufthavn og hotelrostadion t/r Indgåelse af aftaler busser, biler (VIP) Plan for parkeringsforhold for trailere Indkvartering (hoteller) af officials, ICF, deltagere, frivillige

3 Forplejning Hospitality (øvrig service) Stævneafvikling Faciliteter forskellige gruppers behov og kunne koordinere indkvarteringsopgaven med transport og forplejning. Du skal have sans for, hvad der er god mad til en elitesportsevent både hvad angår mængder, energimæssigt indhold og i forhold til et internationalt snit. Samlet ansvarlig for transport, indkvartering, forplejning samt øvrig service. Du skal have erfaring med afvikling af sporten minimum på nationalt niveau. Du har overblik og er god til at organisere et område der kræver mange hjælpere. Du skal arbejde tæt sammen med facilitetsområdet Du skal have erfaring med afvikling af kano/kajak events minimum på nationalt niveau. Du har overblik og gode samarbejdsevner med mange forskellige parter. Du skal arbejde tæt sammen med stævneafviklingsområdet. Indkvarteringsplan Løbende kontakt til hoteller Plan for campingfaciliteter, strøm, vagt Som ansvarlig for forplejning skal du sikre at alle får mad til tiden, at den er god og at der er rigeligt af den. Plan for afvikling af hver dags frokost og aftensmad for deltagere, frivillige og officials. Sammensætning af menu sammen med dem der skal levere maden (catering, hotel e.a.) Servicefunktionen indeholder ansvaret for VIP set-up VIP service Bådudleje Bådvagt Dopingkontrol aftale med ADD samt afvikling Tårn/styring/resultater, stævne IT Ceremonier Akkreditering / tilmelding sammen med sekretariatet Stævnespeaker Bådførere / security Hegn / security Atletområde Tårn Sø Rostadion (indgå aftale) Dopingkontrolfaciliteter Publikumsfaciliteter inkl. kiosktelt, vip area, toiletter og parkering ICF Sekretariat

4 Publikum Masters Frivillige Dette område spænder vidt med både udviklingsopgaver og praktiske opgaver. Du skal tiltrække publikum, underholde publikum og sørge for at de befinder sig godt (forplejning og oprydning). Du skal have erfaring med og kendskab til de særlige behov for Masters. Det er derfor en klar fordel, hvis du selv har deltaget i Masters regattaer. Dine opgaver skal ske i tæt samarbejde med en lang række af de øvrige funktioner, hvor du lægger Masters vinklen ind over arrangementet Ganske få opgaver varetages af lønnede folk. Det betyder at opgaven som frivilligkoordinator er helt central for at sikre en god gennemførsel af eventen. Du skal være udadvendt og kunne kommunikere med alle slags mennesker. Du skal være struktureret, men også hurtig på aftrækkeren, når der bliver brug for omrokeringer i besætningen. Pressecenter Skoleevent Side events Tilskuerservice Kiosk Renhold af stævneplads Tæt samarbejde med markedsføringsgruppen og pressegruppen. Udarbejdelse af et eller flere scenarier for Masters deltagelse i VM (og evt. WC). Dette indebærer alt fra markedsføring, tilmelding og overnatningstilbud til bådleje, opbevaring, sikkerhed, Mastersfest, Masters som publikum og meget mere. Rekruttering af frivillige (sammen med de områdeansvarlige) Frivilligprogram evt. uddannelse, infomøder, lounge under stævnet, forplejning, tøj mm Information (om specifikke opgaver og VM generelt) Overblik over vagtplaner (som dog lægges af de områdeansvarlige) Task force Sekretariat / Kommunikation Som leder af sekretariatet skal du være serviceminded, have overblik og gode sprogkundskaber. Du skal sikre den gode kommunikation der er afgørende for den gode stemning internt i organisationen (man ved hvad der foregår) og for eksterne parters opfattelse af at eventen kører som planlagt. Nyhedsbreve internt i organisationen Bulletiner til specialforbund Information til Masters Information til offentlige myndigheder Information til andre interessenter omkring Bagsværd Sø Udformning af program Akkreditering tilmelding (sammen med stævneafvikling)

5 Økonomi IT Bæredygtighed (miljø) Du har erfaring med økonomistyring af events. Events har som regel en anden økonomisk karakter end andre revisionsopgaver, fordi man blandt andet skal vide, hvordan man vurderer de forskellige risici. Den økonomiansvarlige skal gerne fungere som en god økonomisk sparringspartner, gå aktivt ind i processen og stille kritiske spørgsmål undervejs. Du er IT-kyndig og har lyst til at lege med dine færdigheder. Du skal være udadvendt og indstillet på at samarbejde med samtlige øvrige grupper. Budget Økonomistyring Betalinger Bogholderi Forsikring frivillige Ansøgning SEDK Ansøgning M-fonden Andre (fonds)ansøgninger Opdatering af hjemmeside (med input fra andre) Akkreditering og betaling (i samarbejde med sekretariatet) Resultatformidling Formidling af eventen (i samarbejde med andre) via hjemmeside, storskærme, trac trac e.a. Anlægge et bæredygtighedsperspektiv på hele eventen med konkrete forslag til implementering.