Årsberetning om intern overvågning år 2014 Side 1 af 6
0. Gennemførsel og kontrol af IO-programmet... 3 1. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger... 3 2. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger... 3 3. Adgang til distributionsnettet... 4 4. Kundekontakt... 4 5. Selskabsmæssig udskillelse... 4 6. Regnskabsmæssig adskillelse... 5 7. Habilitet... 5 8. Indgåelse af aftaler... 5 9. Prisfastsættelse... 5 Side 2 af 6
0. Gennemførsel og kontrol af IO-program Der er ikke sket ændringer i den overordnede organisationsstruktur i virksomheden siden Årsberetning 2013. Der er sket mindre udvidelser af medarbejderstaben i KundeService. Ligeledes er der foretaget udskiftning i Økonomiafdelingens lønmedarbejdere i 2014. Der er afholdt informationsmøder om Østkrafts Program for Intern Overvågning og relevante medarbejdere har underskrevet Medarbejdererklæringer. Der har ikke været klager rettet mod over diskriminerende adfærd i 2014. Der er ikke foretaget intern audit i 2014. Forventes gennemført inden udgangen af 2015. 1. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Der er i 2014 ikke sket ændringer i selskabets håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger (FFO). Forretningsgangen for FFO er som hidtil, at medarbejderen har pligt til at behandle indkomne FFO fortroligt. Således skal fysiske dokumenter med FFO opbevares i virksomhedens sikrede værdibokse. For værdibokse tildeles alene adgang til medarbejdere, som har behov for oplysningerne i forbindelse med deres daglige arbejde. Medarbejderne har desuden pligt til at makulere fysiske dokumenter indeholdende FFO, som ikke længere skal benyttes. Foruden fysiske dokumenter med FFO anvendes SonWin til elektronisk lagring af FFO. Adgangen til SonWin er begrænset, således at kun medarbejdere, der har behov for oplysningerne i deres daglige arbejde har adgang til elafregningssystemet. De pågældende medarbejdere har i øvrigt individuelle brugernavne og adgangskoder. Vi har indført et dokumenthåndteringssystem til brug for korrespondance samt fakturahåndtering. Medarbejdernes adgang til systemet er niveaudelt afhængig af funktion. Medarbejdere med adgang til FFO er instrueret i ikke at videregive de pågældende oplysninger uden kundens direkte samtykke. I den forbindelse accepteres mundtlig tilladelse til videregivelse af oplysningerne. Der er fortsat samarbejde med NETs om fakturafremsendelse og med POST DANMARK A/S om kuvertering og forsendelse af selvaflæserkort. Der er ikke modtaget klager i forbindelse med behandling af FFO. 2. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger Det vurderes, at der ikke er forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger. Der er ikke modtaget klager. Side 3 af 6
3. Adgang til distributionsnettet Der er i 2014 ikke sket ændringer i forretningsgangen vedr. adgang til distributionsnettet. Adgang og tilslutning til distributionsnettet er effektivt reguleret i leveringsbestemmelserne og tilhørende forretningsgange. Afbrydelser registreres og rapporteres til Energitilsynet i forbindelse med den årlige benchmarking. Vedligeholdelse og udbygning af elnettet sker efter en vurdering af eksisterende anlægs alder og stand. Planlagte afbrydelser i forbindelse med vedligeholdelse, samt løbende kabellægningsarbejde som udføres i regi af, annonceres i det lokale dagblad, lokalradioen, lokaltv s hjemmeside, netavisen, SMS-Service samt på selskabets hjemmeside. Er antallet af berørte forbrugere lille informeres disse i stedet individuelt. Under planlægningen af en afbrydelse undersøges det også, om der er berørte ØKN kunder som skal have individuel telefonisk besked. En sådan samtale gør det muligt at placere afbrydelsen så den er til mindst mulig gene for den pågældende kunde. Der er ikke modtaget klager. 4. Kundekontakt Der er i 2014 ikke sket ændringer på selskabets hjemmeside. Den er fortsat logisk opbygget med tydelig opdeling i Netselskab og øvrige aktiviteter således at kunder har mulighed for at orientere sig om aktuelle afbrydelser mv. Hjemmesiden har i foråret 2015 gennemgået en modernisering. Hjemmesiden opfylder hensigten i Energitilsynets vejledning til koncernhjemmesider. Leveringsbestemmelser udleveres til alle nye netkunder samt til interesserede. Derudover fremsendes på opfordring pjecen Gode elvaner udgivet af Dansk Energi. Nævnte publikationer findes ligeledes på hjemmesiden www.oestkraft.dk. 5. Selskabsmæssig udskillelse Der er ikke foretaget ændringer i aktiviteterne i 2014. Der forefindes to sideordnede aktiviteter i. 1. Gadelys for Bornholms Regionskommune 2. Udlejning af overskydende fibernetkapacitet Aftalerne med de sideordnede aktiviteter er indgået med ØSTKRAFT EnergiService A/S. ØKN solgte i 2014 ydelser til ØKE for 4.969.755 kr. ud af en total omsætning på 142.506.503 kr. De sideordnede aktiviteter udgør således 3,5 % af omsætningen i. Side 4 af 6
6. Regnskabsmæssig adskillelse har kun bevilling til drift af distributionsnet og der er således ingen procedurer. 7. Habilitet er som følge af dets kundeantal ikke omfattet af de særlige regler om habilitet. Antal kunder pr. 31.12.2014, 28.414 8. Indgåelse af aftaler Der er i 2014 ikke foretaget ændringer i proceduren for indgåelse af aftaler, ligesom der heller ikke er indgået nye koncerninterne aftaler. Der er indgået følgende koncerninterne aftaler: Udlejning af overskydende kapacitet på s fibernet. Kapaciteten udlejes af ØSTKRAFT EnergiService A/S, og der foreligger en aftale mellem ØSTKRAFT EnergiService A/S og, der ejer fibernettet. Vedligeholdelse af gadelys. ØSTKRAFT EnergiService A/S har en aftale med Bornholms Regionskommune om vedligeholdelse af gadelyset, i den forbindelse køber ØSTKRAFT EnergiService A/S vedligeholdelsesydelser af samt de lokale elinstallatører. Overvågning af elnet. har en aftale med ØSTKRAFT Produktion A/S om overvågning af elnettet, hvor sidstnævnte overvåger nettet. Husleje vedrørende Almindingsvej 10, Rønne. Aftale indgået mellem ØSTKRAFT Holding A/S, som ejer, og, som lejer. For ovennævnte aftaler gælder, at de alle er skriftlige. Aftalerne har ikke været i udbud, men er dog kontrolleret af koncernens revisor. Desuden har aftalen om vedligeholdelse af gadelyset været konkurrenceudsat, idet også de lokale elinstallatører er en del af aftalen. For indkøb gælder i øvrigt, at indkøb over 50.000 kr. kun kan foretages efter indhentning af skriftligt tilbud (evt. i form af en rammeaftale eller kontrakt). 9. Prisfastsættelse Der er i 2014 ikke foretaget nogen ændringer i proceduren for prisfastsættelse. I henhold til lov om elforsyning prisfastsætter netvirksomheden sine ydelser efter objektive og ikkediskriminerende kriterier i forhold til hvilke omkostninger, de enkelte kunde-installationskategorier giver anledning til. Således er nettariffen for eksempel lavere for kunder med et forbrug over 100.000 kwh. Metoden for nettariffens beregning er anmeldt til Energitilsynet og godkendt ved Energitilsynets skrivelse af 2. april 2012. Side 5 af 6
ØSTKRFT Net A/S s gebyrer følger Dansk Energis vejledende tariffer. Metoden for beregning af investeringsbidrag er ligeledes anmeldt og godkendt af Energitilsynet. Rønne, den 27. maj 2015 Poul Sonne-Pedersen/Birgitte Petersen Side 6 af 6