Randers Kommune Printreduktion

DIAS 1 Randers Kommune Printreduktion Afrapportering 10. November 2010

Indhold DIAS 2 Indhold Rapportering 1. Samlet Business Case 2. Metode og databearbejdning 3. Business Case Print og Brevforsendelser 4. Printlister KMD 5. Identificeret potentiale via interviews 6. Tv rg ende tendenser/konkrete tv rg ende initiativer 7. Eksempel p handlingsplan 8. Det videre forlłb?

Samlet Business Case Randers kommune DIAS 3

Indhold DIAS 4 Indhold Rapportering 1. Samlet Business Case 2. Metode og databearbejdning 3. Business Case Print og Brevforsendelser 4. Printlister KMD 5. Identificeret potentiale via interviews 6. Tv rg ende tendenser/konkrete tv rg ende initiativer 7. Eksempel p handlingsplan 8. Det videre forlłb?

Metode og databearbejdning Oplyste baggrundstal DIAS 5 Print Ca. 18.800.000 print i 2009 Ca. 77% S/H Ca. 23% Farveprint Brevforsendelse Ca. 705.000 Breve pr. r. 105.000 fra kaserneomr det 600.000 fra Laksetorvet A-Post ca. 75% B-Post ca. 25 % Omkostninger: Pris pr. A4 ark 3,5 łre Pris pr. farve kopi 20,2 łre pr. kopi Pris pr. S/H kopi 11,44 łre pr. kopi A5 Kuvert med rude 10 łre pr. stk. A-Post : 8,00 (fra 2011) B-Post: 6,00 (fra 2011)

Metode og databearbejdning Udvalgte fokusomr der DIAS 6 Fagomr der 1. Natur og Miljł 2. Błrn og Skole (Błrn) 3. Błrn og Skole (Błrn og familie) 4. HR og Personale 5. Plan og byg 6. Jobcenter 7. Skole 8. Social (kontanthj lp og handicap) 9. Borgerservice Sekretariater 1. Sundheds- og ldresekretariatet (Psykiatri og visitation IKKE med) 2. Miljł- og tekniksekretariatet 3. Byr ds- og direktionssekretariatet 4. Social- og arbejdsmarkedssekretariatet 5. Kultur- og borgerservicesekretariatet 6. Błrn- og skolesekretariatet 7. konomi

Metode og databearbejdning Projektforlłb DIAS 7 Projektet forlłb i korte tr k 1. Fastl ggelse af fokusomr der for projektet 2. Gennemfłrelse af interview 1 3. Hjemmeopgave 4. Gennemfłrelse af interview 2 Form l interview 1 Identificering af arbejdsgange og rutiner med potentiale ift. print og porto inden for de enkelte fokusomr der. Hjemmeopgave Udfyldelse af hjemmeopgave, hvor de i lłbet af Øn uge har registreret typer og antal af print, samt medg et tid for afhentning. Form l interview 2 Form let med interview 2 har v ret validering og kvalitetssikring, samt uddybning af tilvejebragt data med afs t i hjemmeopgaven.

Metode og databearbejdning Projektforlłb DIAS 8 vrigt _ Der er fulgt en interviewguide for at sikre, at alle emner blev afd kket ens _ Alle tal i undersłgelsen bygger p udsagn fra interviewpersonerne og er valideret af disse ved interviewrunde 2. _ Jobcenterinterview blev ndret til en dag p jobcentret, men dialog med repr sentanter for de enkelte omr der.

Metode og databearbejdning Projektforlłb DIAS 9 Eksempel p en hjemmeopgave

Indhold DIAS 10 Indhold Rapportering 1. Samlet Business Case 2. Metode og databearbejdning 3. Business Case Print og Brevforsendelser 4. Printlister KMD 5. Identificeret potentiale via interviews 6. Tv rg ende tendenser/konkrete tv rg ende initiativer 7. Eksempel p handlingsplan 8. Det videre forlłb?

Business Case Breve Udarbejdet ud fra de oplyste m ngder og vurderinger p fordelingen af post via dok2mail og procentdel via Digital Post DIAS 11 Gennemsnitlig brevpris (Digital Post) 0,43 kroner Dannelse af dokument 0,25 kr. Levering til Dokumentboks / Digital Post 0,18 kr Upload afgift Digital Post: forudsat brev p 40kb Digital Post fłrste KB 0,64 kr. Digital Post efterfłlgende KB 0,004 kr. 0,796 kroner afrundet til 1,00 kroner.

Business Case - Breve DIAS 12 Reducerede og łgede udgifter i perioden 2010-2014

Business Case - Breve DIAS 13

Business Case - Breve Hvad betyder Doc2Mail og hvordan fungere det? DIAS 14 Hvad er Doc2Mail? Med doc2mail kan du aflevere dokumenter fra dine almindelige Windows-programmer direkte i en modtagers Digitale Postkasse eller til KMD s printafdeling. Printafdelingen i KMD vil herefter automatisk słrge for at printe, kuvertere og sende dokumentet til modtageren. Dokumentnavn? Afleveringssted? Personnr. / CVR Titel p dokument Evt. vedh ftede dok. Integration til ESDH Printmulighed, hvis nłdvendigt.

Business Case - Breve Hvad betyder det for vores arbejdsgange? DIAS 15 Scenariet i dag i Randers Kommune 1.Sagsbehandler skal sende brev til borger 2.Udarbejder brev 3.Printer brev 4.Henter brev i printer 5.Putter i kuvert 6.Aflevere brev til forsendelse 7.Frankering Scenariet med Doc2Mail i Randers Kommune 1.Sagsbehandler skal sende brev til borger 2.Udarbejder brev 3.V lger Printerikonet Doc2Mail 4.Udfylder Doc2Mail vinduet Besparelser 1.Tid til print og afhentning, kuvertering, aflevering til forsendelse og frankering spares (TID) 2.Omkostningsreduktion ved central print eller aflevering af brev via Digital Post (Kroner)

Business Case - Print DIAS 16

Business Case - Print DIAS 17

Business Case Foruds tninger DIAS 18

Business Case Samlet besparelse DIAS 19 r 2011 2012 2013 2014 Nettobesparelse porto 498.670 1.396.840 1.941.100 2.533.300 Kapitalisering af tid (Brev) 4.406.250 6.168.750 7.050.000 7.050.000 Besparelse print 506.982 895.142 1.265.782 1.265.782 Uddata fra IT-systemer 150.000 150.000 150.000 150.000 Samlede potentiale pr. r 5.561.902 8.610.732 10.406.882 10.999.082 Samlet potentiale pr. r uden tid 1.155.652 2.441.982 3.356.882 3.949.082

Indhold DIAS 20 Indhold Rapportering 1. Samlet Business Case 2. Metode og databearbejdning 3. Business Case Print og Brevforsendelser 4. Printlister KMD 5. Identificeret potentiale via interviews 6. Tv rg ende tendenser/konkrete tv rg ende initiativer 7. Eksempel p handlingsplan 8. Det videre forlłb?

Status forbrug og printpakker Dokument DIAS nr./version 21 Udvalgte forbrugstal fra betalingsaftale 2009

Indhold DIAS 22 Indhold Rapportering 1. Samlet Business Case 2. Metode og databearbejdning 3. Business Case Print og Brevforsendelser 4. Printlister KMD 5. Identificeret potentiale via interviews 6. Tv rg ende tendenser/konkrete tv rg ende initiativer 7. Eksempel p handlingsplan 8. Det videre forlłb?

Identificeret potentiale via interview Overblik Identificeret papirforbrug DIAS 23

Identificeret potentiale via interview Overblik Identificerede brevforsendelser DIAS 24

Identificeret potentiale via interview Overblik 1 fordeling af identificeret papirforbrug DIAS 25

Identificeret potentiale via interview Overblik 2 Fordeling identificeret brevforsendelser DIAS 26

Indhold DIAS 27 Indhold Rapportering 1. Samlet Business Case 2. Metode og databearbejdning 3. Business Case Print og Brevforsendelser 4. Printlister KMD 5. Identificeret potentiale via interviews 6. Tv rg ende tendenser/konkrete tv rg ende initiativer 7. Eksempel p handlingsplan 8. Det videre forlłb?

Tv rg ende tendenser / Konkrete tv rg ende initiativer _Anvendelse af Doc2Mail _Print dobbeltsidet i s/h _Generel gennemgang af printere, typer, antal etc. _B-post vs. a-post (markedsfłringskampagne p vej) _Reducer indhold i forsendelser _Udlever til borger frem for at tilsende _Promover Digital Post _Justering af arbejdsgange _Overvej incitamentsmodel _Reducer print til młder _Ledelsen g r foran fokus p eget papirforbrug _Se endvidere Handlingsplan

Tv rg ende tendenser / Konkrete tv rg ende initiativer Kulturel p virkning _Adf rds ndring _Skal jeg bruge det her? _Kan det głres p sk rmen? _Hvor meget bliver det her til p rsbasis? _Serviceniveau _Skal alle eksterne kontaktflader have det de beder om gratis? _Hvad med de andre afdelinger? _Og, kollegerne, lederne, politikerne? _Sendes skemaer ud eller?

Indhold DIAS 30 Indhold Rapportering 1. Samlet Business Case 2. Metode og databearbejdning 3. Business Case Print og Brevforsendelser 4. Printlister KMD 5. Identificeret potentiale via interviews 6. Tv rg ende tendenser/konkrete tv rg ende initiativer 7. Eksempel p handlingsplan 8. Det videre forlłb?

Top 3 Natur og Miljł DIAS 31

Indhold DIAS 32 Indhold Rapportering 1. Samlet Business Case 2. Metode og databearbejdning 3. Business Case Print og Brevforsendelser 4. Printlister KMD 5. Identificeret potentiale via interviews 6. Tv rg ende tendenser/konkrete tv rg ende initiativer 7. Top 3 p alle fokusomr der i Randers Kommune 8. Det videre forlłb?

Det videre forlłb implementering af doc2mail? Printreduktionsprojektet som afs t for trinvis implementering DIAS 33

Samlet Business Case Randers kommune DIAS 34

Projektplan implementering af doc2mail DIAS 35 Implementeringsplan indeholdende: Projektstyring/processtyring Udv lgelse af omr der til trinvis implementering Samlet tidsplan Intro til doc2mail Udv lgelse af arbejdsgange Tilpasning af arbejdsgange Succeskriterier & m l Implementering Opfłlgning og justering Intro til Digital Post Markedsfłring af Digital Post for borgerne, n r man er i dialog ESDH