Udbud - kørsel med affaldscontainere Kontrakt
Dato: 6. januar 2015 Udarbejdet af: OFD, PJH Kontrol: PJH Version: 1.0 Godkendt af: MEL side 2 af 9 Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk
INDHOLD 2 KONTRAKTGRUNDLAG... 4 3 PARTERNE... 4 4 GRUNDLAG FOR OPGAVEN... 4 4.1 Lovgivningsmæssige rammer... 4 4.2 Kontraktens start, løbetid og evt. forlængelse... 4 4.3 Beskrivelse af opgaven... 4 4.4 Sikkerhed for transport... 5 5 ØKONOMI... 5 5.1 Priser... 5 5.2 Betalingsbetingelser... 5 5.3 Regulering af priser... 5 6 MISLIGHOLDELSE... 5 7 FORCE MAJEURE... 6 8 VEJRLIG OG ANDET... 6 9 OVERDRAGELSE AF OPGAVEN... 6 10 ANSVAR... 7 11 KVALITETSSIKRING... 7 12 ÆNDRING AF VILKÅR... 7 13 TAVSHEDS- OG DISKRETIONSPLIGT... 7 14 KONFLIKTLØSNING... 8 14.1 Opmand... 8 14.2 Voldgift... 8 15 FORSIKRING OG ERSTATNINGSANSVAR... 8 16 UNDERLEVERANDØR... 8 17 KONTRAKTENS IKRAFTTRÆDEN... 9 Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk side 3 af 9
2 Kontraktgrundlag Kontrakten består af følgende dokumenter: Denne kontrakt med tilhørende bilag o Bilag 1 - Kravspecifikation o Bilag 2 - Tilbudsliste o Bilag 3 - Arbejdsklausul 3 Parterne Ordregiver: Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V og Tjenesteyder: NN A/S (efterfølgende benævnt Tjenesteyderen) vejnavn xx 9999 by har indgået følgende kontrakt. 4 Grundlag for opgaven 4.1 Lovgivningsmæssige rammer Arbejdet skal udføres efter den til enhver tid gældende lovgivning. 4.2 Kontraktens start, løbetid og evt. forlængelse Kontrakten løber fra 16. marts 2015 til 31. december 2018, hvor den ophører uden varsel. Herudover har Odense Renovation A/S option på to gange ét år. Hvis Odense Renovation A/S ønsker at anvende optionerne, skal Odense Renovation A/S meddele Tjenesteyderen dette skriftligt med et varsel på tre måneder forud for kontraktens udløb, dvs. senest 1. oktober 2018, hhv. 1. oktober 2019. 4.3 Beskrivelse af opgaven Denne kontrakt omhandler Odense Renovation A/S indkøb af tjenesteydelser i forbindelse med kørsel af affaldscontainere fra tre genbrugsstationer i Odense til anviste modtageanlæg, altsammen med tilhørende administration. Detaljeret beskrivelse fremgår af Bilag 1 - kravspecifikationen. side 4 af 9 Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk
4.4 Sikkerhed for transport Det er et krav fra Odense Renovation A/S, at der altid uhindret skal kunne køres med affaldscontainere. Tjenesteyderen er derfor forpligtet til uden ophold at give Odense Renovation A/S besked, hvis der skulle opstå vanskeligheder af nogen art, der kan påvirke transporterne. Dette er navnlig vigtigt i weekenderne, hvor travlheden på genbrugsstationerne er allerstørst. 5 Økonomi 5.1 Priser Fremgår af Tjenesteyderens tilbudsliste, som er vedlagt denne kontrakt som Bilag 2. Alle priser er angivet ekskl. moms. Ydelserne afregnes efter de priser som er angivet i tilbudslisterne. Der afregnes en pris pr. transporteret container fra en genbrugsstation til det relevante modtageanlæg og tilbage igen (afhængig af hvilken fraktion det drejer sig om og hvor langt den skal køres). Enhedsprisen gælder alle ugens dage. Hvis der skal køres til andre modtageanlæg end dem, som denne kontrakt starter med, tages nye enhedspriser for disse transporter op til forhandling og tilføjes prislisten. Forhandlinger kan kun optages inden for de grænser som udbudsdirektivet tillader. Mængderne angivet i udbudsmaterialet er baseret på Odense Renovations erfaringstal. I kontraktperioden vil der forekomme ændringer i mængderne, i både op- og nedadgående retning, og affaldstyper i tilbudslisten kan helt udgå. Tjenesteyderen skal acceptere sådanne ændringer, uden at dette får indflydelse på enhedspriserne. Priser anført i tilbudslisterne skal dække den fulde værdi af det arbejde, der er omfattet af den pågældende enhedspris. De skal omfatte alle forlangte ydelser til det pågældende arbejde, registreringer m.v. I de angivne priser skal være indregnet alle tilbudsgiverens omkostninger og tillæg til f.eks. administration, fortjeneste, hjælp ved aflæsning, vedligehold, forsikringer, generelle risici, møder med ordregiver, alle gebyrer m.v. Separate ekstragebyrer på fakturaerne (miljøgebyr, olietillæg m.v.) accepteres ikke. 5.2 Betalingsbetingelser Odense Renovations betalingsbetingelser er løbende måned + 30 dage, og fakturaen skal være Odense Renovation A/S i hænde inden den 7. i hver måned. Fakturaen udarbejdes på grundlag af de registreringer, som er foretaget i månedens løb i Odense Renovations MCP-system. 5.3 Regulering af priser Enhedspriserne på transporterne reguleres fremadrettet en gang om året med Danmarks Statistiks BYG6 (delindex: Lastvognskørsel), første gang pr. 1. januar 2016. Ved reguleringen anvendes det senest offentliggjorte indextal. Udgangspunktet er indexet 2014 K3, som var 179,64. 6 Misligholdelse Misligholdelse foreligger, når den beskrevne opgave ikke bliver løst i overensstemmelse med denne kontrakts krav til kvalitet, tid m.v. (forsinkelser og mangler). Følgende forhold betragtes som misligholdelse, hvor Tjenesteyderen overtræder eller tilsidesætter de aftalte vilkår i denne kontrakt (listen er ikke udtømmende): Tjenesteyderen overholder ikke reaktionstiden fra bestilling af transporten til transporten igangsættes Tjenesteyderen kan ikke stille et tilstrækkeligt antal 4-akslede lastbiler til rådighed til tømning af de tunge containere Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk side 5 af 9
Tjenesteyderen kan ikke stille tilstrækkeligt antal biler til rådighed for at kunne følge med ved spidsbelastninger Tjenesteyderen kan ikke stille tilstrækkeligt antal afløsere til rådighed for at dække sygdom m.v. blandt de faste chauffører Tjenesteyderen gør skade på Odense Renovations materiel uden at vedkende sig ansvaret I tilfælde af misligholdelse pålægges Tjenesteyderen en bod svarende til de ekstraomkostninger, som Odense Renovation A/S pådrager sig som følge af misligholdelsen. Det betragtes som væsentlig misligholdelse, hvis Tjenesteyderen groft tilsidesætter sine forpligtelser i henhold til nærværende aftale. Dette kan forekomme ved (listen er ikke udtømmende): gentagne tilfælde af almindelig misligholdelse (se liste ovenfor) grov overtrædelse af ovenstående manglende afhjælpning efter påbud Hvis Tjenesteyderen gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, er Odense Renovation A/S berettiget til straks at hæve den indgåede aftale og kræve erstatning for de omkostninger misligholdelsen medfører, herunder merudgifter til transporter udført af tredjemand og gennemførelse af nyt udbud. 7 Force majeure Det betragtes ikke som misligholdelse, hvis manglende transporter skyldes ekstraordinære, uforudseelige begivenheder, som Tjenesteyderen er uden indflydelse på, og som denne ikke kunne afværge. Ved påberåbelse af force majeure skal Tjenesteyderen straks meddele Odense Renovation A/S dette med angivelse af forventet varighed. Tjenesteyderen er forpligtet til uden ekstrabetaling at foranstalte tiltag, der gør det muligt at udføre de transporter, der er blevet forhindret af force majeure. Tilrettelæggelsen af sådanne tiltag foretages i samarbejde med Odense Renovation A/S. En lovligt anmeldt strejke regnes ikke som force majeure, men som en ekstraordinær hændelse, som Tjenesteyderen skal kunne tage forholdsregler over for. Her vil reglerne for misligholdelse i stedet være gældende. Anvendelsen af misligholdelsesreglerne vil bero på en konkret vurdering i det konkrete tilfælde. 8 Vejrlig og andet Ved ekstraordinære vejrligsforhold, driftsforstyrrelser eller andre forhold, der ligger uden for både Odense Renovation A/S og Tjenesteyderens påvirkningsmulighed, skal Tjenesteyderen sørge for, at transporterne kan udføres med de mindst mulige ændringer i forhold til udbudsmaterialet. 9 Overdragelse af opgaven Tjenesteyderen må ikke uden udtrykkeligt skriftligt samtykke fra Odense Renovation A/S overdrage nogen rettighed til tredjemand i henhold til den kontrakt, der bliver indgået. Hvis Tjenesteyderen frasælger den del af sin virksomhed, der udfører den i denne kontrakt beskrevne opgave, til en ny ejer, skal Odense Renovation A/S først godkende, at opgaven overføres til denne nye ejer. side 6 af 9 Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk
Hvis Tjenesteyderen er organiseret som et anpartsselskab eller et aktieselskab, kan Tjenesteyderen afhænde anparter eller aktier uden Odense Renovation A/S godkendelse. 10 Ansvar Tjenesteyderen er erstatningspligtig i henhold til dansk rets almindelige regler for skadegørende handlinger og undladelser, hvis sådanne medfører tab for Odense Renovation A/S eller for tredjemand. Tjenesteyderen er forpligtet til at tegne og opretholde sædvanlige forsikringer i hele kontraktens løbetid. Odense Renovation A/S er berettiget til at kræve dokumentation for de tegnede forsikringer samt at gøre sig bekendt med disses policebetingelser. 11 Kvalitetssikring Ved indgåelse af kontrakten nedsættes en kvalitetssikringsgruppe, der følger opgavens varetagelse i kontraktens løbetid. Gruppen vil som minimum bestå af repræsentanter for Odense Renovation A/S og Tjenesteyder. Der afholdes to statusmøder årligt samt efter behov. I opstartsfasen kan det være nødvendigt med flere møder i kvalitetssikringsgruppen. Tjenesteyderen skal deltage i møderne uden yderligere omkostninger for Odense Renovation A/S. Et eller flere af de til enhver tid siddende medlemmer af kvalitetssikringsgruppen vil kunne foretage varslede eller uanmeldte kontrolbesøg ved Tjenesteyderens køretøjer for at sikre, at forholdene lever op til de i kontrakten anførte betingelser. Kontrolbesøg kan ikke fritage Tjenesteyderen for ansvar. Tjenesteyderen er forpligtet til at efterkomme anmodninger om ændringer af forhold, som kvalitetssikringsgruppen konstaterer under et kontrolbesøg. Eventuel nødvendig dokumentation for Tjenesteyderens overholdelse af de i kontraktens anførte betingelser skal stilles til kvalitetssikringsgruppens rådighed efter forlangende. 12 Ændring af vilkår Alle ændringer, nye tiltag og præciseringer af denne kontrakt skal foretages skriftligt og underskrives af både Tjenesteyderen og Odense Renovation A/S. Der kan ske ændringer i affaldsfraktioner, containertyper, afleveringssteder osv. I sådanne situationer skal Tjenesteyderen være indstillet på at imødekomme mindre driftsmæssige ændringer. Hvis forholdene derimod ændres væsentligt som følge af politiske beslutninger, ændrede miljøkrav, lovændringer eller ændringer i EU-regler, er hver af parterne berettiget til at opsige kontrakten med et skriftligt varsel på minimum seks måneder. 13 Tavsheds- og diskretionspligt Tjenesteyderen pålægges tavshedspligt med hensyn til alle oplysninger der måtte komme i dennes besiddelse, eller som denne i øvrigt måtte blive bekendt med under udførelse af opgaver i henhold til denne kontrakt. Tavshedspligten vedvarer også efter kontraktens udløb. Herudover skal Tjenesteyderen udvise diskretion med hensyn til omtale af opgaveløsninger, af indgåede aftaler og deres indhold. Resultater m.v. må alene meddeles Odense Renovation A/S, med mindre der foreligger særlig skriftlig aftale om andet. Tjenesteyderen kan kun efter aftale med Odense Renovation A/S henvende sig til tredjeparten og til andre relevante instanser for at søge oplysninger til brug ved opgavens løsning. Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk side 7 af 9
14 Konfliktløsning 14.1 Opmand Mindre konflikter mellem parterne søges løst gennem forhandling, eventuelt gennem forhandling mellem parternes direktører. Opnås der ikke enighed i sådanne tilfælde, kan sagen forelægges en opmand, der udpeges af parterne i fællesskab. Parterne er forpligtet til at rette sig efter opmandens afgørelse. 14.2 Voldgift Såfremt der mellem denne kontrakts parter skulle opstå nogen uenighed, der ikke løses gennem forelæggelse for opmand, det være sig om forståelsen af kontrakten, fremtidige kontrakttillæg, fordelingen af rettigheder og forpligtelser eller i forbindelse med andre, gennem kontraktforholdet opståede spørgsmål, skal en sådan tvist være unddraget påkendelse ved de ordinære domstole og i stedet afgøres ved voldgift efter dansk ret i henhold til Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut (Copenhagen Arbitration). Hver part udpeger en voldgiftsmand mens voldgiftsrettens formand udnævnes af Instituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet eller modtaget underretning om begæring om voldgift har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af Instituttet i overensstemmelse med ovennævnte regler. 15 Forsikring og erstatningsansvar Tjenesteyderen skal have tegnet en erhvervsforsikring, der dækker hans ansvar i forbindelse med udførelsen af denne opgave. Han skal holde sit anlæg behørigt forsikret, ligesom der skal være tegnet ansvars- og ulykkesforsikring for mandskabet. Omkostningerne til forsikringerne afholdes af Tjenesteyderen. Tjenesteyderen skal på anfordring dokumentere, at forsikringerne er i kraft. Tjenesteyderen er erstatningspligtig for al skade, som han selv eller hans mandskab måtte forvolde på privat eller offentlig ejendom under udførelse af opgaven. Tjenesteyderen hæfter for de skader, som firmaets vogne og udstyr måtte forvolde på genbrugsstationernes område. Endvidere skader på ramper samt skader på containere, så længe de er i Tjenesteyderens varetægt, inkl. ophaling og aflæsning. 16 Underleverandør En underleverandør er en anden virksomhed, der udfører det samme arbejde som Tjenesteyderen efter denne kontrakt. Hvis Tjenesteyderen benytter underleverandører, skal disse opfylde samme forpligtelser som er gældende for Tjenesteyderen selv. Alle underleverandører skal angives med firmanavn og den funktion, de skal udføre. Hvis den valgte Tjenesteyder i kontraktperioden ønsker at skifte underleverandør, skal Odense Renovation A/S orienteres om dette og Odense Renovation A/S skal godkende denne. Hvis den valgte Tjenesteyder i tilbuddet ikke har ønsket at anvende underleverandør, må han ikke uden udtrykkeligt skriftligt samtykke fra Odense Renovation A/S lade hele eller dele af den udbudte opgave udføre af underleverandører. side 8 af 9 Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk
17 Kontraktens ikrafttræden Tilbudsgiver anses ikke at have fået opgaven overdraget, før gyldig kontrakt er returneret til Odense Renovation A/S i underskrevet stand, og de forlangte bilag er vedlagt og eventuel yderligere dokumentation er fremlagt. For Odense Renovationsselskab A/S, den For NN A/S, den Thomas B. Jørgensen Adm. Direktør på tro og love Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk side 9 af 9