Landsledelsesmøde den 10.-11. juni 2016 Bilag 4.3. 10. link Budget 2017. Analyse udvidet. Emne og initialer for ansvarlige. Emne 1 og emne 2: Kørselsomkostninger Medarbejdere og frivillige. Analysen omfatter ikke mødevirksomhed. Peter Mortensen (PM) Thomas Sørensen (TS) Kort beskrivelse af problemstillingen. Hvad bliver analyseret. DGI Administrativ Ledelse har på møde d. 11. februar 2016 vedtaget nye Vejledende retningslinjer for medarbejderes kørsel i egen bil som beskrevet her. Analysen skal give eksempler på, hvad de nye retningslinjer vil betyde for den enkelte medarbejder og for omkostningsniveauet i DGI på lands- og landsdelsplan. Generel beskrivelse af satser for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse I 2016 kan der for erhvervsmæssig kørsel op til 20.000 km skattefrit udbetales op til 3,63 kr. pr. km. For kørsel udover 20.000 km kan der skattefrit udbetales op til 1,99 kr. pr. km. Udbetales der en højere sats end ovennævnte, bliver hele udbetalingen skattepligtig A-indkomst. Der er ikke nogen laveste sats. Det er derfor helt op til arbejdsgiveren at beslutte, hvor stort et beløb arbejdsgiveren vil udbetale pr. kørt km. I dag får som udgangspunkt alle i DGI udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse med 3,63 kr. pr. km. Da det er arbejdsgiveren selv, der fastsætter størrelsen af satsen for den erhvervsmæssige kørsel, er der mulighed for, at DGI ved at nedsætte den nuværende kørselssats til et mindre beløb kan mindske den samlede udgift til udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse til DGI-ansatte og frivillige. Analysen skal vise konsekvensen af, at satsen for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel i DGI nedsættes til 1,99 kr. Den efterfølgende analyse viser dog også konsekvenserne af, at satsen fremadrettet i stedet sættes til hhv. 3,50 kr., 3,25 kr., 3,00 kr., 2,75 kr., 2,50 kr. og 1,99 kr. pr. km. Besparelsen beregnes med udgangspunkt i satsen på 3,63 kr. minus den ønskede sats gange med antallet km, som der udbetales kørselsgodtgørelse for.
Eksempel: En landsdelsforening ønsker fremover kun at udbetale 1,99 kr. pr. km i skattefri kørselsgodtgørelse. Den årlige antal kørte km udgør 100.000 km. Besparelsen er 3,63 kr. 1,99 kr. = 1,64 kr. * 100.000 km = 164.000 kr. For en medarbejder der f.eks. kører 20.000 erhvervsmæssige kilometre om året, betyder det en mindre udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse på 32.800 kr. Det undersøges i hvilket omfang, der rejses på 1. klasse i DGI regi. D. Køb/leasing af firmabiler Inspireret af DGI Midt- & Vestsjællands firmabil-ordning skal analysen vise, hvorvidt der kan ligge en omkostningsbesparelse ved køb/leasing af firmabil i DGI. Analysens resultater. Det er ikke muligt at give et kvalificeret bud på, hvad de ændrede retningslinjer vil give af besparelser. Det skyldes, at besparelsen er meget afhængig, hvor de enkelte medarbejdere bor i forhold til deres arbejdsplads. Endvidere er der meget stor forskel på, hvor meget de enkelte medarbejdere kører for DGI konsulenterne gør naturligvis mere end idrætssekretærerne. Der er dog ingen tvivl om, at det vil give besparelser. I DGI Sønderjylland er der tilfældigt udvalgt kørselsafregninger for to medarbejdere i marts 2016. I alt er der angivet 5 kørsler. Såfremt kørslen var beregnet efter de nye retningslinjer ville det betyde en besparelse på ca. 700 kr. Skøn for hele DGI Sønderjylland Et skøn for DGI Sønderjylland er, at de nye regler vil betyde en mindre udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse for ca. 10.000 km. Ved en sats på 3,63 kr. vil den årlige besparelse således være ca.36.000 kr., og ved en sats på 1,99 kr. vil besparelsen være ca. 20.000 kr. Skøn for hele DGI 7 landsdele á 10.000 km = 70.000 km 7 landsdele á 15.000 km = 95.000 km Landsplan á 20.000 km = 20.000 km I alt 185.000 km Side 2
Ved en sats på 3,63 kr. vil den årlige besparelse således være ca. 670.000 kr., og ved en sats på 1,99 kr. vil besparelsen være ca. 370.000 kr. Ovennævnte er et meget spinkelt analysegrundlag, men som nævnt vil der alt andet lige - være en besparelse ved de nye retningslinjer. Som det fremgår af Oversigt gældende kørselssatser se her - anvendes den høje kørselssats pt. for medarbejdere på lands- og landsdelsplan. Denne sats anvendes ligeledes overfor frivillige på landsplan og de fleste landsdelsforeninger. Dog udbetales der en lavere sats til frivillige i DGI Vestjylland, DGI Midtjylland, DGI Østjylland og DGI Midt- og Vestsjælland. Da langt de fleste kilomestre udbetales til taksten på 3,63 kr., er det denne sats, som der er taget udgangspunkt i ved beregningerne. De konkrete beregninger kan findes her: Analysen tager udgangspunkt i antal kørte kilometre i 2015 for både ansatte og frivillige. I 2015 blev der på landsplan kørt ca. 1.511.377 km og i landsdelene tilsammen ca. 2.843.307 km tilsammen i alt 4.354.684 km. Hvis satsen ændres fra 3,63 kr. til 1,99 kr. vil den samlede besparelse for hele DGI udgøre ca. 7,1 mio kr. fordelt med en besparelse på landsplan på ca. 2,5 mio. kr. og en besparelse i landsdelene på ca. 4,6 mio. kr. For nuværende modtagere af skattefri kørselsgodtgørelse kan en nedsættelse fra 3,63 kr. til 1,99 kr. virke voldsomt. Beregningerne viser derfor også besparelsen ved en nedsættelse af kørselssatsen til hhv. 3,50 kr., 3,25 kr., 3,00 kr., 2,75 kr., 2,50 kr. og 1,99 kr. pr. km. Analysen viser, at der for landsplan og landsdelsforeninger tilsammen kan spares ca. 1,1 mio. kr. kr. for hver 25 øre kørselstaksen nedsættes. Hvad betyder det konkret for DGI Sønderjylland. I 2015 er der udbetalt kørselsgodtgørelse for i alt 299.000 km. Ved en eventuel fremtidig sats på 1,99 kr. vil DGI Sønderjylland opnå en årlig besparelsen på ca. 490.000 kr. Hvad kan en nedsættelse af satsen betyde for en konsulent i DGI Sønderjylland Ved en nedsættelse af satsen til 1,99 kr. pr. km vil en konsulent med en årlig erhvervsmæssig kørsel på 13.715 km. miste ca. 22.000 kr. årligt. Se flere eksempler i beregningerne. På baggrund af drøftelse med DGI Økonomi, kan vi konstatere, at rejse på 1. klasse kun finder sted i meget begrænset omfang, hvorfor det er vores vurdering, at det rent omkostningsmæssigt ikke har nogen særlig betydning. Side 3
D. Køb/Leasing af biler Med udgangspunkt i de faktiske besparelser i DGI Midt- og Vestsjælland, er det vores vurdering, at der min. kan være en omkostningsbesparelse på 1,1 mio. kr., idet vi forudsætter køb/leasing af én bil pr. landsdelsforening/landsplan. Beskrivelse af besparelse. Reglen om korteste afstand vil i særlig grad ramme medarbejdere, der har længst afstand fra bopæl til arbejdssted. Vi skal derfor henlede opmærksomheden på effekten af dette, særlig i lyset af, at vi med udgangspunkt i tænkningen en medarbejderressource en fælles ressource, har forventningen og ønsket om en høj grad af fleksibilitet og mobilitet blandt vore medarbejdere. Generelt fremgår det af ansættelseskontrakterne i DGI, at der oppebæres kørselsgodtgørelse i henhold til statens satser. I praksis har det betydet, at der altid er udbetalt efter statens højeste satser. En nedsættelse af satsen for skattefri kørselsgodtgørelse er efter vores opfattelse en så væsentlig ændring af ansættelsesvilkårene, at den skal varsles over for medarbejderne med et varsel svarende til opsigelsesvarslet. Med henblik på en effektiv udnyttelse af rejsetid m.v., kan der være begrundelser for rejse på første klasse. Det er vores anbefaling, at hovedreglen fortsat er, at der ikke rejses på første klasse, og at der skal en særlig begrundelse til. D. Køb/Leasing af biler Eksemplet fra DGI Midt- og Vestsjælland viser en reel omkostningsbesparelse, og det er vores oplevelse, at praktikken ifb. med firmabilen fungerer godt, hvorfor denne kan være et godt udgangspunkt for en generel vejledning på lands- og landsdelsplan. Besparelsens omfang. Side 4
Med henblik på at sikre en ensartet administration, vil vi anbefale, at de nye retningslinjer træder i kraft pr. 1. januar 2017 på såvel lands- som landsdelsplan. Vi ser ikke godtgørelse for erhvervsmæssig kørsel som en del af lønpakken, men vil anbefale, at implementering sker umiddelbart efter de gennemførte lønforhandlinger november/december for 2017. Principielt vil vi anbefale den samme sats for medarbejdere og frivillige. Vi vil ligeledes anbefale, at en evt. ny sats implementeres fra 1. januar 2017 gældende for alle på lands- og landsdelsplan. Såfremt der ønskes en væsentlig nedsættelse af satsen (f.eks. helt ned til 1,99 kr.), kan det overvejes at indføre en overgangsordning på f.eks. 3 år. Ved vurderingen af hvad satsen skal være fremover, bør man være opmærksom på, at der under alle omstændigheder er tale om en forringelse af de nuværende vilkår for såvel ansatte som frivillige. Ved en meget lav sats til medarbejderne, kan der måske være nogle medarbejdere, der fravælger at benytte egen bil. En konsekvens kan blive, at arbejdsgiveren må anskaffe (yderligere) firmabiler. Anbefalingen er gældende for såvel medarbejdere som frivillige på lands- og landsdelsplan. D. Køb/leasing af biler Vi anbefaler, at det igangsatte arbejde om etablering af firma-bil-aftale fortsættes, med henblik på at aftale kan indgås snarest mulig. Alt afhængig af aftalens vilkår, skal chefforum drøfte, hvorvidt aftalen kan/skal betragtes som en eksklusiv aftale og hvad dette i givet fald vil betyde for indgåelse af aftaler på lands- og landdelsplan om køb/leasing af firmabiler. Øvrige bemærkninger: Kørselsgodtgørelse i forbindelse med projekter finansieret/medfinansieret af puljemidler. Kørselsgodtgørelse i forbindelse med projekter finansieret via ministerielle puljer. Flere projekter på lands- og landsdelsplan er finansieret via puljemidler fra ministerier o.l. Ofte refunderes der kun 1,99 kr. pr. km (svarende til laveste sats). Side 5
Vi indstiller, at medarbejdere og andre involverede i projekterne afregnes med den vedtagne sats i DGI, uanset at landsplan- og landsdelsforeningerne kun får en mindre del refunderet i projektet. Differencen er et anliggende for bevillingsmodtager. Vingsted, den 11. april 2016 Side 6