Referat af hovedbestyrelsesmøde 3/2008

Dansk Orienterings-Forbund Til Hovedbestyrelsen og ansatte Medlemmer, klubber, udvalg, projektgrupper og revision Referat af hovedbestyrelsesmøde 3/2008 Mødested Nyborg Strand, Østerøvej 2, 5800 Nyborg Mødedato Torsdag den 24. april, kl. 17.00-21.30 Mødedeltagere Referat Helge Søgaard, Formand (HS) Lars Olsen, Næstformand (LO) Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KJF) Lars-Ole Kopp, Nord (LOK) Thomas Uhlemann, Syd, (TU) Jørn Simonsen, Øst (JS) Thomas Lindschouw, Plan (TL) John Holm, Kort (JH) Lisa Tantholdt, Bredde (LT) Jette Kreiberg, Børn & Unge (JK) Helge Lang Pedersen, Elite (HLP) Preben Schmidt (PS) Dagsorden HS bemærkede at dagsordenen var blevet forenklet, med en lidt tydeligere opdeling mellem B-punkter til bred debat, og hvor der skal træffes beslutninger og C-punkter, der alene er til orientering. Orienteringspunkterne skal som udgangspunkt ikke debatteres. Endelig er aktiviteter, der har reference direkte til hovedbestyrelsen langt ind i en aktivitetsliste, der vedhæftes referatet som et bilag sammen med mødeplanen. Ingen ønskede på dette møde at løfte C-punkter og punkter på aktivitetslisten op til debatpunkter. Enighed om at evaluere den forenklede dagsorden ved mødets slutning. HS meddelte samtidig, at han fremover med mellemrum vil rundsende mails til hovedbestyrelsen og stab, omkring det idrætspolitiske i forhold til interne og eksterne relationer, og opfordrede alle til, som han, at sende en kvitteringsmail til de ansvarlige, når man har haft et godt møde, stævne eller bare oplevet et godt resultat af en aktivitet. Uddeling af DM medaljer vil i fremtiden være en opgave for alle hovedbestyrelsesmedlemmer og det samme gælder opgaven med til bladet at skrive rubrikkerne leder og kommentar mens rubrikken synspunkt skal skrives af en, der ikke er medlem af hovedbestyrelsen eller stab. Det er HS der koordinerer opgaverne. Mødereferat Side 1 af 9 HB møde 3/2008

Godkendt A. Godkendelse af referat 1. Referat 2/2008 af mødet fredag den 29. februar 2008 og lørdag den 1. marts 2008. Godkendt B. Debatpunkter til beslutning. 1. Strategi Er det ikke nu vi skal lægge en langsigtet strategi for hele forbundet? Seneste politikkatalog som samler hele forbundets strategi og vision er fra 1998. Der står rigtigt mange gode ting, og mange der ikke er opfyldt, men som stadig er mere end aktuelle. En erfaring er at vi skal sikre en bedre forankring i hele vores organisation, der omfatter enkelte klubmedlemmer, over klubber og udvalg til projektgrupper, ansatte og hovedbestyrelsen. Også behovet for at lave en grund analyse blev fremhævet. Der er brug for en frisk syn og nye fælles mål, der er realistiske og gerne målbare. JS var meget optaget af at en strategivedtagelse ikke måtte pålægge klubberne opgaver. Det er forbundets strategi, der skal fastlægges. Den skal indeholde små skridt, og afspejle de ændringer der har været i samfundet og de trends, der tegner sig på områder som Børnefamilier med mindre tid, MTB-O og motionsløbsbølgen og de uorganiserede. LT pegende på vigtigheden af det eksterne signal. Hvad er det vi kan sælge os på fremover? - Og JK pegende på at resultatet skal være både bredt og spændende. TU fremhævede at der faktisk er sket rigtigt meget også i klubberne, som har flyttet sig. I Kolding har både MTB-O og O-Biathlon tilført nye medlemmer og kræfter, og kortarbejdet har fået et løft. LO opfordrede til en principbeslutning nu. Vi skal have en god proces, det er vigtigt, men den må ikke blive for lang. Der blev truffet en principbeslutning om at der i perioden frem til næste ordinære repræsentantskabsmøde i marts 2009 skal udarbejdes en ny strategi for Dansk Orienterings-Forbund. KF og PS udarbejder et oplæg til køreplan, herunder kommer med indstilling til en projektbeskrivelse og sammensætning af en projektgruppe. PS undersøger mulighederne for ekstern konsulentstøtte fra DIF til gruppens arbejde. Punktet fremskrives. 2. Breddepolitikken 1. behandling Breddepolitik ver. 3.3 Køreplan Dialogmøder, Syd, Nord og Øst Fra hovedbestyrelsens behandling Dialogmøderne er vigtige og skal være med til at få klubberne med. Det er vigtigt at der ikke peges fingere af klubbernes arbejde, og at breddepolitikken aflaster og understøtter klubbernes ildsjæle. Det skal blive nemmere at være klub. Forbundets skal tilbyde klubberne noget. Lave aktiviteter for børn, unge og voksne. Kerneaktiviteter er ikke forståeligt. Skoleorientering, ja, hvis vi tænker langsigtet. Som forbund skal vi lave tre ting: Mødereferat Side 2 af 9 HB møde 3/2008

1. Breddeaktiviteter - som aflaster klubberne, samt opsamling og formidling af gode ideer på tværs. 2. Missionerer Fortælle eksternt hvem vi er og hvorfor nye skal vælge os. 3. Talent og elitearbejde der som et tilbud til den enkelte gør det muligt at udvikle sig så langt ambitioner, evner og talent rækker. Det er vigtigt at forbundet ikke er foran. Men at udviklingen kommer nedefra. Som et resultat af denne 1. behandling blev breddepolitikken redigeret til Breddepolitik ver.3.4 Breddepolitikken er nu i høring og behandles på 3 dialogmøder den 5-.6. og 7. maj i Syd, Nord og Øst. Punktet fremskrives 3. Integration af MTB-O Bilag fra MTB-O projektgruppen PS fremlagde indstillingen fra projektgruppen. De enkelte fagudvalg havde lejlighed til at ytre sig. Plan vil kunne påtage sig opgaverne, men har brug for lidt tid til at få især påsætning af kontrollanter til DM erne på plads. Børn og Unge ønske ikke at der står bør, men ønsker i stedet en blødere formulering, da man ikke umiddelbart kan magte opgaven. Indstillingen om at lade projektgruppen opløse i 2009 og blive erstattet af et løsere netværk, der samler ildsjælene, blev efter en kort drøftelse godkendt. Indstilling blev med nævnte bemærkninger godkendt. Opgaverne indarbejdes under de enkelte fagudvalg i den reviderede organisationsplan. PS underretter projetgruppen. Punktet sluttet. Opfølgning under punkt 5 og på aktivitetslisten. 4. Bestyrelsesansvar Materiale fra DIF udsendt på mail den 8. april 2008 kl. 16.44 PS bekræftede at den tegnede fælles forsikring hos TRYG også dækker søgsmål om bestyrelsesansvar. Hovedbestyrelsen tog materialet til efterretning og besluttede ikke at tegne yderligere forsikringer. Punktet er afsluttet og udgår. 5. Opdateringer af Forretningsorden, Organisationsplanen, Stillingsbeskrivelser, Personalepolitikken og et nyt bilag, opgavedeling. HS fremlagde nyt bilag om en opgavedeling imellem ham og 2 to næstformænd. Ideen er enkel, idet han gerne vil delegere nogle af de mange interne og eksterne opgaver til de to næstformænd. Det giver alt andet lige en bredere berøringsflade og sikre at der en tæt kontakt til de enkelte ansvarsområder. Det er tanken at opgavedelingen sammen med organisationsplanen, stillingsbeskrivelserne, personalepolitikken og forretningsordenen skal være de dokumenter, der holder organisation sammen og sikre overblik, opgavedeling og spilleregler for det daglige arbejde. JS understregede vigtigheden af at 7 dages fristen for dagsorden og bilag i forretningsordenen overholdes. Vedtaget at HS og PS til næste møde foretager en gennemgang og kommer med forslag til en opdatering af alle dokumenterne. Punktet fremskrives. Mødereferat Side 3 af 9 HB møde 3/2008

6. Budget 2009 LO omdelte køreplan for budget 2009. Budgettet 2009 og de langsigtede budgetmål for 2010 og 2011 er ikke ændret siden repræsentantskabsmødet. De nyeste meldinger peger på at tipsmidlerne er kommet under pres, og at vores tilskud fra DIF derfor på sigt vil kunne blive reduceret. Dette gælder selvom Tips- og Lotte omsætningen stiger, idet Danske Spil er tvunget ud i konkurrence og derfor må øge gevinstchancerne. Indtægtssiden vil først endelig ligge fast i Oktober-November, hvor vi kender meldingerne fra DIF og Team Danmark. Udgiftsrammerne vil i år fra starten blive styret hårdere. Alle udvalg og projektgrupper vil på forhånd blive pålagt at lave et budget med alternativer på +/- 5 % Køreplanen vedtaget. Vedhæftes dette referat. Punktet fremskrives. 7. Repræsentantskabsmødet 2008 Evalueringen gav disse synspunkter. Overskrift, Det var et lidt kedeligt og meget fagligt møde. Uddelingen af æresbevisninger var ikke værdig nok. Er æresbevisningen eller modtagere ikke til stede, sker der ikke uddeling. Mere festlige overrækkelser, med blomster, musik og helt korte indlæg. Ved 2 dages møde bør der være mere motion, og tilbud om sund mad. Taget til efterretning. JS og PS finder sted til mødet i 2009 på Vestsjælland. Punktet sluttet. 8. JWOC 2010 HSØ er hovedbestyrelsens kontaktperson til dette arrangement Der givet forhåndstilsagn om støtte fra henholdsvis Aalborg Kommune og SportEvent Danmark med et kontant beløb på samlet kr. 500.000 til arrangementsafviklingen. Hertil kommer kr. 150.000 fra Spar Nord Fonden. Der arbejdes i den samlede pakke med ovennævnte eksterne partnere ud fra en underskudsgaranti fra forbundet på kr. 200.000. Indstillingen og dermed en underskudsgaranti som anført blev godkendt. Punktet sluttet. Arrangementet følges på aktivitetslisten. C. Efterretning til orientering 1. Formanden DIF årsmøde Desværre er HSØ forhindret i at deltage i DIF s årsmøde, der afholdes i Brøndby lørdag den 26. april 2008. En hastig rundspørge til enkelte har ikke frembragt andre mødedeltagere fra hovedbestyrelsen. HSØ meddeler DIF-formand Niels Nygaard afbud med henvisning til problemer med kalenderkoordinering i forbindelse med formandsskiftet i DOF. Efter hovedbestyrelsesmødet blev det afklaret at Ove Gasbjerg kunne repræsentere forbundet. Fuldmagt blev givet. Mødereferat Side 4 af 9 HB møde 3/2008

International opfølgning HSØ har afholdt 2 telefonmøder i NORD regi vedrørende en nordisk kandidat til IOF Council. Indledningsvis var der enighed om, at en kvindelig kandidat skulle fremmes, hvilket bliver Astrid Waaler Kaas, tidligere generalsekretær i Norge, ligesom der er et ønske om genvalg af Åke Jakobsen, Sverige. Herudover ønskes fremsat yderligere en kandidat. Der kunne ikke skabes opbakning til at støtte den danske kandidat, som vi tidligere havde fremført ved NORD mødet i januar. Derimod enedes man om en finsk kandidat, Timo Ritakallio, der har international erhvervs- og orienteringserfaring. Samtidigt blev det aftalt mellem NORD landene, at Danmark har eneretten i nordisk regi - til at fremsætte en kandidat næste gang der bliver en plads ledig i IOF Council hvilket sker i 2010, hvor Åke Jakobsen forlader posten som IOF formand. Endvidere blev det aftalt at HSØ overtager posten som formand for European Working Group den europæiske sammenslutning af orienteringsnationer efter Bjørn Berntsen, Norge i 2008. Som sekretær for HSØ har Erik Nielsen givet tilsagn. Taget til efterretning Efter mødet er det afklaret at HS og Erik Nielsen den 23. maj 2008 tager til Oslo for at få opgaverne i European Working Group overdraget. PS undersøger om DIF finder dette arbejde støtteværdigt som en del af vores lobbyarbejde. 2. Generalsekretæren Økonomi indeværende år Der fremlægges ikke saldobalance med estimat på dette møde, da bevægelserne er begrænsede til dato. Repræsentantskabsmødet blev dyrere end budgetteret, dels fordi prisen i år var højere, dels fordi rigtigt mange gæster tog imod indbydelsen om at komme. Taget til efterretning 3. Nord LOK omtalte et spændende initiativ i Horsens, Idræt i Byen og efterlyste støtte fra forbundet til dette. HS oplyste at punktet ikke var på hovedbestyrelses dagsorden, da det var kommet dagen før og ikke var belyst. Det var lidt uklart hvad det egentlig var man ønskede støtte til, og oplagt at det måtte være kortudvalget og breddeudvalget der måtte se på henvendelsen i første omgang. LOK pegede også på at der kunne være midler i Nordkredsens Venner som kunne søges og understregede det vigtige i at forbundet understøttede ildsjæle, når de henvendte sig. 4. Syd Referat af møde 2/2008, søndag den 16. marts 2008 TU henviste til de spændende og lidt provokerende visionssnak, som referatet er udtryk for. Kredsen har gjort depotet med materiale mobilt på en trailer. En god ide, men forsikringsforholdene var lidt uafklarede. 5. Øst Der forelå ikke et aktuelt referat. Næste møde i kredsudvalget er mandag den 19. maj 2008. 6. Plan Referat af møde 1/2008, onsdag den 16. april 2008 Mødereferat Side 5 af 9 HB møde 3/2008

TL bemærkede som ny formand, at der er mange driftsopgaver i udvalget. På det sidste møde blev det besluttet at Ole Husen og Bendt Frandsen skal være forbundets politiske ansigt udadtil overfor Skovforeningen og Skov- og Naturstyrelsen. 7. Kort Referat af møde 1/2008, mandag den 7. april 2008 JH oplyste at der nu er 72 skove, der er dækket af digitale grundkort, svarende til en omsætning på kr. 106.000. I maj måned holdes der 3 kortseminar i forenkling og generalisering af de nye grundmaterialer i rekognosceringen. Et i hver kreds. 8. Bredde Referat af møde 1/2008, onsdag den 20. februar 2008 Intet udover breddepolitikken. 9. Børn & Unge Referat af møde 2/2008, torsdag den 3. april 2008 JK oplyste at KUM var forestående. Reglerne er lempet en smule for at få holdene fyldt op. 10. Elite HLP Understregede at Åke Jönsson, vores nye landstræner, havde fået en flot start og var blevet vel modtaget af deltagerne i de forskellige landsholdsgrupper. ATK bogen er udkommet og sælger godt. TD er mere end tilfreds. Ranglisten har fået nyt liv og tiltrækker flere og efter en mindre justering nu også udenlandske deltagere, hvilket skærper konkurrencen og værdien. Udvalget har valgt at organisere sig på en ny måde. Efter at landstræner, juniorlandstræner og sportschef nu bor tæt sammen er egentlige udvalgsmøder afløst af faste 14 dages indbyrdes briefinger uden referat. Hele udvalget samles hvert år til et større weekendseminar, hvor der også bliver plads til flere og aktiviteter som teambuilding. Herfra vil der komme et referat, som også hovedbestyrelsen vil modtage. Alle punkter taget til efterretning D. Aktivitetslisten mødekalender Det blev supplerende oplyst at: - MTB-O Camp i Silkeborg samlede 120 deltagere, heraf det meste af verdenseliten. - Skovlukninger i Nordsjælland til EOC MTB-O og JWOC MTB-O er meget omfattende. - - Der arbejdes på at få dem præciseret og reduceret i omfang. - Projektgrupperne: Kommunikation og Nye kommuner sættes på standby, mens strategiarbejdet pågår. E. Kommunikation Hvad, hvem og hvordan F. Eventuelt Dialogmøderne PS Evaluering af dagsorden og mødeform Alle var tilfredse. HSØ arbejder videre af samme spor. Mødereferat Side 6 af 9 HB møde 3/2008

Aktivitetslisten HB Bilag 3/2008 Aktivitet Status Indstilling 1. MTB-O EOC 2009 & JWOC 2009 LO har sagt ja til at være hovedbestyrelsens kontaktperson til dette arrangement. Aftaler forventes klar til juni mødet. Det forventes at DOF skal stille likviditeten og en underskudsgaranti. Størrelsen er endnu ikke fastlagt. Spørgsmålet om garanti og likviditet tages op som beslutningspunkt på næste møde. 2. JWOC 2010 Se debatpunkt 3. Projektgruppen, MTB-O 4. Projektgruppen, Nye kommuner 5. Projektgruppe, Kvinder på toppen 6. Projektgruppe, O-service 7. Projektgruppe, Kommunikation Referat 1/2008 af møde lørdag den 29. marts 2008 Næste møde i uge 22. Næste møde er onsdag den 7. maj 2008. Ellis Sommer har påtaget sig at være kontakt på området for uddannelse. Jette Kreiberg vil gerne udtræde og søger en afløser. På næste møde drøftes en handlingsplan. Ole Husen er kontaktperson. Der har været afholdt et indledende møde i gruppen under Påskeløbene. Intet nyt 8. EFOL 2010 Intet nyt Mødereferat Side 7 af 9 HB møde 3/2008

9. Natursport 10. Interreg. IVa Afventer udspil fra Elitefacilitetsudvalget under DIF/TD Erik Nielsen har sagt ja til at stå for det videre arbejde. Køreplan Budget 2009 2008 Type Aktivitet Information Torsdag dag den 24. april 2008 HB møde 3/2008 Vedtagelse af køreplan og budgetpolitik 2009 Maj Information Kontoansvarlige, udvalg og klubber informeres Mandag den 9. juni 2008 Onsdag den 11. juni 2008 Torsdag den 12. juni 2008 Klubledermøder Syd, Øst og Nord. Budgetmål 2009-2011 drøftes Information og dialog på klubledermøderne. Mandag den 1. september 2008 Frist Budgetønsker 1/2009 Torsdag den 18. september 2008 HB møde 5/2008 Budget 2009 1. behandling Sammenskriv af ønsker Månedsbalance august 2008 foreligger September/oktober Forhandlinger Tilbagemeldinger, justeringer. Lørdag den 1. november 2008 Frist Budgetønsker 2/2009 Primo november Onsdag den 12. november 2008 Mandag den 17. november 2008 Torsdag den 20. november 2008 Høring Klubledermøder Øst, Syd og Nord. Budgetudkast version 2 offentliggøres. Information og dialog på klubledermøderne. Kontoansvarlige informeres direkte Lørdag den 22. november 2008 HB møde 6/2008 Budget 2009 2. behandles og endeligt vedtages. Månedsbalance oktober 2008 foreligger med revideret estimat 2008. Opdateret -24. april 2008/LO Mødereferat Side 8 af 9 HB møde 3/2008

Mødeplanen 2008 Opdateret den 4. marts 2008 Marts 2008 Lør/søn den 1. 2. marts 2008 Repræsentantskabsmøde Vejlefjord April 2008 Torsdag den 24. april 2008 Hovedbestyrelsesmøde 3/2008 Nyborg Maj -2008 Mandag den 5. maj 2008 Dialogmøde breddepolitik Fredericia Tirsdag den 6. maj 2008 Dialogmøde breddepolitik Støvring Onsdag den 7. maj 2008 Dialogmøde breddepolitik Roskilde Juni 2008 Fredag den 6. juni 2008 Stabsmøde 1/2008 Mandag 9. juni 2008 Klubledermøde, Syd Fredericia Eftersnak + kalender Onsdag 11. juni 2008 Klubledermøde, Øst Roskilde Eftersnak + kalender Torsdag 12. juni 2008 Klubledermøde, Nord Eftersnak + Kalender Lørdag den 21. juni 2008 Hovedbestyrelsesmøde 4/2008 Nyborg Plan Juli 2008 August 2008 September 2008 Torsdag den 18. september 2008 Hovedbestyrelsesmøde 5/2008 Nyborg Budget 2009 (1) Oktober 2008 November 2008 Onsdag 12. november 2008 Klubledermøde, Øst Roskilde Eftersnak + Budget Mandag 17. november 2008 Klubledermøde, Syd Fredericia Eftersnak + Budget Torsdag 20. november 2008 Klubledermøde, Nord Karup Eftersnak + Budget Lørdag den 22. november 2008 Hovedbestyrelsesmøde 6/2008 Nyborg Budget 2009 (slut) December 2008 Fredag den 5. december 2008 Stabsmøde 2/2008 Mødereferat Side 9 af 9 HB møde 3/2008