Tlf: 96791900 skagen@bdo.dk www.bdo.dk BDOStatsautoriseret revisionsaktieselskab Spliidsvej 25 A, Box 170 DK-9990 Skagen CVR-nr. 20 22 26 70 SKAGEN KUL TUR- OG FRITIDSCENTER UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE 62-66 VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2013 CVR-NR. 40 75 01 18
62 SKAGEN KULTUR- OG FRITIDSCENTER, CVR-NR. 40 75 01 18 PROTOKOLLAT TIL ÅRSREGNSKABET 2013 Som institutionens generalforsamlingsvalgte revisorer har vi afsluttet den i vedtægterne foreskrevne revision af årsregnskabet for 2013, der udviser et resultat på 203 tkr. efter skat, samlede aktiver på 19.262 tkr. og en egenkapital ved årets udgang på 1.097 tkr. I forbindelse med afslutningen af revisionen skal vi redegøre for følgende: 1. Konklusion på den udførte revision. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet. 3. Den udførte revision, art og omfang. 4. Oplysninger til årsregnskabet. 5. Selskabsretlige formalia. 6. Assistanceog rådgivning. 7. Revisorsuafhængighedserklæring mv. 1. Konklusion på den udførte revision Vi har afsluttet revisionen af årsregnskabet for 2013. Godkender ledelsen årsregnskabet i den nuværende form, vil vi forsyne det med nedenstående supplerende oplysninger: Supplerende oplysninger vedrørende anvendt regnskabspraksis Uden at det har påvirket vores konklusion, skal vi henlede opmærksomheden på side 6-7 i regnskabet, hvor anvendt regnskabspraksis beskrives. Årsregnskabet er udarbejdet med henblik på at hjælpe bestyrelsen til at overholde vedtægternes krav til regnskabsaflæggelse. Som følge heraf kan regnskabet være uegnet til andet formål. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet Revisionen har givet anledning til at fremhæve følgende særlige forhold, der er af betydning for ledetsensvurdering af årsregnskabet. Funktionsadskillelse Under hensyn til selskabets størrelse og forhold i øvrigt, er det kun muligt i begrænset omfang at tilrettelægge arbejdsdelinger og gensidige kontroller for virksomhedens forretningsgange. Denne situation kan medføre, at virksomheden ikke har kontrolfunktioner, som utilsigtede fejl. der opdager såvel tilsigtede Vi skal i denne sammenhæng specielt fremhæve, at hvervet som bogholder og kasserer varetages af samme person, samt at bogholderen med fuldmagt er dispositionsberettiget til selskabets bankkonti. Vi anser denne sammensætning for en væsentlig svaghed i den interne kontrol. Det bedste middel til afhjælpning af disse problemstillinger er opfølgende ledelsesmæssigekontroller. Kontrollerne bør bl.a. omfatte en gennemgang af perioderapporter, debitor-/kreditoroversigter, godkendelse/attestation af salgs-, købs- og omkostningsbilag samt poståbning mv. Vi skal derfor foreslå, at selskabet prioriterer de ledelsesmæssigekontroller højt. Vi har ikke kunnet basere vores revision på den interne kontrol, men har i stedet udvidet omfanget af de øvrige revisionshandlinger.
63 Korrigerede og ikke korrigerede fejl Vi skal over for ledelsen redegøre for eventuelle fejl konstateret under vores revision, og som ikke er korrigeret i forbindelse med regnskabsudarbejdelsen. Vi har i forbindelse med vores revision ikke konstateret fejl, som ikke er blevet korrigeret. 3. Den udførte revision, art og omfang Revisionens formål, udførelse, rapportering mv. er uændret forhold til tidligere. Vi henviser til aftalebrev af 30. januar 2014. Ved planlægningen af vores revision har vi fastlagt en revisionsstrategi ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Vores revision vil derfor hovedsageligt fokusere på regnskabselementer og områder i årsregnskabet, hvor vi vurderer risikoen for væsentlig fejlinformation for størst. Den udførte revision og resultatet heraf er beskrevet i det følgende: Beholdningseftersyn Ved det uanmeldte beholdningseftersyn foretaget den 10. december 2013 konstaterede vi, at bogholderen har fuldmagt til alene at kunne udføre betalinger på selskabets vegne. Ved revisionen af årsregnskabet har vi modtaget svar på vores engagementsforespørgselfra pengeinstituttet. Heraf fremgår, at bogholderen fortsat har fuldmagt til alene at kunne udføre betalinger på selskabets vegne. Vi anbefaler derfor, at der indføres interne procedurer i form af ledelsens kontrol af planlagte betalinger forinden disse foretages. Resultatopgørelsen Vi har foretaget en analyse af resultatopgørelsens poster samt en sammenligning med tidligere år og budget. Vi har stikprøvevis revideret væsentlige resultatposter til underliggende bilag og anden dokumentation, ligesom vi har gennemgået bilag efter statusdagen. Lønninger Vi har foretaget revrsron af lønninger. Vi har stikprøvevis kontrolleret, at lønberegninger sker på grundlag af registreret timeforbrug, at der sker korrekt anvendelse af medarbejdernes skattekortoplysninger, herunder korrekte indberetninger til myndighederne. Vi har dog konstateret, at der ikke er foretaget attestation/godkendelse af beregningsgrundlag, bilag og lønudbetalinger. Vi har efterfølgende konstateret, at ovenstående forhold er bragt i overensstemmelse med vores anbefaling. Revisionenhar ikke givet anledning til yderligere bemærkninger. Gager Vi har foretaget revision af gager. Vi har stikprøvevis kontrolleret, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesaftaler / overenskomster og de foretagne gageberegninger, herunder at der sker korrekt behandling i overensstemmelse med indgåede aftaler. Vi har i forbindelse med vores revision konstateret, at der ikke foreligger ansættelseskontrakter på alle ansatte. Vi konstaterede endvidere, at der ikke er foretaget attestation/godkendelse af gageberegningerog udbetalinger. Vi har efterfølgende konstateret, at forholdet omhandlende manglende godkendelse af gageberegninger og udbetaling er bragt i overensstemmelse med vores anbefaling. Vi anbefaler, at der udarbejdes ansættelseskontrakter for alle ansatte.
64 Revisionenhar ikke givet anledning til yderligere bemærkninger. Varebeholdninger Vi har foretaget stikprøvevis fysisk kontrol af varelagerets tilstedeværelse med udgangspunkt i selskabets egen lageroptælling. Vi har foretaget en stikprøvevis kontrol af værdiansættelsen af lageret i forhold til selskabets indkøbspriser og prislister fra leverandører. Likvide beholdninger / værdipapirer Vi har foretaget afstemning af selskabets likvide beholdninger til eksterne kontoudtog og årsopgørelser fra pengeinstitut samt indhentet engagementsforespørgselfra pengeinstitut. Vi har foretaget en afstemning af selskabets beholdning af værdipapirer til årsopgørelser og andet eksternt materiale fra pengeinstitut samt efterset, at værdiansættelsen er foretaget i overensstemmelse med selskabets regnskabspraksis. Langfristede gældsforpligtelser Vi har stikprøvevis kontrolleret afstemning af prioritetsgæld til foreliggende årsopgørelsereller seneste terminskvittering, herunder kontrolleret afstemning af betalte og periodiserede renteudgifter. Vi har ligeledes stikprøvevis kontrolleret afstemning af pengeinstitutlån til engagementsforespørgsler modtaget fra selskabets pengeinstitut. Forsikringer I forbindelse med vores revision har vi gennemgået selskabets forsikringsforhold. Fonden har i indeværende regnskabsår skiftet forsikringsmægler, og i den forbindelse er samtlige forsikringer gennemgået. Det er vores indtryk, at fonden har tegnet de nødvendige forsikringer, men da vi ikke i alle tilfælde er i stand til at vurdere forsikringerne, herunder forsikringssummernes tilstrækkelighed, skal vi henstille til, at forsikringsforholdene jævnligt - mindst en gang årligt - gennemgåsmed fondens assurandøreller forsikringsmægler. Revisionenhar ikke givet anledning til yderligere bemærkninger. Resultat af revisionen Vores revision af årsregnskabet har ud over foran anførte ikke givet anledning til bemærkninger. Besvigelser I forbindelse med planlægning af vores revision har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi kan oplyse, at vi under revisionen af årsregnskabet ikke er stødt på forhold, der kunne indikere besvigelser eller forsøg herpå. Besvigelser er betegnelsen for en bevidst handling udført af en eller flere personer blandt den daglige ledelse, den overordnede ledelse, medarbejdere eller tredjeparter, hvor vildledning for at opnå en uberettiget eller ulovlig fordel er involveret. Revisionen af årsregnskabet fokuserer alene på besvigelser, der fører til væsentlig fejlinformation i regnskabet. Vi har således ikke foretaget juridiske vurderinger af, hvorvidt besvigelser faktisk er forekommet.
65 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet har selskabets ledelse over for os afgivet en skriftlig bekræftelse (regnskabserklæring) om årsregnskabets fuldstændighed, såsom oplysninger om pantsætninger, garantistillelser, retssager, besvigelser, begivenheder efter balancedagen samt andre vanskeligt reviderbare områder. 4. Oplysninger til årsregnskabet Der er for regnskabsåret udarbejdet et årsregnskab til brug for fondens ledelse. 5. 5elskabsretlige formalia Ledelsesansvar Vi er ikke i forbindelse med vores revision blevet bekendt med handlinger eller undladelser, hvor der efter vores opfattelse er en begrundet formodning om, at medlemmer af ledelsen kan ifalde erstatnings- eller strafansvar. Pligt til at føre bøger mv. I overensstemmelse med selskabs lovgivningens regler har vi påset, at ledelsen har overholdt sine pligter til at udarbejde forretningsorden, oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller, samt at regler om forelæggelse og underskrivelse af revisionsprotokollen er overholdt. 6. Assistance og rådgivning Assistance og rådgivning Siden seneste revisionsprotokol til årsregnskabet er udført følgende opgaver: Regnskabsmæssig assistance ved udarbejdelse af årsregnskabet. Opgørelse af den skattepligtige indkomst.
66 7. Revisors uafhængighedserklæring mv. I henhold til lovgivningen erklærer undertegnede: at at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte uafhængighedsbetingelser, og vi under vores revision har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. Skagen, den 17. marts 2014 fi M1'<:1lO.rl: I=wo!" Statsautoriseret revisor ars Leer Statsautoriseret revisor Bjarne Kvist ~{\/.}J(jI(jp Jesper Møller Bente Lund Michael Isaksen BODStatsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BODInternational Limited - et UK-baseret selskab rned begrænset hæftelse - og en del af det internationale BODnetværk bestående af uafhængige mediernsfirmaer.