HÅNDBOGEN OM BREVET 2 POST PÅ DIN MÅDE
PORTOBEREGNERE Vil du spare penge på porto, kan det betale sig at benytte en frankeringsmaskine i stedet for frimærker. Sender du over 400-500 breve samlet, kan der være mange penge at spare på portobudgettet ved at benytte PP-frankering. Og der er altid en del at spare ved at vælge B-breve. Prøv portoberegneren på www.portoberegner.postdanmark.dk. Her kan du få udregnede priser på alle brevtyperne, A, B, C og DM. Du kan beregne prisen for en enkelt udsendelse eller hele dine årsplaner, og du kan få inspiration til, hvordan du ved at ændre på frankeringsform og/eller brevtype kan reducere dine omkostninger.
INDHOLD 2 Håndbogen om brevet 3 Begreber brugt i bogen 4 Breve og økonomibreve frankeret med PP-påtryk 5 Adressering 8 Der er masser af kreative muligheder 8 Produktionsrabat generelle retningslinjer 11 Sådan får du produktionsrabat 13 Supplerende rabat 14 Særligt for Maxibreve 15 Erhvervsbreve (C) 18 Erhvervsbreve (C) Maxi 22 Direct Mail 25 Emballering 27 Flere muligheder med Post Danmark
2 HÅNDBOGEN OM BREVET Denne del af Håndbogen om brevet handler om, hvordan du praktisk udformer dine breve til Danmark, så du dels kan opnå rabat på din udsendelse, dels sikrer, at dine breve når sikkert frem til modtageren, når du sender breve med Post Danmark. Håndbogen er tænkt som et nyttigt opslagsværk, der giver dig overblik over de forskellige muligheder, der er for at få rabat på dine forsendelser. Frihed og fleksibilitet er nøgleordene, når du sender breve med Post Danmark! Ud over rabatforhold beskriver håndbogen også vores to billigste produkter Erhvervsbreve og Direct Mail. Her kan du ikke opnå yderligere rabat, men du kan opnå den billigste pris ved at indrette og forberede dine breve bedst mulig til vores postbehandling. Der skal et stort produktionsapparat til at håndtere mange forsendelser effektivt på den mest økonomiske måde. Derfor er der forskellige praktiske forudsætninger, det godt kan betale sig at opfylde. Vi håber, at denne bog gør det nemmere at vælge den mest optimale og økonomiske favorable løsning for netop dine forsendelser. Du er naturligvis altid velkommen til at kontakte Post Danmark på 70 11 12 30 og få uddybet emner og oplysninger, der har din særlige interesse. Det vil altid glæde os at hjælpe dig med at finde den rigtige løsning.
3 OVERSIGT OVER RABATTER PÅ BREVE PRODUKTIONSRABAT MÆNGDERABAT A-breve og B-breve (med PP påtryk) 0-250 g Ja Nej A-breve og B-breve (med PP påtryk) >250 g Ja Nej C-breve Standard, Stor og Maxi Nej Ja BEGREBER BRUGT I BOGEN OG IMELLEM OS Det er nemmest at kommunikere, når alle ved, hvad der er tale om. I dette afsnit gennemgår vi kort de begreber, vi bruger i bogen, og som du støder på, når du taler løsningsforslag med din konsulent hos Post Danmark. DET KALDER VI BREVENE Breve (A) Økonomibreve (B) Erhvervsbreve (C) Erhvervsbreve (C) Maxi Direct Mail (D) DET KALDER VI FORMATERNE Standardbreve Storbreve Maxibreve DET KALDER VI RABATTERNE Produktionsrabat Mængderabat PRODUKTIONSRABAT Du kan få produktionsrabat på brevtyperne: Standardbreve (A og B), mindst 10.000 Storbreve (A og B), mindst 5.000 Maxibreve (A og B), mindst 1.500 Produktionsrabatten for Standard- og Storbreve består af følgende tre elementer: En generel produktionsrabat En supplerende, som opnås ved brug af stregkode Indleveringsrabat, dog kun for A-breve Produktionsrabatten for Maxibreve består af følgende tre elementer: En generel produktionsrabat En supplerende, som opnås når brevene er postnummeropdelt Indleveringsrabat, dog kun for A-breve MÆNGDERABAT TIL ERHVERVSBREVE Læs mere i afsnittet om Erhvervsbreve.
der tages forbehold for antallet af indleverede forsendelser, indtil kontrol er foretaget type antal type antal (3 decimaler) (3 decimaler) (3 decimaler) Post danmark a/s cvr-nr. 26 66 39 03 københavn 4 FØLGESEDDEL TIL PP-BREVE (B68) Følgeseddel til PP-breve (b68) breve, økonomibreve, erhvervsbreve og direct mail Tryk FOr vejledning afsender navn adresse Postnr. og by maks 35 tegn egen reference (O) ordregivernr./kundenr. (8 cifre) (F) Fakturamodtagernr. (8 cifre) kontakt ved produktionsspørgsmål. tlf: indleveringsdato (dd.mm.åååå) indleveringssted bureau/trykkeri serviceniveau sæt kun ét kryds co 2 -brev brev (a) økonomibrev (b) erhvervsbrev (c) direct mail (d) co2 - brev betalingsmåde sæt kun ét kryds tillægsydelse kontant kredit leverandørservice standardbreve evt eget jobnr./opgavenr. vægtinterval Prisområde danmark Prisområde europa Prisområde inkl. Fo og gl øvrige udland antal i alt samlet vægt 0-50 g 0 kg Antal i alt 0 0,000 kg storbreve evt eget jobnr./opgavenr. vægtinterval Prisområde danmark Prisområde europa Prisområde inkl. Fo og gl øvrige udland antal i alt samlet vægt 0-50 g 0 kg 50-100 g 0 kg 100-250 g 0 kg 250-500 g 0 kg 500-1000 g 0 kg Antal i alt 0 0,000 kg maxibreve/overstørrelse evt eget jobnr./opgavenr. vægtinterval Prisområde danmark Prisområde europa Prisområde inkl. Fo og gl øvrige udland antal i alt heraf 2 omdelinger samlet vægt 0-50 g 0 kg 50-100 g 0 kg 100-250 g 0 kg 250-500 g 0 kg 500-1000 g 0 kg 1000-2000 g 0 kg Antal i alt 0 0 0,000 kg total Brevbakker i alt Totalt 0 0 0,000 kg afsenders (evt. speditørs) underskrift evt. bemærkninger BREVE OG ØKONOMIBREVE FRANKERET MED PP-PÅTRYK b 68 elektronisk (10/2013) dato og underskrift kvittering for indleveveringsposthuset dato og underskrift indleveringskontrol dato og navn sap-ordrenr. Når du frankerer med PP-påtryk, skal du ikke tænke på frimærker eller frankeringsmaskine. Du skal blot sikre, at du har de rigtige konvolutter, og at dine breve er gjort klar, inden du afleverer dem til Post Danmark. Breve frankeret med PP-påtryk er den billigste frankeringsform, og den egner sig bedst til større udsendelser. Du kan sende et ubegrænset antal breve med PP-påtryk. Indleverer du færre end 500 breve pr. gang, skal du betale et tillæg pr. parti. Breve med forskellige serviceniveauer (A, B, C eller D) indleveres hver for sig som selvstændige partier. På følgesedlen skal der ud for hvert format være oplysning om antal pr. vægtinterval. Ved indlevering skal Storbreve og Maxibreve/overstørrelse være adskilt i pris- og vægtintervaller. Du kan vælge mellem forskellige kreative PP-påtryk, som findes på www.postdanmark.dk. Forsendelserne skal ledsages af en udfyldt følgeseddel B 68.
5 40 mm 74 mm AB 123x Hans Hansen c/o Carl Christensen Byvej 2A, Tune Postboks 101 4000 Roskilde 15 mm Slotsgade 124B st. th. 5700 019/121 22,5 mm 140 mm ADRESSERING GODE HUSKEREGLER OM ADRESSERING: Har modtageren en postboksadresse, kan du udelade gadenavn og nummer Sætte PP-påtrykket i ruden eller et andet sted på konvolutten for at udnytte højre hjørne kreativt Brug så vidt muligt den officielt godkendte modtageradresse og stavemåde Har adressen en lokal stedbetegnelse/landsby, skriver du denne efter gadenavn/husnummer og postnummer/by eller i forlængelse af gadenavn og husnummer Alfanumeriske husnumre som fx 10A skrives uden mellemrum Dobbelte husnumre som fx 33-35 skrives med mellemrum på begge sider af bindestregen Sæt komma og mellemrum mellem husnummer og etage, fx: 4, 3. th. Sæt mellemrum mellem etageangivelse og et evt. lejlighedsnummer, fx: 17, 3. 0012 Skriv lejlighedsnummeret med 4 cifre (fx 0012, hvis lejlighedsnummeret har mindre end 4 cifre) Skriv alt med samme skrifttype og størrelse med sort/mørk skrift på hvid/lys baggrund (kontrast > 50%) Benyt skrifttyperne: Courier, Univers, Ariel eller Times New Roman i samme punktstørrelse (mellem 10-12, dog anbefaler vi 12 punkt til skrifttypen Times New Roman) Undgå understregninger og fed eller kursiv skrift Det er altid en god ide at sætte korrekt afsenderadresse på dine breve Sæt afsendernavn og adresse på bagsiden eller alternativt på forsiden i øverste eller nederste venstre hjørne (i én linje, hvis den placeres på forsiden). Afsenderadressen skal være dansk For at undgå fejlaflevering og forsinkelser bør afsenderadressen ikke være mere fremtrædende end modtageradressen.
6 STANDARDBREVE STORBREVE GODE HUSKEREGLER OM EMBALLERING AF DINE FORSENDELSER: Hos Post Danmark gør vi alt, hvad vi kan for at behandle dine forsendelser, så de når frem i hel og pæn stand. Men emballage kan være skrøbelig. Vi vil derfor sætte pris på, hvis du vil hjælpe os ved at emballere dine forsendelser og stabilisere indholdet fornuftigt. GODE HUSKEREGLER OM INDLEVERING Standardbreve stilles på højkant i brevbakken (fyldes maks. til stabelkanten) med adressen og frankeringen fremad Storbreve lægges i brevbakken (fyldes maks. til stabelkanten) med adressen og frankeringen opad Emballage til dine forsendelser kan bestå af: konvolutter prøveposer æsker plastfolie På www.postdanmark.dk eller på posthuset kan du finde forskellige solide emballager som boblekonvolutter, boblefolie, prøveposer, paprør, diskette- og cd-æsker samt papæsker i forskellige størrelser. Emballagerne kan også bestilles i Netbutikken på www.postdanmark.dk.
8 DER ER MASSER AF KREATIVE MULIGHEDER PRODUKTIONSRABAT Det kan opleves som begrænsninger, når du læser om retningslinjerne for at opnå rabat. Der er dog stadig masser af plads tilbage på konvolutten, hvor du kan være kreativ og lade dine breve skille sig ud, og hvor du stadig kan opnå produktionsrabatten. Du kan fx: sætte dit logo eller dine reklamebudskaber uden for de friholdte felter sætte PP-påtrykket i ruden eller et andet sted på konvolutten for at udnytte højre hjørne kreativt sende konvolutter, der enten er kvadratiske eller rektangulære frit bruge bagsiden trykke i farver på hvid baggrund eller i hvid på farvet baggrund vedlægge en gimmick (hvis brevet kan bøjes gimmick skal være tynd, flad og sat godt fast) sende et åbent brevkort/brochure uden konvolut sende en brochure med perforering emballere din forsendelse i plastfolie Fælles retningslinjer for den generelle produktionsrabat: SÅDAN FÅR DU PRODUKTIONSRABAT Post Danmark hjælper dig altid gerne til at opnå størst mulig rabat på dine forsendelser. Når du har indgået en aftale om produktionsrabat med din salgskonsulent hos Post Danmark, beder vi dig følge nogle retningslinjer for at få produktionsrabat på Standardbreve, Storbreve og Maxibreve (A- og B-breve). De første tre punkter er fælles for alle tre formater. Det fjerde punkt gælder især for Standardog Storbreve, som behandles på maskinerne. Korrekt adresse er dog altid vigtig, så vi kan omdele dine breve hurtigt og sikkert.
9 Du kan være kreativ og sætte din virksomheds eget præg på PP-påtrykket 1. VARSLING OG ANMELDELSE Varsling betyder, at du registrerer din ordre som reservation senest 5 hverdage før indlevering via kundeportalen Post Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du varslingen via e-mail til varslinger@post.dk. Anmeldelse betyder, at du inden kl. 12.00, hverdagen før den enkelte indlevering, bekræfter din ordre som anmeldt via kundeportalen Post Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du anmeldelsen, med angivelse af ordrenummer, via e-mail til varslinger@post.dk. Du behøver kun at bekræfte, hvis der er større ændringer af betydning i pris og mængder. Antallet af indleverede forsendelser må gerne afvige +/-20 % fra anmeldelsen, så længe minimumsantallet for produktionsrabat er overholdt. Er afvigelsen mere end +20 %, forbeholder vi os ret til evt. at behandle den overstigende mængde som indleveret næste dag. Du opnår ikke rabat på de mængder, der ligger ud over den tilladte afvigelse. Husk, at du altid kan kontakte din salgskonsulent, hvis du har brug for at ændre i planen. 2. FRANKERING Du frankerer dine forsendelser med PP-påtryk, som du kan hente på postdanmark.dk Du kan indtil anmeldelsesfristen kl. 12 hverdagen før indleveringen ændre i både format, mængde og servicemål. Hvis du får brug for at ændre indleveringsdato, skal du ændre datoen på den oprindelige ordre inden fristen kl. 12.
10 C5, STANDARDBREV 40 mm 74 mm AB 123x Hans Hansen c/o Carl Christensen Byvej 2A, Tune Postboks 101 4000 Roskilde 15 mm Slotsgade 124B st. th. 5700 019/121 22,5 mm Friholdt areal på 22,5 x 140 mm til print af stregkode og flytteoplysning. 140 mm Du kan gratis låne og få leveret brevbakker, postcontainere, bakkevogne m.m., hvis du bestiller dette senest hverdagen før, du ønsker det leveret. Bestiller du det samme dag, du skal bruge det, skal du blot betale for transporten. 3. INDLEVER BREVENE PÅ DIT POSTCENTER Medmindre du har aftalt andet, indleverer du dine forsendelser til det aftalte postcenter på den aftalte hverdag inden kl. 16.00. B-breve kan dog afleveres helt frem til kl. 18.00. Du kan også indlevere dine forsendelser i udvalgte erhvervsindleveringer mod betaling. Indleverer du forsendelserne på en erhvervsindlevering, bliver de betragtet som indleveret næste dag. Forsendelser på 100.000 og derover leveres opdelt til de enkelte postcentre. Forsendelser på 50.000 og derover til et enkelt postcenters sorteringsområde indleveres adskilt fra de øvrige forsendelser. 4. MODTAGERADRESSE Sådan skriver du modtageradresse på konvolut/ adressemærkat, så den kan læses på maskinerne: STRUKTUR EKSEMPEL Eventuelt kundenummer AB123 Modtagerens navn Peter Hansen Eventuel att. eller c/o c/o Carl Christensen Gadenavn, nummer, etage, side, lejlighed, Byvej 2A, 1. tv 0012, Veddelev stedbetegnelse/stednavn Eventuel postboks Postboks 10 Postnummer og By 4000 Roskilde
11 40 mm C4, STORBREV 74 mm AB 123x Hans Hansen c/o Carl Christensen Byvej 2A, Tune Postboks 101 4000 Roskilde 45 mm Slotsgade 124B st. th. 5700 019/121 140 mm 10 mm Friholdt areal på 45 x 140 mm til print af stregkode og flytteoplysning. SÅDAN FÅR DU PRODUKTIONSRABAT Husk, at du altid kan få testet din forsendelse hos Post Danmark, hvis du er i tvivl om den opfylder kravene for produktionsrabat. SÅDAN FÅR DU 5 % GENEREL PRODUKTIONSRABAT PÅ DINE STANDARD- OG STORBREVE Når dine forsendelser er maskinegnede, kan vi effektivisere håndteringen og dermed give dig 5 % generel rabat på dine Standard- og Storbreve. Derfor beder vi dig, ud over de fælles retningslinjer, at følge dem, der gælder for maskinegnede breve. FORMAT OG PAPIRKVALITET PÅ KONVOLUTTER OG KORT STANDARDBREV Størrelse: Minimum 14 x 9 cm, maksimum 23 x 17 cm Tykkelse: Højst 0,5 cm Vægt: Højst 50 g Papirkvalitet: Minimum 60 g/m 2 for konvolutter og 180 g/m 2 for enkeltkort Rudekonvolut: 1 rude på forsiden uden refleks/genskin ønsker du to ruder, så spørg din salgskonsulent om, hvor på konvolutten de skal placeres. STORBREV Størrelse: Minimum 14 x 9 cm, Maksimum 33 x 23 cm Tykkelse: Højst 2,0 cm Vægt: Højst 1.000 g Papirkvalitet: Minimum 60 g/m 2 for konvolutter og 180 g/m 2 for enkeltkort Rudekonvolut: 1 rude på forsiden uden refleks/genskin ønsker du to ruder, så spørg din salgskonsulent om, hvor på konvolutten de skal placeres.! Tip: Husk at fordele indholdet jævnt og fyld konvolutten helt ud, så indholdet ikke forskubber sig, og adressen derved bliver vanskelig at læse gennem ruden. ANTAL OG INDLEVERING Du kan opnå produktionsrabat, når du indleverer mindst 10.000 Standardbreve pr. indlevering i gule brevbakker som du kan låne gratis hos Post Danmark. For Storbreve skal du indlevere mindst 5.000 pr. indlevering.
12 OVERSIGT OVER PRODUKTIONSRABAT PRODUKTIONSRABATTER BREVE (A) OG ØKONOMIBREVE (B) Min. 10.000 Standardbreve, 5.000 stk Storbreve eller 1.500 Maxibreve Varsling 5 dage før indlevering Anmeldelse dagen før indlevering senest kl. 12.00 Indlevering på postcenter senest kl. 18.00 (Abreve dog kl. 16.00) Indleveret mængde skal svare til anmeldt +/-20 % Supplerende produktionsrabat hvis stregkode Maxibreve kan ikke opnå rabat for stregkoder, men rabat for opsplitning i postnummer STANDARD- OG STORBREVE Generelle krav 5% Stregkoderabat 2% Indlevering midt i måneden 1% (gælder kun for A-breve) MAXIBREVE Generelle krav 2% Forbehandling i postnummerorden 3% Indlevering midt i måneden 1% (gælder kun for A-breve)
13 Stregkoden har fast størrelse på 73 x 4 mm, og der skal være et frit felt på 5 mm om hele stregkoden. Den optager dermed i alt en plads på 83 x 14 mm. STREGKODE SUPPLERENDE RABAT FÅ SUPPLERENDE RABAT PÅ DINE STANDARD- OG STORBREVE Post Danmark kan tilbyde dig yderligere to rabatmuligheder i tilknytning til produktionsrabatten: Stregkoderabat Indleveringsrabat. 2 % STREGKODERABAT Ud over de 5 % produktionsrabat kan du få en såkaldt supplerende rabat på 2 %, hvis du forsyner dine breve med en individuel stregkode, som Post Danmarks leverer.! HUSK: Lad Post Danmark teste og godkende stregkoden inden forsendelse. Så er du sikker på, at dine breve kommer rettidigt frem. 1 % INDLEVERINGSRABAT MIDT I MÅNEDEN Du kan få yderligere 1 % supplerende rabat på A-breve, hvis du indleverer dem i den trafiksvage periode 7.-18. i måneden (dog ikke i december måned.) Bestil din stregkode på brevstregkoder@post.dk eller Post Danmark Online. Husk at oplyse: Ordregivernummer (som står i din aftale) Om du ønsker elektronisk flytteservice oplys i givet fald e-mail-adresse.
14 SÆRLIGT FOR MAXIBREVE SÅDAN FÅR DU 2 % GENEREL PRODUKTIONSRABAT PÅ DINE MAXIBREVE Du kan få 2 % rabat på dine Maxibreve, når du indleverer mindst 1.500 i samme vægtkategori pr. indlevering i postcontainer og følger de tre fælles retningslinjer på side 8-10. Postcontainere kan bestilles og lånes hos Post Danmark. FÅ SUPPLERENDE RABAT PÅ DINE MAXIBREVE Post Danmark kan tilbyde dig yderligere to rabatmuligheder: 3 % FORBEHANDLINGSRABAT Når du indleverer dine Maxibreve, som du aftaler med dit postcenter, kan du få en supplerende rabat på 3 %, hvis de er opdelt i postnumre. 1 % INDLEVERINGSRABAT MIDT I MÅNEDEN Du kan få yderligere 1 % supplerende rabat på A-breve, hvis du indleverer dem i den trafiksvage periode 7.-18. i måneden (dog ikke i december måned).
15 ERHVERVSBREVE (C) Erhvervsbreve er et prisbilligt alternativ til Breve og Økonomi breve. Du kan benytte Erhvervsbreve, hvis du sender mange ens breve samtidig, og hastigheden ikke er afgørende. Erhvervs breve omdeles over op til 4 hverdage (inkl. lørdage). OMDELING AF DINE ERHVERVSBREVE Erhvervsbreve omdeles over op til 4 hverdage (inkl. lørdage). Omdelingsdagene tilrettelægges i forhold til Post Danmarks optimale produktion for perioden. Oplysning om omdelingsperioder i forbindelse med helligdage kan ses på Post Danmarks hjemmeside. Følgende skal være opfyldt for, at du kan sende dine breve som Erhvervsbreve: 1. UDFYLD MÅNEDSPRODUKTIONSPLANEN Månedsproduktionsplanen udfyldes med oplysninger om forventet antal, fordeling på format m.v. gælder kun for større partier. 2. VARSLING OG ANMELDELSE Ved mindre partier eller ved ændringer til månedsproduktionsplanen skal Post Danmark varsles. Varsling betyder, at du bekræfter din ordre som reservation senest 5 hverdage før indlevering via kundeportalen Post Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du varslingen via e-mail til varslinger@post.dk. Anmeldelse betyder, at du inden kl. 12.00, hverdagen før den enkelte indlevering, registrerer din ordre som anmeldt via kundeportalen Post Danmark Online, hvis der er væsentlige ændringer til månedsproduktionsplanen eller det varslede. Du kan indtil anmeldelsesfristen kl. 12 hverdagen før indleveringen ændre i både format, mængde og servicemål. Hvis du får brug for at ændre indleveringsdato, skal du ændre datoen på den oprindelige ordre inden fristen kl. 12.
16 Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du anmeldelsen, med angivelse af ordrenummer, via e-mail til varslinger@post.dk. Antallet af indleverede forsendelser må gerne afvige +/-20 % fra anmeldelsen. Er afvigelsen mere end +20 % (mindst 10.000 ), forbeholder vi os ret til evt. at behandle den overstigende mængde som indleveret næste dag. Er afvigelsen -20 % (mindst 10.000 ), skal du betale et tillæg pr. forsendelse for det antal forsendelser, der ligger herudover. Hvis et parti ikke indleveres på den anmeldte dag, betragtes det som udeblevet. For udeblevne partier beregnes en pris på 0,25 kr. pr. anmeldt brev ud over 10.000 3. FRANKERING Du frankerer dine forsendelser med PP-påtryk, som du kan hente på www.postdanmark.dk. 4. MÆRKNING AF ERHVERVSBREVE Du kan mærke dine Erhvervsbreve med et C øverst på konvoluttens adresseside i nærheden af PP-påtrykket. C-mærket henter du på www.postdanmark.dk. 5. STREGKODE Erhvervsbreve forsynes med en stregkode, som Post Danmark leverer. Stregkoden placeres oven over modtageradressen, for Standardbreve dog højst 12 cm fra bunden af brevet. 6. ADRESSEKVALITET Adressekvaliteten skal være 96 %, så forekomsten af flytninger mindskes. Det forudsætter normalt en vedligeholdt database. Alternativt hjælper Post Danmark gerne med en adressevask. 7. INDLEVERING Du indleverer dine forsendelser til det aftalte postcenter inden kl. 18. Du kan også benytte udvalgte erhvervsindleveringer mod betaling. Indleverer du forsendelserne på en erhvervsindlevering, bliver de betragtet som indleveret næste dag.
17 Brevene indleveres i gule brevbakker sammen med et print af ordrebekræftelsen fra Post Danmark Online, eller en elektronisk følgeseddel B68. Brevene skal ved indlevering være opdelt pr. postcenter. Dispensation for opdeling kan ske mod betaling. Du kan gratis låne og få leveret brevbakker, postcontainere, bakkevogne m.m., hvis du bestiller dette senest hverdagen før, du ønsker det leveret. Bestiller du det samme dag, du skal bruge det, skal du blot betale for transporten. For at sikre så høj en adressekvalitet som muligt, kan du gennem Post Danmark bestille en adressevask. Vi opdaterer som de eneste dagligt alle danskeres postadresser. Virksomheders adresser bliver opdateret en gang om ugen. Når du bestiller en adressevask, sammenligner og korrigerer vi adresserne fra din liste med adresserne i vores database. Og du får en opdateret og brugbar liste retur.! Adressekvalitet er et udtryk for, hvor stor en andel af den indleverede brevmængde, der kan læses og sorteres på maskine. ERHVERVSBREVE (C) STANDARD- OG STORBREVE Minimum 3.000, der kan betales op til minimum Omdeling over 4 dage Maskinegnet Stregkode Indlevering på brevpostcenter/ erhvervsindlevering senest kl. 18.00 Opsplitning tilbydes mod betaling (0,08 kr. Standardbreve, 0,15 kr. Storbreve). Skal opsplitning foretages over 100.000, skal forsendelserne indleveres 1 dag tidligere Produktionsplan (mængden for hele måneden) Varsling senest 5 dage inden indlevering Anmeldelse senest kl. 12.00 dagen før indlevering Indleveret mængde skal svare til anmeldt +/- 20 % Betaling for lavere antal end anmeldt 0,25 kr./ Større antal kan behandles som indleveret dagen efter (afvigelse mindst +/-20 % og mindst 10.000 ) For udeblevne partier beregnes en pris på 0,25 kr. pr. anmeldt brev udover 10.000
18 ERHVERVSBREVE (C) MAXI SÅDAN BRUGER DU DINE MULIGHEDER MED ERHVERVSBREVE MAX I Post Danmark hjælper dig altid gerne til at opnå den bedste pris på dine forsendelser. Erhvervsbreve Maxi er bl.a. karakteriseret ved en længere omdelingsperiode end almindelige Maxibrev: Du skal dele forsendelserne i X/Y via adressevask i Post Danmark Brevene skal indleveres i postcontainere opdelt i fastlagte postnummerintervaller. Når du har indgået en aftale om Erhvervsbreve Maxi, skal du være opmærksom på følgende: 1. UDFYLD MÅNEDSPRODUKTIONSPLANEN Månedsproduktionsplanen udfyldes med oplysninger om forventet antal, fordeling på format m.v. gælder kun for større partier. 2. VARSLING OG ANMELDELSE Ved mindre partier eller ved ændringer til månedsproduktionsplanen skal Post Danmark varsles. Varsling betyder, at du registrerer din ordre som reservation senest 5 hverdage før indlevering via kundeportalen Post Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du varslingen via e-mail til varslinger@post.dk. Anmeldelse betyder, at du inden kl. 12.00, hverdagen før den enkelte indlevering, registrerer din ordre som anmeldt via kundeportalen Post Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du anmeldelsen, med angivelse af ordrenummer, via e-mail til varslinger@post.dk. Du kan indtil anmeldelsesfristen kl. 12 hverdagen før indleveringen ændre i både format, mængde og servicemål. Hvis du får brug for at ændre indleveringsdato, skal du ændre datoen på den oprindelige ordre inden fristen kl. 12.
19 Antallet af indleverede forsendelser må gerne afvige +/-20 % fra anmeldelsen. Er afvigelsen mere end +20 % forbeholder vi os ret til evt. at behandle den overstigende mængde som indleveret næste dag. Er afvigelsen -20 % betales et tillæg pr. forsendelse for det antal forsendelser, der ligger herudover. Hvis et parti ikke indleveres på den anmeldte dag, betragtes det som udeblevet. For udeblevne partier beregnes en pris på 0,25 kr. pr. anmeldt brev udover 10.000 Husk, du altid kan kontakte din salgskonsulent, hvis du har brug for at ændre i planen. 3. FRANKERING Du frankerer dine forsendelser med PP-påtryk, som du kan hente på www.postdanmark.dk. 4. MÆRKNING AF ERHVERVSBREVE Det er muligt at mærke dine Erhvervsbreve med et C øverst på konvoluttens adresseside. C-mærket henter du på www.postdanmark.dk. 5. ADRESSEKVALITET Adressekvaliteten skal være 96 %, så forekomsten af flytninger mindskes. Det forudsætter normalt en vedligeholdt database. Alternativt hjælper Post Danmark med en adressevask. 6. INDDELING MED FLEKSIBILITET Over modtageradressen på dine Erhvervsbreve Maxi angiver du, om det er en X eller Y forsendelse, og de tilhørende ruteinformationer. Så ved vi, hvilke forsendelser, der skal omdeles på hvilken ugedag. Oplysningerne bruges også til din hovedopdeling af forsendelserne i X og Y, samt underopdelingen i specielle postnummerintervaller inden indleveringen til Post Danmark.
20 Du får X- og Y-sorteringsoplysningerne i forbindelse med Post Danmarks adressevask af din adressefil. Har du spørgsmål til brevopdelingen, er du velkommen til at kontakte din salgskonsulent. 7. INDLEVERING Du indleverer dine forsendelser på det aftalte postcenter/erhvervsindlevering, men Post Danmark vil også gerne have mulighed for at hente delpartier inden indleveringstidspunktet, så vi endnu bedre kan sikre rettidig omdeling af dine Erhvervsbreve Maxi. med på førstkommende lørdagsomdeling. Er modtageren heller ikke hjemme denne dag, lægger vi en besked om, at brevet kan hentes på posthuset. Hvis lørdag er første gang brevet omdeles, anmeldes det straks, hvis det ikke kan afleveres. Du kan også benytte udvalgte erhvervsindleveringer mod betaling. Indleverer du forsendelserne på en erhvervsindlevering, bliver de betragtet som indleveret næste dag. 8. TO OMDELINGER Post Danmark omdeler dine Erhvervsbreve Maxi senest 4 dage efter indlevering. Hvis brevet ikke kan afleveres i første forsøg i løbet af ugen, kommer det
21 ANTAL ERHVERVSBREVE RABATSATS PR. MÅNED 0-24.999 0 % 25.000-99.999 1,25 % 100.000-249.999 2,50 % 250.000-499.999 3,75 % 500.000 og derover 5,00 % ANTAL ERHVERVSBREVE MAXI RABATSATS PR. MÅNED 0-24.999 0 % 25.000-99.999 1,25 % 100.000-249.999 2,50 % 250.000-499.999 3,75 % 500.000 og derover 5,00 % MÆNGDERABAT ERHVERVSBREVE (C) OG ERHVERVSBREVE (C) MAXI Post Danmark tilbyder dig rabat på dine Erhvervsbreve og Erhvervsbreve Maxi, når du sender minimum 25.000 forsendelser pr. måned. Der gives ikke mængderabat på Direct Mail, selvom de to produkter fremtræder ens på mange områder.
22 DIRECT MAIL EN DIREKTE OG MÅLBAR LØSNING MED HØJ ROI OG KREATIV FRIHED TIL EN FLEKSIBEL PRIS Med Direct Mail taler du direkte og personligt med din målgruppe. Det betyder, at du kan styre relevansen for modtageren helt ned på personniveau. Dit budskab bliver interessant, fordi det er vedkommende. Resultatet er øget respons af højere kvalitet og dermed en attraktiv ROI. Vores Direct Mail løsning består af et grundprodukt (billigere end C-breve) og en række prissatte tillægsydelser og fravalgsmuligheder, som giver mulighed for øget fleksibilitet, databerigelse og kreativitet. Det meste kan lade sig gøre med Direct Mail, når det handler om at stimulere salget eller profilere din virksomhed. HVAD KAN DU SENDE SOM DIRECT MAIL? En Direct Mail skal indeholde ensartet reklame eller markedsføringsmateriale til et større antal modtagere Direct mails kan være salgsbreve, nyhedsbreve, kundemagasiner, opfordringer til støtte eller varekataloger Direct Mails må gerne indeholde variabler, som ikke gør, at indholdet ændrer karakter fra at være reklame eller markedsføringsmateriale. Breve og indhold skal være fra samme afsender, som skal fremgå tydeligt. Direct Mail må ikke indeholde: Individuelle meddelelser som fx kontoudtog, fakturaer, opkrævninger eller anden forretningsmæssig korrespondance Magasiner og blade i abonnement/fast levering Bestilte varer, brochurer eller magasiner Selvstændige reklamebrochurer fra andre end afsenderen.
23 DIRECT MAIL GRUNDPRODUKT Direct Mail grundprodukt er billigere end C-breve og dermed din billigste brev-løsning. For at blive godkendt som Direct Mail skal din udsendelse opfylde følgende krav: Direct Mail indhold Min. 3.000 pr. parti. (Færre kan sendes mod betaling op til minimum) Maks. 1.000 g pr. Standardbrevformat eller Storbrevsformat (33 x 23 x 2 cm.) Vi accepterer et udsving på op til 20 g inden for samme pris- og vægtinterval så du kan gøre din kampagne mere kreativ og individuel Samlet indlevering på et postcenter Brevene skal være forberedt til maskinel sortering Ingen krav om varsling eller anmeldelse Brevene kan indleveres alle hverdage Omdeling 2-8 dage efter indlevering. KREATIVE MULIGHEDER MED SÆRLIGE DIRECT MAIL SERVICES Hvis du ønsker en mere kreativ udformning af dine Direct Mails, end grundproduktet tillader, kan vi tilbyde en række ekstra services, hvor netop kreativiteten er i fokus: Du kan fravælge den ellers obligatoriske brevstregkode, så der bliver lidt mere plads til kreativ tekst, billeder og farver. Du kan fravælge det frie felt til Post Danmarks sorteringskode, så der bliver mere plads til kreativitet. Du kan bruge en af vores kreative PP-mærker til at profilere dit brev endnu mere. Du kan frit placere PP-mærket på forsiden af brevet eller inden i ruden. Du kan udforme dine breve, som du har lyst til, så den matcher din kampagne. Det kan være som kuffert, bold, pyramide eller samlesæt. Du kan vælge Bestemte Omdelingsdage, så du kan planlægge din kampagne bedst muligt.
24 MASKINEL ELLER MANUEL HÅNDTERING Hvis du vælger Direct Mail grundproduktet vores billigste brevprodukt skal dine Direct Mails være egnede til maskinesortering. Her gælder de samme krav som til Erhvervsbreve. Har du derimod brug for en større kunstnerisk og kreativ udformning af din Direct Mail, kan vi tilbyde at behandle brevene manuelt mod en ekstra pris. Du kan læse meget mere om mulighederne i faktaark om Direct Mail og Direct Mail tillægsydelser. GODKENDELSE OG UDSENDELSE Du er som afsender ansvarlig for, at indholdet opfylder kriterierne for at kunne sendes som Direct Mail. Er du i tvivl, er du velkommen til at spørge os til råds eller få en forhånds-godkendelse. Send blot dit materiale til DM-teamet@post.dk eller til: Post Danmark MAC-Danmark DM-teamet Tietgensgade 37, st 1566 København V Er du helt sikker på, at der er tale om en Direct Mail, skal du blot sende os et eksemplar af hver variant til denne adresse, senest når du indleverer brevene. INDLEVERING Direct Mails skal ved indleveringen være opdelt til vores tre brevpostcentre: i København, Fredericia og Aarhus. Alle breve indleveres samlet på et af centrene inden kl. 18.00. Da omdelingsperioden er 2-8 dage, behøver du til gengæld ikke varsle din indlevering på forhånd.
25 EMBALLERING Post Danmark gør alt, hvad vi kan for at sikre, at dine forsendelser når frem til tiden. Du kan hjælpe os ved at sørge for, at det er nemt for postbuddet at læse modtagerens adresse. Hvis du bruger den ekstra rude til andet end reklamebudskaber, fx til afsenderadressen, skal du anvende en væsentlig mindre font og sætte et stort X over adressen RUDEKONVOLUTTER, DER GÅR KLART IND HOS DIN MODTAGER Vælg en rude, fx af materialet polystyren, så adressen er let læselig Vælg en rude, der klæber til konvolutten, så den fremstår jævn og glat uden refleks/genskin Skal der et kundenummer el. lign. med, så placer det oven over eller øverst til venstre for adressen Vær opmærksom på at placere konvoluttens indhold, så indholdet ikke kan forskubbes, og adressen kun bliver delvis synlig gennem ruden Vil du have to ruder, placerer du en ekstra rude i øverste venstre hjørne på forsiden, højere oppe end ruden med modtageradressen TRYK GERNE ET REKLAMEBUDSKAB PÅ DIN FORSENDELSE Dit logo, et reklamebudskab, billeder eller lignende på for- og bagside kan skærpe opmærksomheden på din forsendelse. Husk blot at placere det, så det ikke kan forveksles med modtageradressen. Vi anbefaler, at du undgår at påtrykke noget i stregkodefeltet, da dette ved maskinel behandling dækkes af en selvklæbende etiket med stregkoden. Husk også at afsætte et felt på mindst 74 x 40 mm i øverste højre hjørne til frankering.
26 HVIS DU VIL SENDE NOGET UDEN KONVOLUT Det er nemt at sende kataloger, tidsskrifter og blade m.v. uden konvolut, når blot dine forsendelser består af én enkelt del fx, ét katalog eller ét blad er mindst i A5-format (210 x 148 mm) ikke er større end 45 x 30 x 3 cm frankeret med PP-påtryk eller maskinfrankering. FORSENDELSER I PLASTFOLIE Det kan være en fordel at foliere dine forsendelser med plast, fx når du sender nyhedsbreve vedlagt et brev. Følg nedenstående retningslinjer, så er du sikker på, at din forsendelse når fin og hel frem til modtageren. Vær desuden opmærksom på følgende: Vælg en folie, der ikke udvikler statisk elektricitet eller frembringer generende reflekser, fluorescens eller fosforescens Vælg en folie uden høj friktion så stempelaftryk kan anbringes holdbart Vælg en folie, der slutter tæt om indholdet, så det ligger stabilt Anbring helst svejsningen på bagsiden, så den ikke forstyrrer læsningen af adressen eller er i vejen for påsætning af stregkodeetiketten Stregkoden påføres maskinelt en selvklæbende, aftagelig etiket. Vælg en klar plastfolie af en kvalitet, så forsendelserne let kan sorteres. Vi anbefaler: Polyethylen (LDPE) 25-30 MY og CPP 25-30 MY.
27 FLERE MULIGHEDER MED POST DANMARK OPDATERING AF DIN ADRESSEDATABASE VIA FLYTTESTREGKODE Når du bruger Post Danmark, undgår du at bruge kostbar tid på returnerede breve og at betale porto en gang til. Elektronisk Flytteoplysning er en service, hvor du en gang om ugen får en fil med de nye adresser på e-mail, så du nemt og hurtigt kan opdatere din egen database. Servicen kan benyttes på alle maskinegnede standard- og storbreve til Danmark og for alle frankeringsformer. Du skal bare være tilmeldt ordningen og sætte den særlige flyttestregkode på dine breve. Hvis servicen skal omfatte flytninger på erhvervskunder, skal du være opmærksom på, at der kan være en særlig pris for servicen. Bestil stregkode og få mere information på www.postdanmark.dk/brevstregkoder. SIG FARVEL TIL BLANKETTERNE, OG FØLG DINE ORDRER ON LINE MED POST DANMARK Med Post Danmark Online kan du følge virksomhedens ordrer minutiøst hele vejen fra start til slut, fra reservation og anmeldelse til indlevering og fakturering. Helt gratis døgnet rundt kan din virksomhed fx oprette, ændre og se ordrer se fakturaer oprette og se reklamationer se kontaktpersoner se forbrugsdetaljer fra frankeringsmaskinen bestille brevstregkoder. Læs mere på www.postdanmark.dk/online og se alle fordelene i filmen Den sidste blanket. Post Danmark er altid parat til at hjælpe dig, hvis du er i tvivl om noget i forbindelse med rabatter og muligheder for dine forsendelser. Ring til din salgskonsulent eller til kundeservice på 70 11 12 30.
Post Danmark Tietgensgade 37 1566 København V Kundehåndbøger Januar 2015 www.postdanmark.dk