Vejledning til ruteplanlægning - Fyn, Jylland og Sjælland (ikke Københavns Kommune).

Transkript

1 Vejledning til ruteplanlægning - Fyn, Jylland og Sjælland (ikke Københavns Kommune). Indhold INTRODUKTION LOGGE IND PÅ RUT OVERSIGT OVER RUTER OPRETTELSE AF RUTER RUTERESERVATION I NABOPOSTNUMRE REDIGERING AF RUTER RETTELSE AF TEKSTER PÅ ALLE RUTEKORT

2 INTRODUKTION Denne vejledning til Red Barnets ruteplanlægningssystem, RUT, er tiltænkt som en hjælp til dig som koordinator, når du skal oprette, redigere og printe indsamlingsruter til Landsindsamlingen Resultatet er et overskueligt rutekort til hver indsamler, som gør det enkelt at finde de husstande, der skal besøges. Følger du vejledningen fra punkt til punkt lærer du hurtigt, hvordan systemet fungerer. OBS: Husk at bruge browseren Mozilla Firefox, når du skal printe ruterne, da systemet kører langt bedre på denne browser end eksempelvis Internet Explorer (som rigtig mange bruger som deres standard-browser) Hvis du ikke har denne browser kan du hente og gratis downloade den her: (Dette vil blot betyde, at du nu har 2 forskellige browsere du kan bruge. Du kan fortsat bruge din sædvanlige browser, selvom du downloader Mozilla Firefox). Har du nogle problemer med systemet, så er du altid velkommen til at ringe og/eller skrive til Red Barnet på eller landsindsamling@redbarnet.dk. God fornøjelse med ruteplanlægningen! 2

3 1. LOGGE IND PÅ RUT Gå ind på hjemmesiden samaritan.praqma.net (der skal ikke stå www. foran) Du vil nu se dette billede: Udfyld nu de forskellige felter med følgende: a. Organisation: red b. Område type: Vælg Postnr. c. Område: Vælg dit postnummer, f.eks Kastrup d. Distrikt: Skriv 1 e. Adgangskode: Skriv dit områdes postnummer, f.eks f. Tryk på Log Ind knappen 3

4 2. OVERSIGT OVER RUTER HVIS der ikke tidligere er blevet lavet ruter i dit distrikt, vil du nu se nedenstående skærmbillede. Alle postnumre er oprettet som et distrikt. Hvis du er koordinator for flere postnumre, er disse hver især oprettet som et distrikt og du skal oprette ruter for distrikterne hver for sig. Er du f.eks. både koordinator for 2791 Dragør og 2770 Kastrup skal du logge ind på dem hver for sig og oprette ruterne. Hvis der mangler ruter i dit distrikt, kan du nu gå videre til punkt 3 i denne vejledning. Ruterne skal ca. have følgende størrelser: landområde = 75 husstande byområde = 150 husstande (evt. en anelse flere ved højhusbyggeri) Hvis der allerede er lavet ruter i dit distrikt som du ønsker at beholde, og disse opfylder størrelseskravene, kan du gå videre til punkt 6. Hvis der er lavet ruter, men du ønsker at ændre eller omlægge disse, kan du gå videre til punkt 5. 4

5 3. OPRETTELSE AF RUTER Du kan nu gå i gang med at oprette ruter ved at trykke på Opret Rute under menupunktet Distrikt i venstre menu. Du vil så blive viderestillet til dette skærmbillede: Du skal nu udfylde felterne på ovenstående skærmbillede for at oprette din rute. Rute nr.: Giv ruterne numre startende med 1 og tæl så opad, når du opretter ruterne. Note til ruten Du kan give en besked til indsamleren, som skal gå på denne rute. Det kan f.eks. være at nogle ruter ikke har nogle trapper, og derfor er mere velegnede til børn, barnevogne og ældre end andre. Det er også her, at du kan reservere ruter til bestemte indsamlere. Note til Administration: Her kan du oprette noter til den koordinator der administrerer ruten- f.eks. for at huske til efterfølgende år, at der er en bestemt indsamler, der gerne vil have denne rute. Det kan også være en meget stor ejendom, som kan være svært at opdele på ruter, men som kræver mere end en indsamler. Bemærk, at denne note IKKE vil blive vist på de kort der printes ud til indsamlerne. Under vejnavn, kan du indtaste en vej, som du vil lave en rute på. Når du har indtastet vejnavnet, skal du trykke på Gem / Valider. HVIS du får beskeden Vejnavnet kunne ikke findes, så kan det skyldes en tastefejl. Skriv vejnavnet igen og tryk på Gem / Valider. Som en lille hjælp kan du trykke på vejliste i venstre menuen, og se en liste over alle veje i området. Det er også en god ide at have et kort over dit område, da det giver dig et godt overblik. Du kan evt. strege de veje over du har brugt. 5

6 Når du har trykket validér, vil du se, at tallet under husstande bliver opdateret. Her kan du se hvor mange husstande, der er på den enkelte vej, og på ruten i alt. Tryk nu på Vis kort under Rute i venstre menuen. Der vil nu komme et kort op, hvor du kan se, hvor ruten er, og hvor husstandene ligger på ruten, og hvor mange ringeklokker der er pr. vejnummer. Ud fra dette kort vil du kunne vælge en ny vej, som ligger fornuftigt i forhold til den først valgte, så din rute bliver nem at gennemføre for indsamleren. Dette nye vejnavn taster du ind i det skærmbillede, hvor du tastede den første vej ind. Hvis en vej har flere husstande end det antal, som en indsamler kan nå på 2-3 timer, kan du splitte vejen op i flere ruter. F.eks. kan 250 husstande blive til 1 rute á 150 husstande, og de resterende 100 husstande registreres med en anden tilstødende vej på næste rute. Hvis du får beskeden husnummer findes ikke, så kan det f.eks. skyldes, at nr. 1 hedder 1A. Du kan bl.a. hente hjælp på 6

7 Nedenfor kan du se hvordan det ser ud på skærmen når du har tilføjet flere veje til din rute: Når du trykker på Vis kort igen, vil du kunne se, at kortet bliver opdateret med de nye veje. Er du tilfreds med denne rute, kan du fortsætte med at oprette næste rute ved at trykke på Opret rute. Trykker du på print rute, kan du se hvordan det endelige print, som du kan udlevere til indsamleren, vil se ud. Har du problemer med at få enkelte ruter til at indeholde en tilstrækkelig mængde husstande er det i orden, da disse kan benyttes til børnefamilier eller andre som af forskellige årsager kun kan afsætte en time eller halvanden til at samle ind. Sørg for at markere disse ruter tydeligt, fx ved at skrive i Note til Administration. Når du har oprettet alle ruterne, kan du trykke på Rutedækning i menuen til venstre for at se, om der skulle være enkelte veje, som du har glemt. 7

8 Her er valgt rutedækningen for Kalundborg, som det vil se ud på skærmen: 4. RUTERESERVATION I NABOPOSTNUMRE (Dette punkt bliver kun aktuelt i nogle tilfælde). Bor du i et område hvor nabopostnummeret ikke er besat af en koordinator, kan det ske at en indsamler bliver henvist til dig. Ønsker denne indsamler at samle ind i sit eget postnummer, beder vi dig logge ind på indsamlerens område og oprette, samt reservere en rute til personen. Du logger ind på denne måde: Udfyld de forskellige felter med følgende: a. Organisation: red b. Område type: Vælg Postnr. c. Område: Vælg indsamlerens postnummer, F.eks Juelsminde d. Distrikt: Skriv 1 e. Adgangskode: Skriv indsamlerens områdes postnr., F.eks f. Tryk på Log ind knappen Du opretter ruten på samme måde som vist tidligere i denne instruktion. Det er meget vigtigt at du i feltet note til Administration skriver følgende: (Dit koordinatornavn og postnr.) - reserveret til (Indsamlerens navn). 8

9 Det vil se således ud på skærmen: 5. REDIGERING AF RUTER Hvis der allerede er oprettet ruter i dit område, men du ønsker at ændre eller omlægge disse, skal du vælge menupunktet Vælg ruter. Som det kan ses på nedenstående skærmbillede, kan du ud for hver rute trykke på Rediger rute. 9

10 Hvis du vælger denne mulighed, bliver du ført videre til nedenstående side, hvor du kan slette og tilføje veje og husnumre, på nøjagtig samme måde som i punkt RETTELSE AF TEKSTER PÅ ALLE RUTEKORT Når du har lavet dine ruter, og har aftalt et optællingssted med Danske Bank, hvor pengene skal indleveres, kan du udfylde de sidste to felter, som vil gælde for alle ruterne i distriktet. Her går du tilbage til oversigten over dine ruter, ved at trykke på Vælg rute. Derefter trykker du på Ret tekster. Dette fører dig til et nyt skærmbillede: 10

11 Her skal du udfylde de to felter, der hedder Overskrift og Bundtekst. Det kan f.eks. være: Overskrift: Tak fordi du hjælper med til Red Barnets Landsindsamling 2013, og bidrager til at stoppe vold mod børn. Bundtekst: Husk at når du er færdig med din rute, mødes vi i Danske Bank, som ligger på (adresse). Her vil vi optælle dagens resultat og udlevere diplomer til alle indsamlere. Disse to tekster vil komme med ud på ALLE kort, som der bliver printet ud i dette distrikt. Det er meget vigtigt, at du retter teksten, da den sikkert skal være anderledes fra indsamlingen i Det er afgørende for indsamlerens gode oplevelse, at ruten er af fornuftig længde og hænger godt sammen, og vi håber derfor meget på, at du vil følge vores retningslinier. Vi håber også, at det går godt med at oprette ruterne. Hvis du oplever nogen problemer undervejs, eller har brug for råd og vejledning, er du meget velkommen til at kontakte os. God fornøjelse, og tak for din store indsats! Mange venlige hilsner, Red Barnets Landsindsamlingssekretariat 11