Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr. 33 96 35 56 Arosgaarden, Åboulevarden 31 Postboks 514 8100 Aarhus C Notat g Telefon 89 41 41 41 Telefax 89 41 42 43 www.deloitte.dk Gennemgang af kommunens udbetalinger af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste til byrådsmedlemmerne Mads Jakobsen og Per Jakobsen Efter aftale har vi foretaget gennemgang af Struer Kommunes udbetalinger af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste til byrådsmedlemmerne Mads Jakobsen og Per Jakobsen i perioden 2010 2013. Gennemgangen er foretaget på baggrund af medieomtale, hvor der er rejst tvivl om kommunens udbetalinger af erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste til de 2 byrådsmedlemmer. Formålet med vores gennemgang er at foretage en vurdering af, hvorvidt Struer Kommunes udbetaling af erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste til de 2 byrådsmedlemmer er tilstrækkeligt dokumenteret og i overensstemmelse med kommunens regelsæt og lovgivningen. Konklusion Det er vores vurdering, at dokumentationen for og kontrollen af udbetaling af erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste til byrådsmedlemmerne Mads Jakobsen og Per Jakobsen i perioden 2010-2013 har været i overensstemmelse med kommunens retningslinier. Vores gennemgang viser samtidig, at der i flere tilfælde kan være begrundet tvivl om, hvorvidt udbetalingen af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste har været i overensstemmelse med lovgivningen, ligesom det for både Mads Jakobsen og Per Jakobsen gælder, at der efter vores vurdering er udbetalt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for aktiviteter, som de pågældende ikke har været berettiget til. Det er vores vurdering, at dette primært skyldes uklarhed i kommunens regler. Struer Kommunes regelsæt omkring godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste bør derfor efter vores vurdering uddybes og det bør præciseres, hvilke aktiviteter der berettiger til udbetaling af erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Regelgrundlag for udbetaling af erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste Udgangspunktet for vederlæggelse af byrådsmedlemmer er den kommunale styrelseslov 16 og 34. Udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste sker således med hjemmel i styrelseslovens 16, stk. 5. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte 2 Styrelsesloven er suppleret af den såkaldte vederlagsbekendtgørelse (bekendtgørelse om vederlag, diæter, pension m.v. for varetagelsen af kommunale hverv mv.). Samtidig har ministeriet i 2007 udsendt en vejledning om vederlag, diæter, pension mv. for varetagelsen af kommunale hverv. Struer Kommune har på grundlag af disse retskilder udarbejdet Regelsæt for godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste dateret 24. februar 2010. Regelsættet er i 2014 blevet erstattet af Regelsæt for godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste gældende pr. 1. januar 2014. I vores gennemgang har vi taget udgangspunkt i regelsættet fra 2010. I henhold til kommunens regelsæt ydes der tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med pligtmæssige møder, kurser og seminarer. Dokumentation for anvendt timesats Både Mads Jakobsen og Per Jakobsen har i 2010 fået godkendt timesats for tabt arbejdsfortjeneste på grundlag af udtalelse fra revisor. Det er den samme timesats, der har været gældende i hele perioden. Kommunens forretningsgang og godkendelsesprocedure I henhold til Struer Kommunes regelsæt fra 2010 er borgmesteren af byrådet bemyndiget til at bedømme, om dokumentationskravene for selvstændige erhvervsdrivende er opfyldt. Ifølge regelsættet gælder det blandt andet timeløn samt antallet af timer. Ved vores gennemgang kan vi konstatere, at timelønnen som grundlag for udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste er godkendt af borgmesteren. Gennem hele perioden er anvendt en særlig blanket til dokumentation af den tabte arbejdsfortjeneste. Det enkelte byrådsmedlem har ved opgørelse af arbejdstab dokumenteret dato, antal timer, tidspunkt og aktivitet/udvalg/nævn. Alle indberetninger er blevet underskrevet af byrådsmedlemmet og efterfølgende godkendt af borgmesteren. Det er ikke muligt på de enkelte indberetninger at se, hvilket hjemmelgrundlag der er anvendt ved udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste ved de enkelte møder. Generelt om vores gennemgang af udbetalinger til Mads Jakobsen og Per Jakobsen Vi har foretaget vores gennemgang på grundlag af det forelagte materiale. Materialet har omfattet lønspecifikationer for 2010, udfyldte indberetningsblanketter for perioden 2010-2013, mødereferater, mødeindkaldelse m.m. til de enkelte møder samt kommunens regelsæt.
Deloitte 3 Da der i dokumentationsmaterialet for udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste ved de enkelte møder ikke er henvisning til hjemmelgrundlag for udbetalingen, har vi ved gennemgangen foretaget en vurdering af, hvilket grundlag der kunne have været anvendt ved udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste ved de enkelte møder. Denne vurdering er som udgangspunkt alene foretaget på grundlag af teksten på indberetningsblanketten. Det kan derfor ikke afvises, at kommunen har haft en anden vurdering ved godkendelse og udbetaling af erstatningerne for tabt arbejdsfortjeneste, ligesom yderligere dokumentation og/eller dialog med de 2 byrådsmedlemmer kan medføre en ændret vurdering. Vi anbefaler, at kommunen fremadrettet er mere præcis i angivelse af hjemmelgrundlaget for udbetalingen. Dette kan eksempelvis ske ved henvisning til styrelseslovens 16, litra a, b, c eller d. Udbetalinger til Mads Jakobsen Ifølge den fremlagte dokumentation har Mads Jakobsen i perioden fra januar 2010 til december 2013 deltaget i 211 møder, der har udløst udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. 150 af disse møder er efter vores vurdering møder i udvalg eller nævn, som Mads Jakobsen er indtrådt i forbindelse med konstitueringen. Af de 150 møder er 136 af møderne egentlige byråds- eller udvalgsmøder, mens vi vurderer, at 14 af møderne er møder, hvor det samlede byråd eller udvalg er indkaldt til orientering inden beslutning træffes. Det er vores vurdering, at alle disse møder berettiger til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. 28 af møderne vedrører efter vores vurdering deltagelse i kurser mv. så som KL Børnetopmøde, Danske Havnes Årsmøde, KL Politisk Forum Teknik og Miljø, Byplanmøde, kursus om nyt dagsordensystem, Kommunaløkonomisk Forum. Det fremgår ikke af kommunens regelsæt, hvilke kurser mv. der anses af betydning for varetagelsen af hvervet som byråds- og udvalgsmedlem. Ligeledes har vi ikke fået forelagt dokumentation for, at byrådet har truffet beslutning om, at de pågældende kurser anses af betydning for varetagelsen af hvervet som byråds- og udvalgsmedlem. Vi har dog fået oplyst, at byrådets og udvalgenes deltagelse i kurser mv. har været drøftet, og der var enighed om, at udvalgene deltager i et årligt KL temamøde pr. udvalgsområde. På det foreliggende grundlag kan vi derfor ikke afgøre, hvorvidt byrådet anser deltagelse i de pågældende kurser mv. af betydning for varetagelsen af hvervet som byråds- og udvalgsmedlem og dermed hvorvidt der er grundlag for udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Vi anbefaler på den baggrund, at det i kommunens regelsæt præciseres, hvilke kurser mv. byrådet anser for at have betydning for varetagelsen af hvervet som byrådsog udvalgsmedlem. 9 af møderne vedrører efter vores vurdering deltagelse i seminarer, hvor det samlede byråd har været indkaldt - eksempelvis budgetkonference, budgetseminar mv. Det er vores vurdering, at alle disse møder berettiger til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.
Deloitte 4 3 af møderne vedrører efter vores vurdering varetagelse af andre kommunale hverv så som netværksmøde for Teknisk Udvalg. Byrådet er efter vores vurdering ikke forpligtet til at yde erstatning for tabt arbejdsfortjeneste ved deltagelse i disse aktiviteter og vi har ikke fået forelagt dokumentation for, at byrådet har besluttet at yde erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for aktiviteterne. Endelig er der 21 møder, der efter vores vurdering vedrører udførelse af andre aktiviteter så som besigtigelser, deltagelse i invielser, repræsentative m.m. eksempelvis invielse af Fjordbo, besigtigelse Venø Færge, møde med Hjerm Vandværk, møde med landbrugskonsulenter, afskedsreception Kurt Vanggaard, Erhvervstræf DI. Det er vores vurdering, at der ikke kan ydes erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med disse aktiviteter. Udbetalinger til Per Jakobsen I perioden fra januar 2010 til december 2013 har Per Jakobsen deltaget i 189 møder, der har udløst udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. 142 af disse møder er efter vores vurdering møder i udvalg eller nævn, som Per Jakobsen er indtrådt i forbindelse med konstitueringen. Af de 142 møder er 129 af møderne egentlige byråds- eller udvalgsmøder, mens vi vurderer, at 13 af møderne er møder, hvor det samlede byråd eller udvalg er indkaldt til orientering inden beslutning træffes. Det er vores vurdering, at alle disse møder berettiger til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. 11 af møderne vedrører efter vores vurdering deltagelse i kurser mv. så som Kattegat kursus, KL Politisk Forum, kursus om nyt dagsordensystem. Det fremgår ikke af kommunens regelsæt, hvilke kurser mv. der anses af betydning for varetagelsen af hvervet som byråds- og udvalgsmedlem. Ligeledes har vi ikke fået forelagt dokumentation for, at byrådet har truffet beslutning om, at de pågældende kurser anses af betydning for varetagelsen af hvervet som byråds- og udvalgsmedlem. Vi har dog fået oplyst, at byrådets og udvalgenes deltagelse i kurser mv. har været drøftet, og der var enighed om, at udvalgene deltager i et årligt KL temamøde pr. udvalgsområde. På det foreliggende grundlag kan vi derfor ikke afgøre, hvorvidt byrådet anser deltagelse i de pågældende kurser mv. af betydning for varetagelsen af hvervet som byråds- og udvalgsmedlem og dermed hvorvidt der er grundlag for udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Vi anbefaler på den baggrund, at det i kommunens regelsæt præciseres, hvilke kurser mv. byrådet anser for at have betydning for varetagelsen af hvervet som byråds- og udvalgsmedlem. 15 af møderne vedrører efter vores vurdering deltagelse i seminarer, hvor det samlede byråd har været indkaldt - eksempelvis budgetkonference, budgetseminar mv. Det er vores vurdering, at alle disse møder berettiger til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.
Deloitte 5 4 af møderne vedrører efter vores vurdering varetagelse af andre kommunale hverv så som besigtigelse af kommunale ejendomme, deltagelse i borgermøde. Byrådet er efter vores vurdering ikke forpligtet til at yde erstatning for tabt arbejdsfortjeneste ved deltagelse i disse aktiviteter og vi har ikke fået forelagt dokumentation for, at byrådet har besluttet at yde erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for aktiviteterne. Endelig er der 17 møder, der efter vores vurdering vedrører udførelse af andre aktiviteter så som besigtigelser, deltagelse i invielser, repræsentative m.m. eksempelvis invielse af vestcenter kilen, åbning af Businesspark Struer, åbning af cykelsti Hjerm-Struer. Det er vores vurdering, at der ikke kan ydes erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med disse aktiviteter. Afslutning Vi betragter med aflevering af dette notat vores arbejde vedrørende gennemgang af kommunens udbetalinger af erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste til byrådsmedlemmerne Mads Jakobsen og Per Jakobsen som afsluttet. Såfremt der er supplerende spørgsmål eller der er behov for uddybende kommentarer, står vi naturligvis til rådighed. Aarhus, den 16. april 2014 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor Lars Jørgen Madsen registreret revisor