Navn og hjemsted: Institutionens navn er "Houlkærhallen" med hjemsted i Houlkær, 8800 Viborg. Formål: Institutionen har til formål at opføre og drive en idrætshal til brug for idræts- og ungdomsforeninger samt andre foreninger med kulturelle formål, samt for Houlkærskolen. Kapitalforhold: Grunden. hvorpå hallen opføres, stilles vederlagsfrit til rådighed af Viborg kommune, så længe hallen opretholdes og drives efter sit formal som anført i 2. 1 2 3 Den til opførelse af hallen og til anskaffelse af inventar og materiel nødvendige kapital søges tilvejebragt ved kommunal tilskud, ved indsamling, ved ansøgning hos institutioner og fonds, samt evt. ved optagelse af lån i ejendommen. Hæftelse og tegning: Institutionen er selvejende, således at institutionens formue - nuværende som fremtidig - ikke tilhører nogen person eller forening, ej heller i tilfælde af institutionens opløsning. 4 For institutionens forpligtelser hæfter alene institutionen, således at der for institutionens forpligtelser ikke er noget personligt eller solidarisk ansvar for nogen person eller nogen forening eller Viborg kommune, ud over de tilfælde, hvor kautions- eller garantiforpligtelser direkte er påtaget. Instutionen tegnes af tre bestyrelsesmedlemmer i forening, hvoraf det ene medlem skal være formanden eller næstformanden. Ved køb og salg samt pantsætning af fast ejendom tegnes institutionen af bestyrelsen. Desuden kræves repræsentantskabets godkendelse. Endvidere kræves Viborg byråds godkendelse, såfremt der indestår kommunegaranterede lån i
institutionens ejendom, eller kommunen har pant i ejendommen eller kommunens oprindelige tilskud/lån til hallens opførelse ikke er tilbagebetalt. Formueforvaltning: 5 Bestyrelsen drager omsorg for, at institutionens likvide pengebeholdning indsættes på institutionens navn i pengeinstitut eller anbringes i børsnoterede obligationer, der er noteret på institutionens navn. Administrationsudgifter: For hvervet som medlem af repræsentantskab og bestyrelse kan der ikke tillægges honorar. 6 Der ydes godtgørelse for dokumenterede udgifter til kontorhold og tit opgaver, som er pålagt repræsentantskabet eller bestyrelsen. Regnskab og revision Institutionens regnskabsår er kalenderåret. Første regnskabsår løber fra institutionens stiftelse til 31.12.87. 7 8 Revision af institutionens regnskaber foretages af 2 af repræsentantskabet for et år ad gangen valgte revisorer, der ikke må være medlemmer af institutionens bestyrelse, og hvoraf den ene skal være statsautoriseret eller registreret revisor, eller af Kommunernes Revisionsafdeling. 9 Driftsregnskab og status indleveres inden udgangen af januar måned efter regnskabsårets afslutning til revisorerne, der senest efterfølgende 1. marts afleverer regnskabet til bestyrelsen i revideret stand og med eventuelle revisionsmæssige bemærkninger. Regnskabet skal underskrives af såvel bestyrelsen som revisorerne. 10 Et eksemplar af institutionens årlige driftsregnskab og status skal hvert år indsendes til Viborg kommune inden 15 dage efter afholdelse af det ordinære repræsentantskabsmøde.
Regnskabet skal være påført en af formanden underskrevet påtegning om regnskabets forelæggelse for repræsentantskabet med oplysning om, hvorvidt dette har godkendt regnskabet eller ej. Repræsentantskabet: 11 Repræsentantskabet er institutionens højeste myndighed. Medlemmer til repræsentantskabet vælges således: a) Idrætsforeninger, som benytter hallen er berettiget til at vælge medlemmer til repræsentantskabet i et antal svarende til deres forholdsmæssige andel af den samlede udlejning til idrætsforeninger. Der skal være tale om en ugentlig tilbagevendende leje. Repræsentanterne skal være medlem af den idrætsforening, som vælger vedkommende. Ophæves en valgberettiget forening, ophører tillige den pågældende forenings repræsentantskabsmedlemmer. Fordelingen sker efter det antal timer, der er disponeret og faktureret i perioden 01. 08-31. 12. Idrætsforeninger vælger i alt 18 medlemmer til repræsentantskabet. b) lnitiativgruppen Houlkær vælger 6 repræsentanter. Repræsentanterne skal være medlem af en eller institutioner, organisationer, foreninger og virksomheder, som er medlem af Initiativgruppen Houlkær. Ophæves en valgberettiget forening, ophører tillige den pågældende forenings repræsentantskabsmedlemmer. 12 stk. 1) Valg til repræsentantskabet sker for 1 år, genvalg kan finde sted. stk. 2) inden 1. marts opfordrer institutionens bestyrelse de valgberettigede foreninger til at vælge repræsentantskabsmedlemmer for det kommende år, med angivelse af, hvor mange medlemmer, den enkelte forening er berettiget til at vælge. De valgberettigede foreninger skal herefter anmelde de valgte repræsentantskabsmedlemmer med angivelse af navn og adresse til bestyrelsens formand senest 1. april. Overskrides anmeldelsesfristen kan pågældende mandat fortabes indtil næste repræsentantskabsanmeldelse.
Som repræsentantskabsmedlemmer kan kun vælges myndige personer, som er medlem af en forening, som nævnt i 11 a) eller b) eller medlem af en forening under Initiativgruppen Houlkær. Udmelder et repræsentantskabsmedlem sig af den forening der har udpeget vedkommende som repræsentantskabsmedlem i valgperiodens forløb, er den udpegede forening berettiget til at vælge et nyt medlem til repræsentantskabet for den resterende del af valgperioden. Det samme er gældende, dersom et repræsentantskabsmedlem af anden grund udtræder af repræsentantskabet i utide. Ordinært repræsentantskabsmøde: 13 Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år i maj måned. Bestyrelsen indkalder til ordinært repræsentantskabsmøde, hvilket. skal ske skriftligt til hver enkelt anmeldt repræsentantskabsmedlem, såvel nyanmeldte som afgående, med mindst 4 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde mødets dagsorden, der skal indeholde mindst følgende punkter: a. Valg af dirigent. b. Formandens beretning om institutionens virksomhed i det forløbne år. c. Kassererens forelæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse. d. Bestyrelsens redegørelse om den økonomiske situation, herunder forventede indtægter og udgifter, i det kommende kalenderår. e. Indkomne forslag skal være formanden i hænde senest 2 uger før repræsentantskabsmødets afholdelse. Såfremt der fremkommer forslag til behandling, udsendes endelig dagsorden 1 uge for mødets afholdelse. f. Valg af 2 eller 3 bestyrelsesmedlemmer. g Valg af 1. og 2. suppleant. g. Valg af 2 revisorer. h. Valg af J revisorsuppleant. j. Eventuelt. Under mødets dagsorden har alle deltagere ret til at udtale sig, men stemmeret kan kun udøves af medlemmerne af det nye repræsentantskab efter de i pkt. 12 fastsatte regler.
Afgørelser og valg træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de fremmødte repræsentantskabsmedlemmer, dog jfr. 20 om vedtægts ændringer og institutionens opløsning I repræsentantskabsmøderne deltager bestyrelsen, hvis medlemmer har taleret, men kun stemmeret, hvis de tillige er medlemmer af repræsentantskabet. Forslag, der ikke er optaget på den udsendte dagsorden, kan ikke bringes til afstemning og afgørelse, medmindre samtlige repræsentantskabsmedlemmer er mødt og indvilger i forslagets behandling. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde: 14 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når et flertal i bestyrelsen beslutter det, eller når mindst 6 repræsentantskabsmedlemmer begærer dette med angivelse af dagsorden. Indkaldelsesmåde og varsel er den samme, som er gældende for ordinært repræsentantskabsmøde. Det samme gælder for vedtagelser på mødet. Bestyrelsen: 15 Institutionens daglige ledelse varetages af en bestyrelse på 5 medlemmer, som ikke behøver at være medlem af repræsentantskabet. De 5 medlemmer vælges af repræsentantskabet. En person kan kun vælges til bestyrelsen, hvis han opfylder kravene til at blive valgt som repræsentantskabsmedlem, jfr. vedtægternes 12. Valg til bestyrelsen foretages på det ordinære repræsentantskabsmøde og er gældende for 2 år. Hvert år vælges således 2 eller 3 medlemmer. På første ordinære repræsentantskabsmøde afgår dog 2 medlemmer. Genvalg kan finde sted. Valg som suppleant gælder dog kun for 1 år. Opnår flere kandidater samme stemmetal, foretages der ny afstemning mellem kandidaterne med stemmelighed; dersom stemmerne er lige, foretages herefter lodtrækning om valget. Såfremt et repræsentantskabsvalgt bestyrelsesmedlem ikke længere opfylder kravene til at blive valgt, jfr. 12, indtræder 1. henholdsvis 2. suppleanten. Såfremt denne suppleant allerede er indtrådt i bestyrelsen eller af anden årsag ikke er til rådighed, indtræder den anden valgte suppleant. Er samme forhold gældende for
denne, kan bestyrelsen vælge mellem at afholde ekstraordinært repræsentantskabsmøde for at vælge det/de manglende medlem/medlemmer eller at fortsætte med reduceret bestyrelse indtil næste ordinære repræsentantskabsmøde. Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter dets valg med formand, næst formand, kasserer og sekretær. 16 Bestyrelsen udarbejder snarest en forretningsorden. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, såfremt mindst 3 medlemmer er tilstede. Hvert bestyrelsesmedlem har en stemme, og stemmeretten er personlig. således at der ikke kan stemmes ved fuldmagt eller befuldmægtiget. Alle beslutninger træffes ved absolut stemmeflertal, men i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslaggivende. Bestyrelsen udarbejder et reglement for hallens benyttelse, som forelægges repræsentantskabet på det første ordinære repræsentantskabsmøde. Reglementet skal respektere Houlkærskolens benyttelse af hallen og være i overensstemmelse med den godkendte overenskomst mellem institutionen og Viborg byråds kulturudvalg. 17 Bestyrelsen fastsætter endvidere vederlag for hallens benyttelse og udarbejder inden 1. januar et budget for det kommende regnskabsår. 18 Bestyrelsen drager omsorg for og er ansvarlig for, at institutionens indtægter tilbørligt indkasseres, at sædvanlige driftsudgifter - herunder renter og afdrag på lån - betales, samt at institutionens midler er anbragt som i 5 foreskrevet. Forhandlingsprotokol: I institutionens forhandlingsprotokol, der er fælles for repræsentantskabet og bestyrelsen, konstateres tid og sted for alle møder, mødedeltagelsen og beslutningsdygtigheden, samt de på møderne trufne beslutninger og vedtagelser. Herudover skal hvert år, forud for protokollatet af det ordinære repræsentantskabsmøde, indføres navn og adresse på samtlige repræsentantskabsmedlemmer med angivelse af, hvilken valgberettiget forening, det enkelte repræsentantskabsmedlem repræsenterer. 19
Forhandlingsprotokollen føres normalt af bestyrelsens sekretær, men i øvrigt af den, der hertil er udpeget af formanden, respektivt næstformanden. Forhandlingsprotokollen underskrives af dirigenten eller - for bestyrelsesmøders vedkommende af samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Vedtægtsændringer og opløsning: 20 Forslag til ændring af vedtægterne og om institutionens opløsning kan kun vedtages med 2/3 af samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Vedtages forslaget med 2/3 flertal af de mødte, men ikke 2/3-af samtlige repræsentantskabsstemmer, indkaldes med 14 dages skriftlig varsel til nyt repræsentantskabsmøde, hvor forslaget kan vedtages med 2/3 af de mødte stemmer, uanset disses antal. Vedtægtsændringer sker efter forudgående rådslagning med Viborg byråd. Besluttes institutionens, opløsning, anvendes eventuel formue efter rådslagning med Viborg byråd til formål i det pågældende geografiske virkeområde af tilsvarende art som den opløste institutions. 21 Institutionen er stiftet den 26.02.87. Rettet ifølge ekstraordinær repræsentantskabsmøde den 17. juni 2003. Rettet ifølge ekstraordinær repræsentantskabsmøde den 4. april 2007.