KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab ADVISORY Telefon 86 76 46 00 Telefax 72 29 30 30 www.kpmg.dk CVR-nr. 30 70 02 28 Direktør Carl-Emil Larsen Danmarksvej 26 8660 Skanderborg Vores ref. 10-n001 TISO LBA 937478 10005.docx Formålet med denne undersøgelse er at klarlægge, hvorvidt der blandt 's medlemmer er interesse for at oprette Shared Service Centre, som kan varetage fælles administration af diverse områder i forsyningerne, som eksempelvis it-drift, HR og løn. Vi har modtaget 22 besvarelser på spørgeskemaet fra både store og små forsyninger. Listen af respondenter er vedlagt i bilag 1. Respondenterne Blandt respondenterne har der været stor forskel i koncernstrukturen. Nogle steder er vand- og spildevandsforsyningerne opdelt i to selvstændige selskaber, mens andre er samlet i ét selskab. Flere af forsyningskoncernerne er udskilt fra kommunen med flere forsyningsområder udover vand og spildevand. Vi vurderer, at nogle af besvarelserne ikke kun indeholder tal og oplysninger vedrørende vandog spildevandsforsyningerne, men i ligeså høj grad giver et billede af hele koncernen. Vurderingen er primært sket på baggrund af de oplyste tal for antal medarbejdere og vores øvrige kendskab til forsyningernes størrelser. Overordnet resultat af undersøgelsen Af de adspurgte svarer 55 %, at de vil kunne udnytte de frigjorte ressourcer ved oprettelse af Shared Service til andre formål. Undersøgelsen viser endvidere, at 59 % ser Shared Service som en fordel i forbindelse med varetagelse af de i spørgeskemaet nævnte funktioner. Vi vurderer på baggrund af dette, at der generelt er interesse for oprettelse af et Shared Service Center blandt vand- og spildevandsselskaberne. Langt de fleste forsyninger har under 1 medarbejder til at varetage lønfunktionen, hvorimod det er meget blandet, hvor stor forbrugerafregnings- og bogholderifunktionen er. KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Medlem af KPMG International Cooperative ("KPMG International"), et schweizisk kooperativ, som alle KPMG-firmaer er medlem af. KPMG International yder ikke professionelle services m.v. til kunder. Hvert medlemsfirma er en selvstændig, uafhængig juridisk enhed. Fortegnelse over ejere kan indhentes hos KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab
Grundet spørgeskemaets opbygning har mange af respondenterne ikke angivet årsværk beskæftiget med it-drift, da der i kolonnen "selskabets svar" ikke er angivet svarmulighed, som ved de øvrige punkter i spørgsmålet. Dette har gjort det svært at lave en valid konklusion på spørgsmålet omkring it-drift. En illustration af dette er vedlagt i bilag 2, figur 1-4. Enkeltområder Nedenfor har vi kort beskrevet de overordnede resultater af undersøgelsen indenfor de enkelte funktionsområder. Forbrugerafregning Besvarelsen af spørgsmål 5 viser, at 68 % af respondenterne benytter sig af KMD FAS til forbrugerafregning. Udover KMD bruges SonWin, SAP ISU og Xellent. Ud fra spørgsmål 6 vurderer vi, at et kommende Shared Service-system skal kunne administrere både få og mange forbrugere, idet forsyningsstørrelserne svinger meget. Der er bred enighed blandt respondenterne om, at et forbrugerafregningssystem skal kunne integreres til andre systemer. Kravet til systemets rapportering omhandler bl.a. statusrapporter, salgsstatistikker, forfaldslister, saldolister, rykkerlister og kontrollister til aflæsning. Økonomistyring Det mest anvendte økonomisystem er Navision, som benyttes af 59 %. 18 % bruger KMD (Brugerdata). Derudover er der 18 %, der ikke har svaret. Ud fra besvarelserne i spørgsmål 8 tegner der sig et billede af, hvilke moduler forsyningerne ønsker et økonomisystem skal indeholde. Der bliver lagt meget vægt på, at systemet kan indeholde følgende moduler: Finans Debitor/salg Kreditor/køb Sags- og tidsregistrering, herunder projektstyring Løn Lager Anlæg. Derudover ønskes det, at økonomisystemet skal kunne integreres med forsyningernes øvrige systemer, herunder betalingssystem, FAS og løn. Løn og personale Halvdelen af respondenterne svarer, at de på nuværende tidspunkt betaler kommunen for at varetage forsyningens lønområde. Derudover er der 18 %, som benytter KMD, og disse kan muligvis tilhøre gruppen, der køber ydelsen af kommunen. Det er ikke muligt ud fra spørgeskemaet at vurdere, om forsyningerne fremadrettet selv ønsker at varetage denne funktion, eller om den Tilrettet 2 9 10 - afrapportering shared services.docx 2
fortsat skal varetages af kommunen. Ifølge lovgivningen må kommunerne varetage denne opgave frem til 31. december 2012, hvorefter forsyningerne skal finde en anden løsning. Tilbagemeldingerne omkring behov og krav til lønsystemet og HR-systemet er meget blandede. Der er flere af forsyningerne, der har ytret ønske om, at lønsystemet skal kunne håndtere både offentlige og private overenskomster, samt overenskomster for timelønnede og funktionærer. Derudover er følgende punkter vigtige krav til lønsystemet: Aftaler om tillæg for overarbejde, rådighedsvagter, afspadsering, beklædning og andre overenskomstmæssige tillæg Håndtere alt omkring skat, AM-bidrag, ATP, pensioner, andre forsikringer, lønindeholdelse, kilometergodtgørelser m.v. Håndtere diverse aftaler og love, såsom ferieloven, funktionærloven, seniorordninger, omsorgsdage, barnets sygedag og andre lignende ordninger Kunne håndtere snitflader til økonomisystemet, timeregistreringssystemer og andre med evt. lønrelaterede data. CRM (kundestyring) Hvad angår svarene omkring kundestyringssystem, er der ikke noget entydigt svar blandt respondenterne. Her benyttes bl.a. SonWin, KMD, Navision til EnviDrift, Xellent og Opus. Af de adspurgte har 32 % slet ikke et kundestyringssystem. De overordnede krav til et nyt kundestyringssystem er, at det skal kunne håndtere alle relevante relationer til den enkelte kunde, herunder kundeoplysninger, kommunikation, betalingshistorik, restancer, forbrug, produkter, eventuelle præferencer m.v. Undersøgelsen viser ikke, om forsyningerne har taget stilling til, hvordan den fremtidige inddrivelse af forfaldne debitorer skal foregå. Anlægsaktiver Undersøgelsen viser, at 64 % af besvarelserne benytter mere end ét program til administration af anlægsaktiver. Det vurderes, at omkring 60 % bruger DANDAS til styring af anlægsaktiver. I nedenstående graf er vist de systemer, der benyttes: Tilrettet 2 9 10 - afrapportering shared services.docx 3
14 12 10 8 6 4 2 0 System til administration af anlægsaktiver Systemet til administration af anlægsaktiver bør som minimum kunne foretage periodevise afskrivninger, kunne rumme store mængder data, der bør kunne administreres på en let tilgængelig måde, samt kunne integreres med økonomistyringssystemet. Øvrige områder Af øvrige områder, hvor Shared Service kan bruges, nævnes bl.a. HR-funktionen, anlægsaktiver, fælles administration af benchmark, asset management model/analyse, vandkvalitetsanalyser og dokumenteret drikkevand sikkerhed (DDS), indkøb, debitor opfølgning/inddrivelse af fordringer, bogføring, regnskab, journaliseringssystem og fælles analyser. Det er således vores vurdering, at der synes at være basis for et bredere Shared Service-koncept end oprindeligt antaget. Med venlig hilsen KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Søren P. Nielsen statsaut. revisor Peter Kold Senior Manager Dette notat indeholder alene en generel gennemgang af et emne, som KPMG efter aftale kan yde nærmere rådgivning om. Selvom fejl og mangler i notatet er forsøgt undgået, kan KPMG ikke påtage sig noget ansvar for dispositioner, som foretages uden vores forudgående rådgivning. Tilrettet 2 9 10 - afrapportering shared services.docx 4
Bilag 1 - Oversigt over respondenter Nedenfor er oplistet de 22 respondenter med undtagelse af enkelte vandselskaber, der har ønsket at være anonyme. Struer Forsyning A/S Aquadjurs Esbjerg Forsyning A/S Grindsted Vandværk Hjørring Forsyning A/S Hørsholm Vand ApS Jammerbrugt Forsyning A/S Kalundborg Forsyning Københavns Energi A/S Morsø Forsyning Odsherred Forsyning A/S Samsø Spildevand A/S Brøndby Skive Vand A/S Syddjurs Spildevand A/S Vesthimmerlands Vand A/S Ærø Vand A/S Århus Vand Provas Haderslev Forsyning A/S HTK-Forsyning A/S Tilrettet 2 9 10 - afrapportering shared services.docx 5
Bilag 2 - Illustration af årsværker beskæftiget med bogholderi, it-drift, løn og forbrugsafregning Figur 1 - Årsværker beskæftiget med bogholderi Figur 2 - Årsværker beskæftiget med it-drift Tilrettet 2 9 10 - afrapportering shared services.docx 6
Figur 3 - Årsværker beskæftiget med løn Figur 4 - Årsværker beskæftiget med forbrugsafregning Tilrettet 2 9 10 - afrapportering shared services.docx 7