Nordisk Råd Mødegruppe Kontrollkommittén, KK Mødetid 25. februar 2008 Mødested Nordisk Råds sekretariat, Store Strandstræde 18 Store Strandstræde 18 DK-1255 København K Tel +45 3396 0400 Fax +45 3311 1870 nordisk-rad@norden.org www.norden.org Referat 12. marts 2008 08-202 1. Godkännande av dagordning Kontrolkomiteen godkendte udkast til dagsorden. 2. Godkännande av referat Bilag 1 Utkast till referat kontrollkommittén 29 januari 2008 Kontrolkomiteen godkendte udkast til referat fra mødet 29. januar 2008 med de ændringer som fremkom på mødet. 3. Orientering om projekthantering av NMR Bilag 1 Bilag 2 Notat från Nordiska ministerrådet om projekthantering projektöversikt från Nordiska ministerrådet
Efter en invitation fra medlemmerne i kontrolkomiteén gav Vagn Egede Olsen og Michael Rinder en uddybende præsentation af projektvirksomhed i Nordisk Ministerråd. I Nordisk Ministerråd har man sat fokus på projektvirksomhed. Anledningen til dette var, at i 2006 gennemførte Nordisk Ministerråds budgetekspertgruppe en udredning af projektvirksomheden. De overordnede anbefalinger som udredningen resulterede i var: incitamenter til at øge tempoet i projekter, succeskriterier og systematisk evaluering af projekter og nødvendigheden for en kobling til det politiske niveau og ledelsesinformation. Følgende konkrete ændringer er sket: Antallet af projekttyper reduceres til tre, dvs. tilskud, projekter og programmer, Der er udviklet klare retningslinier for valg af styringsværktøj, Der stilles større kvalitetskrav til målformulering, herunder klare og enkle succeskriterier for samtlige projekter, Der indføres projektplaner, som understøttes af et enkelt og digitaliseret edb-værktøj, Der indføres en tidsfrist for udarbejdelse af projektplan og indgåelse af kontrakt, således at dette skal ske senest 6 måneder efter bevilling er givet, idet bevillingen ellers bortfalder. Rapporteringen forbedres, således at der gives oplysninger om behov for viderebehandling og politiske initiativer, der udvikles en projektportal, der gives periodisk afrapportering til ministerråd og embedsmandskomité, der anvendes et enkelt projekt score-card til at vurdere forløb og resultater for samtlige projekter, der indføres en begrænset adgang til at overføre bevillinger mellem budgetårene, og at ansøgningsfrister til projektpuljer lægges tidligst muligt, forstået som tidligst muligt i forhold til budgetåret. Den danske Rigsrevision har i 2007 valgt at følge Nordisk Ministerråds projektadministration, herunder den faglige og økonomiske evaluering af projekterne. Rigsrevisionen vil formentlig berøre resultaterne af dette arbejde i forbindelse med revisionsberetningen for regnskab 2007, som plejer at komme sidst i juni. Vedrørende forudsætninger for projektbevillinger, så skal projektet være et led i virkeliggørelsen af en given politik. Det kan være det aktuelle års formandskabsprogram, det foregående års formandskabsprogram, det aktuelle års arbejdsprogram for sektoren, budgettet for det aktuelle år, og virksomhedsplanen for det aktuelle år. Før at et projekt skal realiseres skal det bidrage til den nordiske nytte. Det kan betyde at det skal være med til at styrke det nordiske fællesskab. Det kan f.eks. ske ved at skabe en fælles nordisk profil, der kan give beboerne i de nordiske lande en følelse af samhørighed. Det kan forbedre de Nordiske kompetencer og konkurrenceevne. Det kan f.eks. ske ved at skabe ny viden, der kan bruges af offentlige og private virksomheder. Det kan forbedre den nordiske indflydelse internationalt. Det kan f.eks. være ved at øge den nordiske indflydelse i arbejde indenfor EU, internationale fora eller lignende. Det kan være omkostningseffektivt. Det kan f.eks. betyde, at en gennemførsel i nordisk regi er billigere og/eller bedre i forhold til, hvis samme aktivitet blev gennemført i nationalt regi. Vedrørende opfølgning på projektresultater så indføres der fra 2008 en praksis, hvorefter ministerråd og embedsmandskomitéer mindst en gang om side 2 af 5
året af sekretariatet orienteres om resultaterne af de afsluttede projekter, anbefalinger til den fremtidige projektvirksomhed, f.eks. i form af forslag til konkrete omprioriteringer af projektvirksomhed inden for det pågældende fagområde. Komiteen diskuterede Ministerrådets præsentation, og ønskede vide mere om projektopfølgelse, og hvordan det sker rent praktisk og evalueringsmæssigt (der er mere end 1,000 projekter i gang i øjeblikket) og hvor mange personer som er engagerede i projektopfølgningen. Nordisk ministerråd svarede at de er nu i gang med at indføre et fast og skematisk evalueringssystem og pegede på at Nordplus og Svanen netop er blevet evalueret. Der har tidligere ikke været nogen systematisk evaluering, og der har været en varieret praksis hvordan evalueringen er sket. Medlemmerne af Kontrolkomiteen ville også vide hvordan Nordisk ministerråd definerer begrebet projekt, og hvor mange der er engageret i projektkontrollen. Vagn Egede Olsen fra Nordisk ministerråd svarede at en normal forståelse af et projekt er noget der skal frembringe resultatet og som har en slutning. Men projektsystemet på Nordisk ministerråd er mere varierende. Et projekt kan være alt fra en udbetaling, et dagsarrangement til finansiering af en arbejdsgruppe (som kan tage 15 år) og som får sin årlige bevilgelse af en embedsmandskomite. Kortfattet kan man sige at et projekt er en udbetaling til en eller anden aktivitet. Det er også embedsmandskomiteen der bevilger og fornyer projekter hvilket betyder at der ikke findes nogen automatik i eventuel projektforlængning. Vedrørende evaluering så er der ingen som arbejder fuldtid med dette. I stedet har rådgiverne et samlet ansvar for projektet, herunder for evalueringen. På spørgsmålet hvornår den nye projektportal begynder, svarede Nordisk ministerråd at det er tanken at det skal fungere som et brugervenligt system som tages i brug inden udgangen af 2008. Kontrolkomiteen tog orienteringen fra Nordisk Ministerråd til efterretning, og besluttede at gå mere i dybden med tre projekter. Sekretariatet fik derfor til opgave at foreslå tre projekter, som skal belyse beslutningsproceduren, processen omkring initiering af et projekt og hvordan projekter bliver fulgt op. Som fokus på sommermødet den 16. og 17. juni i år, ønskede medlemmerne at fokusere på følgende spørgsmål: hvordan tog man initiativet til projektet, hvem tog beslutningen at initiere projektet, var det et politisk forslag, hvordan er projektet blevet fulgt op undervejs, har man foretaget en evaluering av slutresultatet og hvordan bliver resultatet fulgt op? Det foresloges at man kan fokusere på projekter der er blevet initieret fra tre forskellige beslutningsprocedurer, nemlig: embedsmandsproceduren, styregrupper, og arbejdsgrupper. Medlemmerne af kontrolkomiteen var enige om at målsætning og nordisk nytte var to vigtige ledord i projektinitiering og udarbejdelsen. Kontrolkomiteen tog beslutningen at sekretariatet sammenstiller en liste over projekter som man ønsker at studere nærmere ved sommermødet. side 3 af 5
4. Diskusjon om fremtidige gransknings-/kontrolloppdrag Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Innspill fra Velferdsutvalget til Kontrollkomiteen ang. granskningsoppgaver 2008 Forslag til kontrolkomiteen fra Medborger- og forbrukerutvalget Innspill fra Næringsutvalget til Kontrollkom om kontrolloppgaver Innspill til Kontrollkomiteen om fremtidige kontrolloppgaver fra Kultur- og utdanningsutvalget Eftersom komiteen besluttede at gå videre med granskning af projekthåndtering, faldt dagsordenspunkt 4 bort. Ingen 5. Orientering om presidiets behandling av kontrollkommitténs senaste rapport Kontrolkomiteen fik i den kommenterede dagsorden indblik i hvad Præsidiet havde ment om Kontrolkomiteens rapport om de nordiske informationskontorer i de baltiske lande og Hviderusland. Kontrolkomiteen tog oplysningerne til efterretning. 6. Övrigt ingen ingen side 4 af 5
Til stede Den socialdemokratiska gruppen (S) Sigrun Eng (A), Norge Mittengruppen (M) Bjarne Kallis (kd), Finland Næstformand Den konservativa gruppen (K) Vivi Kier (KF), Danmark Kjartan Ólafsson (Sj.), Island Formand Mittengruppen (M) Gunilla Tjernberg (kd), Sverige Den vänstersocialistiska gröna gruppen (VSG) Kristen Touborg (SF), Danmark Forfald Monica Green (s), Sverige Sekretariat Ulrica Helgesson, Nordisk Råd Halla Nolsøe Poulsen, Nordisk Råd Magnus Eriksson, Nordiska rådet, Finlands delegation Eva Smekal, Nordiska rådet, Sveriges delegation Kristina Aaltonen, Den socialdemokratiska gruppen Peder Pedersen, Danmark side 5 af 5