Intern auditrapport for Auditor: Auditdato: Deltagere: Peter W. Steffensen, Ledende auditor, Lekon Johnny Andersen, auditor, Lekon 26. august 2010 Jan B. Petersen, SKS- og personaleansvarlig, DI-Teknik A/S Anders Kristensen, Delegeret og ABA-installatør, DI-Teknik A/S Auditformål/referencer: Kontrol af om kvalitetsstyringssystemet efterlever kravene i Bekendtgørelse nr. 1522 af 13. december 2007 om autorisation og drift af elinstallatørvirksomhed (SKS) og Sikkerhedsstyrelsens retningslinjer for SKS version 2 DBI retningslinie 001, Automatiske brandsikringsanlæg, samt at systemet. Er implementeret i virksomheden. Indgår naturligt i virksomhedens hverdag Er effektivt i forhold til virksomhedens autorisationskrævende opgaver LR SKS Auditrapport Papir - Version 4.0 Side 1 af 5
1. Auditmetode Audit er gennemført på baggrund af stikprøver. Dette medfører at der kan være afvigelser der ikke er fremkommet. 2. Auditomfang Den interne audit dækker alle virksomhedens kerneprocesser fra ordremodtagelse til sagsarkivering, herunder relevante ledelses- og støtteprocesser, samt medarbejdere, der udfører autorisationskrævende arbejde. Afdeling/lokation Adresse Medarb.* Støberivej 14, 4600 Køge 92 * Antal medarbejdere omfattet af sks. Under audit er følgende systemdokumentation anvendt: Kvalitetshåndbog, version 3.3-31. marts 2010 Elektronisk ordresystem Concorde C5 sammen med MS-officeprogrammer Hjemmeside www.di-teknik.dk 3. Konklusioner SKS håndboger er siden sidste audit blever udvidet til også at omhandle arbejder inden for ABA området. Referanceliste for henvisninger til ABA retningslinierne er indsat og krav til orientering af DBI er beskrevet. Intern audit omhandlende ABA er gennemført, med udgangspunkt i de anlæg virksomheden har etableret under anden virksomheds godkendelse. Anlæg er ikke inspiceret. Virksomheden har et SKS der virker og forholder sig løbende til de procedurer der er beskrevet i systemet. Styring af værktøj er ikke opdateret idet en udvikling mht. ledoc pågår. Værktøjslister er tilgængelige i regnearksform. Ved arbejder der omfatter Eftersyn og afprøvning før idriftsættelse er det den enkelte overmontør (delegeret) der er ansvarlig for opfølgning samt arkivering (elektronisk), hvilket ser ud til at virke efter hensigten. 4. Afvigelser, observationer og forbedringsforslag Under audit blev konstateret ingen afvigelser, 5 observationer og ingen forbedringsforslag, som er oprettet i denne rapports sidste sider. Afvigelser (A) skal korrigeres, og implementeres i virksomheden for at sikre systemets effektivitet og overensstemmelse med systemets referencer. Observationer (O) skal virksomheden forholde sig til og korrigere når det er relevant. Forbedringsforslag (F) kan virksomheden implementere når det skønnes at tilføre værdi. På følgende skema kan ses på hvilke områder afvigelser, observationer og forbedringsforslag er konstateret: LR SKS Auditrapport Papir - Version 4.0 Side 2 af 5
LN: Løbenummer, IR: Ikke relevant, OK: Tilfredsstillende A: Afvigelse, O: Observation, LN SKS Gennemførte auditaktiviteter i virksomheden IR ref. (SKS): 1 3.15 Gennemføres der audit af kvalitetsstyringssystemet? 2 3.2 Afholdes der ledelsens evaluering? 3 3.1 Er virksomheden organisation opdateret i forhold til virkeligheden? 4 3.3 Vurderes det at det beskrevne ansvar og beføjelser efterleves? 5 Gennemføres styring af arbejde, herunder valg, instruktion 3.8 og vurdering om behov for tilsyn af medarbejdere i henhold 3.10 til kompetencevurdering, bemyndigelse og delegering? 6 Anvendes/registreres fakta om: opgaven, det udførte arbejde, særlige forhold og anvendte materialer? 3.6 7 3.11 Gennemføres og registreres eftersyn og afprøvning før idriftsætning? 8 3.14 Registreres fejl, afvigelser og tekniske observationer? 9 3.14 Følges der effektivt op på fejl, afvigelser og tekniske observationer? (korrigerende/forebyggende handlinger) 10 3.6 Gennemføres der kontrol af registreringer? 11 3.6 Følges der op på kontrol af registreringer? 12 3.6 Gennemføres modtagekontrol af varer? 13 3.6 Følges der op på afvigelser fremkommet ved modtagekontrol? Gennemføres vurdering af medarbejderkompetencer og - 14 3.12 uddannelsesbehov og fastholdes resultater, følges der op på kompetencevurdering? 15 3.12 Efterleves krav om autoriserede vedligeholdelse af viden? (70 tim/5år). 16 3.6 Fastholdes oplysninger om bemyndigelse og er medarbejdere informeret? 17 3.4 Er der udarbejdet og underskrevet delegeringsaftaler? 18 3.13 Gennemføres anskaffelse, styring og eftersyn af udstyr/værktøj effektivt? 19 3.6 Gennemføres effektiv styring af leverandører? (materialer tjenesteydelser o.a.) er medarbejdere orienteret om hvor og hvad der må købes? 20 3.16 Gennemføres effektiv dokumentstyring, er relevante dokumenter tilstede og opdaterede? 21 3.16 Vedligeholdes/ajourføres kvalitetsstyringssystemet? 22 3.1 Er systemet autoriseret til brug af den autoriserede og udviser virksomheden kendskab til kvalitetsstyringssystemet? 23 3.2 Er aktioner fra tidligere auditrapporter og ledelsesevaluerin- Audit OK A O LR SKS Auditrapport Papir - Version 4.0 Side 3 af 5
24 3.1 ger gennemført og afsluttet? Vurderes det at virksomheden fortsat vil opbygge/opretholde kvalitetsstyringssystemets effektivitet? LN DBI Ref. IR Gennemførte auditaktiviteter i virksomheden (ABA): 25 2 Krav til materiel 26 21.10 Anvendelse af gyldigt certificeret materiel 27 21.11 Anvendelse af ikke certificeret materiel med dispensation 28 21.20 Anvendelse af ikke certificeret materiel under reparation 29 21.21 Forældet udgået materiel brugt når tidligere godkendt med resten af systemet 30 21.22 Certificeret erstatningsmateriel anvendt under producents ansvar 31 21.30 Adgang til reserve materiel 32 3 Krav til installationsfirmaet 33 31.10 Installationsfirmaet har drift inden for EU 34 31.11 Al kommunikation på dansk 35 31.20 Kvalificeret personale er fastansat i virksomheden 36 31.21 Kvalificeret personale har tilstrækkelig indflydelse 37 31.22 Ændringer i organisationen der vedrører den kvalificerede person meldes til godkendende organ 38 31.23 Årlig bekræftelse af organisations plan 39 32.10 Installationsfirmaet skal have forsikring 40 33 Kvalitetssystem 41 33.10 Installationsfirmaet skal til stadighed havde et KS der er ISO 9001 eller SKS godkendt, Se appendiks A. 42 34 Idriftsættelse og udvidelser 43 34.10 For godkendelse af anlæg henvises til retningslinier og kopi arkiveres i virksomheden 44 34.21 Driftsjournal udleveret til driftsansvarlig person 45 34.22 Skriftlig anlægsinstruks gennemgået og udleveret til driftsansvarlig person. 46 34.23 Anlægsinstruks indeholder alt nødvendig information for at undgå fejlalarmeringer af redningsberedskabet. 47 34.24 Retningslinjer for anlægs ejers driftsansvarlige person er udleveret til driftsansvarlig og gennemgået. 48 35 Reparation, service og vedligeholdelse 49 35.10 Udførelse af service i overensstemmelse med DBI retningslinie 005. 50 35.20 Installationsfirmaet besidder alle nødvendige forudsætninger for at kunne udføre reparationer, service og vedligeholdelse samt levering af reservedele. 51 35.21 Reparation er påbegyndt inden for 24 timer 52 35.30 Udført service fremgår af anlægs ejers driftsjournal Audit OK A O LR SKS Auditrapport Papir - Version 4.0 Side 4 af 5
53 35.31 Anlægs ejer er i besiddelse af opdateret anlægsinstruks og driftsjournal, samt retningslinjer for driftsansvarlig person. 54 35.40 Rapport afleveret efter udført service 55 35.41 Stempel eller label anvendes som kvittering for udført service i driftsjournalen. 56 36 Udstyr 57 36.10 Installationsfirmaet skal råde over det nødvendige udstyr til installation, reparation, service og vedligeholdelse 58 37 Særlige betingelser 59 37.10 Fravigelsesbetingelserne er overholdt for mindst en kvalificeret person eller erfarne montører - 37.13 60 37.20 2 Årlige audits afholdt hvis 37.10 har været gældende 61 75 Intern Audit 62 75.10 Intern audit er tilrettelagt så kravene i retningslinjer er opfyldt Appendiks A 63 21 Klagesager 64 11.10 Kan ABA krav genfindes i SKS system 65 37.10 SKS system indeholder fortegnelse over klagesager 66 37.20 Klagersager er opbevaret i 2 år 5. Auditresultat Auditresultatet fastholdes i Ledoc og indgår på ledelsens evaluering. LR SKS Auditrapport Papir - Version 4.0 Side 5 af 5