R E F E R A T SAG: Bestyrelsesmøde. MØDESTED: Th. Eriksens Vej 28, Farsø TID: 17. september 2014 kl. 14.00. TILSTEDE VAR: Kirsten Moesgaard Jens Lauritzen Annette Vahlgreen Rasmus Vetter Karen Clausager Poul Vejen Per Nyborg Lars Peter Jensen Morten Sandersen Revisor Claus Bjørnlund, Deloitte deltog i hele mødet. Følgende punkter var på dagsordenen: 1. Godkendelse af forrige referat. 2. Økonomi, temaindlæg. 3. Budgetopfølgning. 4. Drikkevandsforsyning, varsling om afbrydelse. 5. (LUKKET). 6. Kontorlokaler. 7. Anlægsarbejder. 8. Orientering. 9. Næste møde.
1. Godkendelse af forrige referat. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 10. juni 2014. Der er ikke modtaget forslag til ændringer af det udsendte referat. -at referatet godkendes Godkendt som indstillet. Bilag
2. Økonomi, temaindlæg. Den 7. maj 2014 blev der afholdt temamøde for bestyrelsen om juridiske forhold. I forlængelse heraf holdes et temaindlæg med fokus på økonomiske forhold i relation til vandselskabet. Repræsentanter for revisionsselskabet Deloitte kommer til stede og informerer om økonomi, prisloftregulering, skat og takstplanlægning m.v. - Indlægget taget til efterretning. Bilag Deloittes indlæg Bestyrelsesseminar af 17-9-2014
3. Budgetopfølgning. Forelæggelse af opgørelse pr. 31. juli 2014, forventet årsopgørelse og investeringsoversigt. Spildevand Der er udsigt til en ca. 200.000 kr. lavere omsætning end budgetteret. Udgifter til administration ser ud til at følge budgettet. På drift er der udsigt til et mindreforbrug på ca. 900.000 kr. På finansielle poster er der udsigt til en merforbrug på ca. 200.000 kr. Der er udsigt til at investeringerne følger budgettet. Drikkevand Der er udsigt til en ca. 27.000 kr. højere omsætning end budgetteret. På administration er der udsigt til et merforbrug på 42.000 kr. På drift er der udsigt til et mindreforbrug på ca. 185.000 kr., hvilket især skyldes manglende igangsættelse af DDS-aktiviteter. Der er ikke budgetteret med investeringer. Der er udført 2 nye stik til Himmerlands Golf & Spa Resort. Anlægsudgiften modsvares af 2 stk. tilslutningsbidrag, i alt 74.000 kr. -at oversigten tages til efterretning Supplerende sagsfremstilling Efter opgørelse pr. 1-9-14 ser oversigten således ud: Spildevand: Omsætning: Der er udsigt til en mindreindtægt på ca. 1,9 mio. kr. Drift: Der er udsigt til et mindreforbrug på ca. 2 mio. kr. Der er udsigt til at det samlede budget overholdes. Drikkevand: Det præciseres, at der samlet set er udsigt til et underskud på ca. 490.000 kr.
Godkendt. Bilag Opgørelse pr. 31-7-14
4. Drikkevandsforsyning, varsling om afbrydelse. Forsyningen til ejendomme under Ertebølle Vandværk har været afbrudt den 21. august 2014 fra kl. 9.00 til 12.00, og har medført klager fra grundejerforeningen over manglende varsling. Forelæggelse af redegørelse om hændelsen. Drøftelse af eventuel udvidelse af varsling med nye tiltag. -at redegørelsen tages til efterretning -at varslingsproceduren udvides med den beskrevne SMS-tjeneste Redegørelsen taget til efterretning. Det overvejes at udvide varslingsproceduren med SMS-tjeneste. Bilag Notat af 29-8-14
6. Kontorlokaler. I forbindelse med udarbejdelse af ny APV (Arbejdspladsvurdering) for vandselskabets forskellige arbejdssteder under medvirken af personalet og en ekstern konsulent, ArbejdsmiljøEksperten Aalborg, er der udtrykt manglende tilfredshed med de eksisterende kontorlokaler. I erkendelse af, at de fysiske rammer har stor betydning for personalets præstationsevne, og at de nuværende lokaler ikke er optimale, har direktøren rekvireret konsulentfirmaet Cowi til at foretage en analyse med henblik på eventuel overflytning til andre kontorlokaler. Forelæggelse af notat fra Cowi. -at Bestyrelsen træffer beslutning om flytning til andre kontorlokaler og lokaliseringen af disse -at der igangsættes vurdering af, hvilke krav og behov, kontorlokalerne skal opfylde Sagen genoptages på næste møde, hvor der ønskes fremlagt arbejdstilsynsrapport og huslejekontrakt. Bilag Notat af 5-9-14 fra Cowi
7. Anlægsarbejder Gedsted Detailkloak, kloakseparering Regnvandsbassin ca. 150 m øst for Gedsted Nørgaard er udført. Regnvandsledning fra Nørrevangen til regnvandsbassinet er udført. Kloak- og vejarbejdet på Nørrevangen, Højdevej, Højagervej og Langagervej er udført. Hele 2013-2014 arbejdet er hermed afsluttet. Aalestrup Detailkloak, kloakseparering På Testrupvej, Egegaardsvej og Elmegaardsvej er kloak- og vejarbejdet udført. Hele 2013-2014 arbejdet er hermed afsluttet. Danpo Aars, regnvandsafledning Regnvandsbassin og kloakledningsarbejde er udført. Der resterer plantning i fredsskovareal vest for Danpo. Østerbølle Detailkloak, kloakseparering Regnvandsbassin i markområde syd for byen er udført. På Sognevejen, strækningerne fra vestlige bygrænse til Evaslundvej og fra Havrevænget til Oldtidsvej er kloak- og vejarbejdet udført. På Sognevejen, strækningerne fra Evaslundvej til Havrevænget og fra Oldtidsvej til østlige bygrænse arbejdes med kloak. Kørebanen er retableret med stabilgrus. Fortovsarealer henligger i grus. Vejen er spærret for gennemkørende trafik. Kloakledning Gedsted-Stistrup Arbejdet er påbegyndt i august 2014. Der er udført ledninger fra den gamle pumpestation ved regnvandsbassinet Vesterbro 38B Gedsted til indkørslen til Gedsted Renseanlæg og på en strækning langs Våsen. Der er udført forberedende arbejde til krydsning af Lerkenfeld Å. Der arbejdes med rørlægning langs Våsen, ca. st. 1000. -at oversigten tages til efterretning Godkendt som indstillet. Bilag Oversigtskort over Gedsted, Aalestrup, Danpo Aars, Østerbølle og Gedsted-Stistrup
8. Orientering Ansøgning til Forsyningssekretariatet om forhøjelse af driftsramme for spildevand VVAS har i marts 2012 med henvisning til historiske oplysninger om bemanding søgt om forhøjelse af den tildelte driftsramme for spildevand. Forsyningssekretariatet har den 2-7-14 fremsendt udkast til afgørelse, som afslår at give forhøjelse. VVAS har den 11-7-14 fremsendt udtalelse til udkastet. Myndighedskontrol med renseanlæg Miljøministeriet, Naturstyrelsen fører kontrol med spildevandsudledningen fra Vesthimmerlands Vands renseanlæg, og sammenholder analyseresultaterne med vilkår og krav i anlæggenes udledningstilladelser. Ved brev af 10-7-2014 meddeler Naturstyrelsen, at tilsyn og kontrol i 2013 viser, at alle vandselskabets renseanlæg overholder alle bindende kravværdier. Organisationsudvikling I anledning af administrationschefens melding om, at han ønsker at gå på pension med udgangen af april 2015, er der igangsat overvejelser om organiseringen af den fremtidige opgaveløsning i administrationen. Forelæggelse af vurderinger og oplæg. Arbejdsmiljø Selskabet har i maj og juni 2014 gennemført en proces med opdatering af virksomhedens APV med hele personalets og en ekstern konsulents deltagelse i planlægningsmøder og en fælles temadag. Endvidere har arbejdsmiljøorganisationen gennemført den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Golf Europa Tour Made in Denmark i Gatten Der har den 14.-17. august været afholdt Europa Tour Golf turnering på Himmerlands Golf & Spa Resort i Gatten. Efter aftaler med centerledelsen har VVAS I forbindelse med arrangementet udført to ekstra permanente drikkevandsstik, og arrangørerne har afhentet drikkevand ved Gatten Vandværk. Endvidere er gennemført forskellige spildevandstiltag, herunder montering af måle- og registreringsudstyr og opsætning af spildevandscontainere m.v. Turneringen har haft et vellykket forløb med ca. 81.000 tilskuere. Vandberedskabet har virket efter hensigten, og der har ikke været udslip af spildevand til omgivelserne. Kloakledning Gedsted-Stistrup, licitation. Der har den 19-6-2014 været afholdt licitation på entreprenørarbejdet med følgende resultat: Vils Entreprenøren VM Vesthimmerlands Materieludlejning Hornum Murer- og Entreprenørforretning Gunnar Nielsen A/S NCO byg A/S Simon S. Simonsen SM Entreprenørfirma A/S HMN A/S 8.550.507 kr. 8.681.830 kr. 9.488.460 kr. 9.819.820 kr. 10.063.589 kr. 10.500.000 kr. 10.721.900 kr. 11.742.605 kr. Arbejdet er overdraget til lavestbydende.
Idunsvej Farsø, byggemodning Vesthimmerlands Kommune har besluttet at igangsætte projektering af opgaven. Der er indgået skriftlig aftale mellem Vesthimmerlands Vand og kommunen om projektering, entreprenørarbejde og vandselskabets overtagelse af det udførte kloakanlæg. VVAS overtager udelukkende spildevandskloakanlægget, mens afledning og håndtering af regnvand alene er et spørgsmål mellem kommunen og grundkøberne. Ansøgning om hundeskov ved Røjbækken Farsø Vesthimmerlands Kommune har ansøgt om at måtte anvende en del af VVAS`s areal ved regnvandsbassin Røjbækvej Farsø til etablering af en hundeskov. VVAS har imødekommet ansøgningen på betingelse af, at kommunen køber arealet af vandselskabet. Afløb fra kunstgræsbane i Farsø Vesthimmerlands Kommune har den 5-8-14 anmodet om Vesthimmerlands Vands udtalelse vedr. afledning af drænvand fra en kommende kunstgræsbane på Stationsvej 31 i Farsø. Vesthimmerlands Vand har den 12-8-14 svaret, at drænvand ikke er vandselskabets opgave, men at drænvand skal afledes via drænledninger til nedsivning eller til vandløb. Administration af sagstypen foretages af kommunen som myndighed i henhold til vandløbsloven. Endvidere har vandselskabet ved samme lejlighed meddelt kommunen, at en faglig anerkendt forskningsinstitution som Dansk Hydraulisk Institut (DHI) har analyseret afløbsvand fra kunstgræsbaner og karakteriseret dette som spildevand og anbefalet at sende det til renseanlæg. Flere kommuner har anlagt samme synspunkt. Vesthimmerlands Kommune har efterfølgende omdøbt afløbsvandet til overfladevand og ved tilslutningstilladelse af 22-8-14 påbudt, at vandet skal tilsluttes VVAS`s regnvandssystem. VVAS finder, at tilslutning af afløbsvandet på grund af ukendt mængde og stofindhold udgør en ekstraordinær driftsmæssig og økonomisk risiko for vandselskabet og er derfor betænkelig ved den af kommunen trufne beslutning. Der henvises til vedlagte kopier af mailkorrespondancen mellem vandselskabet og kommunen. -at orienteringen tages til efterretning Analyseresultater fra Naturstyrelsens kontrol med renseanlæg indlægges på selskabets hjemmeside. Der indledes proces for ansættelse af økonomichef og projekt-teamkordinator. Der sendes brev til Teknik- og Miljøudvalget med VVAS s forbehold ang. afløbsvand fra kunstgræsbane Stationsvej 31, Farsø. I øvrigt godkendt som indstillet.
Bilag Udkast til afgørelse af 2-7-14 fra Forsyningssekretariatet VVAS`s udtalelse af 11-7-14 til Forsyningssekretariatet Miljøministeriets brev af 10-7-14 om kontrol på renseanlæg Organisationsplan, OPLÆG Idunsvej Farsø, aftale om byggemodning af 26-8-14 Ansøgning af 14-7-14 om hundeskov med kortbilag Godkendelse af 25-8-14 om hundeskov Afløb fra kunstgræsbane, mailkorrespondance fra 5. til 22-8-14
9. Næste møde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes onsdag den 5. november 2014 kl. 14.00 i Farsø.