Referat fra bestyrelsesmøde nr. 173 den 27. oktober 2015 kl. 15.30 Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Heidi Munksgaard (HM) Best. medlem heidi.olivi@gmail.com Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem radooresbjerg@bbsyd.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Projektchef el@ungdomsbo.dk Afbud Erik Boyschau (EB) Driftchef eb@ungdomsbo.dk Referent Bettina W. Spaanheden (BWS) Økonomichef bws@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 172 af 24. september 2015. 2. Revisionsprotokollat side 643. 3. Indkomne punkter. Debatpunkter: bilag 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i 1. 14. FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 172 af 24. september 2015. Beslutning: Blev godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 643. Beslutning: Blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Berit Skanderup. CPA informerede om forløbet i fm. Berit Skanderups død, og fremlagde efterfølgende forslag til dødsannonce og mindeord. Bisættelse afholdes fredag kl. 14.00 fra Nordby Kirke. Det blev besluttet at benytte CPA s forslag til både dødsannonce samt mindeord til JydskeVestkysten og Trappenyt. Der gives bårebuket fra bestyrelsen og krans fra. Det er op til de enkelte afdelingsbestyrelser, om de ønsker at markere bisættelsen. Det blev besluttet ikke at tage suppleanten ind i bestyrelsen nu, da der er så kort tid til næste repræsentantskabsmøde. Seniorbo afd. 46. CPA fremlagde forslag om omdannelse af afd. 46 til almindelig afdeling, dog med særregler for udlejning (min. 50 år uden hjemmeboende børn). Beslutning: Forslaget blev vedtaget og fremsendes til Esbjerg Kommune til godkendelse. Tidligere formand Bent Bluhme har diamantbryllup torsdag. EL bringer en buket fra. Debatpunkter: Ad 4 Ingen. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. Status på helhedsplan. God ekskursion, hvor der kom mange gode ideer frem. Gårdrumsmøder er afholdt, og der er kommet mange forslag op, som nu skal behandles. Der var blandet tilslutning til møderne. Nu laves for-projekt. Der er megen opmærksomhed på, at det skal være håndterbart driftsmæssigt bagefter. I forår/sommer 2016 afholdes orienterende møde. Det er muligvis nødvendigt at ændre på indretning af nogle lejligheder pga. støj fra elevatorer (omplacering af rum). Der er fokus på, at tilgængelighedslejlighederne ikke bør være så handicapvenlige, at de ikke kan beboes af alm. lejere. side 2
Byggetiden forlænget med 14 måneder ekstra udgift til byggeledelse på 2,1 mio. kr. Der screenes p.t. for evt. miljøskadelige stoffer og fotograferes kloakker. Status på bydelshus. Det er fastlagt, hvor stor den nye børneinstitution skal være. Der skal evt. tilkøbes et stykke jord til huset af afd. 17. Der tales p.t. med potentielle lejere og regnes på huslejepriser. Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. Kun ½ måneds tomgang på familieboliger pga. rømning. Ellers er der kun udgifter til Kvaglundparken 4. Status på Kvaglundparken 4 og etablering af privat børnehave. Der er stadig stor interesse fra privat børnehave. Det kræver en ombygning på ca. 1,2 mio.kr. før det kan tages i brug til institution. Ca. 1/3 af dette er udgifter til ventilationsanlæg. Det kræver stadig ændring af byplan, før der kan tillades at lave institution. Det er væsentligt at tage højde for evt. ekstraudgifter til vedligeholdelse i fm. eks. ventilation. Der regnes videre på oplæg til husleje. Ad 7 Økonomi Bettina orienterer. Orientering generelt. Afkastrapport fremlagt. Der er store forskelle på Nordea og Alm. Brand, der dog hovedsageligt kan skyldes den store usikkerhed i at beregne årlige afkast så tidligt i regnskabsåret. Status styringsdialog. Der afholdes styringsdialogmøde med Esbjerg Kommune onsdag d. 28. oktober. Fanø Kommunes møde er udskudt til d. 18. november. Ad 8 Drift Peter og Erik L. orienterede Status på ansøgning om lukning af affaldsbeholdere. Der er stadig uløste problemstillinger mht. bl.a. afstemningsprocedurer. Status på forsikringsudbud. Alka er valgt som nyt forsikringsselskab efter Willis licitation. Der er besparelser på 1,2 mio. kr. i ft. den varslede stigning fra Danske Forsikring. Aftalen udvides, så der laves risikovurdering i alle afdelinger. Status på brandskader og genhusning på Fyrparken/Thulevej. Der bygges på Fyrparken. Thulevej projekteres. Der ønskes bedre information til genhuste lejere. 2 yderboliger på Thulevej er igen genhust pga. fugt i væggene. Skal være genhust i 6-8 måneder. side 3
Ad 9 Indkomne punkter Status på prækvalifikation til nyt kollegiebyggeri. Der kommer svar fra EK i denne uge. 3 bliver prækvalificeret. Vi håber på positivt svar. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Næste Trappenyt udkommer omkring 1. december. Nyt fra Fritidsudvalget. Møde d. 6. Referat er udsendt. Lübeck-tur er udsolgt. Vinsmagning torsdag. Gang i mange spændende nye arrangementer til næste år. P.t. bl.a. indhentet tilbud på Sønderborg Revy og tur til Geografisk Have i Kolding. Nyt fra Kunstudvalget. Møde i sidste uge. Mange fremmødte. Der var ubudte gæster i køkkenet. Det foreslås, at der evt. sættes ringklokke op v. festsalen, så man kan låse døren (skal kunne slås fra, hvis man ønsker det). Nyt fra Målsætningsudvalget. PS indkalder til møde snarest. Nyt fra Byggeudvalget. Sager vedr. byggeudvalg diskuteres på bestyrelsesmøder. Efter behov arrangeres separate møder. Nyt fra Afdelingsbestyrelsens beføjelser. Møde d. 12. november. Nyt fra Kultur-udvalg. Næste møde d. 19. november kl. 13.00-15.00. Ad 11 Afdelinger Lukket punkt Efter ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 27 blev formand John Birk Petersen genvalgt Karina Storm trak sig efterfølgende fra bestyrelsen, og suppleanten Randi Juul er derfor indtrådt i bestyrelsen. Ad 12 Personale Personaleansættelse til bogholderi og udlejning pr. 1/1-2016. Der annonceres i den kommende uge efter nye medarbejdere på bl.a. JobIndex. Personalegaver til jul (f.eks.: hotelophold, slagtervarer, kurv m. varer og vin, brugskunst, værktøj). Bestyrelsen var positive overfor at arbejde videre med ovennævnte julegave-ideer. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Møde torsdag den 22. oktober kl. 16.00. Referat er fremsendt. Ad 14 FF og FU samarbejde Ingen emner side 4
Ad 15 Evt. Ingen emner. Ad 16 Planlagte mødedatoer i 2015. Org. bestyrelse: Torsdag den 12. november kl. 13.00-15.00 (Oplæg ang. effektivisering af drift) Torsdag den 12. november kl. 15.30-17.00 (Arbejdsmøde afd. beføjelser). Torsdag den 26. november. December ingen møder. Torsdag den 7. januar 2016. Fælles arrangementer: Kredsweekend på Hotel Legoland i Billund den 6. og 7. november. Jubilardag torsdag den 3. december kl. 14.30-16.00. Aflyst, da der ikke er nogen 50 eller 60 års jubilarer i år. Julehygge på kontoret onsdag den 16. december kl. 14.00-15.30. Formandsmøde torsdag den 21. januar kl. 17.00. Nytårskur januar 2016 (CPA og PS). Repræsentantskabsfest fredag den 29. januar 2016. Repræsentantskabsmøde tirsdag den 23. februar kl. 17.00. Mødes kl. 15.30. FU lokal og udv. (CPA og PS): FU torsdag den 10. december kl. 17.00. B32 arrangerer. 3 i 1 (CPA og PS): x Målsætningsudvalg (CPA, BWS,PS) Ny dato aftales senere. side 5