Referat. Til: Bestyrelsesmøde Dato: 24. marts 2010 Tid: 17:00 Sted: Kollegieboligselskabet Niels Bohrs Allé Odense M

Transkript

1 Referat Til: Bestyrelsesmøde Dato: 24. marts 2010 Tid: 17:00 Sted: Kollegieboligselskabet Niels Bohrs Allé Odense M Kollegieboligselskabet Niels Bohrs Allé Odense M

2 Kollegieboligselskabet Referat fra bestyrelsesmødet torsdag den 24. marts 2010 kl på Hinderupgaard, Niels Bohrs Allé 21, 5230 Odense M. Dagsorden: 1. Byaftale kommunen og boligforeninger 2. Protokol 3. Revisionsprotokol 4. Meddelelser fra formanden/bestyrelsen 5. Meddelelser fra administrationen 6. Økonomi 7. Ny lovgivning 8. Byaftale fortsat 9. Næste møde 10. Eventuelt Formand: Per Andersen (udpeget af SVUF) - afbud Næstformand: Jan Lynge Pedersen (beboervalgt, Teknisk Kollegium) Medlemmer: Kenneth Nielsen (beboervalgt, Rasmus Raskkollegiet) Urd Potts (beboervalgt, Teknisk Kollegium) Mathias Mathiassen (beboervalgt, Tornbjergkollegiet) Anna-Christina Beuke (beboervalgt, J. B. Winsløvkollegiet) Kenneth Laustsen (beboervalgt, J. B. Winsløwkollegiet) Lars Høst-Madsen (udpeget af SVUF) Ad punkt 1: Byaftale kommunen og boligforeninger Hanne Christiansen og Bjarne Brøndgaard fra Odense Kommune samt Lars Andersen, direktør OAB orienterede om ny styringsdialog og samarbejdet mellem kommunen og byens almene boligselskaber/foreninger. De anvendte PowerPoint plancher er vedhæftet referatet. Bestyrelsen behandlede efterfølgende emnet under dagsordenens pkt. 8. Ad punkt 2: Protokol Referat fra mødet den 10. december blev underskrevet. Næstformand gjorde opmærksom på, at protokol ifølge standardvedtægterne kan underskrives af formand og i dennes fravær af næstformanden. Forenklet fremgangsmåde er iflg. bestyrelsen OK. (ref: kræver lige en tilføjelse i 11, stk. 4, da kun formand er nævnt i vore vedtægter. Indgår i tilpasning af vedtægter).

3 Ad punkt 3: Revisionsprotokol Intet siden sidste møde. Revisionen møder den 6. april med henblik på revision og udarbejdelse af protokol mm. Ad punkt 4: Meddelelser fra formanden/bestyrelsen Intet forud for mødet. Formanden er forhindret i at deltage. Vedr. punkt 5: Meddelelser fra administrationen Meddelelser fra direktør Peter Kjærsgaard Teknisk Kollegium Projektet bliver ikke igangsat i år. Målet er nu en renovering med afslutning og ibrugtagning til studiestart sommeren år Det er en kombination af bygningsmæssige udfordringer (udnyttelse af arealer og overholdelse af krav til lejlighedernes størrelse) og finansiering, som forskyder projektet. Projektet er beskrevet i referat fra møde i By- og Kulturudvalget den Administrationen har leveret revideret oplæg til kommunen den 19. ds. Det indeholder minimering af gangarealer og sænkning af fortov for eliminering af problematik med boliger i kælderarealer. Personale Studentermedhjælpere Mødet mellem KBS /BL og HK Privat den 14. januar i København gav ikke noget resultat. Efterfølgende kommunikation har ikke bibragt enighed. Vi må forvente, at HK rejser sag og indklager KBS for brud på overenskomsten. Meddelelser fra Teknisk chef Ib Christensen Oversigt over afsluttede og igangværende arbejder er vedlagt som bilag 1. Vedr. punkt 6: Økonomi Bestyrelsen skal træffe beslutning om disponering af overskud. Afdelinger: Overskud i afdelingerne forbliver i afdelinger, hvilket i øvrigt svarer til ny lovgivning efter 1. januar Bestyrelsen besluttede principiel resultatdisponering som anført i bilag 2. Boligorganisationen: Administrationen estimerer overskud i boligorganisationen til 1,5 mil. kr., jfr. bilag 3. Bestyrelsen besluttede en fordeling med kr. 0,5 mil. til dispositionsfonden og resten tillagt arbejdskapitalen.

4 Vedr. punkt 7: Ny lovgivning De væsentligste er: LBK nr af Lov om almene boliger Bkg. nr af Normalvedtægter for almen boligorganisation med almen afdelinger Bkg. nr af om drift af almene boliger (driftsbekendtgørelsen) Bkg. nr af om vedligeholdelse og istandsættelse af almene boliger Af speciel interesse for KBS er: Offentliggørelse af referater og dagsordener. Afdelingerne skal have det fulde afkast af deres andel af kapitalen. Begrænsning af muligheder for at tilføre midler til dispositionsfonden Dispositionsfonden skal dække lejetab i afdelinger. Vores dispensation ophørte Afdelingen kan selv bestemme vedligeholdelsesordning A eller B. Styringsmodel og dokumentationspakke. Administrationen gennemgik udpluk af bestemmelser, jfr. bilag 4. Bestyrelsen: Referater offentliggøres via websiden. Bestyrelse foretrækker model med login, hvis umiddelbart muligt ellers blot tilgængeligt under download. Beboermøder: Sker kun i begrænset omfang i dag. Administrationen vil på kommende beboermøder orientere om forholdet og følge op på udarbejdelse af og offentliggørelse af referaterne. Afdelingsbestyrelsen: Er ikke i harmoni med praksis i afdelingerne, hvor arbejdet ofte er ret uformelt. Bestyrelsen mener ikke, at administrationen skal påtage sig opgaver i den anledning. Odense kommune har ved notat af 9. marts kommenteret regelsættet og hælder til, at det er beboerne i afdelingen, som skal rejse spørgsmål om eventuelle mangler. Arbejdskapitalen: Bestyrelsen tilkendegiver, at der som udgangspunkt ved budgetlægning bliver medregnet bidrag til arbejdskapitalen. Arbejdskapital og dispositionsfond har ikke længere tilgang via rentemarginal på midler i fælles forvaltning (jfr. 50 i bekendtgørelse om drift af almene boliger). Vedligeholdelsesordning: Alle afdelinger kører a-ordning. Bestyrelsen ser ingen fordel i at ændre til B-ordninger. En ændring vil tilgodese beboere med korte ophold og være til ulempe for beboere med længere ophold. Frygter at B-ordning vil betyde dårligere vedligeholdelsesstand, forringet udlejning og højere administrationsomkostninger (styring af hvert enkelt lejemål). Ved B-ordning skal lejer betale et beløb til vedligeholdelseskontoen og det kan blive dyrere for lejer end nuværende A-ordning. Bliver spørgsmål om ændring aktuelt, tager administrationen en dialog med afdelingsbestyrelsen. Vedr. punkt 8: Byaftale fortsat Bestyrelsen konstaterede positiv holdning til samarbejdet og muligheden for at påvirke via andre fora. I takt med processen forventer man at få et meget klarere billede af konceptet.

5 Vi skal tage hele håndteringen af udenlandske studerende, udvekslingsstuderende, opnoteringen og generel anvisning af bolig til ansøgere op i den forbindelse. Det er et oplagt emne for udvidet rationelt samarbejde mellem boligforeninger, kommune og uddannelsesinstitutioner. Lars og Kenneth deltager på det fælles seminar den 7. april. Vedr. punkt 9: Næste møde Der er aftalt følgende mødedatoer i år Møde Ugedag Dato Tidspunkt Bestyrelsesmøde/årsregnskab Onsdag 5. maj 17 Repræsentantskabsmøde Onsdag 19. maj 17 Bestyrelsesmøde/budget 2011 Onsdag 25. august 17 Bestyrelsesmøde Onsdag 27. oktober 17 Bestyrelsesmøde/julefrokost Torsdag 16. december 17 Vedr. punkt 10: Evt. Jan rejste spørgsmål om navneændring på Teknisk Kollegium, når ombygningen bliver gennemført. Bred opbakning til ændring, så kollegium udgår af navnet. Emnet tager vi op, når projektet starter Peter Kjærsgaard

6 Bestyrelsens underskrift: Referat fra bestyrelsesmøde den Odense den / / Per Andersen Jan Pedersen Anna-Christina Beuke Urd Potts Kenneth Nielsen Kenneth Laustsen Mathias Mathiassen Lars Høst Madsen