I overensstemmelse med forretningsordenens 4 stk. 3, indkaldes til ordinært bestyrelsesmøde på organisationens kontor: Torsdag, den kl. 16.00 Såfremt bestyrelsens medlemmer måtte ønske eventuelle emner behandlet, eller udvalgsmedlemmerne måtte have evt. indstillinger til behandling, anmodes man om at fremsende dette i skriftlig form snarest muligt, således at sagen kan distribueres til bestyrelsen inden mødet. Der er spisning i caféen efter mødet. Dagsordnen er udfærdiget den 11. marts af forretningsudvalget. Sagsnr.: Emne: DAGSORDEN 35. Godkendelse af mødereferatet fra bestyrelsesmødet den 21. februar 2013 samt den foreliggende dagsorden. 36. Redegørelse fra formand og udvalg. 37. Redegørelse for organisationens daglige virksomhed ved direktøren. 38. Redegørelse for organisationens økonomi og likviditet ved direktøren. 39. Bestyrelsens konstituering. 40. Stillingtagen til bestyrelsens forretningsorden. 41. Nedsættelse af evt. udvalg og det dertil hørende kommissorium. 42. Underskrivelse af dokumenter - tegningsberettigede. 43. Godkendelse af udbetaling af bestyrelses/byggesagshonorar til bestyrelsen. 44. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 7. marts 2013. Med venlig hilsen på vegne af forretningsudvalget S.A.H. 1
Sags.nr. 35: Godkendelse af mødereferat fra bestyrelsesmødet den 21. februar 2013 samt den foreliggende dagsorden Sags.nr. 36: Redegørelse fra formand og udvalg KM og AKP har været til temadag om implementeringen af styringsdialogen. Messeudvalget har foretaget en evaluering af årets messeforløb. KM skal til bestyrelsesmøde i BL den 21. marts. Vi skal have fastlagt tidspunkterne for mødet med nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer og formandsmødet. Sags.nr. 37: Redegørelse for organisationens daglige virksomhed ved direktøren Vi har fremsendt vores regnskaber til Landsbyggefonden og er dermed startet op på udarbejdelsen af indberetningerne til Styringsdialogen. Vi har sammen med Vejle Kommune aftalt vores individuelle styringsdialogmøde til den 27. maj 2013. Vejle Kommune har indkaldt til møde den 20. marts omkring salget af Christiansminde. Afdelingernes hjemmesider er nu i drift, og alle de billeder af afdelingsbestyrelsesmedlemmerne, vi har kunnet få, er lagt ind på hjemmesiden. Der er nogle enkelte, der ikke ønsker deres billede med, og det accepterer vi selvfølgelig. Ligeledes er vores egen hjemmeside blevet opdateret og ændret i forhold til de anbefalinger, der ligger i projektet Bedst på Nettet. Vi håber dermed at få en positiv bedømmelse, når bedømmelseskomiteen skal bedømme vores hjemmeside. TRE-FOR er en del forsinket, idet frosten har givet og giver problemer med gravetilladelse fra Vejle Kommune. Vi har derfor sammen med TRE-FOR indgået en aftale med YouSee og Dansk Kabel TV om at forlænge deres leverancer i op til et halvt år. Dermed kommer de sidste afdelinger, der forsynes fra YouSee, først på fiber hen over sommerferien, og vi forventer i alle de afdelinger at køre med en testperiode på 2-3 måneder. Klimatilpasningsprojektet i Østbyparken er stadig i opstartsfasen, og vi er indkaldt til en workshop for alle klimatilpasningsprojekter den 12. april i København. 2
Vi har analyseret lidt på antallet af udsættelser, som i 2011 var på 46 og i 2012 på 34. Det er en meget positiv udvikling, men økonomisk havde vi to store sager i 2012, og derfor var vores økonomiske tab ikke reduceret svarende til antallet af udsættelser. Vi har dog en tro på, at udviklingen fortsætter og også vil give en positiv økonomisk udvikling. Vi er nu ved at få gennemført alle vores låneomlægninger, men den nye digitale tinglysning giver os nogle udfordringer, da mange gamle afdelingssammenlægninger ikke er registreret. Helhedsplanen for Moldeparken er nu til behandling i et par workshops for henholdsvis udearealer og indvendige ændringer. Landsbyggefonden har i deres årlige tilbagemelding udsat forventet tidspunkt for støtte til 2016, men regeringens nye vækstpakke kan sikkert fremskynde tidspunktet. Vi har også modtaget en tilbagemelding på de øvrige helhedsplaner og her er det kun Grejsdalen, der er prioriteret til 2015, medens afdeling 8 og 28 er sat til 2017 eller senere. Vi har igangsat udarbejdelsen af energimærke i afdeling 22. Udkastet til projektet Det Gode Boligliv er færdig, og vi planlægger en fælles afslutningsworkshop. Der er igen foretaget enkelte ændringer blandt driftspersonalet. Sags.nr. 38: Redegørelse for organisationens økonomi og likviditet ved direktøren Kommentar til likviditetsudviklingen pr. 11. marts 2013. Likvid beholdning Den likvide beholdning udgør ca. 43,5 mio. kr. pr. 11. marts 2013. Vi har netop fået frigivet salgsprisen fra Christiansminde og hjemtaget en del af byggelånet til HavneBO. Der er desuden stadig udlån til afdeling 31 på konto 303 på ca. 5 mio. kr. samt udlæg til Juulsbjergparken og HavneBO. Værdipapirer I vores bogholderi er obligationsbeholdningen opført til ca. 85 mio. kr. Vi har fået forrentet beholdningen med 0,5 % i perioden 1. februar 2013 og frem til ultimo februar 2013. Den opnåede forrentning er inkl. alle kurstab/kursgevinster på obligationerne. I regnskabsåret er det samlede afkast ca. 1,15 %. 3
I budget for organisationen er der for dette regnskabsår budgetteret med et renteniveau på 1 % af mellemregningskontiene. Ligeledes er der for afdelingsbudgetterne indregnet 1 %. Sags.nr. 39: Bestyrelsens konstituering Forretningsudvalget indstiller Anne Kathrine Pedersen som næstformand. Sags.nr. 40: Stillingtagen til bestyrelsens forretningsorden Vedlagt forretningsorden, bilag M. Sags.nr. 41: Nedsættelse af evt. udvalg og det dertil hørende kommissorium Vedlagt nuværende udgave, bilag N. Sags.nr. 42: Underskrivelse af dokumenter - tegningsberettigede Vedlagt eksempel på dokument til underskrift, bilag O. Sags.nr. 43: Godkendelse af udbetaling af bestyrelses/byggesagshonorar til bestyrelsen Vi har tidligere besluttet, at byggesagshonorar for HavneBO projektet på kr. 120.000,-. for hele projektet, som løber over 3 regnskabsår 11/12, 12/13 og 13/14, udbetales ligeligt over alle tre år og udbetales sammen med bestyrelseshonoraret for september måned. Ved udskiftning i bestyrelsen beregnes honoraret forholdsmæssigt i forhold til antal hele måneder, man har deltaget i bestyrelsen. 4
Forretningsudvalget indstiller, at bestyrelses- og byggesagshonorar fordeles som tidligere besluttet. Sags.nr. 44: Evaluering af repræsentantskabsmødet den 7. marts 2013 Der deltog 54 ud af 71 mulige, hvilket er det højeste i mange år. 5