HVIDOVREBO Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde (OB) nr. 24 Mødested: Hvidovrevej 327, kælderen Mødetid kl

Transkript

1 Hvidovre, den 5. februar 2014 Referat Den 4. februar 2014 HVIDOVREBO Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde (OB) nr. 24 Mødested: Afdeling: Hvidovrevej 327, kælderen Mødetid kl Deltagere: Lars Holm Klitgaard Christel Halberg Jan Bo Rasmussen Tommy Gjøl Mia Hansen Lone Lund-Rasmussen Lars Nørgaard Lisbeth Dam Larsen formand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem FA09 FA09 FA09 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat 3. Meddelelser fra formanden 4. Meddelelse fra direktøren 5. Orientering fra afdelingerne 5A. Indstilling om garanti fra dispositionsfonden til helhedsplanansøgning 6. Orientering fra udvalgsposter 7. Lukket punkt 8. FA09 9. To do liste 10. Fællesmøde med Hvidovre Kommune Styringsdialog 12. Eventuelt 1. Valg af dirigent Lone Lund-Rasmussen blev valgt som dirigent. 2. Godkendelse af sidste referat Organisationsbestyrelsen godkendte sidste referat uden bemærkninger. Referatet underskrives på næste møde. 1

2 3. Meddelelser fra formanden 3.1 Generalforsamlingen bliver den 20. maj 2014, kl Lille Friheden er booket i tidsrummet kl Datoen lægges på hjemmesiden efter dette møde. Ejendomsmestrene sætter stole og vand i lokalet. 3.2 Forberedelse af generalforsamling. Jan Bo Rasmussen, Mia Hansen og Tommy Gjøl er på valg. Jan Bo Rasmussen og Tommy Gjøl vil genopstille på generalforsamlingen. Mia Hansen fraflytter HVIDOVREBO 1. marts Det er derfor nødvendigt at indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Dagsordentekst blev godkendt og det blev aftalt, at holde ekstraordinær generalforsamling den 4. marts Organisationsbestyrelsen besluttede at udsætte spørgsmålet om generalforsamling kontra repræsentantskab til 2015, således at afdelingsbestyrelserne kan orientere om forskellen på afdelingsmøderne. På generalforsamlingen sættes punktet på som et orienteringspunkt "Hvidovrebos øverste myndighed - Generalforsamling eller repræsentantskab". 3.3 Udlejning af fælleslokaler mellem andre afdelinger/foreninger i FA09. Det er muligt at leje/låne andre afdelingers fælleslokaler. Det er altid afdelingsbestyrelsens suveræne afgørelse om de vil leje ud til andre end afdelingens beboere. 3.4 Statistik på den nye vagtordning Der er ca. et opkald om ugen. Det koster ca. kr inkl. moms. Det meste er kloak- og varme/vand problemer. 2

3 Villadsen formidler til andre håndværkergrupper, når det er nødvendigt. Der er lidt opstartsproblemer, men økonomisk er det en succes. Der laves en statistik for udkaldene, herunder typer/hvilke afdelinger til næste organisationsbestyrelsesmøde 1. april Deltagelse i Bolinds generalforsamling Generalforsamlingen er fastlagt til torsdag den 22. maj 2014 kl i 3F's forbundshus, Kampmannsgade 4, 1790 København V. Tommy Gjøl, Jan Bo Rasmussen og Lars Holm Klitgaard deltager. FA09 tilmelder. 3.6 YouSee. Antennesignal er et mellemværende mellem beboerne og YouSee. Antenneudvalget er nedlagt og Lars Holm Klitgaard påtager sig ikke længere at svare på spørgsmål. I afdeling 6, 4 og 2 har ejendomsmester hjulpet beboerne med at vurdere, om det er beboernes eget fjernsyn eller egne kabler, der ikke dur. Forhold omkring kontrakten, antennebudget m.v. varetages som normalt af administrationen. 3.7 Temadag for afdelingsbestyrelser. Det aftaltes, at Lars Nørgaard holder en temadag "Hvad går huslejen til". Mødet skal være ultimo maj/primo juni, hvor de fleste budgetter er sendt ud til afdelingsbestyrelserne. Mødet holdes i FA Tilbagebetaling af momspenge og besparelsen på vagtordningen. Lone Lund-Rasmussen orienterede om, at for meget betalt administrationshonorar vil blive tilbagebetalt til HVIDOVREBOs arbejdskapital. Organisationsbestyrelsen kan disponere over denne konto. 3

4 Afdelingernes besparelse på vagtordningen i 2014 på konto 114 vil i bedste fald give afdelingerne et overskud. Der er klare regler for hvordan overskud i afdelingerne håndteres. I budget 2015 vil udgiften på konto 114 falde og besparelsen vil dermed indgå i det samlede budget. 4. Meddelelse fra direktøren 4.1 Valg til BL's kreds 9. Hvidovrebo kan vælge 4 kredsmedlemmer til BL's kreds 9. Vi vil gerne opstille Kasper Nørballe til BL's repræsentantskab og skal forespørge, om vi kan finde 4 personer, der kan deltage i mødet den onsdag 2. april 2014 kl Indkaldelse vedlagt som (bilag 1) Tommy Gjøl, Jan Bo Rasmussen og Lars Holm Klitgaard deltager. Tommy Gjøl vil forsøge at finde endnu en der vil deltage. FA09 tilmelder. Økonomi 5. Orientering fra afdelingerne Afdeling 1 Ændring af tagvandsafledning som del af skybrudssikringen er på DV-planen Afdeling 2 Arbejdet med skybrudssikring blev igangsat november 2013 og er næsten fuldført - småting pågår. Afdeling 3 Intet nyt. 4

5 Afdeling 4 Arbejdet med skybrudssikring blev igangsat november 2013 og mangler sidste tiltag inden afslutning. Asfaltarbejder er medtaget på DV-plan 2014 og igangsættes i foråret. Afdeling 5 Nye klagesager er modtaget af kommunen, som senest 10. januar 2014 er orienteret om sagens status og påtænkte tiltag. Der er nu modtaget tilbagemelding fra 5 ud af 8 taglejligheder om fortsatte trækproblemer. Afhjælpning af træk- og kuldeproblemer i stueetagen er igangsat. Afdækning af træk- og kuldeproblemer i tagetagen pågår stadig. Afdeling 6 Gennemgang med Landsbyggefonden blev gennemført. LBF havde supplerende spørgsmål til projektet, som Ai er bedt om at besvare inden udgangen af januar Afdeling 7 Ejendomsfunktionærerne skal have nye arbejdsbeskrivelser, der passer med den nye omlægning af arbejderne. Afdeling 8 Det er i januar 2014 konstateret, at de udførte afhjælpninger vedrørende ventilationsstøjen ikke har givet et tilfredsstillende resultat. Rådgiver arbejder videre med sagen. Mange vinduespartier er utætte og/eller savner vedligeholdelse. Der er hjemtaget en pris på løbende afhjælpning. På denne baggrund er rådgiver dog bedt om at vurdere, hvordan reparationer/udskiftning og/eller vedligeholdelsesarbejder bør tilrettelægges, så det bliver så økonomisk hensigtsmæssigt, som det er muligt. 5

6 Mange af afdelingens køkkener er nedslidte og står sandsynligvis for snarlig udskiftning. Eksisterende huslejeniveau kan vanskeliggøre kommunal tilladelse til eventuel individuel kollektiv råderet i forbindelse med køkkenudskiftning. Afdeling 9 Intet nyt. 5A. Indstilling om garanti fra dispositionsfonden til helhedsplanansøgning Afdeling 7 har i august 2012 fået besigtiget afdelingens tage af Teknologisk Institut for at bedømme nedbrydningen af tagplader og vurdere tagenes restlevetid. Konklusionen i rapporten viser, at dele af afdelingens tag er nedbrudt i så kraftig en grad, at det bør skiftes indenfor 1-2 år samt, at den resterende del af taget bør skiftes indenfor 3-7 år. Når denne konklusion sammenkobles med afdelingens kuldebrosproblematikker, kan dette danne grundlag for en helhedsplansag med mulighed for støttelån. Det kræver dog lidt mere teknisk baggrundsmateriale, herunder udarbejdelsen af en tilstandsrapport gældende for afdelingens samlede vedligeholdelsesmæssige tilstand, at opstarte en sag under Landsbyggefonden, før vi kan få deres tilbagemelding på, om de vil gå ind i sagen. Det indstilles derfor, at Organisationsbestyrelsen garanterer for udgiften til rådgivernes arbejde ca kr. fra dispositionsfonden, såfremt sagen afvises af Landsbyggefonden. Accepteres sagen, afholdes udgiften som en del af den samlede helhedsplan. Tommy Gjøl deltog ikke i dette punkt. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 6

7 6. Orientering fra udvalgsposter Christel Halberg orienterede om, at afdeling 6 gerne vil overtage posten i Børnehaven fra næste konstituering. 7. Lukket punkt Vedlægges. 8. FA09 Der er arrangeret et møde med de andre organisationsbestyrelser den 25. februar Indbydelse er udsendt. Lars Holm Klitgaard og Christel Halberg er tilmeldt fra HVIDOVREBO. Der har været afholdt bestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde. Det vigtigste på mødet var, at bestyrelsen godkendte, at FA09 fremover skal være en 100% non profit organisation. Det betyder, at hvis der er overskud i FA09 går pengene tilbage til boligorganisationernes egenkapital, hvilket betyder mindre administrationshonorar. Der er ikke taget stilling til fordelingsnøgle, men der bliver arbejdet med flere kriterier. 9. To do liste 10. Fællesmøde med Hvidovre Kommune 2013 Der er indkaldt til nyt fællesmøde med Hvidovre Kommune. Mødet blev udsat på grund af stormen. Mødet er torsdag 6. marts 2014, kl Dagsorden vedlægges som (bilag 2) Jan Bo Rasmussen, Christel Halberg, Lars Holm Klitgaard og Tommy Gjøl deltager. Fællesmøde med Hvidovre Kommune 2014: Mødet er planlagt til torsdag 27. november 2014 kl Indskrives i årshjulet, der vedlægges referatet. 7

8 11. Styringsdialogmøde Hvidovre Kommune Der er indkaldt til styringsdialogmøde med Hvidovre Kommune torsdag 25. september 2014 kl Mødet foregår i mødelokalet Oppegård, 5. sal på Hvidovre Rådhus. Indskrives i årshjul. Organisationsbestyrelsen overvejer hvilke emner der skal drøftes. 12. Eventuelt Næste møde afholdes tirsdag den 1. april 2014 kl. 16. Lars Holm Klitgaard Tommy Gjøl Christel Halberg Formand Næstformand Mia Hansen Jan Bo Rasmussen 8