I overensstemmelse med forretningsordenens 4 stk. 3, indkaldes til ordinært bestyrelsesmøde på organisationens kontor:

Transkript

1 I overensstemmelse med forretningsordenens 4 stk. 3, indkaldes til ordinært bestyrelsesmøde på organisationens kontor: Onsdag den kl Bemærk ændret mødetidspunkt p.g.a. afgang til Almene Boligdage torsdag den 1. september. Såfremt bestyrelsens medlemmer måtte ønske eventuelle emner behandlet, eller udvalgsmedlemmerne måtte have evt. indstillinger til behandling, anmodes man om at fremsende dette i skriftlig form snarest muligt, således, at sagen kan distribueres til bestyrelsen inden mødet. Der er spisning i Cafeen efter mødet. Dagsordenen er udfærdiget den 22. august af forretningsudvalget. DAGSORDEN Sagsnr.: Emne: 66. Godkendelse af mødereferatet fra bestyrelsesmødet den 9.juni 2011 samt den foreliggende dagsorden. 67. Redegørelse fra formand og udvalg. 68. Redegørelse for organisationens daglige virksomhed ved direktøren. 69. Redegørelse for organisationens økonomi og likviditet ved direktøren. 70. Debat om fremtidig antenne/net løsninger i ØsterBo. 71. Havneparken. 72. Revideret direktørkontrakt. Med venlig hilsen på vegne af forretningsudvalget S.A.H. 1

2 Sags.nr. 66: Godkendelse af mødereferat fra bestyrelsesmødet den 9. juni 2011 samt den foreliggende dagsorden. Sags.nr. 67: Redegørelse fra formand og udvalg. Der er indkaldt til repræsentantskabskonference fredag den 23. september med start kl. 15. Vi skal besøge Juulsbjergparken og ungdomsboligerne i Grejsdalen først, hvorefter der er tid til konferencen og spisning. AKP kan ikke deltage i det planlagte bestyrelsesmøde i oktober, så vi må se om der kan findes et alternativt tidspunkt hvor alle kan. Almene Boligdage den 1. og 2. september med bl.a. udstilling af Juulsbjergparken. Torsdag den 8. september er der ekstraordinær afdelingsmøde i afdeling 31, hvor der gerne skulle vælges en afdelingsbestyrelse. Der vil også snarest blive indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 35, hvor der skal findes en ny formand, idet Ebbe Skjøth fraflytter ØsterBo. Sags.nr. 68: Redegørelse for organisationens daglige virksomhed v/ direktøren. Vi er i gang med de indledende forberedelser til regnskabsafslutningen og udarbejdelsen af de nye budgetter. Vi har udarbejdet et oplæg til håndtering af forslag til beboermøderne (bilag T). Såfremt der er enighed om udformningen og behovet, vil vi trykke og sende dem ud i løbet af efteråret. I anledningen af vores 70 års jubilæum har vi udarbejdet vedlagte udkast til et lille jubilæumsskrift. Såfremt der er enighed om indholdet og formen i bestyrelsen, vil vi gøre den færdig og få den sendt ud sammen med en ny folder om nogle af vores kunstværker. Vi har fået monteret nye forbrugsmålere i bl.a. afdeling 1, således at vi kan fjernaflæse alle målere. Ligeledes har vi mulighed for at koble målerne på et overvågningssystem, der kan give alarm hvis f.eks. toiletter eller vandhaner løber. Vi har netop i afdeling 1 en beboer som ikke har reageret på et stærk løbende toilet med det resultat at han skal efterbetale ca ,- kr. 2

3 Boligretssagen mod Jonna Bisgaard fra afdeling 1 er nu berammet til starten af december måned. Vi har heller ikke i forbindelse med målerskifte haft mulighed for at komme ind i lejemålet. Det bliver en relativ bekostelig sag med genhusning, ekstra rengøring af gang og nabolejemål, evt. kompensation for dem der har lidt afsavn samt istandsættelse af lejemålet når det bliver frigivet. Vi har rettet henvendelse til Siemens vedrørende et samarbejde om udlejning af boliger til ansatte i kortere eller længere tid. I Brande Kommune er der en aftale mellem boligforeningen og kommunen om vilkår for en sådan aftale og vi vil forsøge at få en tilsvarende. Desuden vil vi bede om at flere tilflyttere kan få fortrinsret til nogle af vores afdelinger. Vi har i den forbindelse fået oversat noget af vores brochuremateriale til engelsk. Byfornyelsesselskabet er blevet likvideret og så må vi se om vi kan være heldige og få lidt penge for vores andel. Vi har sammen med Bovia og Electrocom, udarbejdet et udkast til en ansøgning til socialministeriets pulje til Forsøgs- og udviklingsmidler efter almenboligloven under temaet Energi og totaløkonomi energitiltag i almene boligområder. Ved at udnytte vores nuværende og fremtidige investeringer/udstyr samt integrere det med video porttelefon, kan vi via vores fjernaflæsningssystem skabe en direkte digital kommunikation med samtlige lejere. Når den enkelte lejer kan følge sit forbrug, tror vi at en adfærdsregulerende kampagne kan nedbringe forbruget samt forbedre indeklimaet hos den enkelte lejer. Vi afholdte igen et åbent hus arrangement i prøveboligen i Juulsbjergparken den 21. juni, hvor der var ca. 400 fremmødte. Vi forventer at være klar med udlejningen snarest, så vi kan se det reelle behov. Som opfølgning på udlejningen vil vi holde åbent hus hver anden torsdag i september og oktober. KAB har sagt ja til at hjælpe os med de 2 LBF projekter Moldeparken og Grejsdalen. Vi har derfor igangsat arbejdet med Grejsdalen som det første projekt. KAB projektet Tryg-bolig, som vi er en del af, vil foretage en tryghedsgennemgang i afdeling 18 og 32 i efteråret. Det er planen at driften sammen med afdelingsbestyrelse og inspektør foretager én gennemgang om dagen og en gennemgang om aftenen når det er mørkt. Efter gennemgangen af de 2 afdelinger, skulle vi gerne selv kunne gennemgå alle øvrige afdelinger, således at tryghed bliver en naturlig del af driften i en afdeling. Salget af Christiansminde ligger nu til godkendelse hos Vejle Kommune og vi forventer at kunne sende den til Socialministeriet indenfor et par måneder. Vi har sammen med BolivVejle gennemført en beboerundersøgelse i afdeling 1, 18 og 35. Undersøgelsen er en del af styringsdialogen og resultatet er vedlagt dagsordenen sammen med en kopi af vores samlede styringsrapport. BolivVejle er gået ind i et projekt med mellem DGI og Vejle/Horsens Kommune om integration via DGI aktiviteter. Projektet hedder Idræt Plus og har til formål, at løse problemet med at unge i udsatte boligområder sjældent dyrker sport og bliver i endnu mindre grad 3

4 idrætsledere. Vi følger projektet og vurderer om nogle af vores afdelinger kunne være interesseret. BolivVejle afholder Midtvejskonference den 28. september fra kl. 16 til ca. 20. Som materiale til konference vil der bl.a. være midtvejsevalueringen fra Rambøll (som er vedlagt). BolivVejle har udarbejdet en fælles markedsføringsplan bestående af en fælles brochure om fordelene ved at bo alment, deltagelse i Vejle Messe samt evt. en biografreklame om samme evne. Den samlede pris er ca ,- kr. hvilket svarer til det afsatte beløb i budgettet for BolivVejle. Vi har ansat en ny inspektør fra den 15. september og det bliver Robin Sundstrøm, der kommer fra en lignende stilling hos Fællesbo i Herning. Ansættelsen af Robin medfører at vi ændrer lidt på fordelingen af afdelinger mellem inspektørerne. I driften sker der ligeledes løbende tilpasninger på personalesiden. Sags.nr. 69: Redegørelse for organisationens økonomi og likviditet v/direktøren. Kommentar til likviditetsudviklingen pr. 17. august Likvid beholdning. Den likvide beholdning udgør ca.3 mio. kr. pr. 17. august Der er udlån til afdeling 11 og 31 på konto 303 på ca. 15 mio.kr. samt udlæg til Juulsbjergparken og Havneparken. Havneparkens udlæg til betaling for grunden er ca. 42 mio. kr. Værdipapirer: I vores bogholderi er obligationsbeholdningen opført til ca. 80 mio. kr. Vi har fået forrentet beholdningen med 1,6 % i perioden 1. maj 2011 og frem til ultimo juli Den opnåede forrentning er inkl. alle kurstab/kursgevinst på obligationerne. I regnskabsåret er det samlede afkast ca. 1,2 %. I budget for organisationen er der for dette regnskabsår budgetteret med et renteniveau på 2 % af mellemregningskontiene. Ligeledes er der for afdelingsbudgetterne indregnet 2 %. Sags.nr. 70: Debat om fremtidig antenne/net løsninger i ØsterBo. Vi har modtaget et tilbud fra TRE-FOR om forsyning via fiberbredbånd i alle vores lejemål. For at vi kan vurdere tilbuddet skal vi gøre op med os selv, hvad vi forventer af fremtidens antenne/net løsninger. 4

5 Som udgangspunkt er vores eksisterende anlæg ikke fremtidssikret, og det vil ikke være teknisk muligt af få det fremtidssikret. Et nyt bolignet vil koste mellem 50 og 75 kr. pr. lejer pr. måned plus administration, som et groft skøn. Derefter skal vi finde en udbyder til fjernsynsprogrammer og internet. Denne model vil give vores lejere en fremtidssikret løsning, men sikkert ikke en billigere løsning end at lade en anden lave nettet, og det vil kræve at alle er tilsluttet. Vi kan fortsætte med vores nuværende leverandører og net måske indtil 2015, men vi må fortsat forvente en del utilfredse lejere på grund af nettes ustabilitet og fremtidens krav. Vi kan sælge eller lukke vores net ned og lade en ny leverandør opbygge et nyt net og levere fjernsyn og internet på dette nye net i en periode. Vi må forvente at leverandøren vil forlange en forholdsvis lang leveringsperiode for at få forrentet investeringen (5 10 år). Vi kan med denne model fritstille den enkelte lejer, således at lejeren selv bestemmer om de vil forsynes via den nye leverandør, og vi vil måske også kunne få den nye leverandør til selv at opkræve betalingen, således at vi slipper for administrationen. Denne model vil give den enkelte lejer de fleste alternativer og det største udbud i en fremtidssikret model. Alternative muligheder for dem som ikke ønsker at være på vores net eller et evt. nyt net er TDC Home via telefonnettet eller Boxer via stueantenne. Desuden må vi forvente at der også kommer trådløse muligheder. Tilbuddet fra TRE-FOR er til orientering vedlagt i (bilag U) og vil blive gennemgået på mødet sammen med de vedlagte dias. Hvis vi kan nå til en enighed kan vi medtage indstillingen på repræsentantskabskonferencen ellers må vi arbejde videre med punktet, således at vi kan fremlægge det på næste års repræsentantskabsmøde. Sags.nr. 71: Havneparken. Nu har vi sendt projektforslaget ud til de 5 udvalgte totalentreprenører og der er licitation den 5. september. Der er behov for et ekstraordinært bestyrelsesmøde mandag den 12. september kl. 16 for udvælgelse af totalentreprenør efter indstilling fra bedømmelsesgruppen. Projektet er ændret noget i forhold til det oprindelige forslag. Vi har fået en bedre planløsning for byggeriet, således at vores krav om lyse lejligheder og sol på altanerne er blevet optimeret. Desuden er facaden ændret således at altanerne er stålkasser monteret på facaden der er beklædt med hvid skærmtegl. I udbuddet har vi også bedt om pris på en løsning med en halvstensmur som erstatning for skærmteglen. Overdækningen over parkeringsarealet er sparet væk efter aftale med Vejle Kommune. Desuden har Vejle Kommune forslået at måske halvdelen af parkeringsarealet senere kan flyttes ind i et parkeringshus, 5

6 som kan bygges på Ove Larsens lejemål. Vi har meddelt at vi forventer det er fuldstændig omkostningsfrit for ØsterBo samt at der er en tidshorisont. Ligeledes har vi en mindre konflikt med Vejle Kommune om prissætningen af merudgifterne til ældreboligerne og Vejle Kommunes ønske om at have indflydelse på alt vedrørende boligerne. Sags.nr. 72: Revideret direktørkontrakt. I henhold til kontraktens muligheder for forhandling og de lovgivningsmæssige ændringer har KM og SAH revideret kontrakten med et tillæg. Hovedpunkterne i tillægget er aktivering af muligheden for firmabil, således at SAH kan anskaffe en firmabil til max ,- kr. alternativt lease en bil med max. beskatningsgrundlag på ,- kr. Reglerne for brugen følger forskriften fra BL. Desuden revideres opsigelsesvarsel og evt. fratrædelsesgodtgørelse i henhold til kontraktforslag/vejledning fra BL. 6