Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Dato: Tirsdag 3.5.2016 Kl.: 08.00-10.00 Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef BUC Anne-Rose Wang (næstformand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen Centerchef PC Nordsjælland Henrik Hauschildt Juul Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Klinikchef PC Amager René Sjælland Brugerrepræsentant: Kim Bach Brugerrepræsentant: Erik Frandsen Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Leder af psykoterapeutisk amb. PC Ballerup Ann Colleen Nielsen Udviklingschef PC Stolpegård Rikke Høgsted Klinikchef PC Frederiksberg John Hagel Mikkelsen Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Ledende socialrådgiver PC Glostrup Lars Erhart Ahlstrand Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af CVI Allan Lohmann Kristineberg 3 2100 København Ø. Direkte 3864 0072 Ref.: Liv Nanna Hansson Dato: 3. maj 2016 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen Leanchef Jens Normand Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Liv Nanna Hansson Jacob Hvidhjem, Skt. Hans (under punkt 2) Teamleder, Kvalitets- og udviklingsafd., Marie Louise Shee (punkt 3) Teamleder, Kvalitets- og udviklingsafd., Berit Schwartz (punkt 4) Overlæge PC København Hanne Vibe Hansen Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke
Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) 2. Retspsykiatriske patienter i almenpsykiatrien: Oplæg om SOAS-r, v. Jacob Hvidhjem, Skt. Hans (8.05-8.35) 3. Registreringskvalitet (8.35-9.00) 4. Ændringer i RHPs monitoreringsplan og kliniske databaser en indledende drøftelse (9.00-9.30) 5. Porteføljeoversigt og status (9.30-9.50) a. Gennemgang af status (ca. 5 min.) b. Opstart af A3 om standardkalendere v. Jens Normand (ca. 15 min.) 6. Mødeevaluering (9.50-9.55) 7. Evt., herunder forslag til punkter til fremtidige forummøder (9.55-10.00) Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) Indstilling Det indstilles, at: forummet godkender referatet fra sidste møde (5.april) Kommentarer Orientering og opfølgning ift. sidste møde (afholdt d. 5.april): - Bruger- og pårørende repræsentanter fra alle fora er blevet inviteret med til kick-off møder for medarbejdere som tilbud om påklædning ift. Sundhedsplatformen - Sekretariatet er i gang med at undersøge om bruger- og pårørende repræsentanterne i forummet kan få adgang til intranettet til at orientere sig om Sundhedsplatformen - Indkaldelsen af forummets og de nye medlemmer til referencegruppemøderne afventer et udpegningsbrev. Det er på trapperne. - Anne-Rose, Line og Henrik vil på mødet orientere om hospitalsledelsens beslutning ang. lokal organisering af medarbejderrepræsentation ifm. Sundhedsplatformens lokale implementeringsorganisationer. Referatet godkendes og orienteringerne tages til efterretning. Bilag Bilag 1. Referat FSEA 5.4 Punkt 2 Retspsykiatriske patienter i almenpsykiatrien: Oplæg om SOAS-r, v. Jacob Hvidhjem, Skt. Hans (8.05-8.35) Form Oplæg v. Jacob Hvidhjem, Skt. Hans Side 2
Indstilling Det indstilles, at forummet: tager oplægget til efterretning Beslutning/Vigtige drøftelser SOAS-R er et webbaseret registreringsværktøj til voldelige hændelser og aggressioner, hvori der kan laves analyser af fx hvor og hvornår aggressioner hyppigst sker på et enkelt afsnit eller for en enkelt patient. Med denne viden har afsnittet og personalet mulighed for at igangsætte interventioner for at undgå hændelserne. Der er solstrålehistorier, hvor afsnit er lykkedes med at nedbringe antallet af voldelige hændelser og aggressioner. Drøftelse/spørgsmål: - SOAS-R bruges udelukkende på Skt. Hans på nuværende tidspunkt - Oplysningerne opbevares som en del af journalmaterialet. Det er kun personalet på pågældende afsnit, der har adgang til registreringer om enkeltpersoner. - Dele af værktøjets skemaer bygges ind i Sundhedsplatformen, men ikke analysefunktionaliteten endnu - På lukkede almene afsnit er der mange hændelser set i forhold til de retslige afsnit på Skt. Hans. For at værktøjet skaber værdi, skal der skal være tilstrækkelig mange hændelser på et afsnit til at der kan ses tendenser - Der er en snitflade til de eksisterende arbejdsmiljøindrapporteringer ang. vold/trusler. Konklusion: - Det er et spændende værktøj - og særligt relevant i takt med at antallet af fikseringer falder - Beslutning om eventuel udbredelse tages videre til hospitalsledelsen. Det bør stilles til rådighed for alle afsnit, så det kan anvendes ved ønske om systematisk at undersøge mønstre eller afprøve interventioner. - Der kan overvejes midlertidig afprøvning på udvalgte afsnit (lukkede almene afsnit) - Der bør arbejdes på at få analysefunktionaliteten arbejdet ind i Sundhedsplatformen Sagsresumé Arbejdsgange i forbindelse med voldelige/truende patienter i almenpsykiatrien har været behandlet i flere omgange på forummets møder. Her er SOAS blevet nævnt, og forummet har ønsket at høre mere herom. SOAS står for Staff Observation Aggression Scale, og er et redskab til at måle verbale og fysiske aggressioner mod genstande, patienter og personale. Dette er et inspirationsoplæg, hvor Jacob Hvidhjelm, Skt. Hans vil fortælle hvad SOAS kan bruges til og hvilken værdi det har haft for afdelinger på Side 3
Skt. Hans. Herefter har forummet mulighed for at stille spørgsmål og drøfte om det kan give værdi at benytte i højere grad på almenpsykiatriske afsnit. Til næste forummøde vil der blive udarbejdet en opsummering som afslutning på drøftelserne vedr. patienter som ønskes flyttet mellem almenpsykiatriske afsnit og retspsykiatrien. Bilag -- Punkt 3 Registreringskvalitet (8.35-9.00) Form Marie Louise Shee giver kort oplæg og herefter plenumdrøftelse Indstilling Det indstilles, at forummet: Drøfter om de problemstillinger, der er påpeget i moder -A3en er dækkende Træffer beslutning om, hvilke(n) problemstilling der arbejdes videre med samt hvordan Tager orientering vedr. fejllister til efterretning Beslutning/Vigtige drøftelser Marie Louise redegjorde for arbejdet med fejllister, hvilket forummet tog til efterretning. Herefter drøftede forummet problemstillingerne i A3 en: - Der er stor efterspørgsel på entydige og kliniknære beskrivelser/definitioner, så mulighed for fortolkning udelukkes /minimeres - Det er især gruppebehandling og flere besøg samme dag, der registreres forskelligt på forskellige centre lige nu - Behov for mere viden om hvordan der følges op på registreringskvaliteten - Behovet for at styrke Psykiatriens kapacitet til hurtig afklaring af spørgsmål vedr. kodning og registrering blev nævnt. Konklusion: A3-gruppen går i gang med at definere gruppesamtaler, flere besøg på samme dag samt udeblivelser/aflysninger. Gruppen lægger en plan for hvordan disse definitioner kommer ud at leve. Dette konkrete arbejde kan vise sig at afdække årsager til, at det ikke tidligere er lykkedes at få løst udfordringerne. Moder-A3 en, som FSEA følger, vil blive udbygget, hvis dette sker. Gruppen udvides med Pia Rubin (Stolpegård) og Ann Colleen Nielsen Side 4
Sagsresumé A3 om ambulant registrering: Korrekt registrering er en forudsætning for datadrevet ledelse og planlægning. Klinikerne fortæller, at ambulante ydelser fortolkes og registreres forskelligt på tværs i RHP. Der er desuden forskel le mellem centrene på, hvorvidt det alene er lægesekretærer, der registrer sks-koder eller om det også er en del af behandlergruppens ansvar. Den 20. maj 2017 overgår RHP til et nyt patientjournalsystem; Sundhedsplatformen (SP), hvor arbejdsgange og ansvarsområder indenfor registrering påvirkes, men hvor klassifikationen bag de obligatoriske koder bibeholdes. Nationalt, regionalt og i RHP er der givet rammer og regler for obligatorisk registrering. Disse giver rum for fortolkning. Derfor efterspørges fælles fortolkning for RHP. Der arbejdes på en opdatering af definitionsarket for obligatorisk, ambulant ydelsesregistrering. I 2014-15 var der undervisning i ambulant registrering på samtlige centre. I 2015 blev der desuden indført fælles behandlingskategorier i hele RHP. En gruppe bestående af Henrik Hauschildt Juul, Mette Rindom, Marie Louise Shee og Sven Knudsen har udarbejdet pkt. 1-3 af en A3, som FSEA skal tage stilling til. Ved udarbejdelse af A3 pkt. 1-3 er der samlet input fra Forum for Standardiserede og Effektive arbejdsgange, de psykoterapeutiske ambulatorie (v. Kapacitetsstyringsmøde), de registreringsansvarlige lægesekretærer samt registreringsteamet i Kvalitets- og Udviklingsafdelingen (KUA). Overordnet er der fundet frem til flere udfordringer: 1) Der mangler fælles definitioner for hvornår og hvordan vi i RHP registrerer ambulante ydelser, herunder gruppesamtaler, dagbehandling samt aflysninger. 2) Der mangler viden og forståelse for registrering hos behandlere og ledelse (forskelligt behov). Gruppen bag A3en anbefaler, at der i første omgang arbejdes videre med en fælles definition af registrering af gruppesamtaler, herunder med fokus på inddragelse og implementering af behandlere. Fejllister På Forummøde i marts blev det besluttet, at KUA skulle arbejde videre med at sætte gang i systematisk arbejde med fejllister på centrene samt centralt fra. På mødet orienteres kort om status for dette arbejde. Der er desuden til orientering medsendt en oversigt (bilag 3) over fejllister, hvem der er ansvarlige for disse samt hvornår de skal trækkes. Side 5
Bilag Bilag 2. A3 (pkt.1-3) Ambulant registrering Bilag 3. Oversigt over fejllister Punkt 4 Ændringer i RHPs monitoreringsplan og kliniske databaser en indledende drøftelse (9.00-9.30) Form Indstilling Det indstilles, at forummet: Drøfter og beslutter en proces for det videre forløb (På mødet skal forummet ikke tage stilling til de forslag, Kvalitets-og Udviklingsafdelingen har stillet ) Beslutning/Vigtige drøftelser - Det er godt med ét overbliksdokument over hvad vi monitorerer på i RHP, da det giver et 360ᵒ-billede af opfølgningen. Dette dokument skal angive hvor/hvem, der følger op. - Det materiale, der sendes i høring skal være formidlingsvenligt - Forslag til principper for oprydningsarbejdet: o Det skal give mening det skal give værdi for patienten o Mål på effekt, når vi kan og kun procesmål, der hvor vi ikke kan have effektmål o Det regionen har kasseret, kasserer vi også o Fokus og forenkling KUA kommer med et oplæg til principper for udvælgelse af indikatorer som vi følger op i RHP, samt et forslag til hvilke indikatorer, der skal med. KUA inddrager kvalitets- og forbedringscheferne, centerledelser og andre relevante nøglepersoner med hensyn til kvalitetsudviklings- og forbedringsarbejde i forberedelsen. Herudover tager FSEA næste gang et særskilt punkt om de kliniske databaser op. Sagsresumé Kvalitetsarbejdet i RHP baseres bl.a. på en systematisk monitorering af, hvordan det går med de vigtigste kvalitetsstandarder. Disse var tidligere defineret af Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM), der nu udfases. Fremover vil en del standarder være defineret af en ny national kvalitetsmodel, en del vil kunne defineres lokalt i RHP. Side 6
Samtidig indtastes en række kliniske indikatorer i de nationale kliniske databaser. Det vil være relevant at se på disse i sammenhæng med de øvrige indikatorer for at få et samlet overblik. Formålet med dette arbejde er at udarbejde en enkel monitoreringsplan, der indeholder de vigtigste standarder, der skal monitoreres i RHP og som dermed giver mening centralt og lokalt. Dette er en indledende drøftelse, hvori også de forskellige indikatorer, der er del af forskellige kliniske databaser tages med. Der skal altså ikke tages stilling til de forslag, der fremgår af bilagene på dette møde. Der er udarbejdet og vedlagt to monitoreringsplaner, samt en oversigt over indikatorer ifm. kliniske databaser. Monitoreringsplan nr. 1 er den aktuelle monitoreringsplan. I denne er de standarder der foreslås som fjernet af monitoreringsplanen anført med rød skrift i venstre kolonne (Kvalitets- og Udviklingsafdelingens forslag). Lovkrav m. m er anført med blåt i egen kolonne. I den sidste brede kolonne til højre er regionens bemærkninger og vores anbefalinger, herunder hvem der skal følge op for at sikre opfyldelse af gældende lovgivning, regler. Monitoreringsplan nr. 2 er et udkast, der beskriver, hvorledes den nye monitoreringsplan kunne komme til at se ud efter udfasning af Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM) hvor alle de standarder, der er anført med rødfarvet tekst i monitoreringsplan nr. 1 er fjernet og er altså et eksempel på hvorledes den nye plan kunne se ud. (Regionens bemærkninger /vores anbefalinger er fortsat med- af praktiske læsehensyn ). Auditspørgsmål skal revideres efterfølgende. Bilag 6 er en oversigt over indikatorer i de tre nationale kliniske databaser (skizofreni, depression og ADHD) som vi i RHP indrapporterer til. Denne oversigt er med til forummets orientering for at have en ide om karakteren og omfanget af disse indikatorer. I monitoreringsplan nr. 2 er driftsmål indsat og efterfølgende kan de nationale mål, effektmål, oversigter over indikatorer i de kliniske databaser (jf. vedlagte oversigt) indføjes, således at man får en samlet plan. Proces: Det foreslås, at forummet på dette forummøde tager stilling til processen, herunder om processen skal kører i linjeorganisationen frem mod forummets næste møde (21. juni) og med aftale om en skriftlig tilbagemelding til KUA inden da. Side 7
Bilag Bilag 4. Aktuelle monitoreringsplan Bilag 5. Udkast til ændret monitoreringsplan Bilag 6. Oversigt over indikatorer i kliniske databaser Punkt 5 Porteføljeoversigt og status (9.30-9.50) Form Indstilling Det indstilles, at forummet: tager status på porteføljen til efterretning drøfter opstart af A3 om standardkalendere for ledere Beslutning/Vigtige drøftelser Orientering om porteføljen er taget til efterretning Jens udarbejder forslag til en forbedringsskabelon (A3) omkring standardkalendere og målstyringssløjfen med hjælp fra Line Duelund. De opfordres til at komme med konkrete eksempler i A3 en for at gøre det mindre abstrakt. Sagsresumé Gennemgang af status (ca. 5 min.) Opstart af A3 om standardkalendere v. Jens Normand (ca. 15 min.) Forummet tager en indledende drøftelse af hvordan vi kan sikre sammenhæng mellem leder- og styringsmøder i hele RHP, så vores målstyringssløjfe kører optimalt det vil sige, at beslutninger, der skal implementeres kan kommunikeres hurtigt ud i organisationen og ideer, der opsamles i forbindelse med forbedringsarbejdet hurtigt kan eskaleres til næste led. Jens Normand forestår drøftelsen. Bilag Bilag 7. Porteføljestatusoversigt Punkt 6 Mødeevaluering (9.50-9.55) - Manglede tid til de store drøftelser - Spændende oplæg om SOAS-R Punkt 7 Evt., herunder forslag til punkter til fremtidige forummøder (9.55-10.00) Side 8
- Hele Office-pakken er nu tilgængelig for alle medarbejdere i RHP - Opfordring til at sætte foto på sin Outlook-mail, da det vil være en hjælp til at lave et familiealbum til brug for Sundhedsplatforms referencegruppe. Det gøres således: Log på webmail, klik på dit navn øverst til højre, og så kan du skifte/indsætte foto. (https://webmail.regionh.dk/) Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 9