Kasse- og Regnskabsregulativ for Trafikselskabet Movia Trafikselskabet Movia CVR nr.: 29 89 65 69 EAN nr.: 5798000016798 Ressourcecenter Valby august 2012 Kasse- og regnskabsregulativ for Trafikselskabet Movia 1. Indledning Trafikselskabet Movias bestyrelse fastsætter i dette kasse- og regnskabsregulativ administrative retningslinjer for den virksomhed, som udføres i henhold til Lov om Trafikselskaber. Trafikselskabet Movia benævnes i det følgende Movia. Movias opgaver følger af 5 i Lov om trafikselskaber: 5. Et trafikselskab varetager følgende opgaver inden for trafikselskabets geografiske område: 1) Offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel, 2) Fastsættelse af takster og billetteringssystemer, 3) Koordinering og planlægning af offentlig servicetrafik, 4) Individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede og 5) Privatbaner Stk. 3. Trafikselskabet kan efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. Stk. 4. Trafikselskabet kan endvidere efter aftale med en kommune varetage opgaver vedrørende driften af en færgerute på kommunens vegne. Endelig skal Movia samarbejde med tilgrænsende trafikselskaber om grænseoverskridende individuel handicapkørsel (bemærkningerne til loven) 1.1 Forholdet til lovgivningen og vedtægt Bestyrelsen fastsætter i kasse- og regnskabsregulativet de nærmere regler for indretningen af Movias kasse- og regnskabsvæsen, økonomistyring og tilgrænsende administrative forretningsgange. Følgende love, regler og bekendtgørelser ligger til grund for regulativet: Lov om trafikselskaber Lov om kommunernes styrelse Lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv. Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystemer for kommuner og regioner Bekendtgørelse om vedtægter for organisering af trafikselskaber (standardvedtægt) Vedtægt for Trafikselskabet Movia Lånebekendtgørelsen for regioner, hhv. kommuner Side 1 af 9
1.2 Formål Formålet med regulativet er at sikre en korrekt administration og fastlægge forskrifter for fornuftige og betryggende forretningsgange inden for Movias regnskabsvæsen og økonomistyring. I den forbindelse indeholder regulativet en række bestemmelser, som fastlægger ansvar og kompetence inden for de områder, der er omfattet af regnskabsvæsen og økonomistyring. 1.3 Bilag Der kan udarbejdes yderligere bilag, såfremt der er behov for uddybning af regulativets bestemmelser. Den administrerende direktør er bemyndiget til at godkende bilag til regulativet, medmindre andet er aftalt. Godkendte bilag fremgår af afsnit 9. 2. Generelle bestemmelser 2.1 Bestyrelsen Bestyrelsen har det overordnede ansvar for selskabets administration. Bestyrelsen varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører Movias kasse- og regnskabsvæsen samt har indsigt med de finansielle og forvaltningsmæssige forhold inden for alle Movias administrationsområder. Bestyrelsen fører tilsyn med, at forvaltningen af de økonomiske midler sker i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger på en forsvarlig måde. 2.2 Den administrerende direktør Den administrerende direktør har med ansvar over for bestyrelsen den daglige ledelse af Movias administration. 2.3 Områdechefer Områdechefer skal sikre, at der findes forretningsgange og/eller vejledninger inden for deres ansvarsområder. Områdechefer skal ligeledes sikre, at forretningsgangene overholdes, og at forretningsgangene ajourføres, når der skønnes behov herfor. Områdechefer skal sikre, at den fornødne dokumentation for forretningsgange er til stede i form af forretningsgangsbeskrivelser, beskrivelse af arbejdsprocedurer eller lignende. Områdechefer skal sikre, at interne kontroller er designet på en effektiv måde, at de fungerer optimalt, og at de understøtter selskabets risikoprofil. Der henvises til afsnit 5.1. 2.4 Revisionen Revisionen skal udføres i overensstemmelse med de krav, der følger af lovgivningen. Bestyrelsen fastsætter derudover nærmere præciseringer og krav i Revisionsregulativ for Trafikselskabet Movia. Se bilag 9.01 til Kasse- og regnskabsregulativet. 2.5 Anvendelse af IT For anvendelse af IT i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet gælder nedenstående regler. Etablering af Movias IT-systemer skal godkendes af den administrerende direktør, der er øverste sikkerhedsansvarlige. Se bilag 9.02 til Kasse- og regnskabsregulativet. Side 2 af 9
Øverste ansvarlige Det overordnede ansvar for IT-politikken er placeret hos den administrerende direktør, der er ansvarlig for opfølgning og kontrol. Den administrerende direktør godkender den årlige sikkerhedsrapport. Ændringer til Movias IT-politik skal godkendes af den administrerende direktør. Områdechefer Enhver Områdechef er ansvarlig for den daglige overholdelse af IT-politikken inden for eget ansvarsområde. Systemejer Et gennemgående begreb i Movias IT-politik er systemejer. For alle IT-systemer skal der identificeres en systemejer. Denne tildeles ansvaret for, at der i forbindelse med anvendelsen af systemerne varetages en hensigtsmæssig sikkerhed. Områdecheferne er som udgangspunkt systemejere. Systemejernes opgaver og ansvar fremgår af IT-politikken. For hvert system stilles der krav om, at der skal være: Forretningsgange Brugervejledning Systemdokumentation Udviklings-, drifts- og serviceaftaler Backupaftaler Økonomichefen godkender retningslinjer for drift af økonomisystemer, der omfatter den økonomiske styring. Systemejerne følger op på, at den aftalte datakvalitet, er i orden. Systemejerne skal i forbindelse med anvendelse af de data, der modtages, fødes eller beregnes i systemet, tilvejebringe en hensigtsmæssig sikkerhed og kvalitetskontrol. Den relevante Områdechef har det overordnede ansvar. Systemejerne er ansvarlige for anmeldelser til Datatilsynet. Systemejerne koordinerer behandling af henvendelser fra kunder, brugere og myndigheder i forbindelse med videregivelse, indsigtsret og indsigelsesret. IT-chefen er ansvarlig for udarbejdelse af Movias IT-politik samt de tilhørende kontrolprocedurer til sikring af, at den gældende politik efterleves. Autorisation af brugere sker efter særlige retningslinjer udarbejdet for hvert IT-system. Systemejerne har ansvaret for, at disse retningslinier er beskrevet. 3. Budgetforhold 3.1 Budgetprocedure Bestyrelsen træffer beslutning om årsbudget og flerårige budgetoverslag. Den administrerende direktør udarbejder til bestyrelsens beslutning forslag til årsbudget for det kommende regnskabsår og budgetoverslag for de tre efterfølgende år. Som grundlag herfor indhentes ønsker fra kommunalbestyrelserne og regionsrådene om det kommende års trafikruter, herunder ønsker til linjeføring og frekvenser m.v. 3.2 Budgetbehandling og underretning til andre Bestyrelsen behandler budgettet to gange. Første gang i juni og anden gang med vedtagelse senest den 15. september. Senest 5 uger før budgettets vedtagelse sendes budgetforslaget og budgetoverslagene til de deltagende kommuner og regioner. 3.3 Budgetniveau Budgetniveauet er nettotilskudsbehov inden for hvert af udgiftsområderne Side 3 af 9
Busdrift Flextrafik o Flextur o Handicapkørsel o Patientkørsel o Rute o Kommunale ordninger Lokalbaner Fællesudgifter Budgettet angiver hver kommunes og regions tilskud for hvert udgiftsområde. 3.4. Budgetansvar og det ledelsesmæssige tilsyn Den administrerende direktør har over for bestyrelsen ansvar for udmøntning af det vedtagne budget og er ansvarlig for delegering af budgetansvar til de enkelte områder. Områdechefen er ansvarlig for udførelse af det ledelsesmæssige tilsyn i henseende til områdets budget. Herunder at budgettet overholdes og retningslinjerne i bilag 9.07 overholdes. Økonomichefen kontrollerer - med reference til Centerchefen for Ressourcecentret - at det ledelsesmæssige tilsyn i afdelingerne udføres tilfredsstillende. 3.5 Økonomirapportering Den administrerende direktør forelægger en økonomirapport for bestyrelsen mindst 3 gange om året. Bestyrelsen angiver de nærmere retningslinjer herfor i et bilag til regulativet. Bestyrelsen fastsætter retningslinjer for økonomirapportering til kommuner og regioner. Se bilag 9.03 til Kasse- og regnskabsregulativet. 3.6 Årsbudgettets offentlighed Det vedtagne årsbudget og treårige budgetoverslag offentliggøres i overensstemmelse med bestemmelserne om offentlighed i Lov om kommunernes styrelse og Movias kommunikationspolitik. 4. Indkøbs- og disponeringsregler 4.1 Disponeringsbeføjelser og tegningsregler Den administrerende direktør har disponerings- og anvisningsbeføjelse for samtlige indkøb og tjenesteydelser, samtlige indtægter og udgifter, omfattet af det godkendte budget for Movia. Undtagelser fremgår af Lov om kommunernes styrelse 32, som bestemmer, at Dokumenter vedrørende kommunernes (her Movias) køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser, skal underskrives af kommunalbestyrelsens formand eller næstformand (for Movia er det formanden for bestyrelsen) og en person, der er bemyndiget dertil af kommunalbestyrelsen (bestyrelsen). Disponeringsbeføjelsen kan delegeres og videredelegeres helt eller delvist i organisationen. Bemyndigelsen skal relateres til konkrete stillinger. Delegering af beføjelser fritager ikke delegaten for ansvar. Ved delegering af beføjelser påhviler det delegaten at sikre, at dokumentation for tildeling af beføjelser til medarbejderne, herunder for eventuelle begrænsninger eller særlige forhold, udarbejdes. Delegeringen kan være tidsbegrænset. Det påhviler Centerchefen for Ressourcecenteret at sikre, at der er godkendte retningslinjer for udmøntning af dispositionsregler relateret til de administrative rutiner. Side 4 af 9
Den dispositionsbemyndigede er ansvarlig for ledelsestilsyn inden for eget budgetansvarsområde (budgetkontrol og opfølgning). Alle kontante og elektroniske udbetalinger til en dispositionsberettiget skal godkendes af nærmeste chef. Ligeledes gælder, at bilag vedrørende forhold, som omfatter medarbejdere f.eks. rejseudgifter, kurser, udgifter til repræsentation, anskaffelse af udstyr m.v., ikke kan godkendes af de berørte medarbejdere, men altid skal godkendes af nærmeste chef (princippet om én over én). 4.2 Regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb Movias indkøbspolitik skal fastlægge regler for udbud og kontraktindgåelse. Indkøbspolitikken er udarbejdet som bilag 9.08 til kasse- og regnskabsregulativet. Indkøbspolitikken fastsætter følgende hovedregler for indkøb: Køb kan kun foretages, når det er godkendt af budgetejer (Centerchef/Områdechef) Underskrivelse af kontrakter skal ske i henhold til gældende fuldmagt Overholdelse af udbudsregler (EU-direktiv nr. 2004/17/EF) Regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb er udarbejdet i bilag 9.07 4.2 Grundlag Inden betaling skal alle transaktioner være godkendt af en budgetansvarlig/ dispositionsberettiget medarbejder. Movias regnskab kan føres på grundlag af: Elektronisk bogføring og betaling. Oplysninger modtaget via elektronisk datainformation. Oplysninger transmitteret fra andre systemer til økonomisystemet. Originale regnskabsbilag. Økonomichefen udarbejder retningslinjer for afstemninger og kontrolforanstaltninger vedrørende de registrerende og bogførende enheder. 4.3 Betaling Det påhviler den administrerende direktør at påse, at Movias indtægter indgår, og udgifter betales til rette tid, og at eventuelle tilgodehavender inddrives. Alle udbetalinger skal være godkendt af en dispositionsbemyndiget. Som hovedregel må der ikke være personsammenfald mellem kreditorbogholderiet og de bankbemyndigede i bogholderiet. Personsammenfald kan dog acceptere ifm. sygemeldinger og afholdelse af ferie. 4.4 Oprettelse og disponering af konti i pengeinstitutter Alle Movias bankkonti skal oprettes i Movias navn. Alle bankkonti skal oprettes af Movias økonomiafdeling. Movias økonomiafdeling er berettiget til at oprette og ophæve konti i pengeinstitutter vedrørende tids- og aftaleindskud under økonomichefens ansvar. 4.5 Postbog Der føres postbog over de postforsendelser, der modtages i Movia, og som indeholder kontante beløb, checks eller andre værdier. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes en skriftlig forretningsgang. Side 5 af 9
5. Forretningsgange og særlige områder 5.1 Forretningsgange og interne kontroller Områdechefen udarbejder beskrivelser af forretningsgange og interne kontroller for forretningsprocesser med væsentlig økonomisk betydning for det/de forretningsområder, som er pågældendes ansvar. Forretningsgangene skal beskrive det samlede handlingsforløb på tværs af organisationen fra en transaktion igangsættes, til transaktionen er bogført, og den underliggende dokumentation er arkiveret. De interne kontroller skal koncentreres om specifikke områder, hvor fejl og mangler skønnes at være væsentlige, eller hvor risiko for fejl og mangler skønnes at være stor, således at de interne kontroller understøtter selskabets risikoprofil. De interne kontroller skal designes på en effektiv måde og skal fungere optimalt. 6. Regnskabsaflæggelse 6.1 Aflæggelse af årsregnskab Den administrerende direktør godkender hvert år en procedure for regnskabsafslutningen, der sikrer, at årsregnskabet kan forelægges for bestyrelsen i rette tid. 6.2 Krav til regnskabssystemet Regnskabsføringen skal kunne generere en oversigt over, hvordan Movias midler er forvaltet. Det skal fremgå af årsregnskabet, hvorvidt forvaltningen er i overensstemmelse med lovgivningen, årsbudgettet og bestyrelsens øvrige beslutninger. Som bilag 9.04 til Kasse- og regnskabsregulativet, er udarbejdet en beskrivelse af de væsentlige økonomisystemer, med angivelse af ansvarlighed samt en kort beskrivelse af systemernes anvendelse. 6.3 Regnskabsprincipper Regnskabet udarbejdes i henhold til Økonomi- og indenrigsministeriets budget- og regnskabssystem for kommuner. 6.4 Afgivelse af årsregnskabet til revisionen Årsregnskabet afgives til revisionen i overensstemmelse med den godkendte regnskabsprocedure herfor. Revisionen afgiver protokol om revision af årsregnskabet til bestyrelsen i henhold til den i revisionsregulativet fastsatte frist. Bestyrelsens beslutninger og bemærkninger på baggrund af revisionsprotokollen meddeles revisionen. Revisionen forsyner årsregnskabet med en påtegning. Movias årsregnskab med revisionspåtegning indsendes til tilsynsmyndigheden i overensstemmelse med den af ministeriet fastsatte frist. Side 6 af 9
6.5 Afskrivning Bestyrelsen fastsætter retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer, jf. bilag til regulativet. Se bilag 9.05 til Kasse- og regnskabsregulativet. 7. Forvaltning af værdier 7.1 Kassefunktioner Alle kontante ind- og udbetalinger skal effektueres ved Hovedkassen eller ved øvrige kasser med særlig bemyndigelse til at foretage bogføring og betaling. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes retningslinier for kassefunktioner i Movia. 7.2 Adskillelse mellem kasse og bogholderi Økonomichefen skal, hvor det er muligt, tilstræbe, at den samme person ikke udøver funktioner på flere niveauer i en betalingstransaktion/formidling. Der skal som hovedregel etableres en personalemæssig adskillelse mellem kasse og bogholderi. Hvor adskillelse ikke er mulig, skal Centerchefen for Ressourcecenteret sikre, at pågældende områdechef udarbejder administrative retningslinjer, som sikrer en effektiv kontrol med kasseog bogholderibevægelser baseret på en konkret vurdering af væsentlighed og risiko. 7.3 Anbringelse af værdier Bestyrelsen godkender en finansiel politik, herunder retningslinjer for anbringelse af værdier, omsætningspapirer og likviditet samt fastlægger kompetencen til at disponere, jf. et bilag til regulativet om den finansielle politik. Se bilag 9.06 til Kasse- og regnskabsregulativet. De af Movias værdier, der af hensyn til de daglige forretninger ikke skal foreligge kontant, indsættes på konto i pengeinstitut i Movias navn, eller anbringes i obligationer og/eller investeringsbeviser, iht. den finansielle politik bilag 9.06. 7.4 Afstemning af beholdninger ved hovedkassen Områdechefen skal sikre, at der løbende foretages registrering af samtlige ind- og udbetalinger på baggrund af fornøden dokumentation. Der skal foretages løbende afstemning af kasse- og bankkonti. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes forretningsgange herfor. 7.5 Kassekontrol For såvel hovedkassen som udlægskasser skal der tilrettelægges en kassekontrol. Kassekontrollen skal være personmæssigt adskilt fra kassererfunktionen. Økonomichefen er ansvarlig for at udarbejde en beskrivelse af forretningsgang for kassebetjening og kassekontrol, herunder bestemmelser om kassevirksomhedens omfang, afregningsforhold, betalings- og kvitteringssystemer eller andre forhold af kontrolmæssig betydning, således at delegation og ansvarsplacering i den daglige administration fastlægges. 7.6 Udlægskasser Der er som hovedregel ikke områdevise udlægskasser på Movias hovedkontor. Den administrerende direktør kan bestemme, at der ved en afdeling etableres en udlægskasse. Side 7 af 9
Økonomichefen fastsætter størrelsen på udlægskassens beholdning, dog kan Områdechefen godkende evt. midlertidige reguleringer i op- eller nedadgående retning, i forbindelse med særlige forhold, sommerferie, mm. Der kan udstedes dankort/hævekort samt kreditkort til Trafikselskabet Movias konti. Der kan udstedes dankort/hævekort samt kreditkort til den administrerende direktør, centerchefer og til områdechefen for indkøbsområdet. Desuden tillades dankort/hævekort til testformål til udvalgte testpersoner efter godkendelse fra den administrerende direktør. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes retningslinjer for administration af udlægskasser og for dankort/hævekort samt kreditkort. 8. Andre bestemmelser 8.1 Sikkerhedsstillelse, transporter, udlæg mv. Den administrerende direktør sikrer, at der udarbejdes overordnede retningslinjer for, at sikkerhedsstillelse, transporter, deponering vedrørende bankgarantier, kontanter, udlæg og øvrige effekter mv. er registreret i Movia. 8.2 Adkomstpapirer, kontrakter mm Områdechefen er ansvarlig for, at Movias adkomstpapirer, kontrakter og andre dokumenter opbevares forsvarligt, og at der føres nødvendige fortegnelser. 8.3 Fortegnelser Den administrerende direktør har overfor bestyrelsen det overordnede ansvar for, at der fastsættes nødvendige regler for registrering og kontrol af lagerbeholdninger, maskiner, inventar mv. Områdechefen udarbejder retningslinjer for så vidt angår eget ansvarsområde. Områdechefen er ansvarlig for at sikre registrering af alle væsentlige aktiver således, at Movia i tilfælde af brand, tyveri, hærværk og lignende er i stand til at præstere den fornødne dokumentation i forhold til forsikringsselskaber. 8.4 Administration af leasing og forsikring Den administrerende direktør fastsætter retningslinjer for indgåelse af aftaler om og administration af leasing og forsikring. 8.5 Opbevaring og kassation af Movias arkivalier Centerchefen for ressourcecenteret skal sikre, at elektroniske arkivalier, bilag, kontoudskrifter mv. opbevares på en hensigtsmæssig og forsvarlig måde. Opbevaring skal mindst ske i det antal år, der kræves i lovgivningen. 8.6 Ikrafttræden Kasse- og regnskabsregulativet er behandlet og godkendt af bestyrelsen den 05/06 2007. Kasse- og regnskabsregulativet er ajourført og godkendt af bestyrelsen den 13/09 2012. Side 8 af 9
9. Bilag Bilagsoversigt: Bilagstitel Bilagsnr. Godkendes af Revisionsregulativ for Trafikselskabet Movia 9.01 Bestyrelsen Movias IT-politik 9.02 Bestyrelsen Retningslinjer for økonomirapportering 9.03 Bestyrelsen Økonomisystemer og deres anvendelse 9.04 Adm. Direktør Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige 9.05 Bestyrelsen fordringer Retningslinjer for finansiel politik 9.06 Bestyrelsen (anbringelse af værdier, omsætningspapirer og likvider samt dispositionskompetence) Fælles regler for ordreafgivelse, modtagelse 9.07 Bestyrelsen samt godkendelse af indkøb Overordnet indkøbspolitik 9.08 Adm. Direktør Side 9 af 9