Domea Kolding Referat fra kombineret org. bestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde Tirsdag den 21. juni 2011 kl. 10.00 Mødet blev holdt i fælleshuset, snerlevej 5A, Kolding Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Domea Kolding... 2 3.1 Bestyrelsesforhold... 2 3.2 Bestyrelseshonorar... 2 3.3 Boligselskabets årsregnskab... 3 3.4 Revisionsprotokol... 3 3.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 3.6 Godkendelse af styringsrapport... 3 3.7 Boligselskabets budget... 4 3.8 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår... 4 3.9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 4 3.10 Årsregnskab for perioden 1.1.2009 31.12.2009... 5 3.11 Bestyrelsens forretningsorden... 5 3.12 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 3.13 Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea... 5 3.14 Personaleforhold Generel orientering... 6 3.15 Personaleforhold - Uddannelsespolitik... 6 3.16 Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer... 7 4 Behandling af indkomne forslag... 7 5 Valg af formand... 8 6 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 8 7 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 9 8 Kompetencedelegation... 9 9 Valg af revisor... 9 10 Nybyggeri... 9 11 Boligselskabets afdelinger... 9 11.1 Årsregnskaber... 9 11.2 Driftsbudgetter... 10 11.3 Orientering om driftsforhold... 10 12 Eventuelt... 10 Deltagere fra bestyrelsen: Poul Henning Kodahl, formand Karen Margrethe Sundahl Vagn Esbech, medlem Kaj Ringsted, udpeget af Domea Vakant, medlem Deltagere fra repræsentantskabet: Johanne Højlund, afd. 122/03 Der var afbud fra: Erik Lund, næstformand Søren Bertelsen afd. 122/03 Bente Friis, udpeget af kommunen Øvrige deltagere: Michael Willer-Jensen, Domea (referent) Domea Boligcenter Haderslev, den 15. august 2011 Side 1 af 10
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Indstillingen blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 11. november 2010 og den 24. marts 2011 Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Domea Kolding 3.1 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Poul Henning Kodahl Formand Repræsentantskabet 2011 Erik Lund Næstformand Repræsentantskabet Udpeget af kommunen 2012 2013 Bente Friis Medlem Udpeget af kommunen 2013 Karen Margrethe Sundahl Medlem Repræsentantskabet 2011 Vagn Esbech Medlem Repræsentantskabet 2012 Kaj Ringsted Medlem Udpeget af Domea 2013 Vakant Medlem Med Domea som forretningsfører. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Indstillingen blev godkendt. 3.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Side 2 af 10
Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Indstillingen blev godkendt. 3.3 Boligselskabets årsregnskab Godkendelse af Boligselskabets årsregnskab. Boligselskabets årsregnskab for perioden 1.1.2010 31.12.2010 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud på kr. 14.780. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 9 til 15. Det indstilles, at bestyrelsen og repræsentantskabet godkender årsregnskabet. Referat: Årsregnskabet blev godkendt og underskrevet. 3.4 Revisionsprotokol Godkendelse af revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1.1.2010 31.12.2010 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen og repræsentantskabet godkender revisionsprotokollen. Referat: Revisionsprotokollen blev godkendt og underskrevet. 3.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 9 til 15 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen og repræsentantskabet godkender årsberetningen. Referat: Årsberetning blev godkendt. 3.6 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Side 3 af 10
Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Indstillingen blev godkendt. 3.7 Boligselskabets budget Godkendelse af boligselskabets budget. Forslag til budget for perioden 1.1.2012 til 31.12.2012 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Det indstilles, at bestyrelsen og repræsentantskabet godkender budgettet. 3.8 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Fra og med regnskabsåret 2010 skal boligafdelingerne have den fulde forrentning af deres indestående i Domeas fællesforvaltning. Hidtil har boligselskabet fået den fulde forrentning af det samlede indestående og derefter udbetalt renter til afdelingerne efter en lavere sats. Denne såkaldte rentemarginal har i de fleste boligselskaber været den historisk væsentligste metode til at sikre opbygning og fastholdelse af en rimelig arbejdskapital, men muligheden bortfalder altså nu som følge af ændret lovgivning. I konsekvens heraf åbner lovgivningen op for, at afdelingerne kan opkræves et bidrag til selskabets arbejdskapital på maksimalt kr. 136,00 pr. bolig/år, indtil arbejdskapitalen udgør kr. 2.633 pr. bolig (2010-niveau). Ved seneste regnskabsafslutning udgjorde selskabets arbejdskapital kr. 271.886 svarende til kr. 2.158 pr. bolig. Med henblik på at sikre tilstedeværelsen af en rimelig egenkapital til imødegåelse af bygningsmæssige, udlejningsmæssige eller boligsociale problemer i afdelingerne er det Domeas anbefaling, at der fra og med næste regnskabsårs begyndelse opkræves det særlige bidrag til arbejdskapitalen, indtil arbejdskapitalens indestående udgør det fastsatte minimum. Det særlige bidrag vil udgøre en omkostning i afdelingerne, som i varierende grad opvejes af afdelingernes øgede renteindtægter. For afdelinger med stor opsparing vil de øgede renteindtægter langt overstige udgiften til det særlige bidrag til arbejdskapitalen, mens det for mindre likvide afdelinger kan forholde sig anderledes. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der i budget 2012 opkræves særligt bidrag til arbejdskapitalen. 3.9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. Side 4 af 10
En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Domea Kolding kan vælge 1 repræsentant. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger 1 repræsentant af sin midte for 1 år. Referat: Formanden Poul Henning Kodahl blev indstillet. 3.10 Årsregnskab for perioden 1.1.2009 31.12.2009 Kolding Kommune har med brev af 7.2.2011 meddelt, at årsregnskab for perioden 2010 er taget til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Indstillingen blev taget til efterretning. 3.11 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Ny forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Referat: Forretningsorden blev godkendt og underskrevet. 3.12 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. 3.13 Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea Følgende bilag vedlægges Retningslinjer for den fælles dispositionsfond i Domea s.m.b.a. tillæg til forretningsføreraftale. På regionsmøderne i foråret 2010 blev ideen om en fælles dispositionsfond i Domea præsenteret og drøftet, og på det ordinære repræsentantskabsmøde den 11. juni 2010 blev det besluttet at etablere en fælles dispositionsfond for Domeas administrerede boligorganisationer pr. 1. januar 2011. Side 5 af 10
Dispositionsfonden har til formål at sikre boligorganisationernes og de enkelte afdelingers fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social genopretning af boligorganisationen eller dens afdelinger. Fondens midler fremkommer på baggrund af årlige bidrag fra de tilsluttede boligorganisationer baseret på antallet af administrerede boligenheder. De tilsluttede boligorganisationer forpligter sig til med virkning fra den 1. januar 2011 - at betale et årligt bidrag på kr. 100,00 pr. lejemål (2011-niveau), der vil blive opkrævet sammen med administrationsbidraget til Domea. Alle boligorganisationer, som i dag administreres af Domea, har indtil den 30. juni 2011 mulighed for at tilslutte sig ordningen, og vil fra det tidspunkt hvor beslutningen træffes være omfattet af dispositionsfondens støttemuligheder. Boligorganisationer, som vælger at tilslutte sig på et senere tidspunkt, har som hoved regel mulighed for dette, men vil være omfattet af 2 års karenstid. Støtte fra fonden kan kun ydes til formål i de tilsluttede boligorganisationer. De nærmere vilkår er beskrevet i vedlagte Retningslinjer for den fælles dispositionsfond i Domea s.m.b.a. Hvis boligorganisationen vælger at tilslutte sig den fælles dispositionsfond, skal der udfærdiges et tillæg til den gældende forretningsføreraftale. Eksempel vedlægges. Det indstilles til bestyrelsen at godkende boligorganisationens tilslutning til den fælles dispositionsfond, samt at underskrive 2 eksemplarer af Tillæg til forretningsføreraftale. Referat: Tilslutningen til den fælles dispositionsfond blev godkendt og underskrevet. 3.14 Personaleforhold Generel orientering Referat: Knud skytte har opsagt sin stilling som ejendomsmester, i stedet er Michael Bendtsen startet som ny ejd. funktionær. 3.15 Personaleforhold - Uddannelsespolitik Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i Boligselskabet Domea Kolding. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af Boligselskabet domea Kolding - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets organisationsbestyrelse sende et tydeligt signal om, at organisationsbestyrelsen prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i boligselskabet får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre og ejendomsfunktionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Side 6 af 10
Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af valgte bestyrelsesmedlemmer Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr. 4.000 pr. valgt medlem pr. år, dog en maks. samlet ramme på kr. 20.000 pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning 2. Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Midler: - der afsættes kr. 5.000 pr. medarbejder pr. år, Dog en maks. samlet ramme på kr. 10.000 pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken. 3.16 Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer Bilag: Brev af 21. januar 2011 Med vedlagte brev af 21. januar 2011 til organisationsbestyrelsens formand har Domea anbefalet et obligatorisk uddannelsesforløb for boligorganisationens ledende ejendomsfunktionærer og disses stedfortrædere. Forløbet indebærer en afklaring af medarbejdernes aktuelle kompetenceniveau og et efterfølgende tilpasset kursusforløb. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 4 Behandling af indkomne forslag Referat: Intet Side 7 af 10
5 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 22.06.2009 blev Poul Henning Kodahl valgt som formand. Formanden vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger formand for 2 år. Referat: Poul Henning Kodahl blev genvalgt som formanden for 2 år. 6 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af Kolding Kommune, 1 medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Navn Post Valgt af Valgt indtil Poul Henning Kodahl Formand Repræsentantskabet 2011 Erik Lund Næstformand Repræsentantskabet Udpeget af kommunen 2012 2013 Bente Friis Medlem Udpeget af kommunen 2013 Karen Margrethe Sundahl Medlem Repræsentantskabet 2011 Vagn Esbech Medlem Repræsentantskabet 2012 Kaj Ringsted Medlem Udpeget af Domea 2013 Vakant Medlem Repræsentantskabet Afgangsorden indebærer, at Formand Poul Henning Kodahl og Karen Margrethe Sundahl er på valg, samt en vakant post. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Formanden blev genvalgt særskilt under pkt. 5. Der var genvalg til Karen Margrethe Sundahl for 2 år. Bestyrelsen for Domea Kolding med tilhørende afdelinger har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Poul Henning Kodahl Formand Repræsentantskabet 2013 Erik Lund Næstformand Repræsentantskabet Udpeget af kommunen 2012 2013 Bente Friis Medlem Udpeget af kommunen 2013 Karen Margrethe Sundahl Medlem Repræsentantskabet 2013 Vagn Esbech Medlem Repræsentantskabet 2012 Kaj Ringsted Medlem Udpeget af Domea 2013 Vakant Medlem Repræsentantskabet Med Domea s.m.b.a. som administrator. Side 8 af 10
7 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Ingen valgt. 8 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. noteres det, at repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter kompetencedelegationen. Referat: Indstillingen blev godkendt. 9 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2010 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: BDO blev genvalgt som revisor. 10 Nybyggeri Referat: Michael Willer-Jensen gav general orientering. 11 Boligselskabets afdelinger 11.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Side 9 af 10
Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01.01.2010 til 31.12.2010 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 12201: Underskud på kr. 140.199 Afdeling 12202: Overskud på kr. 34.519 Afdeling 12203: Underskud på kr. 33.349 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 9 til 15. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. 11.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1.1.2012 til 31.1.2012 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 12201: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 4.409.000 og indebærer en lejeregulering på 4 % pr. 01.01.2012. Afdeling 12202: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.202.000 og indebærer en lejeregulering på 1,57 % pr. 01.01.2012. Afdeling 12203: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.057.000 og indebærer en lejeregulering på 4,64 % pr. 01.01.2012. Budgettet har været forlagt på afdelingsmødet til godkendelse den 11.05.2011 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 11.3 Orientering om driftsforhold Referat: Michael gav general orientering. 12 Eventuelt Referat: Intet til referat. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 10 af 10