Bilag 1 - Kontrakt Side 1 af 10
1. Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Aalborg Kommune Ældre- og Handicapforvaltningen Danmarksgade 17 9000 Aalborg og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2. Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til gennemført udbud af [ydelse], jf. Bekendtgørelse [reference]. Kontrakten beskriver Ordregivers og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Kontrakt mellem Kontrakthaver og Ordregiver 2. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar 3. Samlet udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver 4. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til ydelser i henhold til nærværende kontrakt. 3. Ydelsen Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at udføre de i kontraktgrundlaget nævnte tjenesteydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. I det omfang kontraktgrundlaget ikke giver tilstrækkelig vejledning om opgavens udførelse, skal opgaven udføres efter god skik og fagmæssigt korrekt. Krav til opgaveløsningen følger af Kontraktbilag A. 4. Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. januar 2015, hvor første udgivelse vil være ca. 1. april 2015. Side 2 af 10
Herudover har Ordregiver ret til at forlænge kontrakten i op til 2 X 12 mdr. måneder, svarende til 8 udgivelser. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 1 måned før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt forlængelsen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved dennes udløb. Kontrakten er uopsigelig for Kontrakthaver. Ordregiver er berettiget til at opsige kontrakten med tre (3) måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrence- og forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende kontraktperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5. Bestilling af de tilbudte ydelser Efter indgåelse af kontrakten udarbejder Ordregivers kontraktansvarlige i samarbejde med Kontrakthaver en produktionsplan for de kommende udgivelser, idet Dit Blad skal udgives 4 gange årligt, ca. primo januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober. Produktionsplanen vil blive brugt til at tilrettelægge arbejdet med magasinet Dit Blad i hele kontraktperioden. Leverandøren forpligter sig til at levere de tilbudte ydelser på de aftalte tidspunkter i henhold til den aftalte produktionsplan og i overensstemmelse med den i Kontraktbilag A Kravspecifikation beskrevne proces pr. udgivelse. Aalborg Kommune kan om nødvendigt indføre ændringer til den aftalte produktionsplan. 6. Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Møder afholdes som minimum i overensstemmelse med det i Kontraktbilag A Kravspecifikation beskrevne. Parterne kan individuelt tage initiativ til en fælles evaluering af samarbejdet mellem Kontrakthaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter seks (6) måneder fra kontraktens ikrafttræden. 7. Fakturering Kontrakthaver sender én samlet faktura pr. udgivelse med specifikation af udgifter jf. nedenstående pkt. 8. I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer Side 3 af 10
skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Ordregivers navn og adresse Omfang og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. udført ydelser eksklusiv moms Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 8. Priser For ydelser udført i henhold til kontrakten gælder de i Kontrakthavers tilbud (Kontraktbilag B Tilbudsliste) af [XX.XX.2014] angivne priser pr. ydelse. De i Kontrakthavers tilbud angivne priser skal være gældende indenfor et udsving på maksimalt +/- 10% fra 36.000 magasiner indenfor kontraktperioden samt eventuel optionsperiode. Ved udsving ud over +/- 10% kan de tilbudte priser reguleres med den procentvise stigning, der ligger ud over +/- 10%. Dette gælder for alle delpriser. 9. Prisregulering Priserne skal være faste for de første 4 udgivelser regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer for hver 4. udgivelse. Priserne for ydelserne i nærværende kontrakt kan reguleres i henhold til Danmarks Statistiks generelle nettoprisindeks (nettoprisindekset i alt), dog maksimum 2 %. Udgangsprisindekset er det for juli 2014 offentliggjorte indekstal på 132,4. Anmodningen om prisregulering skal ledsages af den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Eventuel prisregulering skal være danske kroner og priserne skal anføres med maksimum to decimaler. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 5. udgivelse efter kontraktstart og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i nettoprisindekset fra juli 2014 til det forud for anmodningen om prisregulering seneste offentliggjorte indeks. Efterfølgende, herunder også i en eventuel optionsperiode, gælder tilsvarende beregningsmodel. Side 4 af 10
Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Varsel om prisreguleringer skal sendes til: Aalborg Kommune Ældre- og Handicapforvaltningen Danmarksgade 17 9000 Aalborg Att. Carsten Simonsen. E-mail: csi-aeh@aalborg.dk Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail inden ændringens ikrafttræden. Ved Ordregivers accept af anmodning om prisregulering er Kontrakthaver ligeledes forpligtet til at regulere indtægterne i overensstemmelse med ovenstående. Parterne kan forlange ændringer i den aftalte tjenesteydelses pris, når nye lovkrav eller ændret offentlig regulering bevirker en fordyrelse eller billiggørelse af leveringen af tjenesteydelsen. Sådanne ændringer får virkning fra det tidspunkt, hvor de nye lovkrav eller den ændrede offentlige regulering konkret fordyrer eller billiggør leveringen af tjenesteydelsen. Prisregulering betinges af fremsendt dokumentation herfor. 10. Betalingsbetingelser 30 dage netto fra korrekt modtaget faktura. 11. Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 12. Underleverandører Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer og hæfter Kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført ydelsen. 13. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke fra Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve kontrakten. Side 5 af 10
14. Misligholdelse Er ydelsen ikke udført i overensstemmelse med kontraktgrundlaget, uden at dette skyldes Ordregivers forhold, eller forhold i øvrigt som Ordregiver bærer risikoen for, foreligger der misligholdelse. Tilsvarende foreligger der misligholdelse, hvis tjenesteydelsen ikke lever op til Ordregivers berettigede krav eller hvis leverandøren ikke opfylder andre krav, som ifølge aftalen stilles i forbindelse med levering af ydelsen, eller som følger af aftalen i øvrigt. Gentagne tilfælde af misligholdelse, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, betragtes som væsentlig misligholdelse, som berettiger til ophævelse af kontrakten. En kontraktpart som må indse, at der er risiko for misligholdelse, har pligt til uden ugrundet ophold at give den anden kontraktpart begrundet meddelelse herom. 15. Reklamation og varsel Vil en part påberåbe sig en misligholdelse, skal denne give den anden kontraktpart meddelelse herom uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget. Vil en part hæve kontrakten eller kræve afhjælpning, skal denne uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget, give den anden kontraktpart meddelelse herom. Undlader parten dette, har parten fortabt sin ret til at hæve kontrakten eller kræve afhjælpning. Det samme gælder for Ordregivers ret til at kræve bod, jf. punkt 20. Krav om forholdsmæssigt afslag eller erstatning skal opgøres og fremsættes uden ugrundet ophold efter meddelelse i henhold til ovenstående, idet retten ellers fortabes. En part fortaber dog uanset ovenstående ikke sin ret til at påberåbe sig misligholdelse, når den anden part har handlet svigagtigt, eller når denne part har gjort sig skyld i grove fejl og forsømmelser, og dette medfører skade for parten. 16. Afhjælpning Ordregiver kan, hvor dette er praktisk muligt, kræve afhjælpning, med mindre det vil volde Kontrakthaver uforholdsmæssig omkostning eller væsentlig ulempe. Leverandøren skal ved forsinket levering foretage afhjælpning således, at Ordregiver holdes skadesløs i alle henseender. Ved forsinket levering i henhold til den aftalte produktionsplan, skal Kontrakthaver senest på den 4. hverdag efter den oprindeligt aftalte udsendelsesdato have afsendt alle magasiner. Manglende overholdelse af denne frist vil berettige Ordregiver til at opkræve bod jf. nedenstående pkt. 20 ligesom det vil være at betragte som væsentlig misligholdelse. Såfremt afhjælpning af fejl og mangler kan ske uden væsentlig forsinkelse og uden væsentlig gene for Ordregiveren i øvrigt, har Kontrakthaveren ret til at foretage dette. Kontrakthaveren skal straks efter modtagelse af reklamation give Ordregiveren meddelelse, hvis Kontrakthaveren ønsker at udøve denne ret. Side 6 af 10
17. Forholdsmæssigt afslag I det omfang den leverede tjenesteydelse ikke er kontraktmæssige, jf. kontraktgrundlaget, og dette har bevirket en værdiforringelse, som ikke er kompenseret ved afhjælpning, jf. punkt 17, er Ordregiver berettiget til at kræve et forholdsmæssigt afslag i den aftalte pris. 18. Erstatningsansvar og forsikring Hver part er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for manglende medvirken til rigtig opfyldelse af kontrakten. En aftalt bod jf. pkt. 20 er ikke til hinder for, at Ordregiver kan kræve erstatning for et eventuelt yderligere tab. Dette gælder dog ikke, såfremt bodens funktion er at træde i stedet for erstatning. Kontrakthaver er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervsansvarsforsikring med en minimumsdækning på kr. 5 mio.. Kontrakthaver skal på Ordregivers anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 19. Bod Leverer Kontrakthaveren ikke tjenesteydelsen i overensstemmelse med aftalen, kan Ordregiver pålægge Kontrakthaveren bod i overensstemmelse med det i kontraktgrundlaget fastsatte. Ordregiver kan pålægge Leverandøren bod, såfremt alle magasiner ikke er udsendt senest den 4. hverdag efter den på forhånd aftalte udgivelsesdato. Frem til og med den 4. hverdag er Kontrakthaver berettiget til at foretage afhjælpning. Formår Kontrakthaver ikke at udsende alle magasiner senest den 4. hverdag efter den på forhånd aftalte udgivelsesdato, kan Ordregiver pålægge Leverandøren at betale bod. Boden fastsættes til 2 % af de samlede udgifter for den pågældende udgivelse jf. Kontraktbilag B Tilbudsliste pr. påbegyndt kalenderdøgn uden afsluttet udsendelse. Boden skal krediteres på førstkommende afregning efter krav fra Ordregiver. 20. Ophævelse Aftalen kan ophæves helt eller delvist af Ordregiveren, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra Kontrakthaverens side. I bedømmelse af misligholdelsens væsentlighed indgår tjenesteydelsens beskaffenhed, misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Ordregiver, Ordregivers eventuelle offentligretlige forpligtelse til at sørge for tjenesteydelsen, ophævelsens betydning for Kontrakthaveren samt omstændighederne i øvrigt. Hæves aftalen helt eller delvis som følge af Kontrakthavers misligholdelse, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af misligholdelsen. 21. Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand Side 7 af 10
til at varetage sin forpligtelse overfor Ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve kontrakten. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 22. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for Kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke årstidsbetingede vejrlige forhold, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. 23. Ændring af ydelsen Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer, er Kontrakthaver pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre ydelserne som påkrævet. Ændringer som følge af nye lovkrav eller ændret offentlig regulering skal dog ske i overensstemmelse med eventuelle frister i den pågældende lov eller offentlige regulering. 24. Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden kontraktpart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. Side 8 af 10
25. Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 26. Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds. 27. Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 28. Miljø Kontrakthaver garanterer, at alle ydelser udført under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 29. Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Kontrakthaver og dennes eventuelle underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Arbejdsklausuler (ILO-konvention nr. 94) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning. Side 9 af 10
Det forudsættes endvidere, at Kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 30. Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Dato: Ordregiver Kontrakthaver Side 10 af 10