pp Samfundsansvar 2020
Samfundsansvar 2020 Side 1 23 Dato 30-04-2021 Forfatter BENR Sag Virksomhedsrapport Sagsnr. S18-0237 Dokument D20-154863 Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Ledelsessystem... 4 2.1 Mål... 5 2.2 Certificering og ekstern auditering... 5 3 Verdensmål... 7 3.1 Kernemål... 7 3.2 Udviklingsmål... 8 4 Politik... 9 5 Risici og mulighed for forbedringer... 11 5.1 Drikkevand... 11 5.2 Spildevand... 12 5.3 Organisation... 12 6 Indkøbs- og udbudsstrategi Samfundsansvar... 13 6.2 Arbejdsklausuler... 14 6.3 Arbejdsforhold... 14 7 God forretningsskik... 18 7.1 Rammer for ejerskabsudøvelse... 18 7.2 Aktiv ejerskab... 18 7.3 Samspil mellem kommuner og Novafos... 18
Samfundsansvar 2020 Side 2 23 7.4 Novafos bestyrelse... 18 7.5 Samspillet mellem bestyrelsen og den daglige ledelse... 19 7.6 Øvrige forhold... 19 8 Forbrugerforhold... 19 8.1 Kunderne... 19 9 Lokal samfundsinvolvering... 20 9.1 Besøgende i 2020... 20 10 Nøgletal... 22
Samfundsansvar 2020 Side 3 23 1 Indledning Nærværende rapport indeholder resultatet af Novafos arbejde med at blive en bæredygtig forsyning. Vi beskriver politikker og status for vores indsatsområder i forhold til de af FN s verdensmål, som vi opfatter som DNA et for vores virksomhed, og for de verdensmål, hvor vi har besluttet at yde en ekstra indsats. Rapporten er desuden sammen med nedenstående statusrapporter den samlede rapportering af vores integrerede ledelsessystem i forhold til de nationale og internationale standarder, som Novafos er certificeret efter. Drikkevand 2020 indeholder væsentlige nøgletal for produktion og distribution af drikkevand. Rapporten indeholder en beskrivelse af de vigtigste miljøpåvirkninger, der er forbundet med indvinding af grundvand og produktion og distribution af drikkevand og information om driftsforstyrrelser i forsyningen af drikkevand til forbrugerne. Spildevand 2020 af spildevand beskriver væsentlige forhold i forbindelse med transport og behandling af spildevand. Der gives et samlet overblik over nøgletal for afløbssystemet og behandlingen af spildevandet i Novafos. Klima & energi 2020 indeholder en status for energiforbrug og indsats i 2020 for hele Novafos. Den beskriver mål og trends for energiforbruget fordelt på anvendelsesområder og på de enkelte anlæg. Rapporten indeholder en status på de konkrete indsatser, der er gennemført for at opnå en større energieffektivitet i 2020. Renseanlæg grønt regnskab 2020 indeholder væsentlige miljøtekniske nøgletal for de 18 renseanlæg, Novafos driver. I rapporten findes specifikke data for renseanlæggene: Alder, type, kapacitet, belastning og udledte stofmængder til recipienter samt nøgletal for restprodukter og energiforbrug. Informationen om nogle af renseanlæggene er begrænsede, idet ikke alle ønskede data er til rådighed. It og informationssikkerhed 2020 giver en status for de aktiviteter, der omhandler it & informationssikkerhed, it-infrastruktur, GIS, digitalisering, 3D-dokumentation og performance. Statusrapporten for samfundsansvar vil primært beskrive, hvordan vi har arbejdet med de organisatoriske forhold og med organisatoriske mål. For de øvrige mål henvises til de øvrige delrapporter. 2020 har været præget af COVID-19, som har medført begrænsninger i form af hjemmearbejde og mindre fysisk mødeaktivitet end planlagt. Der har været fokus på de nødvendige fysiske møder. Corona har samtidig åbnet op for mulighederne for afholdelse af virtuelle møder via Teams. Det forventes, at vi også fremover vil benytte os af muligheden for at holde virtuelle møder. Vi har samtidig haft
ISO 14001:2015 Miljø ISO 22000:2018 Fødevaresikkerhed ISO 27001:2013 Informationssikkerhed ISO 45001:2018 Arbejdsmiljø ISO 50001:2018 Energi ISO 17025:2017 Prøvetagning Samfundsansvar 2020 Side 4 23 fokus på at minimere risikoen for smitte blandt medarbejdere dels ved at mange har arbejdet hjemmefra, og hvor dette ikke har kunne lade sig gøre, dels ved at opdele i mindre og faste grupper af medarbejdere. I forhold til forsyningssikkerheden er beredskabet suppleret med en vurdering og beskrivelse af den nødvendige bemanding for stadig at kunne leve op til forsyningssikkerheden og vores serviceniveau. 2 Ledelsessystem Novafos blev i 2018 certificeret efter en række ledelsessystemstandarder, som er indarbejdet i et integreret ledelsessystem. Ved udgangen af 2020 var vi certificeret efter 8 standarder, hvoraf 3 af standarderne i 2020 er opgraderet til de nye versioner af de internationale standarder. Se figur 1. ISO 9001:2015 Kvalitet DS 49001:2011 Samfundsansvar Figur 1: Standarder som Novafos er certificeret efter med udgangen af 2020. Siden 2017 har Novafos arbejdet med Asset Management. Vi har vedtaget en Asset Management politik, som sammen med de øvrige politikker beskriver, hvordan vi ønsker at styre vores aktiver og vores virksomhed således, at vi får den mest værdiskabende anskaffelse, drift og vedligehold, udskiftning og bortskaffelse af aktiverne i hele deres levetid, og vi arbejder kontinuerligt på at forbedre den måde, vi drifter, vedligeholder og udskifter vores aktiver. Bl.a. vil vi analysere og opstille mål for vores aktiver, serviceniveau, tilstand, risikoprofil og økonomi ved at tænke økonomi, miljø, samfund, innovation og kompetenceudvikling ind i vores beslutningsprocesser, til fordel for vore kunder og omgivelser. Arbejdet med Asset Management fortsætter i 2021.
Samfundsansvar 2020 Side 5 23 2.1 Mål Det er centralt for vores ledelsessystem, at vi opstiller mål for vores indsats. Vores mål er kategoriseret i 5 kategorier, se figur 2. 1. Forsyningssikkerhed 2. Servicemål 3. Kvalitets- og miljømål 4. Finansielle mål 5. Organisationsmål 1.1 Stabil udpumpning fra vandværker 2.1 God kundebetjening og adgang til relevant information 3.1 Reducere udledning af CO 2 4.1 Effektiv drift 5.1 God forretningsskik 1.2 Undgå driftsforstyrrelse på distributionsnettet 2.2 God information ved driftsforstyrrelser 3.2 Øge energieffektiviteten 4.2 Velvedligeholdte anlæg tilpasset den nødvendige kapacitet 5.2 Kompetenceudvikling 1.3 Tilstrækkeligt vandtryk 2.3 God opgaveløsning 3.3 Sundt drikkevand 4.3 Fremme innovative løsninger 5.3 Godt og sundt arbejdsmiljø 1.4 Tilstrækkelig kapacitet på renseanlæg 2.4 Retvisende og forståelig afregning 3.4 Reducere ressourceforbrug 5.4 Fremme ligestilling 1.5 Minimal risiko for opstuvning af vand på terræn 2.5 Aktiv information af forbrugere 3.5 Minimere gener ved øgede regnmængder 5.5 Rummelige arbejdsplads 1.6 Undgå forstoppelser i afløbssystemet 2.6 Afstemme service med kundernes ønsker 3.6 Bidrage til en bedre vandkvalitet i vandområder 5.6 Samarbejde 1.7 Minimale skader ved brud på vandledninger 3.7 Minimere lugt og støj generne mest mulig fra renseanlæg 1.8 Sikre stabile IT-systemer 3.8 Minimere miljøbelastning fra slam og opnå størst mulig resourcegenanvendelse 3.9 Miljørigtig indkøb Figur 2: Novafos 32 mål. I 2019 formulerede Novafos 32 mål for perioden 2020-2025 inden for 5 kategorier. Målene er udmøntet i 64 konkrete indsatser, som vi fortsat arbejder med. Der er tale om mål og indsatser af meget forskellig karakter. Figur 2 viser de 32 mål. Også dette arbejde fortsætter i 2021. 2.2 Certificering og ekstern auditering I forbindelse med vores certificeringer får vi hvert år auditbesøg. I ca. en uge gennemgås alle forhold omfattet af vores certificeringer. I 2020 var det en opfølgende auditering, indeholdende opgradering af 3 af de standarder vi er certificerede efter. I 2021 forventes det, at Novafos skal recertificeres i forhold til alle 8 standarder. 2.2.1 Afvigelser Ved den eksterne auditering og opgradering til nye standarder har vi ikke fået nogle store afvigelser. Der er givet et antal mindre afvigelser, som alle er håndteret. Der er udarbejdet korrigerende handlinger og afvigelserne er lukkede. Afvigelserne har omhandlet:
Samfundsansvar 2020 Side 6 23 Afvigelser vedrørende myndighedsforhold Manglende dokumentation for at Novafos er underlagt obligatorisk energisyn Manglende dokumentation for lovpligtigt eftersyn af 2 porte og en hejs Opbevaring af akkumulatorer uden sikring mod regnvand Afvigelser vedrørende drikkevandssikkerhed 4 mindre afvigelser omkring dokumentation og behandling af utilsigtede hændelser Et forhold med risiko for utilsigtet adgang til rent vand gennem hul i metalplade Coronaberedskab, hvor vurdering i forhold kompetencer og ressourcer var tydelig Afvigelse i forhold til Novafos projektstyringsmodel Manglende dokumentation for anvendelse af tjekliste i forhold til certificering ved igangsætning af anlægsprojekt Afvigelse i forhold til IT & informationssikkerhed Plan for intern audit håndterede ikke alle forhold og alle lokationer tilstrækkeligt i forhold til informationssikkerhed 2 afvigelser i forhold til IT-sikkerhed, brand og arbejdsmiljø ved server og ledninger til IT-anlæg 2.2.2 Mulighed for forbedringer Ved den eksterne auditering fik Novafos en række forslag til forbedringer, som allerede indgår eller vil indgå i det fremtidige arbejde. Dette omhandler: Forbedringsforslag Infrastruktur og bevarelse af anlæg Test af nødsystemer Øget styring af kompetencer, processer og produkter fra eksterne leverandører Håndtering af affald Energigennemgang Fornyet gennemgang af interessentanalysen Regelmæssig gennemgang og registrering af brugerrettigheder og generering af en generel fysisk adgangskontrol
Samfundsansvar 2020 Side 7 23 3 Verdensmål Novafos arbejder aktivt med FN s verdensmål. Ud over vores screening i 2019 af alle 17 verdensmål har vi udpeget 4 verdensmål, som dækker vores kerneområder og 2 verdensmål, som vi arbejdede med i 2019. Dette arbejde er fortsat i 2020, hvor vi har igangsat indsamling af data til vurdering af CO2-footprint på 4 udvalgte anlægsprojekter. Dette arbejde intensiveres de kommende år, hvor vi vil arbejde henimod en bæredygtig forsyning. 3.1 Kernemål De 4 verdensmål handler alle om Novafos kerneområde vandets kredsløb og nedenfor gives alene eksempler på, hvorfor vi opfatter de 4 verdensmål som en del af vores DNA. Verdensmål 6: Rent vand og sanitet At give alle adgang til rent drikkevand er en kerneopgave for Novafos. Vores mål er at levere rent og sundt drikkevand til vores forbrugere. Vi arbejder på at tilrette indvinding af grundvand, så indholdet af miljøfremmede stoffer i drikkevandet minimeres. Vores arbejde med dokumenteret drikkevandssikkerhed sikrer, at det drikkevand, vi leverer til vores forbrugere, er af god kvalitet. Langsigtet arbejder vi med at fastholde en stabil struktur for indvinding af grundvand og produktion af drikkevand. Vi vedligeholder vores vandværker og vores ledninger og arbejder på at reducere tabet af drikkevand ved løbende lækagesøgning og vedligeholdelse. Novafos har gennemført en analyse af en fremtidig struktur for renseanlæg. Konklusionen er, at det vil være en gevinst for både miljø og økonomi at bygge to centrale, moderne og energineutrale anlæg, som i fremtiden kan rense spildevandet fra borgere og erhverv til erstatning af de nuværende 17 mindre renseanlæg. Analysen er første skridt i en lang proces, og i 2020 er der arbejdet med plan for etableringen af renseanlæggene. Verdensmål 11: Bæredygtige byer og lokalsamfund Vi udbygger løbende afløbssystemet og håndterer i stigende grad regnvandet i separate systemer og tilbagefører regnvandet til vådområderne. Det gør vi for at minimere generne fra de øgede regnmængder. Vi arbejder løbende med at udvikle og etablere LAR-løsninger, hvor det er muligt.
Samfundsansvar 2020 Side 8 23 Verdensmål 13: Klimaindsats Vi deltager i udviklings- og testprojekter sammen med andre forsyninger og forskningsinstitutioner bl.a. om at reducere emissionen af lattergas fra renseanlæg, og vi medvirker til at udvikle modeller, der kan anvendes til at forudsige og tage højde for klimarelateret nedbør. Verdensmål 14: Livet i havet Verdensmål 14 om livet i havet handler om at sikre tilstrækkelig kapacitet på vores renseanlæg og rense spildevandet så godt som muligt og dermed bidrage til at udgå forurening af havmiljøet. 3.2 Udviklingsmål Novafos har særligt prioriteret verdensmål 9 og verdensmål 17 som ekstra indsatser: Verdensmål 9: Industriel innovation og infrastruktur Vores arbejde med verdensmål 9 handler om, at vi ønsker at bygge bæredygtigt. Det vil vi gøre ved at sikre miljø og bæredygtighed, når vi køber ind. I 2020 har Novafos vedtaget en politik og en strategi for bæredygtige indkøb, og implementeringen er i fuldgang. 3.2.1 Bæredygtige anlæg Novafos har iværksat et udviklingsprojekt, der skal gøre os i stand til at vurdere, bæredygtigheden af vores anlægsaktiviteter. Det er første gang, det forsøges systematisk i forsyningsbranchen. Vi har besluttet, at vores anlægsaktiviteter skal være bæredygtige og robuste, og vi vil arbejde på at reducere vores CO2-aftryk på vores anlægsaktiviteter. Indtil nu har dette arbejde været svært tilgængeligt for andre end specialister på området. Vi ønsker at udvikle en brugerflade, der kan anvendes af vores projektledere, når de skal i gang med et anlægsprojekt. Samtidig vil vi systematisk opsamle erfaringerne fra projekterne, så vores vurderinger til stadighed underbygges af vores viden og erfaringer. Brugerfladen skal vise det materiale- og råstofforbrug, der bliver anvendt til et anlægsprojekt og samtidig være en spiseseddel, som projektlederen kan præsentere for f.eks. rådgivere og entreprenører.
Samfundsansvar 2020 Side 9 23 3.2.2 Opgørelse af CO2-footprint Når vi skal opgøre vores samlede CO2-aftryk, ser vi på 3 grupperinger af udledninger: Scope 1: Direkte emissioner fra vandværker, renseanlægudledninger, naturgas, benzin/diesel til maskiner og køretøjer Scope 2: Indirekte emissioner fra køb af el og fjernvarme Scope 3: Øvrige indirekte emissioner fra anlægsaktiviteter, materialer, transport, affald og indkøb af varer og tjenesteydelser Scope 1 og 2 kan i dag forholdsvis nemt beregnes, mens scope 3 er langt mere kompliceret. Vi vurderer, at de største bidrag til scope 3 til stammer fra vores anlægsaktiviteter. I 2019 igangsatte Novafos et projekt, som skal gøre os i stand til at måle og reducere vores CO2-footprint. I projektet vil vi udvikle en brugerflade, således, at vi kan foretage en livscyklusscreening af vores anlægsprojekter med udgangspunkt i LCA-databasen og beregningsværktøjet SimaPro. SimaPro er en global database med udgangspunkt i varer/produkters og processers CO2-påvirkning. Med den nye brugerflade, som vi kalder anlægsberegneren, vil vi gerne kunne beregne den miljømæssige påvirkning ud fra data og en række valgte kriterier både under planlægning, udførelse og drift. 3.2.3 Verdensmål 17: Partnerskab for handling Vi ønsker at udvikle vores samarbejder i tæt dialog med kommunerne og på tværs af forsyningerne, og vi ønsker at deltage i partnerskaber med private om at bidrage til udvikling af nye forbedrede rensemetoder og øget genanvendelse af ressourcer. Vi vil indgå i dialog med væsentlige kunder i relation til beredskab. 4 Politik En fuldstændig gennemgang af vores politikker kan ses på www.novafos.dk. Nedenfor gives et resumé.
Samfundsansvar 2020 Side 10 23
Samfundsansvar 2020 Side 11 23 5 Risici og mulighed for forbedringer Vi vurderer løbende risici og muligheder i forhold til vores opgaver som forsyningsvirksomhed og for at fastholde en sikker drift af vores anlæg inden for vand og spildevand nu og i fremtiden. Samtidig er det essentielt, at vores ejere, forbrugere og myndigheder har tillid til Novafos som virksomhed. Ledelsen har udpeget de væsentligste strategiske risici og sat handlinger i gang til at reducere eller styre risiciene. Når vi vurderer risici og muligheder, har vi fokus på, hvad der kan gå galt, og hvad konsekvensen kan være, hvis det sker. Er det forhold, der sker ofte og i for høj grad, kan vi med forebyggende styring undgå, at det sker eller reducere konsekvensen. Risikostyring er en integreret del af vores arbejde. Novafos har en meget stor anlægsportefølje, som skal styres økonomisk, og vi skal have ressourcerne til at fastholde fremdriften i projekterne. Derfor arbejder vi med en model for projektstyring, som skal være med til at sikre, at risici håndteres systematisk. I arbejdet med drikkevandssikkerhed er forebyggende styring og kontrol af drikkevandskvaliteten centralt i vores produktion og distribution drikkevand. Når vi ombygger eller renoverer vores anlæg, er skybrudssikring og klimatilpasning centralt ved planlægningen. I vores arbejde med it og informationssikkerhed og GDPR er vurdering af utilsigtet adgang til data og til vores anlæg centralt i vores risikovurdering. Sikkerhed og arbejdsmiljø er i fokus både i driften for egne medarbejdere og i vores anlægsprojekter. 5.1 Drikkevand Risici i forhold til drikkevand er detaljeret beskrevet i rapporten Drikkevand 2020. Novafos har udpeget 4 hændelser, som løbende følges:
Samfundsansvar 2020 Side 12 23 Mikrobiel drikkevandsforurening, hvor konsekvensen kan være kogeanbefaling til et større eller mindre område. Dette styres forebyggende med udgangspunkt i DS/EN ISO 22000 via Novafos DDS-program. Forurening med miljøfremmede stoffer, hvor der siden 2018 er set en stigning i indholdet, til dels fordi der analyseres for flere miljøfremmede stoffer og nedbrydningsprodukter fra pesticider. Der er her lavet overvågningsstrategi for alle vandværker og kildepladser. Novafos leverer stadig drikkevand, der overholder drikkevandskvalitetskravene. Manglende udpumpning, som betyder, at forbrugerne ikke forsynes med drikkevand. Novafos er i gang med omlægning til nyt teknisk netværk og har implementeret nyt drifts- og vedligeholdelsesystem, som skal sikre, at ikke planlagte afbrydelser af drikkevandsforsyningen minimeres. Overudnyttelse af grundvandsressourcen som kan have konsekvenser for vandføringen i søer og vandløb. Der foretages miljøvurdering i forbindelse med tilladelse til indvinding af grundvand, og der sker en løbende overvågning af grundvandspotentialet. 5.2 Spildevand Risici er detaljeret beskrevet i forhold til spildevand i rapporten Spildevand 2020. Novafos har udpeget 4 hændelser, som løbende følges: Overskridelser af vilkår i udledningstilladelsen for renseanlæg, som kan have en negativ effekt på recipienter. Manglende overholdelse af udledningskrav fra afløbssystemet ved kraftig regn og skybrud (alt mere end en 10 års-hændelse ), som ligeledes kan have en negativ effekt på recipienter og kan forårsage oversvømmelser af veje og bygninger. Risiko for skærpede krav til udledning til recipienter, som kan betyde øgede omkostninger og krav om investeringer i renseteknologi. 5.3 Organisation 5.3.1 Effektivisering Da Novafos blev etableret i 2017, indgik ejerkommunerne en ejeraftale om sammenlægning af seks forsyninger og etablering af Novafos. I ejeraftalen fremgik det, at ejerne forventede, at sammenlægningen ville medføre effektivisering, og de satte et mål om, at Novafos skulle opnå en effektivisering på 20 % ved udgangen af 2021 i forhold til 2016. Med udgangen af 2020, har Novafos opnået en effektivisering på 18 %. Ejeraftalen evalueres i efteråret 2021. Novafos er en forsyningsvirksomhed, og vi er derfor underlagt en lang række restriktioner fastsat af staten via Forsyningssekretariatet. Dette betyder, at der er nationale krav til finansiering af investeringer, som kan være med til begrænse vores muligheder for at reinvestere og fastholde en sikker og stabil forsyning. Denne del varetages via løbende dialog med myndighederne.
Samfundsansvar 2020 Side 13 23 5.3.2 Samarbejde inden for Novafos Koordinering tager tid, og Novafos er blevet en stor organisation. Derfor er der stor fokus på koordinering på tværs i organisationen. Nedbrud af og utilsigtet indtrængen i vores it-systemer håndteres sammen med GDPR-reglerne og løbende overvågning af stabilitet af it-systemer håndteres gennem vores risikovurdering foretaget i forbindelse med DS/EN ISO 27001. Novafos er en ansvarlig virksomhed, vi søger at håndtere arbejdsvilkår hos vores leverandører via sociale klausuler og ved at få vores leverandører til at tilslutte sig Novafos Code of Conduct. De væsentligste risici i forhold til arbejdsmiljø håndteres i arbejdsmiljøorganisationen og omhandler Usikkerhed omkring nye arbejdsrutiner Arbejdsulykker Nedslidning Novafos har anlægsprojekter for mere end 800 mio. kr., og med så stort et anlægsbudget er der risiko for, at nogle projekter ikke bliver gennemført til den planlagte tid og til det afsatte budget. Der er ligeledes risiko for, at de afsatte ressourcer ikke er tilstrækkelige. Derfor er der løbende fokus på at følge Novafos projektstyringsværktøj og på at følge op på projekterne og få etableret et robust værktøj til prioritering af opgaver. 6 Indkøbs- og udbudsstrategi Samfundsansvar Vi er vores samfundsansvar bevidst. Derfor stiller vi krav til vores leverandører om, at de respekterer menneskerettighederne i hele leverandørkæden. Vi tager stilling til hvilke sociale klausuler, der skal indgå, når vi gennemfører udbud, og vi forventer, at vores leverandører overholder gældende lovgivning. Ved kontraktindgåelse stiller vi en række krav til de leverandører, som vi samarbejder med for at sikre anstændige arbejdsvilkår for dem, der arbejder på vores projekter. Vi gør, hvad vi kan for, at de leverandører, som vi samarbejder med, udviser samfundsansvar, herunder sikrer at menneskerettigheder overholdes, og at produktion sker under hensyn til miljø og klima. 6.1.1 Novafos Code og Conduct Ved indgåelse af kontrakter anvendes Novafos Code of Conduct, der er et standardbilag, som forpligter leverandøren til at udvise samfundsansvar og sikrer kædeansvar over for forpligtelser. Novafos Code of Conduct findes på www.novafos.dk.
Samfundsansvar 2020 Side 14 23 I 2020 har arbejdet været koncentreret om at systematisere og forbedre dokumentationen af uddannelse og arbejdsklausuler i vores kontrakter. Disse er sammen med Code of Conduct -standarddokumenter, og det skal begrundes, hvis de ikke anvendes. I 2020 er 2 entreprenører, en rådgiver og leverandør af laboratorieydelser udtaget til evaluering. Den samlede sum på de 4 aftaler er ca. 250 mio. kr. Alle 4 leverandører har underskrevet Novafos Code of Conduct. Leverandørerne af entreprenør- og rådgiverydelser er evalueret i forhold til dettte, mens leverandøren af laboratorieydelser er evalueret i forhold til kvalitet og samarbejde. 6.2 Arbejdsklausuler Novafos entreprisekontrakter indeholder en arbejdsklausul, som sikrer ansatte, der er beskæftiget på vores anlægsprojektet, løn- og ansættelsesforhold, som ikke er mindre gunstige, end dem der gælder iht. overenskomst for tilsvarende arbejde, og entreprenøren skal redegøre for, hvordan klausulen efterleves. Overtrædelse af arbejdsklausulen kan sanktioneres med bod. Opfølgning på overholdelse af arbejdsklausulen kan ske ved stikprøvekontrol. Novafos kan kræve relevant dokumentation gennem lønsedler, lønregnskaber, ansættelseskontrakter m.m. 6.2.1 Uddannelsesklausuler Ved større entreprisekontrakter anvendes herudover et standardbilag indeholdende uddannelsesklausuler. Der stilles som hovedregel krav om uddannelsespladser ved entrepriseprojekter på over 5 mio. kr. og med en varighed på mere end 6 mdr. Vi stiller krav til anvendelse af praktikanter/uddannelsessøgende i forbindelse med udførelsen af arbejderne under den pågældende kontrakt. Hvis det konstateres, at entreprenøren ikke har opfyldt forpligtelserne i bilaget, kan entreprenøren få en bod på 100.000 kr. pr. manglende praktikant årsværk. Opfølgning på uddannelsesklausuler er foretaget ved stikprøvekontrol på 4 kontrakter. Her er uddannelsessøgende/lærlinge opgjort til ca. 4 årsværk. 6.3 Arbejdsforhold Med sammenlægningen af de 6 mindre forsyninger til Novafos i 2017 blev der etableret en sikkerheds- og samarbejdsorganisation og indgået en MED-aftale, således som det er beskrevet i de kollektive overenskomster, vi er omfattet af. Novafos har i 2018 vedtaget en personalepolitik, som gælder for alle medarbejdere. Personalepolitikken beskriver vores værdier, og hvordan vi skal behandle hinanden på arbejdspladsen. Den indeholder også retningslinjer for, hvordan medarbejdere og ledere styrker arbejdspladsen. Personalepolitikken er løbende uddybet, og 2020 er en række områder i personalepolitikken beskrevet og behandlet i MED-organisationen:
Samfundsansvar 2020 Side 15 23 Til personalepolitikkens afsnit om ansættelsesforhold har MED-udvalget arbejdet på at beskrive en række forhold, som berører alle medarbejdere, og som en stor virksomhed har vi behov for en fast struktur, når vi ansætter nye medarbejdere. Derfor er ansættelses- og afskedigelsesprocedurer beskrevet. Siden starten af 2020 har alle nye medarbejdere deltaget i et fastlagt introduktionsforløb. MED-organisationen bl.a. har i 2020 behandlet politikker og retningslinjer for bibeskæftigelse, modtagelse af gaver og andre fordele, som skal sikre upartisk og saglig sagsbehandling og habilitet i beslutninger. Der er udarbejdet instruktion om behandling af persondata og om sletning af personoplysninger, så det sikres, at GDPR-reglerne efterleves. 6.3.1 Trivsel og sundhedsfremme Trivsel og psykisk arbejdsmiljø er i forbindelse med sammenlægning af 6 forsyninger til Novafos et stort emne, idet det handler om kulturer. I 2020 har vi fortsat arbejdet på en fælles Novafos-kultur. Vi har haft fokus på, hvordan vi sikrer en god trivsel og et godt psykisk arbejdsmiljø, og hvordan vi kan forebygge stress og håndtere tilfælde med stress, og der er i efteråret gennemført en trivselsundersøgelse i organisationen, og MED har tiltrådt en indsats for trivsel og forebyggelse af stress. Novafos tilbyder alle medarbejdere en sundhedsordning, og alle medarbejdere får tilbud om vaccination og sundhedstjek hvert 3. år. Inden nedlukningen i marts 2020 igangsatte Novafos tilbud om sundhedstjek. I 1. kvartal fik alle medarbejdere tilbud om sundhedstjek. Tilbuddet blev sat på pause i marts som følge af corona, men medarbejderne fik tilbuddet igen i august/september. 154 medarbejdere har taget imod tilbuddet. 6.3.2 Sygefravær Novafos følger sygefraværet, og I 2020 er sygefraværet faldet trods corona-situationen. Nedenfor er sygefraværet opgjort: Mål 2019 2020 Kort sygefravær < 2 % 2,1 % 1,7 % Langt sygefravær < 1 % 1,9 % 1,5 %
Samfundsansvar 2020 Side 16 23 6.3.3 Arbejdsmiljø og fokusområder 2020 Arbejdsmiljøorganisationen er en del af MED-organisationen. Der er etableret 3 arbejdsmiljøgrupper for henholdsvis vand, spildevand og administration. Alle 3 arbejdsmiljøgrupper har repræsentation i MED-udvalget. I 2020 er der foretaget mindre justeringer i arbejdsmiljøorganisationen, som følger de ændringer, der er foretaget i Novafos organisation. Arbejdsmiljøorganisationen har i 2020 haft fokus på følgende områder: Den daglige sikkerhed Den daglige sikkerhed har fortsat været i fokus i 2020. Risikovurdering inden opstart af opgaver har siden marts 2020 også omhandlet COVID-19 smitterisikoen. De enkelte teams har lavet en mindre inddeling i faste makkerpar for at undgå for store kontaktflader. De daglige driftsopgaver har alle været vurderet i forhold til COVID-19, og der er udarbejdet forholdsregler. Arbejdsmiljø på anlægsprojekter Med de mange anlægsprojekter, som Novafos udfører i de 9 kommuner, er det helt naturligt, at vi skaber opmærksomhed om arbejdsmiljøet på byggepladserne. Som bygherre har vi et bygherreansvar for, at der er taget hånd om sikkerhedsarbejdet. Derfor har vi i 2020 udarbejdet ydelsesbeskrivelser for arbejdsmiljøkoordineringen, så vi kan sikre, at vi på alle anlægsopgaver tager hånd om arbejdsmiljø og sikkerhed. Udover ydelsesbeskrivelsen er der nedsat en arbejdsgruppe, der udarbejder standardskabeloner for dokumenterne, der er påkrævet i bygherreprocessen. Disse forventes udarbejdet i 1. halvår 2021. Kontorarbejdspladser Da corona-nedlukningen ramte Danmark den 11. marts 2020 blev hovedparten af de administrative medarbejdere sendt hjem for at arbejde hjemmefra. I den forbindelse er der lavet en ordning, hvor der tilbydes inventar til hjemmearbejdsplads og it-udstyr til alle, der ønskede dette. I løbet af 2020 er nogle medarbejdere helt eller delvist vendt tilbage til arbejdet på kontoret. Novafos har siden marts 2020 fulgt regeringens og kommunernes anbefalinger. Den daglige kontakt For at sikre et godt arbejdsmiljø tager de enkelte teamledere initiativer til virtuelle sammenkomster. Der har været fællesfrokoster, kaffepauser, tekøkkener og mange flere indslag. Alle administrative medarbejdere er blevet tilbudt et webinar om hjemmearbejde, selvledelse og samarbejde på distancen. Kemikalier Arbejdet med risikovurdering og oprydning af kemikalier er fortsat i 2020, og der skal til stadighed være fokus på indkøb og anvendelse af kemikalier.
Samfundsansvar 2020 Side 17 23 6.3.4 Arbejdsulykker og nærved hændelser Arbejdsulykker I 2020 har vi haft 23 arbejdsulykker, der er anmeldt til Arbejdstilsynet. 17 af de anmeldte arbejdsulykker er uden fravær, og 5 arbejdsulykker har foråsaget fravær. Novafos har formuleret et mål om at have maksimalt 10 ulykker med fravær. Dette mål er opnået i 2020. De registrerede ulykker er nedenfor inddelt i 6 kategorier. Tabel 2: Kategorisering af arbejdsulykker Antal ulykker Kategorisering af arbejdsulykker i forhold til årsag I alt Med fravær 4 2 9 1 Ulykker forårsaget af forkert eller uhensigtsmæssig brug af værktøj og maskiner eller defekt værktøj Ulykker, der involverer materialer. Det kan være personen er ramt af materiel/materialer, fordi det sidder i spænd, falder ned eller er placeret uhensigtsmæssigt 1 0 Ulykker, der involverer kemiske produkter 4 2 1 0 Kontakt med elektricitet 1 Muskelskeletbesvær typisk overbelastning af muskler, sener eller led på grund af overbelastning i forbindelse med pludselige bevægelser, tunge løft, vrid i ryg eller lænd eller fald Maveonde som følge af kontakt med spildevand eller spildevandsaerosoler 1 0 Udefra kommende påvirkninger f.eks. færdselsuheld 2 0 Brilleskade Arbejdstilsynet opgør arbejdsulykker i ulykkesindex (incidenstal) svarende til antallet af arbejdsulykker med fravær pr. 10.000 beskæftigede. Incidenstallet for Novafos i 2020 er på 166 mod 601 i 2019. Der er er således tale om et markant fald i antallet af ulykker. Nærved hændelser I 2020 er der behandlet 27 nærved hændelser i forhold til arbejdsmiljø mod 44 i 2019. Hændelserne omhandler typisk forhold omkring manglende oprydning, manglende eftersyn af udstyr og materiel identificerede ulykkesrisici. Alle nærved hændelser behandles på arbejdsmiljøgruppemøderne sammen med de anmeldte ulykker.
Samfundsansvar 2020 Side 18 23 7 God forretningsskik I 2018 besluttede bestyrelsen, at Novafos skulle implementere Kodeks for god selskabsledelse i kommunale forsyninger fra 2019. Kodekset er soft law med anbefalinger for god selskabsledelse. Det vil sige anbefalinger, der kan følges, men hvor der også kan være begrundelser for at afvige i det konkrete tilfælde. Det skal man så redegøre for efter Følg eller forklar -princippet. Kodekset er udgivet af DANVA, Dansk Affaldsforening, Dansk Fjernvarme og Danske Vandværker. 7.1 Rammer for ejerskabsudøvelse Rammerne for ejerskabsudøvelse beskriver organiseringen af ejerkommunernes roller. Novafos følger alle anbefalinger forhold til organiseringen, som bl.a. omhandler adskillelse af ejer- og myndighedsdelen. Novafos strategi og målsætninger tager udgangspunkt i den ejeraftale og den ejerstrategi, der er indgået mellem kommunerne. Alle bestyrelsesmedlemmer deltager på lige fod i arbejdet, og dialogen mellem ejerkommunerne foregår ikke i bestyrelsen. 7.2 Aktiv ejerskab Ved etableringen af Novafos er indgået en ejeraftale mellem de 9 kommuner. Ejeraftalen og ejerstrategien er indarbejdet i ledelseshåndbogen, hvor der sker en løbende opfølgning både internt og eksternt. Ejerstrategien er offentliggjort på Novafos hjemmeside. Novafos følger alle anbefalinger i forhold til aktiv ejerudøvelse. Ejeraftalen skal evalueres ultimo 2021. 7.3 Samspil mellem kommuner og Novafos Samspillet mellem selskab og ejerkommunerne er fastlagt i ejeraftalen. Der sker en forventningsafstemning ved indgåelse af de årlige investeringsaftaler, som der sker en kvartalsvis opfølgning på. Strategi og politikker aftales på bestyrelsesmøder og på det årlige strategiseminar. Der er desuden nedsat faste mødefora, og der er løbende fokus på, at de netselskaber, der trækker på ressourcerne hos serviceselskabet, betaler de faktiske omkostninger. Alle anbefalinger vedrørende samspil mellem selskab og ejerkommuner følges. 7.4 Novafos bestyrelse Bestyrelsen består af 17 medlemmer, hvoraf 5 medlemmer er medarbejderrepræsentanter. De resterende består af 2 forbrugervalgte medlemmer, de 9 borgmestre fra ejerkommunerne og en ekstern formand, som vælges direkte på generalforsamlingen. Anbefalingerne følges delvist, idet bl.a. sammensætning i forhold til køn er fastlagt ved måden, de udpeges på. Bestyrelsen har flere medlemmer end almindeligvis anbefalet. Da deltagelsen vurderes at have stor betydning, deltager alle ejerkommunerne, medarbejdere og forbrugerrepræsentanter. Alle anbefalinger, som ikke følges, er forklaret i Novafos redegørelse.
Samfundsansvar 2020 Side 19 23 7.5 Samspillet mellem bestyrelsen og den daglige ledelse Samspillet mellem bestyrelse og ledelse evalueres en gang om året. Direktionen og bestyrelsesformanden har løbende dialogmøder, og bestyrelsen drøfter løbende udviklingen og de væsentligste risici, herunder tiltag og handlingsplaner. Alle anbefalinger følges. 7.6 Øvrige forhold Øvrige forhold handler om åbenhed og gennemsigtighed. Bestyrelsen får løbende orientering fra direktionen på bestyrelsesmøder og i beretningen. Information om Novafos herunder redegørelsen for Novafos ledelse og organisering, koncerndiagram og ejerstrategi samt referater for bestyrelsesmøder og generalforsamling og årsrapporter kan findes på Novafos hjemmeside. 8 Forbrugerforhold 8.1 Kunderne Vi varetager bedst forbrugernes interesse ved at sikre en stabil forsyning med rent og godt drikkevand og ved sikre, at deres spildevand transporteres og behandles stabilt og miljømæssigt. Novafos har et mål om god kundebetjening og adgang til relevant information for vores kunder. Det betyder, at vores kunder har mulighed for telefonisk eller personlig henvendelse til os hver dag fra kl. 8.00-15.00 (fredag kl. 8.00-14.00). Kundebetjening ved personligt fremmøde har fra marts 2020 været begrænset til kun at ske ved forudgående aftale på grund af nedlukningen i forbindelse med corona. Den gennemsnitlige ventetid på at komme igennem på telefon til kundeservice er ca. 50 sekunder. De fleste henvendelser til vores kundebetjening forekommer i forbindelse med udsendelse af årsaflæsning, udsendelse af regning eller afregning i forbindelse med ejerskifte. Tabel 3: Telefoniske henvendelser til receptionen Måned Antal opkald 2018 2019 2020 Januar 4.339 2.302 3.689 Februar 3.319 1.513 1.811 Marts 1.412 1.703 2.120 April 2.255 1.596 3.591 Maj 2.528 1.538 1.927 Juni 1.917 1.349 1.262 Juli 2.383 1.517 1.145 August 3.228 1.764 1.380 September 2.886 1.756 1.628 Oktober 3.033 1.992 1.271 November 2.887 1.511 1.254 December 2.221 1.279 3.895 I alt 32.408 19.820 24.973
Samfundsansvar 2020 Side 20 23 I 2020 har Novafos gennemført en kundeundersøgelse. Undersøgelsen er gennemført sammen med 18 andre forsyningsselskaber. Derved har vi dels kunne sammenligne os med en tilsvarende undersøgelse fra 2018 og dels med de deltagende forsyningsselskaber. I Novafos forsyningsområde blev kundeundersøgelsen udsendt til 11.999 kunder jævnt fordelt i de 9 kommuner. Spørgeskemaet er besvaret af 1.381 kunder, svarende til ca. 12 % af de adspurgte, hvilket er pænt i denne type undersøgelse. Undersøgelsen viser, at 7 % af de adspurgte ikke kendte til Novafos. Dette er en pæn stigning i kendskabet til Novafos i forhold til undersøgelsen i 2018. Den generelle tilfredshed er ligeledes øget i forhold til 2018. Undersøgelsen viste, at der er plads til forbedringer i forhold til information om afbrydelser af forsyningen og i forhold til generne som følge af afbrydelserne. Mere end 80 % af de adspurgte har ikke haft kontakt til Novafos. For de, der har haft kontakt til Novafos, har den største andel været telefonisk kontakt alternativt kontakt via mail. I ca. 50 % af tilfældene har kontakten drejet sig om afregning på vand og spildevand. 9 Lokal samfundsinvolvering 9.1 Besøgende i 2020 Besøgstjenesten blev lukket ned for rundvisninger den 11. marts 2020 og har været lukket resten af 2020 på grund af COVID-19. Inden nedlukningen havde besøgstjenesten haft 1.487 besøgende. Af de besøgende var 51 % på rundvisning på renseanlæg, 46 % besøgte et vandværk og 3 % benyttede sig af den store pakke, hvor besøget var på både et renseanlæg og vandværk. De mest besøgte anlæg var Måløv Renseanlæg, Ermelundsværket og Måløv vandværk. I november 2020 blev det besluttet at åbne for webinarer om vandets kredsløb til alle, der havde fået aflyst et fysisk besøg. Dette tilbud har 25 klasser benyttet sig af i november og december. Webinarerne fortsætter i 2021, indtil det er muligt at holde fysiske rundvisninger igen. Der været 24 besøg i perioden januar-marts fra Ballerup Kommune. Kommunerne Egedal og Furesø, der ligger op til Ballerup, besøger også Måløv Renseanlæg. Klasser fra skoler i Egedal har været på besøg 8 gange, og klasser fra skoler i Furesø har besøgt renseanlægget 2 gange. I alt har Måløv Renseanlæg og Vandværk været besøgt 34 gange i perioden januar-marts 2020, hvilket svarer til 70 % af den totale andel af besøg fra de 9 ejerkommuner. Derudover har der været 6 besøg på Måløv Renseanlæg fra kommuner uden for Novafos område. Det er en lidt skæv fordeling af besøg fra kommunerne, hvilket vil blive diskuteret i plan for 2021.
Antal besøg Samfundsansvar 2020 Side 21 23 30 Antal besøg fra Novafos' 9 ejerkommuner i perioden januar-marts 2020 25 20 15 10 5 Antal besøg 0 Kommune I 2020 blev Koncept for besøgstjeneste evalueret og tilpasset. På de udvalgte besøgsanlæg er der udarbejdet plancher til udsmykning i 2020. Plancher til vandværker er klar til trykning, mens plancher til renseanlæg skal kvalitetssikres og færdiggøres i 2021. Der er udarbejdet elevquiz og opgavesæt for mellemtrin og udskolingen, ligesom der løbende er besvaret spørgsmål fra skoler og elever i forbindelse med eksamen, ved temauger og projektarbejde.
Samfundsansvar 2020 Side 22 23 10 Nøgletal Tabel 4: Organisatoriske nøgletal opgjort pr. 31.12.2020 Tema 2018 2019 2020 Antal medarbejdere Årsværk FTE (fuldtidsbeskæftigede) 283 301 Kønsfordeling i ledelse % kvinder 27 30 34 Kønsfordeling - adm. % kvinder 63,6 63 Kønsfordeling - drift % kvinder 3,2 6 Kønsfordeling - samlet % kvinder af FTE 32 33 Medarbejdere i særlige Antal (flex, 56, etc.) - FTE 3 9 8 jobs Elever og praktikanter Antal årsværk FTE 0 1,3 3 Kompetenceudvikling i Novafos Medarbejdertrivsel & tilfredshed Timer/år i gennemsnit FTE 27,9 41,6 34,4 Alt i alt tilfredshed % 97 - Sygefravær Kort sygefravær % af FTE 1,9 2,1 1,7 Langt sygefravær % af FTE 1,9 1,9 1,5 Arbejdsrelateret sygefravær % af FTE 0,1 0,2 0 Lønforskel mellem køn Lønfaktor: Kvinder - Drift: 0,9 0,9 Lønforskel mellem CEO og medarbejdere ADM: 1,1 1,1 Lønfaktor - 2,6 2,6 Arbejdsskader Antal m/fravær 13 17 5 Antal u/fravær 8 12 18 Medarbejderomsætning % frivillige og ufrivillige fratrådte /FTE - 5,5 12,2 Arbejdsklausuler Antal elever og lærlinge hos leverandører 2 4 Gennemsnitsalder År - samlet - 48,6 48,5 Gennemsnitsalder År - administration - 47,7 48,1 Gennemsnitsalder År - driftsafdelinger - 49,6 48,9