Regelsæt for Microsoft-leverandører Microsoft bestræber sig på at være mere end blot en god virksomhed de bestræber sig på at være en fremragende virksomhed. På vej mod det mål fokuserer vi på vores mission om at hjælpe mennesker og virksomheder i hele verden med at realisere de højeste niveauer af produktivitet og success. At opfylde vores mission handler ikke bare om at udvikle innovative teknologi. Det handler også om, hvem vi er som virksomhed og som enkeltindivider, hvordan vi administrerer vores forretning internt og hvordan vi samarbejder med kunder, partnere, regeringer, lokalsamfund og leverandører. Via regelsættet om forretningsstandarder (www.microsoft.com/mscorp/legal/buscond) har Microsoft fastsat virksomhedsstandarder, som omfatter etiske forretningspraksisser og overensstemmelse med lovgivningen. Disse standarder gælder for alle Microsofts medarbejdere, direktører og ledere. På same made forventer Microsoft, at deres leverandører tilslutter sig denne forpligtelse til integritet ved at overholde og uddanne sine medarbejdere i Regelsættet for Microsoft-leverandører. OVERHOLDELSE AF REGELSÆTTET FOR LEVERANDØRER Leverandører og deres medarbejdere, agenter og underleverandører (samlet kaldet Leverandører ) skal overholde dette Regelsæt for leverandører, når de gør forretninger med eller på vegne af Microsoft. Leverandører skal øjeblikkelig informere deres Microsoft-kontaktperson (eller et medlem af Microsofts ledelse), hvis der opstår en situation, som forårsager, at Leverandøren handler i modstrid med dette Regelsæt. Microsoft-leverandør forventes selv at overvåge og demonstrere deres overholdelse af dette Regelsæt, men Microsoft kan revidere Leverandører eller undersøge Leverandørers faciliteter for at kontrollere overholdelsen. Microsoft kan kræve øjeblikkelig fjernelse af enhver Leverandørrepræsentant eller personale, som opfører sig på en made, der er ulovlig eller ikke er i overensstemmelse med dette Regelsæt eller enhver anden Microsoftpolitik. Overholdelse af dette Regelsæt og deltagelse i uddannelse i dette Regelsæt, som Microsoft kan udbyde, er påkrævet ud over andre forpligtelser i enhver aftale, som en Leverandør måtte have med Microsoft. PRAKSISSER FOR JURIDISK OG LOVGIVNINGSMÆSSIG OVERENSSTEMMELSE Alle Microsoft-leverandører skal udføre deres forretningsaktiviteter i fuld overensstemmelse med de gældende lovgivning og forordninger, når de gør forretninger med og/eller på vegne af Microsoft, og de skal uden begrænsning: Handel: Overholde alle gældende handelskontroller samt alle gældende love og forordninger for eksport, geneksport og import. Antitrust: Gøre forretninger i fuld overensstemmelse med antitrustlove og love for fair konkurrence, som gælder for de jurisdiktioner, som de gør forretninger i. Boykotter: Ikke deltage i internationale boykotter, som ikke er sanktioneret af den amerikanske regering eller gældende love. Antikorruption: Ikke deltage i bestikkelse eller returkommission af nogen art, hverken i forbindelse med offentlige embedsmænd eller personer i den private sektor. Microsoft er forpligtet til at overholde Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 1
de ordensregler, som er anført i den amerikanske FCPA (Foreign Corrupt Practices Act) og i lovgivningen mod korruption og hvidvaskning af penge i de lande/regioner, hvor Microsoft driver forretning. Leverandører skal overholde alle gældende love mod corruption og hvidvaskning af penge, herunder FCPA samt love, der gælder for lobbyisme, gaver og betaling til offentlige embedsmænd, love om bidrag til politiske kampagner og andre relaterede forordninger. Leverandører må ikke direkte eller indirekte tilbyde eller betale noget af værdi (herunder rejser, gaver, opholdsudgifter og donationer til velgørenhed) til nogen embedsmand eller medarbejder I nogen regering, offentlig myndighed, offentlig international organization eller nogen kandidater til politiske embeder, med henblik på (i) ukorrekt påvirkning af handlinger eller beslutninger hos en sådan medarbejder eller kandidat til fremme af Microsofts forretningsinteresser på nogen måde eller (ii) på anden måde ukorrekt promovere Microsofts forretningsinteresser på nogen måde. Som repræsentanter for Microsoft skal Leverandører i alle henseender overholde Microsofts Politik om antikorruption for repræsentanter på http://www.microsoft.com/en-us/legal/compliance/anticorruption/default.aspx# DwTR. FORRETNINGSPRAKSIS OG ETIK Microsoft-leverandører skal udføre deres forretningsinteraktioner og aktiviteter med integritet og skal, uden begrænsning: Forretningsregistreringer: Registrere og rapportere alle forretningsoplysninger ærligt og nøjagtigt og overholde alle gældende love vedrørende deres gennemførelse og nøjagtighed. Oprette, opbevare og bortskaffe forretningsregistreringer i fuld overensstemmelse med alle gældende juridiske og lovgivningsmæssige krav. Være ærlig, direkte og sandfærdig i forhandlinger med repræsentanter for lovgivende myndigheder og offentlige embedsmænd. Presse: Kun tale med pressen på Microsofts vegne, hvis Leverandøren er udtrykkeligt skriftligt autoriseret af Microsoft til at gøre dette. Gaver: Undgå at give gaver til Microsoft-medarbejdere, da selv en gave, som er givet med de bedste intentioner, kan opfattes som bestikkelse under visse omstændigheder eller skabe interessekonflikter. Undlad at tilbyde noget af værdi, for at giveren kan opnå eller bevare en fordel, og tilbyd ikke noget, som kan anses for at påvirke, kompromittere dømmekraften hos eller forpligte Microsoft-medarbejderen. Hvis De tilbyder Microsoft-medarbejdere en gave, et måltid mad eller underholdning, skal De altid anvende Deres sunde dømmekraft, diskretion og mådeholdenhed. Enhver gave fra en Leverandør skal være acceptable i henhold til politikken for Microsoft-medarbejderens forretningsenhed og land, fordi Microsofts forretnings- og regionale politikker kan forbyde gaver helt eller angive en maksimumværdi for gaver på forskellige beløb. Alle gaver, måltider eller underholdning skal overholde den gældende lovgivning, må ikke overskride giverens og/eller modtagerens politikker vedrørende den pågældende sag og skal være i overensstemmelse med lokal skik og brug. Leverandører må ikke give gaver af nogen værdi til medlemmer af GPG (Global Procurement Group) eller dens repræsentanter. Interessekonflikter: Undgå tilsyneladende eller faktiske interessekonflikter. Leverandører må ikke handle direkte med en Microsoft-medarbejder, hvis ægtefælle, samlever eller andet familiemedlem eller pårørende har en betydelig økonomisk interesse i en Leverandør. Under forhandlingen af Leverandøraftalen eller udførelsen af Leverandørens forpligtelser er direkte handel med en Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 2
Leverandørmedarbejders ægtefælle, samlever eller andet familiemedlem eller pårørende, som er ansat hos Microsoft, også forbudt. Insiderhandel: Undgå insiderhandel ved at undlade at købe eller sælge Microsofts eller en anden virksomheds værdipapirer, når de er i besiddelse af oplysninger om Microsoft eller en anden virksomhed, som ikke er tilgængelige for den investerende offentlighed, og som kan påvirke en investors beslutning om at købe eller sælge værdipapiret. ARBEJDSPRAKSIS OG MENNESKERETTIGHEDER Microsoft forventer, at deres leverandører deler deres forpligtelse i forhold til menneskerettigheder og lige muligheder på arbejdspladsen. Alle Microsoft-leverandører skal udføre deres ansættelsespraksis i fuld overensstemmelse med alle gældende love og forordninger, og de skal uden begrænsning: Samarbejde om Microsofts forpligtelser til en arbejdsstyrke og en arbejdsplads, som er fri for chikane og ulovlig diskrimination. Vi anerkender og respekterer kulturelle forskelle, og vi kræver, at Leverandører ikke diskriminerer i forbindelse med ansættelse, godtgørelse, adgang til uddannelse og/eller pension baseret på race, farve, køn, nationalitet, religion, alder, handicap, kønsidentitet eller tilkendegivelse, ægteskabelig status, graviditet, seksuel orientering, politisk ståsted, foreningsmedlemskab eller erfaring. Kun bruge frivilligt arbejde. Brugen af tvungent arbejde, uanset om det er i form af kontraktarbejde eller, arbejde under kaution eller fængselsarbejde af Microsoft-leverandører er forbudt. Det er desuden forbudt at støtte nogen form for ulovlig menneskehandel i forbindelse med ufrivilligt arbejde via trusler, tvang, falske påstande eller andre tvangsforanstaltninger. Ikke kræve at arbejdere deponerer depositummer eller deres identitetspapirer (regeringsudstedt id, pas eller arbejdstilladelse) hos deres arbejdsgiver. Arbejderne skal frit kunne fratræde deres stilling i overensstemmelse med lokale og nationale love og forordninger uden ulovlig bod. Overholde alle lokale og nationale love og forordninger vedrørende minimumsalder for medarbejdere og ikke bruge børnearbejdere. Leverandører må ikke ansætte nogen under 15 år, under aldersgrænsen for gennemførelse af lovpligtig undervisning eller under den lovlige minimumsarbejdsalder for ansættelse afhængigt af hvad der er højest. Microsoft støtter kun udviklingen af lovlige lærepladsprogrammer til fordel for unge menneskers uddannelse og vil ikke gøre forretning med dem, der misbruger systemet. Medarbejdere under 18 år må ikke udføre farligt arbejde og kan være udelukket fra natarbejde af hensyn til uddannelsesmæssige behov. Ikke foretage fysisk afstraffelse eller misbrug. Fysisk misbrug eller afstraffelse, trusler om fysisk misbrug, seksuel eller anden form for chikane og verbale overgreb eller andre former for intimidering er forbudt. Betale passende lovlige lønninger under humane forhold. Alle medarbejdere skal have klare, skriftlige oplysninger om deres ansættelsesforhold med hensyn til lønninger og i øvrigt efter behov i hele ansættelsesperioden. Fradrag i lønnen som en disciplinær metode er ikke tilladt, og fradrag i løn, som ikke udbetales i henhold til national eller lokal lovgivning, er heller ikke tilladt uden udtrykkelig, skriftlig tilladelse fra den medarbejder, der er involveret. Alle disciplinære foranstaltninger skal registreres. Løn og goder, som udbetales for en standardarbejdsuge, skal som minimum overholde de lokale og nationale lovlige standarder. Ikke kræve, at medarbejdere arbejder mere end det maksimale antal arbejdstimer, som er angivet i lokale og nationale forordninger. Leverandørerne skal sørge for, at overarbejde er frivilligt og betales Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 3
i overensstemmelse med lokale og nationale love og forordninger. En arbejdsuge må ikke være på mere end 60 timer om ugen, inklusive overarbejde, bortset fra i nødsituationer eller usædvanlige situationer. Medarbejderne har ret til mindst én fridag på en syvdages uge. Opbevare medarbejderregistreringer i overensstemmelse med lokale og nationale love og forordninger, og oplys i god tid, via lønseddel eller lignende dokumentation, det grundlag, som medarbejdere betales på. Respektere medarbejdernes ret til at organisere sig og til kollektiv forhandling i overensstemmelse med juridiske krav. Som anført ovenfor kræver vi, at Leverandørerne ikke foretage diskrimination i forbindelse med ansættelse, adgang til uddannelse, forfremmelse, opsigelse og/eller pension baseret på medlem af en fagforening. SUNDHED OG SIKKERHED Microsoft-leverandører forventes at indarbejde sunde praksisser til administration af sundhed og sikkerhed i alle aspekter af virksomheden og skal, uden begrænsning: Skabe et sikkert og sundt arbejdsmiljø og til fulde overholde alle sikkerheds- og helbredslove, - forordninger og praksisser, herunder de, der gælder inden for arbejdssikkerhed, at være forberedt i tilfælde af nødsituationer, arbejdsskader og -sygdom, industriel hygiejne, fysisk krævende arbejde, afsikring af maskiner, sanitet, fødevarer og boliger. Der skal træffes passende forholdsregler for at minimere årsagerne til farer i arbejdsmiljøet. Forbyde brug, besiddelse, distribution eller salg af ulovlige stoffer, mens man befinder sig på ejendom, der ejes eller leases af Microsoft. MILJØMÆSSIGE FORORDNINGER OG BESKYTTELSE Microsoft anerkender sit sociale ansvar for at beskytte miljøet og forventer, at deres Leverandører deler deres forpligtelse til at reagere på de udfordringer, som er forårsaget af klimaændringer, og arbejde hen imod beskyttelse af miljøet. Som en del af denne forpligtelse skal alle Microsoft-leverandører uden begrænsning: Overholde alle gældende miljømæssige love og forordninger vedrørende farlige materialer, luftemissioner, udledning af affald og spildevand, herunder fremstilling, transport, opbevaring, bortskaffelse og udledning i miljøet af sådanne materialer. Tilstræbe at reducere eller eliminere alle typer af affald, herunder vand og energi, ved at implementere passende vedligeholdelsesmetoder i deres faciliteter, via deres vedligeholdelses- og produktionsprocesser og ved at recirkulere, genbruge eller erstatte materialer. Anskaffe, vedligeholde og holde alle miljømæssige tilladelser og registreringer opdateret og følge de driftsmæssige og rapporteringsmæssige krav til sådanne tilladelser. Hvis det er relevant, identificere kemikalier eller andre materialer, som frigives, og som udgør en trussel mod miljøet, og administrere dem på passende vis for at sørge for sikker håndtering, flytning, opbevaring, brug, recirkulering eller genbrug og bortskaffelse. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 4
Overholde alle gældende love, forordninger og kundekrav vedrørende forbud mod eller begrænsning af bestemte stoffer, herunder mærkning om genbrug og bortskaffelse. BESKYTTELSE AF AKTIVER OG IMMATERIELLE RETTIGHEDER Beskyttelse af immaterielle rettigheder er afgørende for enhver virksomhed. Microsoft er afhængig af immaterielle rettigheder som oplysninger, processer og teknologi. Alle Microsoft-leverandører skal uden begrænsninger: Respektere og beskytte de immaterielle rettigheder for alle parter ved kun at bruge informationsteknologi og -software, som er anskaffet og licenseret på lovlig vis. Kun bruge software, hardware og indhold i overensstemmelse med de tilhørende licenser og brugervilkår. Beskytte og på ansvarlig vis bruge Microsofts fysiske og immaterielle aktiver, herunder immaterielle rettigheder, materielle aktiver, lager. Forbrugsvarer og udstyr, når de er autoriseret af Microsoft til at bruge sådanne aktiver. Kun bruge informationsteknologi og systemer (herunder e-mail), som er leveret af Microsoft, til autoriserede Microsoft-virksomhedsrelaterede formål. Microsoft forbyder strengt Leverandører at bruge teknologi og systemer, der er leveret af Microsoft, til at (i) oprette, få adgang til, udskrive, anmode om eller sende noget material, som er intimiderende, chikanerende, truende, krænkende, seksuelt eksplicit eller på anden made stødende eller upassende, eller at (ii) sende falsk, nedsættende eller skadelig kommunikation. Overholde alle Microsoft-krav og -procedurer til vedligeholdelse af adgangskoder, fortrolighed, sikkerhed og beskyttelse af personlige oplysninger som betingelse for at levere varer eller tjenester til Microsoft eller få adgang til Microsofts interne virksomhedsnetværk, systemer og bygninger. Alle data, der lagres eller sendes på udstyr, der ejes eller lejes af Microsoft, skal anses for at være private og er Microsofts ejendom. Microsoft må overvåge al brug af virksomhedsnetværket og alle systemer (herunder e-mail) og må få adgang til alle data, der lagres eller sendes via Microsoft-netværket. Overholde Microsoft og andres ejerskabsrettigheder til immaterielle rettigheder, herunder, men ikke begrænset til, ophavsrettigheder, patenter, varemærker og forretningshemmeligheder, og administrere overdragelse af teknologi og knowhow på en måder, som beskytter immaterielle rettigheder. RAPPORTERING AF TVIVLSOM ADFÆRD Hvis De ønsker at rapportere tvivlsom adfærd eller en mulig overtrædelse af Regelsættet for leverandører, Conduct, you are encouraged to work with your primary Microsoft contact in resolving your concern. Hvis det ikke er muligt eller passende, skal De kontakte Microsoft på en af følgende måder: Telefon: Microsofts linje vedrørende forretningsregler på 1-877-320-MSFT (6738). Hvis du ringer fra andre steder end USA, kan du foretage et opkald, hvor modtageren betaler, til linjen vedrørende forretningsregler ved at kontakte en international operatør og bede om at foretage et opkald til 1-704-540-0139. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 5
E-mail: Hvis De er Leverandør til Microsofts intranet, kan De sende en e-mail til direktøren for overensstemmelse på aliasset til Business Conduct and Compliance, buscond@microsoft.com. Post: Send et brev til direktøren for overensstemmelse hos Microsoft Corporation, Legal and Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052. Fax: Send en fax til direktøren for overensstemmelse på 1-425-705-2985. Microsoft vil overholde fortroligheden i den udstrækning, det er muligt, og vil ikke acceptere nogen straf eller repressalier mod nogen enkeltpersoner, som loyalt har søgt rådgivning eller rapporterer tvivlsom adfærd eller en mulig overtrædelse af Regelsættet for leverandører. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 6