Sygefraværets mysterium: Nedbringelse af sygefravær i Københavns kommune www.kk.dk KØBENHAVNS KOMMUNE Økonomiforvaltningen CHR
Disposition I. Hvad er problemet? II. Hvad skaber sygefravær? III. Hvad kan man gøre ved det? IV. Hvad har KK gjort eksempler på initiativer. 2 ReD Associates og Københavns Kommune
Udfordring at reducere sygefraværet I 2006 var sygefraværet 18,4 dage pr. medarbejder i gennemsnit. I 2006 blev det besluttet at sygefraværet skulle nedbringes med mindst 2 dage pr. medarbejder pr. år inden udgangen af 2009. Kommunens forvaltninger tog en lang række initiativer: vedr. ledelse, håndtering af sygefravær, bureaukrati, trivsel mm. 3 ReD Associates og Københavns Kommune
Spørgsmål Hvordan udviklede sygefraværet sig fra 2006 til 2007? a. Sygefraværet faldt ca. 15% i 2007 b. Sygefraværet steg ca. 15% i 2007 4 ReD Associates og Københavns Kommune
Hvad er det vi ikke ved om sygefravær? Vi havde brug for ny viden til at identificere årsager til sygefravær og komme med forslag til indsatser. Vi inviterede ReD Associates til at studere tre grupper, der var særligt udsatte for højt sygefravær og give en analyse af årsagerne til det høje sygefravær samt et bud på indsatser, der kan nedbringe det. 5 ReD Associates og Københavns Kommune
Metode 37 dybderespondenter (SOSU, pædagoger, kontoradministrative): - Nuværende og tidligere langtidssyge - Raske medarbejdere - Ledere Dataindsamling: - Hjemmebesøg (syge) - Observationer og interview på arbejdspladser - Ekspertinterviews og telefoninterviews (21 yderligere lokale ledere) - Statistik Fokus: - Psykisk betinget sygefravær - Lederes og medarbejderes oplevelse af sygefravær og årsager - Ikke forvaltningernes SOCIALVIDENSKABELIG - Nedefra-og-op perspektiv - Kontekstuel data - Dybdegående, kvalitativ forståelse 6 ReD Associates og Københavns Kommune
Fokus på langtidssyge Kort fravær (0-8 uger): Stabilt fra 2005 til 2007 (Q3) Langt fravær (8+ uger): Vokset 29% fra 2005 til 2007 (Q3), 20% flere langtidssyge, 8% længere fravær 5% af medarbejderne står for 1/3 af sygefraværet 7 ReD Associates og Københavns Kommune
Fire hovedårsager til sygefravær 1. Pres på kerneydelsen forringer medarbejdernes arbejdsglæde 2. Afstand mellem institution og forvaltning svækker tillid 3. Mangelfuld ledelse undergraver arbejdsfællesskabet 4. Berøringsangst over for sygefravær forværrer problemerne 8 ReD Associates og Københavns Kommune
1. Pres på kerneydelsen mindsker arbejdsglæden Hvad motiverer og giver arbejdsglæde? SOSU: At give og modtage omsorg Kontoradministrative: At opnå flow i arbejds-udførelse Pædagoger: At anvende faglighed til at udvikle børnene/brugerne 9 ReD Associates og Københavns Kommune
1. Pres på kerneydelsen mindsker arbejdsglæden Forskellig betydning af kerneydelsen SOSU, kontoradministration, pædagoger Løn AC ere Løn Kontrol Kerneydelsen Social status Kontrol Kerneydelsen Social status Personlig udvikling Karrieremuligheder Personlig udvikling Karrieremuligheder 10 ReD Associates og Københavns Kommune
1. Pres på kerneydelsen mindsker arbejdsglæden Hvad presser kerneydelsen? Vanskelige brugere Løn Sprogtests Kontrol Kerneydelsen Social status Dokumentation Personlig udvikling Karriere muligheder Rapportering 11 ReD Associates og Københavns Kommune
Eksempel Du er uddannet til omsorgsarbejde, men befinder dig mere i en sfære, hvor du er ildslukker samtidig med, at der bliver stillet højere og højere krav til, at du skal dokumentere. Ting, som ikke er dårlige, nødvendigvis, men der følger bare ikke ressourcer med. Det er en stressfaktor, at tiden sammen med børnene ikke længere er så vigtig. For 5- årstest er jo ikke noget, vi synes er vigtigt som fagpersoner. Medarbejder 12 ReD Associates og Københavns Kommune
2. Afstand mellem institution og forvaltning svækker tillid Budgettering Statistik Sprogtest Læseplaner Få hverdagen til at hænge sammen Børn og forældre Udvikling FORVALTNING KERNEYDELSE PÆDAGOGER Faglig frihed Sygefravær Forberedelse til skolestart Syge kolleger Læring for livet Pligt overfor samfundet Pligt overfor enkelte Forskelligt sprog for kerneydelsen. Faggrupperne mangler eget sprog, der udtrykker, hvad det er de kan. 13 ReD Associates og Københavns Kommune
3. Mangelfuld ledelse undergraver arbejdsfællesskabet Vi har et kastesystem i Københavns Kommune. HK erne hører til de laveste kaster. DJØF erne er Gud. Det er dem, der laver indstillingerne til direktionen Medarbejder
3. Mangelfuld ledelse undergraver arbejdsfællesskabet Man har en fornemmelse af, at ingen kontorer i forvaltningen koordinerer. De pumper bare opgaver ud. De ved bare ikke, der ligger otte andre opgaver. Der mangler nogen, der forsvarer os og siger nej, de har også fået mange opgaver på det sidste. Jeg kan godt forstå, der er mange ledere, der knækker halsen, for det er virkelig slemt Medarbejder
3. Mangelfuld ledelse undergraver arbejdsfællesskabet Der er så mange opgaver hver dag, som jeg ikke kan nå, så jeg er bare nødt til at lukke øjnene og gå hjem Leder Vi diskuterede arbejdspladsen ihjel. Det skabte en masse samarbejdskonflikter, og det mistede vi 3 medarbejdere på, heraf blev 2 langstidssygemeldt. De kom aldrig tilbage. Medarbejder Frasorterede medarbejdere bliver placeret i Endestationskontoret. Leder 16 ReD Associates og Københavns Kommune
4. Berøringsangst over for sygefravær forværrer problemerne Når arbejdet hober sig op, vågner jeg op med en knaldende hovedpine og bliver hjemme Det er nemmere at melde sig syg end at bede om en fridag eller afspadsering, for der bliver ikke stillet nogen spørgsmål, når man er syg Når ens kolleger har været syge tænker jeg: Nu er det også snart min tur 17 ReD Associates og Københavns Kommune
4. Berøringsangst over for sygefravær forværrer problemerne Jeg ved det lyder kynisk, men det er virkelig svært at skille sig af med folk, som vi ved, ikke kommer tilbage. Københavns Kommune har længere og mere besværlige afskedigelsesprocedurer end andre kommuner Vi må selv lave statistiske opgørelser over sygefravær manuelt og indkalde til samtaler ud fra det. Det er noget bøvl. Jeg ville gerne have en mail hver måned med statistiske data, og ud fra den få at vide, hvem der skal indkaldes til en sygefraværssamtale 18 ReD Associates og Københavns Kommune
Løsningsretninger UDFORDRING LØSNINGSRETNING Pres på kerneydelsen reducerer arbejdsglæden Genskab arbejdsglæde og motivation En voksende afstand mellem forvaltninger og institutioner undergraver tillid og loyalitet Skab tillid mellem forvaltnings-niveauerne Mangelfuld ledelse undergraver arbejdsfællesskabet Sæt lederne i stand til at genetablere arbejdsfællesskabet Berøringsangst over for sygefravær medfører negativt sygdomsmønster Skab klarhed og konsekvens i håndteringen af syge medarbejdere 19 ReD Associates og Københavns Kommune
Anbefaling #1 FJERN PRESSET FRA KERNEYDELSEN Ved for eksempel at undersøge følgende: 1) Er nogle af kravene om dokumentation overflødige og kan fjernes? 2) Hvordan får man skabt mere ejerskab til dokumentation m.v.? (ikke al dokumentation opleves negativt) 3) Kan andre end lederne varetage administrative opgaver? 4) Hvilke andre muligheder er der for at give institutionerne arbejdsro - herunder koordination af kontakt fra forvaltningerne? 20 ReD Associates og Københavns Kommune
Anbefaling #2 BYG BRO OVER KLØFTEN MELLEM FORVALTNINGER OG INSTITUTIONER Ved for eksempel at undersøge følgende: 1) Har forvaltninger og institutioner en forskellig opfattelse af, hvad kerneydelsen er, eller opfattes det blot sådan? 2) I så fald, hvordan får man så skabt et fælles fremtidigt billede og sprog af kerneydelsen? 3) Hvordan kan de tre faggrupper få deres eget sprog om kerneydelsen? 21 ReD Associates og Københavns Kommune
Anbefaling #3 SÆT LEDERNE I STAND TIL AT GENETABLERE ARBEJDSFÆLLESSKABET Ved for eksempel at overveje: 1) Hvordan sikrer man ledelse af lederne? 2) Hvordan får man identificeret og hjulpet de ledere, der har mistet overblikket? 3) Hvordan får man stoppet gennemstrømningen af vikarer? 4) Hvordan får man alle ledere til at se, anerkende og værdsætte sine ansatte? 22 ReD Associates og Københavns Kommune
Anbefaling #4 SKAB KLARHED OG KONSEKVENS I HÅNDTERINGEN AF SYGE MEDARBEJDERE Ved for eksempel at overveje: 1) Hvordan kan negative sygdomsmønstre håndteres konsekvent? 2) Hvordan tilvejebringes den statistik lederne efterspørger? 3) Er der de rette incitamenter til at få syge hurtigt tilbage på jobbet? 4) Er der behov for hurtigere afskedigelses-procedurer? 5) Hvad kan man gøre i stedet for endestations-politikken? 23 ReD Associates og Københavns Kommune
Hvad arbejdes der med i KK? Nyt styringskoncept Afbureaukratisering Sygefraværsreform Ledelsesudvikling 24 ReD Associates og Københavns Kommune
Ad 1. Nyt styringskoncept I budget 2010 er aftalt, at der skal udvikles en model, så det bliver lettere at være leder for institutionerne i hele kommunen. Konceptet skal udvikles frem mod 2011. Målet er at skabe tydeligere ledelsesrum. 25 ReD Associates og Københavns Kommune
Ad 2. Afbureaukratisering Vi tænker os meget grundigt om før vi beder institutioner om noget. Eksempler: - Ikke alle institutioner ikke behov for en politik for forebyggelse af vold mod medarbejdere - Onsdagspakken. 26 ReD Associates og Københavns Kommune
Ad 3. Sygefraværsreformen Tidlig indsats Også foranlediget af regeringens sygefraværsreform er der iværksat en meget omfattende indsats overfor de syge, allerede i 4-8 uge. Senest i budget 2010 er der afsat 16 mio. kr. til den indsats. 27 ReD Associates og Københavns Kommune
Ad 4. Ledelsesudvikling Ud over opfølgningen på trepartsaftalen (diplomuddannelser til alle ledere i borgernære enheder) er der en række tværgående indsatser; talentudviklingsprogrammer på forskellige niveauer og talentudvikling af ledere i borgernære enheder samt førlederprogram og mentorordning. 28 ReD Associates og Københavns Kommune
Hvordan ser tallene ud i dag? 29 ReD Associates og Københavns Kommune
Yderligere information Her kan du finde rapporterne: Afbureaukratisering og bedre plads til kerneydelsen (Oktober 2008) Analyse og anbefalinger til Københavns Kommune. Nedbringelse af sygefravær i Københavns Kommune (Januar 2008) En kvalitativ analyse af de faktorer, der tilsammen udløser sygefravær i Københavns Kommune. http://www.kk.dk/faktaomkommunen/ledelseogpersonale/ MaalingerRapporterOgStatistik/OevrigeRapporter.aspx 30 ReD Associates og Københavns Kommune