Referat T ræskibs Sammenslutningens bestyrelsesmøde 7 2011/2012. Dato: 21. april 2012, 11.00 18.00, Værftet i Middelfart Deltagere: Poul Erik Clausen, formand (PEC), Nis-Edwin List-Petersen, næstformand (NELP), Egon Hansen, kasserer (EH), Ole Brauner, bestyrelsesmedlem (OB), Gert Iversen, bestyrelsesmedlem (GI), Merete Ettrup, bestyrelsesmedlem (ME). Karsten Heide, supl. (KH). Jens Glindvad, supl. (JG). Andrea Gotved redaktør(ag). Lisbeth Møller Andersen, sekretær, referent (LMA). Afbud: Niels Sohn, bestyrelsesmedlem (NS). Afbud modtaget af EH 20/4 7.01 Valg af ordstyrer. PEC 7.02 Godkendelse af dagsorden. PEC: Mødet er længere end vanligt da det er vigtigt at dagsordenpunkterne behandles til bunds, så der ikke er løse ender ved generalforsamlingen. Hængepartier er ikke et dagsordenpunkt. Erstattes af punktet Eventuelt. Under dette punkt er der orientering fra EMH og SBF. 7.03 Godkendelse af referat fra 04.03.12 Godkendt. 7.04 Generalforsamlingen v. PE C/L M A Dagsorden Beretningen Valg GI - udtræder i flg. mail Ordstyrer Dagsordenen gennemgås. Ingen ændringer ud over at GI ikke opstiller og dette er meddelt på hjemmesiden. PEC har modtaget bidrag til beretningen fra EH, LMA, ME og fra GI mundtligt. kortes ned. Efter aftale skulle alle sende bidrag i ugen op til bestyrelsesmødet. På grund af sene/manglende bidrag, bliver høringsfristen kort. KH opfordres til at stille op til den ledige bestyrelsespost. KH er en vigtig ressource for bestyrelsen og kan fortsætter med de nuværende opgaver, bl.a. Skibsdagene. Til suppleantposten foreslås en af de unge i branchen. Steen Lykkebo har sagt ja til at være dirigent på generalforsamlingen. PEC skriver beretning på baggrund af indkomne indlæg. Sender i høring med kort frist. Bestyrelsen peger på KH til den ledig bestyrelsespost. AG, ME og PEC afsøger branchen for interesserede unge. Steen Lykkebo deltager i bestyrelsesmødet lørdag den 26/5 kl. 8.00. Modtager et eksemplar af beretningen. 7.05 Kolofonmøde 21.-22. januar 2012 Referat Opfølgning På bestyrelsesmøde 4. 3.12 blev referatet fra kolofonmødet efterlyst. Referatet forelå, men ikke til offentliggørelse. Referatet er sendt til bestyrelse og lokalfolk. NELP påpeger vigtigheden af, at skibe til
optagelse/afslag på kolofonmødet vurderes af alle, for at undgå usikkerhed om konklusionerne. Formuleringen af optagelseskriterier skal revideres på baggrund af kommentarer fra lokalfolkene. GI har indhentet tilbud fra Karensminde v. havebyen Mozart som ramme for næste kolofonmøde. LMA tager det med i samlingen af tilbud. Alle kolofonmødedeltagere tager stilling til alle ansøgninger om optagelse. sendes til optagelsesudvalget. Placering af kolofonmødet 2013 besluttes på bestyrelsesmøde 05.08.12 bl.a. på baggrund af indhentede tilbud. Ny aktivitetsplan vedlægges. 7.06 Opfølgning på arrangement i jubilæum v. PE C pressedækning arrangementer 7.07 Lokalfolk Østjylland Sydfyn Sydsjælland-TS bestyrelsesmedlem fremover for Sydsjælland Bestyrelsens og kommunikationsudvalgets strategi for markering af 40 års jubilæet lykkes i stor udstrækning. Der var flere aktiviteter i lokalområderne, som eksempel i Ebeltoft. Aktiviteterne havde lokal pressedækning, herunder lokal-tv med b. la. PEC. ME orienterer om kommunikationsudvalgets aktiviteter. TS og SBF havde en fællesartikel og SBF har desuden sin egen i Politikken. Artiklerne skrevet af ME og Ole Vistrup. Satsningen med, at Troels Kløvedal skulle skrive en artikel glippede og der blev ikke udnævnt en ambassadør. Alle artikler og TV-indslag ligger på hjemmesiden. Følgende lokalområder er uden lokalrepræsentant: Østjylland og Nordfyn og som det sidste er Sydfyn ligeledes vakant idet Peter Ladefoged har trukket sig fra posten af personlige grunde. PEC oplyser, at den nye formand fra TSA vil være behjælpelig mht. Østjylland. Mulige kandidater drøftes til de to andre områder. Nyt bestyrelsesmedlem har Sydsjælland som sit område. NELP: Der er behov for at drøfte antal lokalområder, med udgangspunkt i tidligere oplæg. PEC følger op på Østjylland gennem TSAformand. OB kontakter mulig kandidat til Nordfyn. LMA kontakter mulig kandidat til Sydfyn. Tilbagemelding med svar eller status inden generalforsamlingen. Drøftelse og beslutning om antal lokalområder sættes på kolofonmødet i 2013. 7.08 Skibsdage Skibsdage, Nordisk Kystkultur og DFÆLE har
2012 Ebeltoft 2013 -? 7.09 Pinsestævne 2012 Marstal Status v. GI og LMA 2013 Holbæk Status ved EH 2014 Flensborg Status ved NELP 2015Limfjorden 2016 Nakskov 2017 Horsens arrangementer i samme uge i Ebeltoft. KH og GI orienterer om programmet, som nu ligger på hjemmesiden sammen med tilmeldingen. KH har brug for afklaring af det praktiske idet rammerne for skibsdagene er meget anerledes end de to foregående år. Desuden oplyser KH, at førstehjælpskurset koster 7000 kr. Det er meldt ud at deltagerne betaler hver 200 kr. Hvordan finansieres en evt. difference? Deltagerne i Skibsdagene skal som tidligere år betale ca. 100 kr. til forplejning. Fregatten vil opkræve et yderligere deltagergebyr på 200 kr.? PEC: Aftalen var at den lokale træskibsforening skulle stå for det praktiske og være i dialog med KH og GI, men det er ikke sket. PEC orienterer om, at Skibsdagene har kajpladsser på ydermolen i fregathavnen og teltene slås op på molen. Deltagerne fra de 3 arrangementer spiser i fællestelt. Økonomien drøftes. KH oplyser at der ifølge drejebogen skal være navne på undervisere skal foreligge på skrift. Det er ikke praktisk muligt. Deltagerne betaler de 100 kr. til forplejning i fælles spisetelt. TS finansierer en evt. difference for førstehjælpskurset. Deltagerne skal ikke opkræves yderligere, end hvad der er annonceret. PEC tager kontakt til Fregatten med henblik på at undgå deltagergebyr. Herefter træffes en beslutning af EH, PEC og NELP. LMA korrigerer drejebogen som vedlægges referatet. Der bør som ved pinsestævnerne foreligge en aftale med værtshavnen. forventninger til værter for skibsdage dateret 19.01.11 vedlægges referatet. GI: Orienterer om hvem der har en bod på havnen. Desværre er der nogle stykker som har trukket sig. GI har sikret at der er en bod til TS, teltet tages derfor ikke med. Planlægning af pinsestævnet i Marstal forløber planmæssigt. EH: Stævnet i Holbæk 2013 er en del af en større event. EH pointerer og minder om på alle planlægningsmøder hvor også Poul Pilegaard deltager, at pinsestævnet er baggrunden for det hele. Når planlægningen går i gang for alvor, fordeler EH, PEC og LMA opgaverne imellem sig. EH er indtil videre kontaktperson til Holbæk. NELP: Flensborg er helt parat til at modtage TS i 2014. NELP er kontaktperson til Flensborg. Der er nogle havne som har vist deres interesse for et arrangement efter 2014. Limfjorden/Nykøbing Mors har efter sigende vist interesse over for NS, men TS har ikke fået en skriftlig henvendelse.
Nakskov er tilbudt 2016, i stedet for 14 som de ønskede. Horsens har bekræftet et muligt tilbud om 2017, men er også interesseret i andre arrangementer. Til rækken tilføjes Fredericia, som har ytret ønske om et stævne flere gange. Som tommelfingerregel skifter vi mellem Øst - og Vestdanmark, men er der en særlig begivenhed TS har interesse i, kan reglen afviges. For alle havne gælder, at der skal foreligge en formel invitation fra politikerne. Derefter skal de acceptere værtsvilkårene skriftligt. PEC spørger lokalmand Benny Jacobsen i Nakskov, om 2016 har interesse. NS spørger Nykøbing Mors om de er interesseret og i givet fald hvornår. Når PEC og NS har svaret og TS har modtaget skriftlige invitationer kontaktes Horsens, som måske kan få besøg før 2017 samt Fredericia. 7.10 Friluftsrådets svar på ansøgningen Bilagsmateriale v. PEC 7.11 Kommunikations- og formidlingsstrategi Ansvar og beføjelser Strategiplan Oplæg om etablering af Politisk netværk (bilag) På baggrund af den øvrige bestyrelses spørgsmål på sidste møde, har PEC fremsendt alle dokumenter vedr. ansøgningen og Friluftsrådets afslag. TS forventer at blive officielt optaget som A-medlem af Friluftsrådet på deres kommende generalforsamling. TS tager Friluftsrådets afslag til efterretning. Registreringen af værfter og beddinger er fortsat relevant. PEC ønsker en drøftelse af kommunikationsudvalgets ansvar og beføjelser, så der er klare linjer mellem bestyrelse og udvalg. Behovet er opstået efter PEC er blevet kontaktet af Børsen som vil vide mere om et igangværende samarbejde mellem TS og SBF. PEC var ikke orienteret og kunne derfor ikke svare. EH og ME redegør for udvalgets arbejde. Udvalget har brugt den godkendte 1. del af strategien og ført den ud i handling. Har trukket på et netværk bestående af bl.a. SBF og Ole Buus. Udvalget har brug for frihed til at handle når det er aktuelt uden først at have initiativet til godkendelse i bestyrelsen. Udvalget oplever de arbejder inden for de beføjelser det har fået. PEC efterlyser en færdig strategi. Kommunikationsudvalget orienterer formand løbende (og øvrige bestyrelse) så formanden er klædt på i tilfælde af en kontakt. Udvalget arbejder ud fra strategien. Strategien sættes på dagsordenen mhp.
færdiggørelse. ME redegør for baggrund og formål med etablering af et politisk netværk. Forslaget drøftes og der er opbakning fra bestyrelsen. Udvalget arbejder videre med etablering af politisk netværk. Der forventes jf. sags oplægget udgifter på omkring kr. 8.000 til etablering og afholdelse af det første netværksmøde. 7.12 Opfølgning på møde med SB F v. PE C Kulturpolitisk program i samarbejde mellem TS og SBF. ( bilag: referat fra møde 19.11.11) Drøftelse og Beslutning. 7.13 TS-bladet og hjemmesiden Status v. AG, ME og EH 7.14 Budget 2012 Budget til aktiviteter debatteres (jf. referat fra 4/3 12). Det er fortsat relevant med et kulturpolitisk program, suppleret af det kommende politiske netværk. Bestyrelsen arbejder videre med Kulturpolitisk program. AG: Får en aftale med korrekturlæser inden næste blad. Bruger Duelighed.dk til bl.a. ajourføring af medlemmer. Facebook vurderes til at være en betydelig formidlingskilde. ME og EH: Ændringen af forsiden som har betydet, at nye informationer bringes der fungerer godt. Der er fortsat muligheder for forbedringer og de vil komme løbende. Antal besøgende på hjemmesiden er steget markant efter ændringen. Punktet er en opfølgning fra sidste møde. Et aktivitetsbudget bliver ikke nødvendigvis brugt inden for et bestemt budgetår. Det vil EH synliggøre ved brug af en særskilt kolonne i budgettet. K onklusion Der reserveres kr. 50.000 af egenkapitalen til aktiviteter i de kommende år, f.eks. en konference om forholdene for skibene. 7.15 Eventuelt EMH v NELP som orienterer om EMH. ME efter ideer til hvordan kommunikationsudvalget kan inddrage resultaterne af medlemsskabet af EMH i udvalgets arbejde. SBF v. EH: Der arbejdes med ny visionsplan, der i forhold til tidligere fastholder fokus på skibene, men Desuden med en justering af klassifikationer i retning af en ABO-klassificering: A = Autentisk, B = Bevaringsværdig, O = Observeres, samt justering af retningslinjer for vedligeholdelsesarbejder m.v. for skibsværfterne.
På mødet ultimo maj vil bl.a. årets låneansøgninger blive behandlet. NELP oplyser, at han kun ser få TS-skibe med skilt der fortæller skibets historie. Skabelonen på hjemmesiden bruges ikke. NELP viser og rundsender eget eksempel på skilt. 7.16 Medlemsmøde efteråret 2012. Ribe har inviteret. foråret 2013 7.17 Næste møde og dagsorden. Bestyrelsesmøder 26/5 8.00: Planlægge generalforsamlingen. Dirigenten deltager. 27/5 efter generalforsamlingen: Konstituering af bestyrelsen. Hængepartier. Forsikringer (udsat fra sidste møde) Beslutning om: Medlemsmøde i lokalområderne v. TS eller Codan/Aon? Eksempler på 5 skibes forsikringer på hjemmesiden? Database over forsikringer på hjemmesiden? Borgmesterstafetten v. E H Frihavnsordning og charterskibe v. L M A Opfølgning fra mødet okt. 11. Oplæg v. LMA (bilag er sendt ud). Beslutning om videre tiltag. Medlemslink til Duelighed.dk.? v. AG TS tager imod invitationen til at holde efterårets medlemsmøde i Ribe. Forslag om et medlemsmøde i Kerteminde foråret 2013. OB informerer lokalmand Jørn Jønne Hansen som står for arrangementet i Ribe, sammen med lokale medlemmer. OB spørger den evt. nye lokalmand i Kerteminde om de er interesseret i et medlemsmøde i foråret 13. Bestyrelsesmøde lørdag den 26/5 8.00-9.00 på Ebba Aaen. Dirigenten deltager. 1. Pinsestævnets program. Præcisering af opgaver. 2. Planlægning af generalforsamlingen Bestyrelsesmøde søndag den 27/5 efter generalforsamlingen i Ebbes hal: 1. Konstituering af bestyrelsen. 2. Dagsordenpunkter til mødet 9. juni i Middelfart