Direktoratet for FødevareErhverv Juridisk enhed Revideret juni 2007 Vejledning til basis- og ændringsbudgetskemaer for promille- og produktionsafgiftsfonde m.v. I vejledningen gennemgås nogle af de punkter i fondenes budgetskemaer, som direktoratet har fundet relevant at kommentere. Promille- og produktionsafgiftsfondenes budgetskemaer behandles særskilt i vejledningen. Fonden for økologisk landbrug skal anvende budgetskemaerne for produktionsafgiftsfondene. Sidst i vejledningen findes et kort afsnit om fondenes regnskabsskemaer. 1. Basisbudget Promilleafgiftsfonde Promilleafgiftsfondenes basisbudget skal opstilles efter et excel skemaformat, som er fastlagt af Direktoratet for FødevareErhverv. Basisbudgettet består af to skemaer, et basisbudgetskema og et skema med supplerende oplysninger til basisbudgettet. Budgettet skal indsendes til direktoratet i 2 eksemplarer. Herudover skal budgettet også indsendes elektronisk som en excel-fil. Hvis fonden ønsker at låse oplysningerne i skemaet fast, skal der tillige indsendes en pdf-fil. Der må ikke ændres på skemaformatet. Det betyder, at fx rækkefølgen af indtægter ikke må ændres, og at der ikke må slettes indtægtstyper eller udgiftsformål, der ikke er relevante for den enkelte fond. 1.1. Basisbudgetskema Fondens navn angives øverst på budgetskemaet. I bjælken øverst på skemaet anføres i kolonne A senest afsluttede regnskabsår. I kolonne B anføres det senest indsendte budget for indeværende budgetår, som kan være det godkendte basisbudget, det senest godkendte ændringsbudget I, II osv. eller det senest indkomne ændringsbudget, som indsendes sammen med basisbudgettet for det kommende år. I kolonne C anføres det relevante budgetår. Kolonne D og E skal ikke udfyldes, da de procentvise udregninger sker automatisk i excel, når tallene indsættes i de øvrige kolonner. Hvert afsnit i skemaet (Indtægter, Udgifter osv.) afsluttes med en summering af de indtastede tal. Det anbefales at kontrollere, at denne summering stemmer overens med fondens egne udregninger.
1.1.1. Indtægter Særbevilling og anden indtægt Særbevilling omfatter midler fra en særlig finanslovsbevilling og midler bevilget i henhold til et aktstykke til et bestemt formål, f.eks. en sygdomserstatningsordning. Anden indtægt omfatter fx tilskud fra en finansiel fond. Indtægten specificeres i note 1. Noten kan kombineres med note 2 og 3, hvis indtægten bruges til at finansiere Særlige foranstaltninger, se nedenfor under afsnit 1.1.2. Hvis fonden ikke har indtægter under dette punkt sættes indtægten til 0 kr. 1.1.2. Udgifter Alle formål, der omfattes af bemyndigelsesloven, skal være nævnt i skemaet under fordeling af promillemidler og CO 2 -midler på formål. Ved formål, som fonden ikke har ydet tilskud til, sættes udgiften til 0 kr. Der skal redegøres særskilt for anvendelsen af eventuelle særbevillinger i lighed med anvendelsen af promillemidler og CO 2 -midler. Medfinansiering af initiativer under EU-programmer Formålet omfatter bl.a. medfinansiering af EU s landdistriktsprogram og Leader+ program. Hvert enkelt projekt, der er omfattet af det medfinansierede program, skal angives som en selvstændig udgiftspost. Dvs. at ved medfinansiering af f.eks. landdistriktsprogrammet, skal de konkrete projekter under programmet anføres som selvstændige udgiftsposter. Eventuel yderligere specificering kan ske i en note. Særlige foranstaltninger Hvert projekt, som er omfattet af formålet Særlige foranstaltninger, skal angives som en selvstændig udgiftspost. Er der behov for yderligere specificering kan det ske i note 2 og 3. Investeringstilskud Hvis fonden yder investeringstilskud under et af formålene, skal det angives nærmere i en note, både hvad angår beløb og art. Bestyrelseshonorar Hvis fonden yder honorar og/eller rejsegodtgørelse til bestyrelsesmedlemmer, skal der redegøres nærmere herfor i note 4. Det skal fremgå af noten, hvilke bestyrelsesmedlemmer der modtager honorar og/eller rejsegodtgørelse, ligesom de samlede beløb til hhv. honorar og rejsegodtgørelse anføres. Det er en betingelse for godkendelse af fondens udbetaling af honorar, at beløbet formaliseres i overensstemmelse med statens almindelige retningslinier for særskilt vederlag mv., og at rejseudgifter opgøres efter statens regler for tjenesterejser, jf. Finansministeriets cirkulære 104-98. 1.1.3. Samlet tilskud fordelt på tilskudsmodtagere Tilskudsfordelingen på samtlige tilskudsmodtagere angives for hhv. ordinære promillemidler og CO 2 -midler og evt. særbevillinger. 2
Tilskudsmodtagerne nævnes i størrelsesorden, dvs. at tilskudsmodtager 1 er den, der har modtaget det største tilskud, tilskudsmodtager 2, den der har modtaget det næststørste tilskud osv. 1.2. Skema med supplerende oplysninger I bjælken øverst på skemaet angives de relevante regnskabs- og budgetår, se ovenfor under afsnit 1.1. 1.2.1. Aktiviteter fordelt på tilskudsmodtagere Tilskudsmodtagere Skemaets afsnit VIII. skal udfyldes detaljeret for hver enkelt tilskudsmodtager. Oplysninger om aktivitetsfordeling på tilskudsmodtagere skal gives særskilt for henholdsvis promillemidler, CO 2 -midler og eventuelle særbevillinger. Formål Formålene nævnes i beløbsmæssig størrelsesorden, dvs. hvis størstedelen af tilskuddet er ydet til formålet Afsætningsfremme, angives dette formål som nr. 1, osv. Projekt Projektet nævnes med et projektnummer og en kort titel (som udgangspunkt én linie). Nummereringen af projekterne skal være fortløbende fra det første projekt hos første tilskudsmodtager til det sidste projekt hos sidste tilskudsmodtager. Ved nye og ændrede projekter markeres basisbudgettallet med fed typografi eller understregning. Specifikation af anvendt statsstøtteregel Der skal for hvert enkelt tilskudsprojekt angives nøjagtig, hvilken statsstøtteregel, der er lagt til grund for tilskudsudbetalingen. Henvisningen anføres i den yderste kolonne i skemaet. Der anvendes nedenstående koder: Rammebestemmelserne for landbrug og skovbrug for 2007-2013: R Rammebestemmelserne for forskning og udvikling og innovation: F Den generelle gruppefritagelse 70/2001: GG Gruppefritagelse for primærlandbruget 1857/2006: GL Forordning 1860/2004 om de minimis støtte i landbrugs- og fiskerisektoren: DML Forordning 1998/2006 om de minimis støtte: DMG Ud for hvert projekt skal der ud over henvisningen til det relevante dokument også med størst mulig nøjagtighed henvises til den eller de bestemmelser, som er lagt til grund for tilskuddet. Praktiske eksempler på brugen af koderne: Pkt. 152 c) i rammebestemmelserne for landbrug og skovbrug Art. 15, stk. 2.e) ii) i gruppefritagelsesordning for primærlandbruget Pkt. 3.1. i rammebestemmelserne for forskning og udvikling og innovation R152c. GL15.2.e.ii. F3.1. 3
Art. 5, a) i den generelle gruppefritagelsesordning Art. 5a, stk. 4.a) i den generelle gruppefritagelsesordning GG5.a. GG5a.4.a. Yderligere oplysninger om den anvendte statsstøtteregel kan anføres i noten til projektet, jf. nedenfor. Hvis der ikke er tale om statsstøtte, kan dette anføres således: ej statsstøtte. Begrundelsen herfor skal anføres i noten til projektet. Projektbeskrivelser Der skal udarbejdes en særskilt beskrivelse af alle projekter, der omfattes af budgettet, herunder en beskrivelse af hvilke nye projekter, der igangsættes, samt de ændringer, der er foretaget i projekterne i forhold til det senest indsendte budget. En samling af flere projekter i ét nyt projekt betragtes også som en ændring. Projektbeskrivelsen laves i en supplerende note, der skal have samme nummer som projektet, således at det er muligt at sammenholde beskrivelsen med den pågældende projekttitel. Noterne kan udarbejdes i word. Projektbeskrivelsen bør være kort og præcis men samtidig så dækkende, at det er muligt for direktoratet at vurdere, om projektet henhører under det pågældende formål, og om projektet er i overensstemmelse med statsstøttereglerne. En lang teknisk beskrivelse af projektet, som ikke bidrager til vurdering af projektet i relation til statsstøttereglerne, ønskes derimod ikke. 2. Ændringsbudget Promilleafgiftsfondenes ændringsbudget skal opstilles efter et excel skemaformat, som er fastlagt af Direktoratet for FødevareErhverv. Ændringsbudgettet består af to skemaer, et ændringsbudgetskema og et skema med supplerende oplysninger til ændringsbudgettet. Ændringsbudgettet skal indsendes til direktoratet i 2 eksemplarer. Herudover skal budgettet også indsendes elektronisk som en excel-fil. Hvis fonden ønsker at låse oplysningerne i skemaet fast, skal der tillige indsendes en pdffil. Der må ikke ændres på skemaformatet. Det betyder, at fx rækkefølgen af indtægter ikke må ændres, og at der ikke må slettes indtægtstyper eller udgiftsformål, der ikke er relevante for den enkelte fond. 2.1. Ændringsbudgetskema Fondens navn angives øverst på budgetskemaet. I bjælken øverst på skemaet anføres i kolonne A det af fødevareministeren senest godkendte budget for indeværende budgetår, dvs. enten basisbudgettet eller det senest godkendte ændringsbudget, f.eks. I, II osv. I kolonne B anføres det relevante ændringsbudgetforslag, f. eks. ændringsbudget I, II osv. for 200X. Hvert afsnit i skemaet (Indtægter, Udgifter osv.) afsluttes med en summering af de indtastede tal. Det anbefales at kontrollere, at denne summering stemmer overens med fondens egne udregninger. 4
Kolonne C og D skal ikke udfyldes, da de procentvise udregninger sker automatisk i excel, når tallene indsættes i de øvrige kolonner. 2.1.1. Indtægter Særbevilling og anden indtægt Særbevilling omfatter midler fra en særlig finanslovsbevilling og midler bevilget i henhold til et aktstykke til et bestemt formål, f.eks. en sygdomserstatningsordning. Anden indtægt omfatter fx tilskud fra en finansiel fond. Indtægten specificeres i note 1. Noten kan kombineres med note 2 og 3, hvis indtægten bruges til at finansiere Særlige foranstaltninger, se nedenfor under afsnit 2.1.2. Hvis fonden ikke har indtægter under dette punkt, sættes indtægten til 0 kr. 2.1.2. Udgifter Alle formål, der omfattes af bemyndigelsesloven, skal være nævnt i skemaet. Ved formål, som fonden ikke har ydet tilskud til, sættes udgiften til 0 kr. Der skal redegøres særskilt for anvendelsen af eventuelle særbevillinger i lighed med anvendelsen af promillemidler og CO 2 -midler. Medfinansiering af initiativer under EU-programmer Formålet omfatter bl.a. medfinansiering af EU s landdistriktsprogram og Leader+ program. Hvert enkelt projekt, der er omfattet af det medfinansierede program, skal angives som en selvstændig udgiftspost. Dvs. at ved medfinansiering af f.eks. landdistriktsprogrammet, skal de konkrete projekter under programmet anføres som selvstændige udgiftsposter. Eventuel yderligere specificering kan ske i en note. Særlige foranstaltninger Hvert projekt, som er omfattet af formålet Særlige foranstaltninger, skal angives som en selvstændig udgiftspost. Er der behov for yderligere specificering kan det ske i note 2 og 3. Investeringstilskud Hvis fonden yder investeringstilskud under et af formålene, skal investeringstilskuddet angives nærmere i en note, både hvad angår beløb og art. Bestyrelseshonorar Hvis fonden yder honorar og/eller rejsegodtgørelse til bestyrelsesmedlemmer, skal der redegøres nærmere herfor i note 4. Det skal fremgå af noten, hvilke bestyrelsesmedlemmer der modtager honorar og/eller rejsegodtgørelse, ligesom den samlede udgift til hhv. honorar og rejsegodtgørelse anføres. Det er en betingelse for godkendelse af fondens udbetaling af honorar, at beløbet formaliseres i overensstemmelse med statens almindelige retningslinier for særskilt vederlag mv., og at rejseudgifter opgøres efter statens regler for tjenesterejser, jf. Finansministeriets cirkulære 104-98. 5
2.1.3. Samlet tilskud fordelt på tilskudsmodtagere Tilskudsfordelingen på tilskudsmodtagere angives for hhv. ordinære promillemidler og CO 2 -midler og evt. særbevillinger. Tilskudsmodtagerne nævnes i størrelsesorden, dvs. at tilskudsmodtager 1 er den, der har modtaget det største tilskud, tilskudsmodtager 2, den der har modtaget det næststørste tilskud osv. 2.2. Skema med supplerende oplysninger I bjælken øverst på skemaet anføres de relevante budgetter, se ovenfor under afsnit 2.1. 2.2.1. Aktiviteter fordelt på tilskudsmodtagere Tilskudsmodtagere Skemaets afsnit VIII. skal udfyldes detaljeret for hver enkelt tilskudsmodtager. Oplysninger om aktivitetsfordeling på tilskudsmodtagere skal gives særskilt for henholdsvis promillemidler, CO 2 -midler og eventuelle særbevillinger. Formål Formålene nævnes i beløbsmæssig størrelsesorden, dvs. hvis størstedelen af tilskuddet er ydet til formålet Afsætningsfremme, angives dette formål som nr. 1, osv. Projekt Projektet nævnes med et projektnummer og en kort titel (som udgangspunkt én linie). Nummereringen af projekterne skal være fortløbende fra det første projekt hos første tilskudsmodtager til det sidste projekt hos sidste tilskudsmodtager. Ved nye og ændrede projekter markeres det ændrede budgettal med fed typografi eller understregning. Specifikation af anvendt statsstøtteregel Der skal for hvert enkelt tilskudsprojekt angives nøjagtig, hvilken statsstøtteregel, der er lagt til grund for tilskudsudbetalingen. Henvisningen anføres i den yderste kolonne i skemaet. Der anvendes nedenstående koder: Rammebestemmelserne for landbrug og skovbrug for 2007-2013: R Rammebestemmelserne for forskning og udvikling og innovation: F Den generelle gruppefritagelse 70/2001: GG Gruppefritagelse for primærlandbruget 1857/2006: GL Forordning 1860/2004 om de minimis støtte i landbrugs- og fiskerisektoren: DML Forordning 1998/2006 om de minimis støtte: DMG Ud for hvert projekt skal der ud over henvisningen til det relevante dokument også med størst mulig nøjagtighed henvises til den eller de bestemmelser, som er lagt til grund for tilskuddet. Praktiske eksempler på brugen af koderne: 6
Pkt. 152 c) i rammebestemmelserne for landbrug og skovbrug Art. 15, stk. 2.e) ii) i gruppefritagelsesordning for primærlandbruget Pkt. 3.1. i rammebestemmelserne for forskning og udvikling og innovation Art. 5, a) i den generelle gruppefritagelsesordning Art. 5a, stk. 4.a) i den generelle gruppefritagelsesordning R152c. GL15.2.e.ii. F3.1. GG5.a. GG5a.4.a. Yderligere oplysninger om den anvendte statsstøtteregel kan anføres i noten til projektet, jf. nedenfor. Hvis der ikke er tale om statsstøtte, kan dette anføres således: ej statsstøtte. Begrundelsen herfor skal anføres i noten til projektet. Projekt Der skal udarbejdes en særskilt beskrivelse af alle projekter, der omfattes af budgettet, herunder en beskrivelse af hvilke nye projekter, der igangsættes, samt de ændringer, der er foretaget i projekterne i forhold til det senest godkendte budget. En samling af flere projekter i ét nyt projekt betragtes også som en ændring. Projektbeskrivelsen laves i en supplerende note, der skal have samme nummer som projektet, således at det er muligt at sammenholde beskrivelsen med den pågældende projekttitel. Noterne kan udarbejdes i word. Projektbeskrivelsen, bør være kort og præcis men samtidig så dækkende, at det er muligt for direktoratet at vurdere, om projektet henhører under det pågældende formål, og om projektet er i overensstemmelse med statsstøttereglerne. En lang teknisk beskrivelse af projektet, som ikke bidrager til vurdering af projektet i relation til statsstøttereglerne, ønskes derimod ikke. 1. Basisbudget Produktionsafgiftsfonde Produktionsafgiftsfondenes basisbudget skal opstilles efter et excel skemaformat, som er fastlagt af Direktoratet for FødevareErhverv. Fonden for økologisk landbrug skal også anvende dette skemaformat. Basisbudgettet består af to skemaer, et basisbudgetskema og et skema med supplerende oplysninger til basisbudgettet. Budgettet skal indsendes til direktoratet i 2 eksemplarer. Herudover skal budgettet også indsendes elektronisk som en excel-fil. Hvis fonden ønsker at låse oplysningerne i skemaet fast, skal der tillige indsendes en pdf-fil. Der må ikke ændres på skemaformatet. Det betyder, at fx rækkefølgen af indtægter ikke må ændres, og at der ikke må slettes indtægtstyper eller udgiftsformål, der ikke er relevante for den enkelte fond. 7
1.1. Basisbudgetskema Fondens navn angives øverst på budgetskemaet. I bjælken øverst på skemaet anføres i kolonne A senest afsluttede regnskabsår. I kolonne B anføres det senest indsendte budget for indeværende budgetår, som kan være det godkendte basisbudget, det senest godkendte ændringsbudget I, II osv. eller det senest indkomne ændringsbudget, som indsendes sammen med basisbudgettet for det kommende år. I kolonne C anføres det relevante budgetår. Kolonne D og E skal ikke udfyldes, da de procentvise udregninger sker automatisk i excel, når tallene indsættes i de øvrige kolonner. Hvert afsnit i skemaet (Indtægter, Udgifter osv.) afsluttes med en summering af de indtastede tal. Det anbefales at kontrollere, at denne summering stemmer overens med fondens egne udregninger. 1.1.1. Indtægter Produktionsafgifter Den samlede indtægt fra produktionsafgifter angives. I note 1 angives afgiftens størrelse pr. enhed samt afgiftsgrundlag for hver af de tre kolonner A, B og C. Særbevilling og anden indtægt Særbevilling omfatter midler fra en særlig finanslovsbevilling og midler bevilget i henhold til et aktstykke til et bestemt formål, f.eks. en sygdomserstatningsordning. Anden indtægt omfatter fx tilskud fra en finansiel fond. Indtægten specificeres i note 2. Noten kan kombineres med note 3, hvis indtægten bruges til at finansiere Særlige foranstaltninger, se nedenfor under afsnit 1.1.2. Hvis fonden ikke har indtægter under dette punkt, sættes indtægten til 0 kr. 1.1.2. Udgifter Alle formål, der omfattes af bemyndigelsesloven og fiskeriloven, skal være nævnt i skemaet. Ved formål, som fonden ikke har ydet tilskud til, sættes udgiften til 0 kr. Medfinansiering af initiativer under EU-programmer Formålet omfatter bl.a. medfinansiering af EU s landdistriktsprogram og Leader+ program. Hvert enkelt projekt, der er omfattet af det medfinansierede program, skal angives som en selvstændig udgiftspost. Dvs. at ved medfinansiering af f.eks. landdistriktsprogrammet, skal de konkrete projekter under programmet anføres som selvstændige udgiftsposter. Eventuel yderligere specificering kan ske i en note. Særlige foranstaltninger Hvert projekt, som er omfattet af formålet Særlige foranstaltninger, skal angives som en selvstændig udgiftspost. Evt. yderligere specificering kan ske i note 3. Hvis der er anvendt særbevilling til den særlige foranstaltning, skal det fremgå af noten. 8
Investeringstilskud Hvis fonden yder investeringstilskud under et af formålene, skal investeringstilskuddet angives nærmere i en note, både hvad angår beløb og art. Bestyrelseshonorar Hvis fonden yder honorar og/eller rejsegodtgørelse til bestyrelsesmedlemmer, skal der redegøres nærmere herfor i note 4. Det skal fremgå af noten, hvilke bestyrelsesmedlemmer der modtager honorar og/eller rejsegodtgørelse, ligesom den samlede udgift til hhv. honorar og rejsegodtgørelse anføres. Det er en betingelse for godkendelse af fondens udbetaling af honorar, at beløbet formaliseres i overensstemmelse med statens almindelige retningslinier for særskilt vederlag mv., og at rejseudgifter opgøres efter statens regler for tjenesterejser, jf. Finansministeriets cirkulære 104-98. 1.1.3. Samlet tilskud fordelt på tilskudsmodtagere Tilskudsmodtagere nævnes i størrelsesorden, dvs. at tilskudsmodtager 1er den, der har modtaget det største tilskud, tilskudsmodtager 2, den der har modtaget det næststørste tilskud osv. 1.2. Skema med supplerende oplysninger I bjælken øverst på skemaet angives de relevante regnskabs- og budgetår, se ovenfor under afsnit 1.1. 1.2.1. Aktiviteter fordelt på tilskudsmodtagere Tilskudsmodtagere Skemaets afsnit VI. skal udfyldes detaljeret for hver enkelt tilskudsmodtager. Fonden skal i skemaets afsnit VI. redegøre særskilt for anvendelsen af eventuelle særbevillinger. Formål Formålene nævnes i beløbsmæssig størrelsesorden, dvs. hvis størstedelen af fondstilskuddet er ydet til formålet Afsætningsfremme, angives dette formål som nr. 1, osv. Projekt Projektet nævnes med et projektnummer og en kort titel (som udgangspunkt én linie). Nummereringen af projekterne skal være fortløbende fra det første projekt hos første tilskudsmodtager til det sidste projekt hos sidste tilskudsmodtager. Ved nye og ændrede projekter markeres basisbudgettallet med fed typografi eller understregning. Specifikation af anvendt statsstøtteregel Der skal for hvert enkelt tilskudsprojekt angives nøjagtig, hvilken statsstøtteregel, der er lagt til grund for tilskudsudbetalingen. Henvisningen anføres i den yderste kolonne i skemaet. Der anvendes nedenstående koder: Rammebestemmelserne for landbrug og skovbrug for 2007-2013: Rammebestemmelserne for forskning og udvikling og innovation: Den generelle gruppefritagelse 70/2001: R F GG 9
Gruppefritagelse for primærlandbruget 1857/2006: GL Forordning 1860/2004 om de minimis støtte i landbrugs- og fiskerisektoren: DML Forordning 1998/2006 om de minimis støtte: DMG Ud for hvert projekt skal der ud over henvisningen til det relevante dokument også med størst mulig nøjagtighed henvises til den eller de bestemmelser, som er lagt til grund for tilskuddet. Praktiske eksempler på brugen af koderne: Pkt. 152 c) i rammebestemmelserne for landbrug og skovbrug Art. 15, stk. 2.e) ii) i gruppefritagelsesordning for primærlandbruget Pkt. 3.1. i rammebestemmelserne for forskning og udvikling og innovation Art. 5, a) i den generelle gruppefritagelsesordning Art. 5a, stk. 4.a) i den generelle gruppefritagelsesordning R152c. GL15.2.e.ii. F3.1. GG5.a. GG5a.4.a. Yderligere oplysninger om den anvendte statsstøtteregel kan anføres i noten til projektet, jf. nedenfor. Hvis der ikke er tale om statsstøtte, kan dette anføres således: ej statsstøtte. Begrundelsen herfor skal anføres i noten til projektet. Projektbeskrivelser Der skal udarbejdes en særskilt beskrivelse af alle projekter, der omfattes af budgettet, herunder en beskrivelse af hvilke nye projekter, der igangsættes, samt de ændringer, der er foretaget i projekterne i forhold til det senest indsendte budget. En samling af flere projekter i ét nyt projekt betragtes også som en ændring. Projektbeskrivelsen laves i en supplerende note, der skal have samme nummer som projektet, således at det er muligt at sammenholde beskrivelsen med den pågældende projekttitel. Noterne kan udarbejdes i word. Projektbeskrivelsen bør være kort og præcis men samtidig så dækkende, at det er muligt for direktoratet at vurdere, om projektet henhører under det pågældende formål, og om projektet er i overensstemmelse med statsstøttereglerne. En lang teknisk beskrivelse af projektet, som ikke bidrager til vurdering af projektet i relation til statsstøttereglerne, ønskes derimod ikke. 2. Ændringsbudget Produktionsafgiftsfondenes ændringsbudget skal opstilles efter et excel skemaformat, som er fastlagt af Direktoratet for FødevareErhverv. Fonden for økologisk landbrug skal også anvende dette skemaformat. Ændringsbudgettet består af to skemaer, et ændringsbudgetskema og et skema med supplerende oplysninger til ændringsbudgettet. Budgettet skal indsendes til direktoratet i 2 eksemplarer. Herudover skal budgettet også indsendes elektronisk som en excel-fil. Hvis fonden ønsker at låse oplysningerne i skemaet fast, skal der tillige indsendes en pdf-fil. 10
Der må ikke ændres på skemaformatet. Det betyder, at fx rækkefølgen af indtægter ikke må ændres, og at der ikke må slettes indtægtstyper eller udgiftsformål, der ikke er relevante for den enkelte fond. 2.1. Ændringsbudgetskema Fondens navn angives øverst på budgetskemaet. I bjælken øverst på skemaet anføres i kolonne A det af fødevareministeren senest godkendte budget for indeværende budgetår, dvs. enten basisbudgettet eller det senest godkendte ændringsbudget, f.eks. I, II osv. I kolonne B anføres det relevante ændringsbudgetforslag, f.eks. ændringsbudget I, II osv. for 200X. Hvert afsnit i skemaet (Indtægter, Udgifter osv.) afsluttes med en summering af de indtastede tal. Det anbefales at kontrollere, at denne summering stemmer overens med fondens egne udregninger. Kolonne C og D skal ikke udfyldes, da de procentvise udregninger sker automatisk i excel, når tallene indsættes i de øvrige kolonner. 2.1.1. Indtægter Produktionsafgifter Den samlede indtægt fra produktionsafgifter angives. I note 1 angives afgiftens størrelse pr. enhed samt afgiftsgrundlag for hver af de to kolonner A og B. Særbevilling og anden indtægt Særbevilling omfatter midler fra en særlig finanslovsbevilling og midler bevilget i henhold til et aktstykke til et bestemt formål, f.eks. en sygdomserstatningsordning. Anden indtægt omfatter fx tilskud fra en finansiel fond. Indtægten specificeres i note 2. Noten kan kombineres med note 3, hvis indtægten bruges til at finansiere Særlige foranstaltninger, se nedenfor under afsnit 2.1.2. Hvis fonden ikke har indtægter under dette punkt, sættes indtægten til 0 kr. 2.1.2. Udgifter Alle formål, der omfattes af bemyndigelsesloven og fiskeriloven, skal være nævnt. Ved formål, som fonden ikke har ydet tilskud til, sættes udgiften til 0 kr. Medfinansiering af initiativer under EU-programmer Formålet omfatter bl.a. medfinansiering af EU s landdistriktsprogram og Leader+ program. Hvert enkelt projekt, der er omfattet af det medfinansierede program, skal angives som en selvstændig udgiftspost. Dvs. at ved medfinansiering af f.eks. landdistriktsprogrammet, skal de konkrete projekter under programmet anføres som selvstændige udgiftsposter. Eventuel yderligere specificering kan ske i en note. 11
Særlige foranstaltninger Hvert projekt, som er omfattet af formålet Særlige foranstaltninger, skal angives som en selvstændig udgiftspost. Evt. yderligere specificering kan ske i note 3. Hvis der er anvendt en særbevilling til den særlige foranstaltning, skal det fremgå af noten. Investeringstilskud Hvis fonden yder investeringstilskud under et af formålene, skal investeringstilskuddet angives nærmere i en note, både hvad angår beløb og art. Bestyrelseshonorar Hvis fonden yder honorar og/eller rejsegodtgørelse til bestyrelsesmedlemmer, skal der redegøres nærmere herfor i note 4. Det skal fremgå af noten, hvilke bestyrelsesmedlemmer der modtager honorar og/eller rejsegodtgørelse, ligesom den samlede udgift til hhv. honorar og rejsegodtgørelse anføres. Det er en betingelse for godkendelse af fondens udbetaling af honorar, at beløbet formaliseres i overensstemmelse med statens almindelige retningslinier for særskilt vederlag mv., og at rejseudgifter opgøres efter statens regler for tjenesterejser, jf. Finansministeriets cirkulære 104-98. 2.1.3. Samlet tilskud fordelt på tilskudsmodtagere Tilskudsmodtagerne nævnes i størrelsesorden, dvs. at tilskudsmodtager 1er den, der har modtaget det største tilskud, tilskudsmodtager 2, den der har modtaget det næst største tilskud osv. 2.2. Skema med supplerende oplysninger I bjælken øverst på skemaet angives de relevante budgetter, se ovenfor under afsnit 2.1. 2.2.1. Aktiviteter fordelt på tilskudsmodtagere Tilskudsmodtagere Skemaets afsnit VI. skal udfyldes detaljeret for hver enkelt tilskudsmodtager. Fonden skal i skemaets afsnit VI. redegøre særskilt for anvendelsen af eventuelle særbevillinger. Formål Formålene nævnes i beløbsmæssig størrelsesorden, dvs. hvis størstedelen af fondstilskuddet er ydet til formålet Afsætningsfremme, angives dette formål som nr. 1, osv. Projekt Projektet nævnes med et projektnummer og en kort titel (som udgangspunkt én linie). Nummereringen af projekterne skal være fortløbende fra det første projekt hos første tilskudsmodtager til det sidste projekt hos sidste tilskudsmodtager. Ved nye og ændrede projekter markeres det ændrede budgettal med fed typografi eller understregning. Specifikation af anvendt statsstøtteregel Der skal for hvert enkelt tilskudsprojekt angives nøjagtig, hvilken statsstøtteregel, der er lagt til grund for tilskudsudbetalingen. Henvisningen anføres i den yderste kolonne i skemaet. Der anven- 12
des nedenstående koder: Rammebestemmelserne for landbrug og skovbrug for 2007-2013: R Rammebestemmelserne for forskning og udvikling og innovation: F Den generelle gruppefritagelse 70/2001: GG Gruppefritagelse for primærlandbruget 1857/2006: GL Forordning 1860/2004 om de minimis støtte i landbrugs- og fiskerisektoren: DML Forordning 1998/2006 om de minimis støtte: DMG Ud for hvert projekt skal der ud over henvisningen til det relevante dokument også med størst mulig nøjagtighed henvises til den eller de bestemmelser, som er lagt til grund for tilskuddet. Praktiske eksempler på brugen af koderne: Pkt. 152 c) i rammebestemmelserne for landbrug og skovbrug Art. 15, stk. 2.e) ii) i gruppefritagelsesordning for primærlandbruget Pkt. 3.1. i rammebestemmelserne for forskning og udvikling og innovation Art. 5, a) i den generelle gruppefritagelsesordning Art. 5a, stk. 4.a) i den generelle gruppefritagelsesordning R152c. GL15.2.e.ii. F3.1. GG5.a. GG5a.4.a. Yderligere oplysninger om den anvendte statsstøtteregel kan anføres i noten til projektet, jf. nedenfor. Hvis der ikke er tale om statsstøtte, kan dette anføres således: ej statsstøtte. Begrundelsen herfor skal anføres i noten til projektet. Projektbeskrivelser Der skal udarbejdes en særskilt beskrivelse af alle projekter, der omfattes af budgettet, herunder en beskrivelse af hvilke nye projekter, der igangsættes, samt de ændringer, der er foretaget i projekterne forhold til det senest godkendte budget. En samling af flere projekter i ét nyt projekt betragtes også som en ændring. Projektbeskrivelsen laves i en supplerende note, der skal have samme nummer som projektet, således at det er muligt at sammenholde beskrivelsen med den pågældende projekttitel. Noterne kan udarbejdes i word. Projektbeskrivelsen bør være kort og præcis men samtidig så dækkende, at det er muligt for direktoratet at vurdere, om projektet henhører under det pågældende formål, og om projektet er i overensstemmelse med statsstøttereglerne. En lang teknisk beskrivelse af projektet, som ikke bidrager til vurdering af projektet, ønskes derimod ikke. Fondenes regnskabsskemaer Fondenes regnskab skal opstilles efter et excel skemaformat, som er fastlagt af Direktoratet for FødevareErhverv. Regnskabet består ud over en ledelsesberetning af et regnskabsskema, der omfatter resultatopgørelse og balance, et skema med supplerende oplysninger til regnskabet samt en skematisk oversigt over udviklingen i fondens indtægter og udgifter fordelt på formål de seneste 5 regn- 13
skabsår (5-års oversigt). Regnskabsmaterialet skal indsendes til direktoratet i 3 eksemplarer, heraf 1 originalt eksemplar. Herudover skal regnskabet indsendes elektronisk som en excel-fil. Hvis fonden ønsker at låse oplysningerne i skemaet fast, skal der tillige indsendes en pdf-fil. Med hensyn til udfyldelsen af de enkelte punkter i skemaerne henvises til ovenstående gennemgang af fondenes budgetskemaer. Det bemærkes, at regnskabet, jf. skema med supplerende oplysninger, skal indeholde noter, der beskriver de enkelte projekter. Der henvises endvidere til den nærmere beskrivelse i administrationsbekendtgørelsens kap. 3 og 4 om fondenes og tilskudsmodtagernes regnskaber og revisionen af disse regnskaber. 14