Dok. nr. 340-2012-185431 Referat fra Styringsdialog mellem Sorø Kommune og Boligselskabet Ankerhus For regnskabsårene 2008/2009 og 2009/2010 Dato: Den 26. oktober 2012 Kl.: 09.00-13.00 Sted: Byrådssalen, Sorø Rådhus, Rådhusvej 8. Deltagere: Boligselskabet Ankerhus: Formand Klaus Gylling, som suppleant for bestyrelsesmedlem Peter Lind Frederiksen mødte Ib Hahn Andersen, forretningsfører Pia Møngaard Smith og projektmedarbejder Birgitte Nørskov. Sorø Kommune: Vicekommunaldirektør Søren Ole Sørensen, jurist Janus Tarp, overassistent Karin Heilesen (referent). Boligselskabet Ankerhus omfatter følgende afdelinger: Afdeling 1: Kollegiet Abildgården, (40 lejemål), Abildvej 4, 4180 Sorø Afdeling 2: Kollegiet Bavnegården (30 lejemål), Abildvej 6, 4180 Sorø Afdeling 3: Sorø Kollegiet (33 lejemål), Dr. Kaarsbergsvej 1-3, 4180 Sorø Afdeling 4: Kongebro Kollegiet, (30 lejemål), Abildvej 8, 4180 Sorø Dagsorden: Pkt. 1: Velkomst og præsentation Søren Ole Sørensen bød velkommen. Ib Hahn Andersen mødte som suppleant for Peter Lind Frederiksen. Pkt. 2: Godkendelse af dagsorden Bemærkninger fra Repræsentantskabsmødet den 25. oktober 2012 nævnes under de enkelte punkter på denne dagsorden. Pkt. 3: Generelle udfordringer dårlig økonomi, behov for sammenlægning af afdelinger, fusion med Sorø Boligselskab, ingen godkendte budgetter, restancer på lån/terminsydelser, afvikling af underskud på tre år, udlejningssituation, negativ arbejdskapital, ingen dispositionsfond, utilstrækkelige henlæggelser, ingen huslejestigninger, samt ingen mulighed for nybyggeri og vedligeholdelse Hvad er de aktuelle udfordringer? Ændring af regnskabsåret, som i dag går fra 1/8 til 31/7. Forslag om, at dette ændres til at gå fra 1/1 31/12. Det vil sige, at regnskabsåret 2012 vil omfatte perioden 1/8-2011 31/12-2012. I overvejelserne omkring sammenlægning af Sorø Boligselskab og Boligselskabet Ankerhus har det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 25. oktober 2012 vedtaget, at afdelingerne 1 og 2 lægges sammen. Afdeling 4 vil fra 2014 kunne blive lagt sammen med afdelingerne 1 og 2. Fremtiden for Sorø Kollegiet - afdeling 3 - er stadig uvis. Der er indsendt et ombygningsprojekt til Landsbyggefonden. Hvordan bliver driftsbudgettet fremadrettet efter en evt. ombygning? Sorø Boligselskab tager kontakt til Landsbyggefonden. 3 lejligheder kan ikke
udlejes på grund af skimmelsvamp. Sorø Boligselskab retter henvendelse til Landsbyggefonden for at få en afklaring. I Abildgården afdeling 1 er der nogle særlige beboermæssige udfordringer, som blev drøftet. Sorø Boligselskab kontakter Janus Tarp, såfremt der bliver behov for at inddrage kommunen i løsningen af udfordringerne. Det fremtidige behov for kollegieværelser kan være usikkert, da der arbejdes med f.eks. fjernundervisning af elever. Der har ikke været udarbejdet budgetter for årene før regnskabsår 2011/2012. Budgettet for 2013 skal godkendes på afdelingsmøderne den 29. oktober 2012. Huslejeniveau for de store lejligheder er på 4-5.000 kr. (her bor par, enlige med børn). Da der ikke har været budgetter, er der ikke sket huslejestigninger. Huslejeniveau for et værelse i Bavnegården er 1.890 kr., i Abildgården er huslejeniveauet omkring 2.100 1.800 3.600 kr. pr. værelse. Der må ikke genereres underskud og det er der rettet op på nu, hvilket resulterer i huslejestigninger. Restancer på lån og terminsydelser i Sorø Kollegiet afdeling 3. Der er en sparsom drift, men der afdrages efter reglerne. Administrationsbidrag pr. lejemål for Boligselskabet Ankerhus er 400 kr. herudover betales 4.000 kr. incl. moms i bidrag til Sorø Boligselskab, så det er det samme som for Sorø Boligselskabs egne lejemål. Henlæggelsessaldoen for arbejdskapitalen er steget fra minus 87.691 kr. i regnskabsår 2010/11 til minus 84.822 kr. i 2012 på grund af overskud på 2.869 kr.. Konklusion på pkt. 3. Forholdene i 2009/10 2010/11 er kritisable (manglende budgetter). Disse forhold er nu ved at blive rettet op. Det er vigtigt at få styr på de fremtidige driftsomkostninger på afdeling 3. Pkt. 4: Renoveringssager afdeling 1 trænger generelt til vedligeholdelse, afdeling 2 trænger til vedligeholdelse af træværk, og for afdeling 3 er der indsendt ansøgning til Landsbyggefonden om ombygning til 18 almene familieboliger Renoveringssager. Afdelingerne 1 og 2 trænger til renovering. Der er ved at være henlæggelser til at kunne iværksætte renoveringer. Vær opmærksom på, at der er indrettet en handicaplejlighed i Abildgården. Der er planlagt maling. Afdeling 3. Ombygning til 12 familieboliger og 4 ungdomsboliger i alt 16 boliger og ikke 18, som nævnt i dagsordenen. I projektmaterialet, som er sendt til Landsbyggefonden, er nævnt et samlet rammebeløb for de to boligtyper. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har efterfølgende meddelt Sorø Kommune, at i integrerede projekter skal byggeudgifterne fordeles på hver boligtype, og overholdelsen af rammebeløb skal således vurderes i forhold til hver boligtypes rammebeløb.
Konklusion på pkt. 4 Starter vedligeholdelsesarbejder op i afdelingerne 1 og 2. Pkt. 5: Emner fra Boligselskabet Ankerhus Repræsentantskabsmøde den 25. oktober 2012, køb af ejendomsfunktionærydelse hos Sorø Boligselskab, anvisning af reelt studerende til afdeling 1 og ændring af regnskabsår til kalenderår. Køb af ejendomsfunktionærydelser fra Sorø Boligselskab. Købet af ydelserne er momspligtige. Omkostninger til dataløn for lønudgift der overføres til lønudbetaling via Sorø Boligselskab. Kan det svare sig, hvis der efterfølgende sker en fusion? Repræsentantskabsmødet består af bestyrelsen + en beboer fra hvert kollegium. Hvis ikke der sker en fusion af Ankerhus og Sorø Boligselskab, skal sammensætningen af bestyrelsen for Ankerhus revurderes. Øvrige emner i punkt 5 er behandlet tidligere på dagsordenen. Pkt. 6: Beboerdemokratiet ikke offentliggjorte bestyrelsesreferater, afholdelse af beboermøder og afdelingsbestyrelser (forsøg med festudvalg). Referater fra bestyrelsesmøderne skal være offentligt tilgængelige. I 2011 blev der holdt ordinære afdelingsmøde i alle afdelingerne. Forretningsfører Pia Møngaard Smith har deltaget i uformelle møder i afdelingerne efter ønsker fra afdelingerne. Etablering af en afdelingsbestyrelse for afdelingerne 1 og 2 efter sammenlægningen af disse to afdelinger. Det er en udfordring at få beboerdemokratiet til at fungere, dels fordi administrationen er flyttet til Sorø Boligselskab, og dels fordi beboerne ofte fraflytter. Der kan måske hentes erfaringer fra andre boligselskaber omkring beboerdemokrati. Der skal motiveres for at møde op til det årlige Repræsentantskabsmøde. Ifølge vedtægterne skal der kun deltage en beboer pr. afdeling. I de følgende år skal der træffes store beslutninger derfor er det vigtigt, at beboerdemokratiet fungerer. Kommunen undersøger muligheden for at påvirke konstruktionen og det fremtidige engagement i bestyrelsen for Ankerhus. Pkt. 7: Boligsociale tiltag flygtninge og kriminelle unge i afdeling 1 Der afholdes møde med kommunen omkring problemstillingen med flygtninge i afdeling 1.
Pkt. 8: Bemærkninger i revisionsprotokollatet for 2008/09 forbehold for fortsat drift (side 42), opmærksomhed på ajourført bogholderi (siderne 42 og 43), anbefaling om månedlig stram økonomistyring (side 43), opfordring til udvidet opsyn med interne kontroller (side 43), henstilling til afstemning af varmeregnskab og udsendelse heraf til lejerne rettidigt (side 45), anbefaling om årlig gennemgang af forsikringer (side 45) og opfordring til løbende opdatering af ansættelseskontrakter (side 45). Indberetninger af dokumentationspakker i Almenstyringsdialogen stemmer ikke overens med regnskabsårene. I bemærkningen til regnskab 2008/09 blev der gjort opmærksom på, at det var kritisabelt med kun en medarbejder på kontoret af hensyn til kontrolfunktionen. I revisionsprotokollatet for 2009/10 gøres der opmærksom på, at der nu er kontrol med bogføringen. Pkt. 9: Bemærkninger i revisionsprotokollatet for 2009/10 forbehold for fortsat drift og krav om godkendte budgetter (side 14), krav om forbedring af forvaltningsrevision og aftale med Sorø Boligselskab om ansvarsfordelingen herfor (siderne 14, 20 og 21) og mangel på vedligeholdelsesplaner (side 19). Krav om forbedringer af forvaltningsrevision. Sorø Boligselskab har ikke brugt meget tid på dette endnu. Der har ikke været ressourcer. Der er indkøbt et edb-system til styring af forvaltningsrevisionen. Der er dialog med revisionen om, hvad opgaven reelt består i. Der er målsætninger for forvaltningsrevisionen. Sorø Boligselskab arbejder med at få løst udfordringen i nær fremtid. Vedligeholdelsesplaner. De eksisterende planer er blevet fremskrevet. Sorø Boligselskab skal gøre noget ved vedligeholdelsesplanerne. Sorø Boligselskab oplyser, at fra budgettet for 2014 vil dette være på plads. Pkt. 10: Afdelingerne og Boligselskabet i øvrigt Ifølge reglerne omkring fusion skal det være to selskaber, der lægges sammen og ikke en afdeling og et selskab. Pkt. 11: Fremtidsvisioner og mål Boligselskabet Ankerhus og afdelingerne Prioritering af fremtidsvisioner: 1. Økonomisk genopretning 2. Strategi for Sorø Kollegiet - afdeling 3 3. Fusion mellem Sorø Boligselskab og Ankerhus Opfordring til, at Sorø Kommune kan være medspiller i processen omkring fusionen Når der er styr på økonomien, og der er godkendt en strategi for afdeling 3 vil Sorø Kommune gerne være med i processen omkring fusionen. Det undersøges, om det er en mulighed at skille afdeling 3 ud så den ikke indgår i en fusion.
Pkt. 12: Næste møde Formanden for Sorø Boligselskab deltog i det ekstraordinære repræsentantskabsmøde for Ankerhus den 25. oktober 2012 og fik her en fornemmelse af, hvordan Ankerhus administreres. Sorø Kommune indkalder til fællesmøde i foråret 2013. Boligselskaber i Sorø Kommune samt boligselskaber, som har afdelinger i Sorø Kommune kan deltage. Pkt. 13: Eventuelt Intet. Materiale, som har ligget til grund for styringsdialogen: Årsberetning for 2009/10 fra Boligselskabet Ankerhus (Sorø Kommune har ikke modtaget for 2008/09), revisionsprotokollater for 2008/09 og 2009/10, og styringsrapporter for 2008/09 og 2009/10 for Boligselskabet Ankerhus samt afdelingerne.