Dialogmøde 2013 Danske Funktionærers Boligselskab

Transkript

1 REFERAT Dialogmøde 2013 Danske Funktionærers Boligselskab Dato: 20. november 2013 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Regionskonsulent Michael H. Jørgensen, Domea Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. Velkomst Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. Michael H. Jørgensen er nyansat hos Domea og varetager nu Danske Funktionærers Boligselskab. Hanne Pries redegjorde kort omkring styringsdialogen i Kalundborg Kommune. 2. Gennemgang af styringsrapporten A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj nogen igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : Nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : Ja, afd. 93/52, Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej drøftes under punkt 2 C. B. Gennemgang af boligorganisationen DFB har i alt boliger fordelt over 23 afdelinger i 10 kommuner. Københavns Kommune er tilsynskommune for selve boligorganisationen, og Kalundborg Kommune er tilsynskommune for afd. 93/52, Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej, som er beliggende i Svebølle. Øvrige kommuner med afdelinger tilhørende DFB er Frederiksberg, Frederikssund, Gentofte, Glostrup, Holbæk, Høje-Taastrup, Hørsholm og Nyborg. 1) Økonomi/drift : økonomi, administration og drift: Rigtig mange afdelinger har behov for at gennemføre renoveringer og/eller ombygninger eller tilskud til huslejenedsættelser for at imødegå udlejningsbesvær, og får i den forbindelse behov for økonomisk tilskud fra selskabet. Hertil kommer store og voksende tab ved fraflytninger og den geografiske spredning, som udfordrer driftsoptimeringsmuligheder, specielt i de mange små afdelinger. Referat fra dialogmødet 2013 med Danske Funktionærers Boligselskab 1/5

2 Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Der er udarbejdet fremtidssikringsanalyser/helhedsplaner for 20 ud af 23 boligafdelinger, herunder afd. 93/52 Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål Dispositionsfond, kr. pr. lejemål Arbejdskapital, kr. pr. lejemål DFB bemærker, at det af LBF beregnede administrationsbidrag er forkert. Iflg. DFB er det kr. i stedet for kr. - Kommunen oplyser, at tallet er beregnet korrekt og ud fra stamoplysningerne i LBF, men DFB har uoverensstemmelse mellem de anførte oplysninger om antal garager, carporte m.v. i LBF stamoplysninger og de i regnskabet angivne. Kommunen opfordrer til, at DFB snarest får ajourført sine oplysninger i LBF s stamregister. Kommunen påtalte dispositionsfondens størrelse, og forespurgte, hvorvidt DFB kunne sikre, at den var tilstrækkelig til at dække det stigende pres til udsatte afdelinger herunder afd. 93/52. DFB oplyser, at der fremadrettet vil blive tilført flere midler fra mange udarmortiserede lån, men det er korrekt, at flere nødlidende afdelinger tærer på dispositionsfonden, hvorfor DFB overvejer at søge Københavns Kommune om fritagelse for dækning af lejetab fra dispositionsfonden i enkelte afdelinger. DFB forventer dog, at dispositionsfonden fortsat vil give tilskud til lejen i de store lejligheder i afd. 93/52, ligesom lejetab m.v. fortsat vil blive dækket af dispositionsfonden i.h.t. reglerne. 2) Ledelse og beboerdemokrati ledelse og beboerdemokrati: Rigtig mange afdelinger har behov for at gennemføre renoveringer og/eller tilskud til huslejenedsættelser for at imødegå udlejningsbesvær, og får i den forbindelse behov for økonomisk tilskud fra selskabet. Hertil kommer store og voksende tab ved fraflytninger og den geografiske spredning, som udfordrer driftsoptimeringsmuligheder, specielt i de mange små afdelinger. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Der er udarbejdet fremtidssikringsanalyser/helhedsplaner for 20 ud af 23 boligafdelinger, herunder afd.93/52 Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej. Bestyrelsen har ikke i det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste: 41,67 % (sidste år: 13,33 %) Kommunal anvisning 8,33 % (sidste år: 70,0 %) Fleksibel udlejning 0 % (sidste år: 0 %) Referat fra dialogmødet 2013 med Danske Funktionærers Boligselskab 2/5

3 Kombineret udlejning: 0 % (sidste år: 0 %) Annoncering 50,0 % (sidste år: 16,67 %) Ledige familieboliger pr. ultimo regnskabsåret 4,35 %, svarende til 1 bolig (sidste år: 8,7 %) 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Stort fokus på at boligerne kan udlejes i forhold til pris og kvalitet. Boligerne skal være tidssvarende og med en konkurrencedygtig husleje. Stort fokus på at imødegå mangler ved nybyggeri. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Forinden godkendelse af en evt. nybyggerisag undersøges behovet, således at man sikrer sig så godt som muligt, at boligerne kan udlejes. Bestyrelsen vil udarbejde en byggepolitik, der kvalitetsikrer den samlede proces i forhold til kvalitet, pris og boligbehov. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): Intet byggeri i afd. 93/52, Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej. Der påtænkes heller ikke at søge støtte i LBF til afdelingen. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Afd. 93/52, Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej: Afdelingen har kritiske nøgletal vedrørende høj fraflytningsprocent i regnskabsåret: 30,43 % for familieboliger = 7 familieboliger 50,00 % for ældreboliger = 3 ældreboliger DFB har store udfordringer med udlejningen af boligerne i afdelingen primært p.g.a. høj husleje 875 kr./m2/år Selskabet vil derfor fortsat yde tilskud på 500 kr. pr. måned til lejenedsættelse i afdelingens store familieboliger. Ud over den høje leje, så er der ligeledes høje varmeudgifter fra varmeværket, svarende til ca kr./måned. Der ingen stor venteliste til afdelingen. Herudover påpeger DFB, at Kalundborg Kommune nu kun anviser hver 8. familiebolig. (Bortset fra 7A og 7B, som kun udlejes efter almindelig venteliste). Der er imidlertid ingen sociale udfordringer i afdelingen iflg. DFB, og boligerne i afdelingen er gode. Der er ligeledes blevet valgt en afdelingsbestyrelse. Der henvises til, at der er indgået nye udlejningsaftaler med boligorganisationerne i Kalundborg Kommune pr. 1. januar 2013, hvor der anvises til hver 8. ledigbleven familiebolig jf. 59, stk.1. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Der blev ikke indgået aftaler sidste år. Referat fra dialogmødet 2013 med Danske Funktionærers Boligselskab 3/5

4 3. Regnskab 2012 Regnskab 2012 for perioden er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Vi har noteret os, at revisor har forsynet regnskabet med en påtegning uden forbehold. Vi har noteret os, at revisor meddeler at henlæggelserne til planlagt og periodisk ve dligeholdelse og fornyelser er foretaget i overensstemmelse med det specificerede henlæggelsesbudget, der danner grundlag for de årlige henlæggelser. Årets resultat i afdeling beliggende i Kalundborg Kommune: Leje/m2/pr.år Afdeling Type Antal Årets resultat Opsamlet resultat 2012 Pr /52, Blommestien, Kirsebærstien, Navrvej F Æ ,67 Kalundborg Kommune tager regnskabet til efterretning uden yderligere bemærkninger. 4. Skimmelsvamp DFB oplyser ingen sager om skimmelsvamp i afdelingen. 5. Udsættelser Udvikling/antal/forebyggelse m.v. DFB oplyser ingen sager om udsættelse i afdelingen. 6. Boligselskabets hjemmeside og kommunens hjemmeside (Drøftelse af indholdet på begge hjemmesider) Kommunens hjemmeside har nu et link til de almene boligselskabers hjemmeside, hvilket der ikke var bemærkninger til. Kommunen bemærker, at loven foreskriver, at referater skal være tilgængelige for beboerne. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængeligt/offentliggøres, men det kan foruden omdeling til samtlige husstande - formentlig ske ved offentliggørelse på hjemmeside, opslag i opgange eller ved opslag på ejendomskontoret (altså på steder, hvor beboerne ofte færdes). Kommunen har noteret sig, at referater fra Repræsentantskabsmøder og organisationsbestyrelsesmøder er på organisationens hjemmeside afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder ikke ses på hjemmesiden DFB oplyser, at der arbejdes på, at alle referater kommer på hjemmesiden. 7. Eventuelt DFB vil rigtig gerne bygge, såfremt Kalundborg Kommune er interesseret i at opføre nye almene boliger. Herudover oplyser DFB, at boligselskabet er velfungerende og drives økonomisk fornuftigt. DFB har besluttet fremadrettet at Referat fra dialogmødet 2013 med Danske Funktionærers Boligselskab 4/5

5 nedsætte administrationsbidraget (grundbeløbet) med ca % for at gøre selskabet endnu mere konkurrencedygtige. Det er politisk besluttet, at der p.t. ikke er behov for at opføre flere almene boliger i Kalundborg Kommune. 8. Næste dialogmøde Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 28. februar Det blev aftalt, at DFB indberetter styringsrapporten så tidligt som muligt herefter, således at grundlaget for dialogmødet er mere aktuelle. Den egentlige fristdato kan dog kun indberettes til af Københavns Kommune. DFB og Københavns Kommune har senest afholdt dialogmøde den 4. april 2013, hvor dokumentationspakken fra 2012 dannede grundlag. Og de vil tidligst afholde dialogmøde på baggrund af indeværende dokumentationspakke engang i dvs. ca. 1 år efter det tidligst mulige tidspunkt. 9. Aftaler Der blev ikke indgået aftaler. Nærværende referat godkendes af Danske Funktionærers Boligselskab Kalundborg Kommune den 27 / den 26 / Regionskonsulent Michael H. Jørgensen Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2013 med Danske Funktionærers Boligselskab 5/5