Dagsorden: Bestyrelsesmøde ØJR Tid 12. april, kl.: 17:30-20.00 Sted EY-Huset, Værkmestergade 25, 15., 8000 Aarhus C Deltagere Bestyrelsen + suppleanter Gæst Netværkskoordinator Lisa Jeggesen Deltagere: Christina Kiær, Henning Espersen, Armin Ehtesham, Brian Stougaard Vad, Carl Viggo Slot, Jacob Bo Kristensen, Louise Thomsen, Per Morten Borggaard, Freddie Klindrup, Tine Breckling Christensen, Bitten Timmermann Afbud: Jens Holt Poulsen, Asta Lund Mathiesen Fraværende: Kent Würtz, Mads Bjørnsbæk Larsen Ad 1. Godkendelse af dagsorden Tilføjelse af ekstra emne under pkt. 8 Forventningsafstemning Roller, ansvar, tidsforbrug, svartider på mails Tilføjelse af ekstra emner under pkt. 12 IDA Akademi Afskedsreception Niels Henrik Gregersen, Patrade Dagsordenen blev godkendt med disse tilføjelser Ad 2. Præsentation af Lisa Jeggesen Alle deltagere præsenterede sig selv
Ad 3. Nyt fra IDA (HB, KUR, Repræsentantskab osv.) - HB møde den 15. marts - KUR møde den 6. april - IDA Valg 12. 28. april HB møde den 15. marts IDA har sendt en ansøgning til Industriens fond på 3. mio.kr til at igangsætte IDAs flygtningeindsats [rettet mod flygtninge med ingeniørbaggrund og som har fået opholdstilladelse]. IDA forventer svar på ansøgningen i maj. IDA vil sideløbende igangsætte en indsats for at finde medlemmer, der ønsker at være mentorer for flygtningene. Frida Frost har allerede forhåndstilkendegivelse fra flere medlemmer, der ønsker at tilbyde sig som mentorer. Der var opbakning i Hovedbestyrelsen til, at der arbejdes videre med initiativet og til at komme med en evt. model for gæstemedlemskab. Grå ingeniører: Hovedbestyrelsen besluttede at der implementeres et noget for noget princip, hvor ikke-medlemmer kan deltage i arrangementer uden ekstragebyr mod at afgive samtykke til, at IDA kan kontakte dem. Hermed forventes en barriere for at afprøve IDAs tilbud at være fjernet. KUR møde den 6. april En stor del af mødet gik med at snakke økonomi og tildelinger. Der kommer opdaterede regler for tildelinger Der arbejdes på at være med på HI-messen 2017. Der skal dog ses på økonomien, således at regionerne ikke får for store udgifter. IDA Valg 12. 28. april Valget er skudt i gang. Husk at stemme og husk at opfordre kolleger og venner til at stemme. De af jer der er stillet op, skal huske at det ikke er tilladt at føre valgkamp i lokalet under arrangementer. Det skal gøres uden for lokalet før og efter. Husk også at det er muligt at rekvirere valgmateriale hos Lisa (Plakater, post-its, chokolade osv.) Ad 4. Nyt fra afdelinger og udvalg Aarhus afd. havde møde i går, og har iflg. Budget c2. 32.000 til resten af året. Djursland afd. har afholdt biografarrangement, 24 deltagere, hvoraf mange nye. Horsens afd. oplyser, at når de køber billetter til f.eks. arrangement næste år, skal de betales nu, hvilket kan give likvide problemer. Afd. får selvfølgelig pengene ind efter hånden som billetterne bliver solgt. Randers afd. har fået nye ind, der er med til at lave arrangementer, men ikke valgt til bestyrelsen. Et tiltag der kan fremme fremtidig aktive parlamentarikere. Carl Viggo opfordrede til at vil man lave et fagligt arrangement, at kontakte andre grupper/udvalg om der er interesse for at være medarrangør.
Ad 5. Økonomi/budget v/ Armin & Christina - Status på ØJRs økonomi - Status på ansøgninger til KUR - Opfølgningsmøde Økonomi/tildelinger Medio september - Budgetønsker til 2017 - Kasserer uddannelse Status på ØJRs økonomi (AE) Enhedernes økonomi blev ikke nulstillet pr. 01.01.2016 som de skulle. Det betyder at der pt er rod i regnskaberne og vi ikke har det reelle overblik på hvad status på økonomien er. Status på ansøgninger til KUR (CK) Ansøgningerne fra Byggeteknisk gruppe på 16.000,- og Horsens afd. på 7.500,- er gået igennem som underskudsgarantier. Opfølgningsmøde Økonomi/tildelinger Medio september (CK) Da IDA Østjylland i år er presset på økonomien bliver vi nødt til at kigge på aktiviteter og forbrug i de enkelte enheder når vi når til september, med henblik på en omfordeling af midler. Målet er at få pengene derhen hvor de kommer ud til medlemmerne og ikke ligger ubrugt i en enheds cigarkasse. Det er meget vigtigt at vi får dette kommunikeret rigtigt ud til de aktive for at undgå sure miner. Christine foreslår at det er kun formændene der bliver inviteret til møde i september med mødepligt. Enig bestyrelse. Budgetønsker til 2017 (CK) Vi skal 1. juni indgive vores budget ønsker til KUR. Det betyder at vi allerede nu skal have enhederne til at komme med REALISTISKE budgetønsker for 2017. Vi skal ikke bare bede om flere penge for pengenes skyld! Hvis vi beder om flere penge og får dem, forpligter det til at levere større aktivitet og endnu bedre resultater. Der sendes en mail ud til formænd og kasserer i næste uge, der forklarer dette. Lisa sender en mail til formændene. Kasserer uddannelse (CK) IDAs regnskabschef Jacob Madsen vil gerne lave et aftenskursus i forståelse af IDAs regnskaber. Hvis vi er tilstrækkelig mange kommer han til Aarhus, ellers kommer det til at foregå som videomøde. Er der nogen enheder der er interesseret? (Sendes ud til enhederne sammen med mailen om budgetønsker) Armin, Louise og Jakob er interesset
Ad 6. Aktiviteter siden sidst - Evaluering af generalforsamling (Sted, forplejning, dirigent, forløb, osv.) Bilag: referat fra ØJR Generalforsamling 2016 og mail med Fridas efterfølgende svar til deltagerne vedlagt Udmærket generalforsamling, sted, forplejning og dirigent OK. Debat også OK Der tages kontakt til Jens Thomsen om at være dirigent igen næste år. Ad 7. Kommende aktiviteter Status Der er pt ingen kommende aktiviteter Ad 8. Forretningsorden for IDA Østjylland 2016 - Drøftelse og godkendelse Bilag: Forslag til forretningsorden for IDA Østjylland vedlagt - Forventningsafstemning Roller, ansvar, tidsforbrug, svartider på mails Osv. Tilføjes til Forretningsorden: 7 Roller og ansvar i Regionsbestyrelsen Stk.1 Udpegede for afdelingerne har ansvar for at viderebringe informationer til afdelingsbestyrelserne, samt afrapporterer hvad der foregår i afdelingerne. Stk. 2 Udpegede for fagteknikken har ansvar for at viderebringe informationer til de fagtekniske enheder, samt bringe ting op i regionsbestyrelsen, der vedgår fagteknikken. De udpegede for fagteknikken har også ansvar for at der hvert år bliver udpeget repræsentanter for fagteknikken efter 5 stk.2 pkt.4, under hensyntagende til de gældende genvalgsregler. 8 Tidsforbrug Stk. 1 Det forventes at man har læst dagordenen + bilag inden møder. Formanden forventes at minimere mængden af bilag mest muligt. Stk. 2 Hvis man har meldt sig til en arbejdsgruppe og ikke har den fornødne tid alligevel, meldes dette til tovholderen for arbejdsgruppen og Formanden, så der evt. kan sættes andre ressourcer på. 9 Svartider på mails Stk. 1 Formanden/Forretningsudvalget/tovholder i en arbejdsgruppe angiver ønsket responstid på mails, hvor der er emner der skal godkendes (eksempelvis godkendelse af referater, se 4 stk.4).
Ad 9. IDA Østjyllands arbejde i 2016 - Styr på økonomien - Studieudvalg - Erhvervsudvalg - Seniorudvalg - Samarbejde med Navitas - Kommissorier og vedtægter for alle enheder skal gennemgås - Strategi for IDA Østjylland 2016-2018 Styr på økonomien Vi er nødt til at være meget opmærksomme på enhedernes forbrug i år. Vi har ikke råd til endnu en sparerunde næste år. Og her tænker jeg mere på motivationen blandt de aktive en på penge. Hvis vi bliver nødt til at skære igen, er der meget stor risiko for at vi mister aktive. Studieudvalg (etablering godkendt 17. november 2016) Vi skal blive bedre til at opnå synergieffekt med de arrangementer der bliver lavet på studiestederne af IDA Event. Meget af det der bliver lavet appellerer også til kandidatmedlemmerne. Udfordringen er at arrangementerne ikke bliver annonceret via ida universe, men kun på studiestederne, hvilket betyder at resten af regionen ikke kan lære af succeserne. Der har allerede meldt sig interesserede på banen: Tine Breckling Christensen Christoffer Niemann Alexandru Vinulescu + et par stykker mere. Der skal skrives kommissorie og søges om penge til drift/mindre aktiviteter. Christina og Armin skriver kommissorie til studieudvalget Erhvervsudvalg (etablering godkendt 17. november 2016) Vi har i vores rammeaftale skrevet at vi vil arbejde på bedre kontakt til erhvervslivet. For at alt arbejdet ikke skal ligge på regionsbestyrelsen har vi talt om at oprette et erhvervsudvalg. Der skal skrives kommissorie og findes folk til udvalget. Uffe Stæhr (pt HB medlem) har udtrykt interesse for udvalget. Er der nogen fra regionsbestyrelsen der har interesse og/eller kender nogen der kunne have det? Der skal skrives kommissorie og søges om penge til drift/mindre aktiviteter. Uffe Stæhr fra HB har vist interesse for at indgå i studieudvalg, Per Morten Borggaard melder sig også. Jens Holt Poulsen spørges om han vil indgå. Christina tager kontakt til Uffe og Jens.
Seniorudvalg På generalforsamlingen sagde vi ja til at arbejde på at der bliver lavet et regionalt seniorudvalg. Er der nogen fra regionsbestyrelsen der har interesse og/eller kender nogen der kunne have det? Forslaget gennemgået. Konklusion: Regionsbestyrelsen mener at det ikke vil være muligt at få i gang igen, da det vil være svært at finde medlemmer til et sådant udvalg. Samarbejde med Navitas Der kommer en ny ekstra ind i regionsrådsbestyrelsen, der skal træde ind i kompetenceforum, det er Katja Meyer, der også får kontakt til Navitas. Henning oplyser at Lederforum Midt/Vest holder næste møde på Navitas d. 18.5.16 Kommissorier og vedtægter for alle enheder skal gennemgås Der er stort rod i især kommissorierne for udvalg og fagtekniske enheder. Der skal ryddes op i dem og de skal rettes til. Der er skal nedsættes en gruppe der gennemgår de eksisterende kommissorier og skriver udkast til kommissorier til de enheder der ikke har ét. Armin indhenter kommissorier fra enhederne. Louise og Freddie deltager. Armin indkalder til møde. Strategi for IDA Østjylland 2016-2018 Arbejdet de sidste par år har ikke været præget af at regionen har haft mål at arbejde efter. For at få skabt/klarlagt et mål er FU blevet enig om at vi laver et strategiseminar for regionsbestyrelsen og hvor der indbydes en repræsentant for hver af enhederne. Facilitator bliver Anne-Mette Hoff fra IDAs administration. Strategiseminar lørdag den 20. august
Ad 10. Mødeplan og Årshjul - Mødeplan Drøftelse og godkendelse Bilag: Forslag til mødeplan 2016 vedlagt - Årshjul Drøftelse og godkendelse Vi er i ØJR afhængige af andre enheder i IDA, især når det gælder økonomi. Årshjulet vil hjælpe os til at være på forkant med f.eks. budgetter og andre emner der skal/bør bringes højere op i systemet Bilag: Forslag til Årshjul 2016 uddeles på mødet Mødeplan Ingen indvendinger. Godkendt. Mødeplan udlevere til Lisa Jeggesen, der booker lokaler+ Forplejning Årshjul Godkendt Ad 11. Bestyrelsesliste og enhedernes bestyrelseslister - Gennemgang af ØJR bestyrelsesliste Godkendelse Bilag: Bestyrelsesliste vedlagt - Deling af enhedernes bestyrelsesliste Vi skal have fundet en nem og sikker måde at dele bestyrelseslister og boblerlister/rugekasse til arrangementer Drøftelse og vedtagelse Gennemgang af ØJR bestyrelsesliste Bestyrelseslisten gennemgået og afleveret til Lisa Jeggesen Deling af enhedernes bestyrelsesliste Bestyrelseslister lægges i dropbox. Bindes op på IDA Østjyllands mail. CK sender invitationer ud, når dropboxen er klar.
Ad 12. Kort info - Status på Facebooksiden - Formandsmøde i København den 15. og 16. april - IDA Akademi - Afskedsreception Niels Henrik Gregersen, Patrade Facebooksiden Stor aktivitet de sidste par uger. Det er især et par stykker fra maskinteknisk gruppe der har været aktive. Pt 319 likes, der kom over 50 på en enkelt dag! Rækkevidden svinger meget fra ca. 150 pers til ca. 1200 inden for den sidste måned. Opfordring til at gå ind og like Regionens side. Formandsmøde i København den 15. og 16. april Joanna Christensen, Sundhedsteknologisk gruppe Asta Lund Mathiesen, Maskinteknisk gruppe Carl Viggo Slot, Elektroteknisk gruppe Anette Blach, Kemi og Bioteknologisk gruppe Henning Espersen, SKU Christina Kiær, ØJR Deltager fra IDA Østjylland IDA Akademi Så er der igen arrangementer kun for de aktive. Sådan bliver du mere innovativ Lyt mens du taler Mail udsendt den 11. april I må meget gerne reklamere for det blandt de andre aktive. Afskedsreception Niels Henrik Gregersen, Patrade Den 4. maj kl 15-17 er den gamle bestyrelse inviteret til afskedsreception på Patrade. Christina køber gave fra Regionen Ad 13. Eventuelt Intet under dette punkt
Ad 14. Næste møde - den 17. maj 17.30-21.00 OBS! Sted: Adresse følger Ad 15. Evaluering af aftenens møde Christina: God tone og godt engagement. Hurtig gennemførelse i forhold til mængden af punkter.