Administrationsgrundlag vedrørende lokal løndannelse 2011 2013 Administrationsgrundlaget fastlægger de nærmere rammer for håndteringen af Lokal løndannelse i overenskomstperioden 2011-13 i tråd med Næstved Kommune lønstrategi og de aftaler der er indgået mellem overenskomstens parter om lokal løndannelse. Administrationsgrundlaget er tiltrådt af Direktionen og behandlet i MED hovedudvalg. Administrationsgrundlaget danner baggrund for drøftelserne med organisationerne og skal fungere som vejledning for ledere i forvaltningerne, centrene og virksomheder som har ansvar for Lokal løndannelse. Baggrund Overenskomstresultatet for OK11 betyder en ændret form af den lokal løndannelse. Der afsættes og finansieres ikke længere nye penge til kommunernes lønforhandlinger i overenskomstrammen og dermed i økonomiaftalen (forlodsfinansering). Kommunerne har ikke længere pligt til at dokumentere, hvor mange nye penge de bruger til lønforbedringer til bestemte personalegrupper i kommunen (udmøntningsgaranti) Der er ingen aftalte forpligtelser til at genanvende de lokale lønmidler, der allerede er i kommunerne (primært tidligere forlodsfinansierede lokale lønmidler) Men det er forudsat i økonomien bag overenskomstresultatet, at lokal løns nuværende andel af den samlede løn i kommunerne bevares. Lokal løn udgør i dag gennemsnitligt 8,5 pct. af den samlede løn i alle kommunerne Hvis kommunerne anvender KL s lønfremskrivningsprocent i budgetvejledningen er der i de kommunale budgetter økonomisk dækning til at fastholde det nuværende niveau af lokal løn Men der er fortsat lokal løn og hvis den skal overleve og udvikle sig, er det afgørende, at kommunerne genanvender de midler, der allerede er, til lokale lønforhandlinger, og selv finder nye midler De centralt aftalte procedureregler for kommunernes lønforhandlinger er stærkt forenklet ved overenskomstforhandlingerne i 2011. Overenskomstresultatet giver efter KLs opfattelse mulighed for, at fastsætte løn ud fra strategiske ledelsesmæssige prioriteringer og mulighed for at anvende løn aktivt lokalt, når den ikke reguleres centralt og bliver passiv løndannelse. Lokal løndannelse kan for eksempel anvendes til at understøtte
effektiviserings- og omstillingsprocesser, resultatkontrakter, indsatsområder og bidrage til at løse udfordringer med rekruttering og fastholdelse. KL udtaler, at nye midler kan findes på budgettet for eksempel gennem prioriterede bevillinger, besparelser eller effektiviseringer. Det er nu op til den enkelte kommune, at fastsætte rammer for den fortsatte lokale løndannelse. Direktionen har som udgangspunkt, at der fortsat skal sikres lokalt aftalt løn, at løndannelsen skal være prioriteret og have retning, at det giver bedst mening at give retningen lokalt på virksomhedsniveau, og det kræver at lederne på alle niveauer forsøger at finde midler til det og det lokale råderum herefter respekteres af den centrale administration. Finansiering af lokal løndannelse Lokal løn til alle ledere og medarbejdere finansieres af forvaltningernes og virksomhedernes lønbudgetter, da der ikke er afsat centrale puljer. Det evt. lokal opsparede råderum røres ikke fra centralt hold, men der er lokal frihed til at anvende midler inden for selvforvaltningsrammen. Andelen af lokallønsmidlerne af Næstved Kommunes samlede lønsum var i juni 2011 gennemsnitlig 9,2%. Målsætningen er, at Lokal løn ved udgangen af denne overenskomstperiode (31.03.13) fortsat udgør gennemsnitlig 9,2% af den samlede lønsum. De gennemsnitlig 9,2 % er udtryk for den del af lønsummen, der er lokalt forhandlet fra 1998 til 2010 Det kan være fristende at lade ledigblevne lønmidler indgå i den økonomiske balance, men det er Direktionens og Økonomiudvalgets holdning at Næstved Kommune fortsat gennemsnitlig udmønter 9,2% til lokal løndannelse. Såfremt der ikke gennemsnit på landsplan udmøntes 8,5% vil reguleringsordningen udmønte den manglende del. Så anvend lokal løn aktiv prioriteret frem for passiv tilpasning. Næstved Kommune har anvendt KL s lønfremskrivningsprocent i budgetvejledningen som budgetterne er fremskrevet med, så der er økonomisk dækning til at fastholde det nuværende niveau af lokal løn Som en naturlig følge af den nye finansieringsform vil Lokal Løn på lang sigt komme til at udgøre en stigende andel af kommunens samlede lønsum Afklaring af råderum På baggrund af politikkernes og ledelsens høje prioritering af lokal løndannelse skal der arbejdes aktivt med det, og det er vigtigt at virksomhedsledere/afdelinger arbejder med at skabe råderum i budgetterne til den lokal løndannelse, og bør overveje en bred vifte af muligheder. Der henvises til Det lokale økonomiske råderum, som kan finde på ERNA > Organisation > Ledelse > Personaleadministration.
Der er udarbejdet et skema, som kan være med til at afklare hvordan Vifte af muligheder for at skabe råderum i budgetterne til lokal løndannelse En hel eller delvis genanvendelse af provenu ved effektivisering og øget produktivitet ledelsen kan skabe råderum i budgetterne: Mine prioriteringer i forbindelse med at skabe råderum i budgetterne Digitalisering af den kommunale organisation Øget anvendelse af selvbetjeningsløsninger for vores borgere frigør hænder hvorved lønmidler kan genanvendes til løndannelse Kommunale besparelser og omstruktureringer - Færre ansatte samtidig med øget råderum til løndannelse Genanvendelse af de gennemsnitligt 9,2% som i dag anvendes til lokal løndannelse Fastholde eksisterende lokale lønmidler samtidig med færre ansatte Personaleomsætning Lang anciennitet fratræder og ny medarbejdere med kort anciennitet ansættes Overgangstillæg bortfalder Forhåndsaftaler binder i dag mange lokale lønmidler. En forenkling af forhåndsaftalerne kan bidrage til det økonomiske råderum Tilbagefald af aftalte engangstillæg for året forinden Forhandlingsforløb/tidsplan Udgangspunktet er at såfremt en af parterne ønsker lønforhandling skal der forhandles en gang årligt. For at fastholde fokus, og give de bedste vilkår for lokal løndannelse, er det Løn- og personalekontorets opfattelse, at udgangspunktet er to forhandlings-runder i overenskomst-
perioden 2011-13. Første runde foreslås afholdt senest 1. kvartal 2012 og anden runde senest 1. kvartal 2013, men den enkelte leder kan aftale et andet forhandlingsforløb med tillidsrepræsentanten/organisationen. Derudover kan der foregå situationsbestemte forhandlinger hele året. Der afholdes informationsmøde i december 2011/januar 2012 for afdelingsledere, kontorchefer og virksomhedsledere om lokal løndannelse for perioden 2011-13. Forhåndsaftaler Løn- og personalekontoret forhandler forhåndsaftaler og indgås/forlænges med udgangspunkt i de gældende overenskomster. Den fremtidige strategiske og aktive håndtering af Lokal Løn betyder dog, at indholdet i forhåndsaftalerne moderniseres, så de understøtter nuværende praksis. Det er uden tvivl en god ide at have forhåndsaftaler hvor det giver mening, men det kan ligeledes være relevant at reduceres antallet af forhåndsaftaler og/eller elementer i de enkelte forhåndsaftaler i nogen sammenhænge. Løn- og personalekontoret har nedenstående tidsplan for forhandling af forhåndsaftaler: 15.12.2011 er sidste frist for organisationerne til at gøre opmærksom på, hvis de ønsker generelle forhandlinger af forhåndsaftaler 15.12.2011 til 01.04.2012 forhandler løn- og personalekontoret evt. forhåndsaftaler med de faglige organisationer Lokale lønforhandlinger Når informationsmøderne i januar 2012 er slut, kan centerledere og direktører udmelde principperne og rammer (særlige indsatsområder, særlige mål og prioriteringer) for udmøntning af lokal løn i egen forvaltning såfremt det ønskes. Ønskes der lokale forhandlinger og centerledere og direktører ikke har udmeldt rammer og principper for lokal løn arbejder de forhandlingsberettigede ledere videre med det lokalt, og gennemfører de konkrete lønforhandlinger med de faglige organisationer inden for egne rammer og principper. Skemaet på næste side kan bruges til at skabe klarhed over tilrettelæggelsen af de lokale lønforhandlinger i virksomhederne/afdelingerne. Procedure ved nyansættelse Ved nyansættelse af personale er aflønningsgrundlaget: Grundlønnen for stillingskategorien. Eventuelle obligatoriske funktionsog kvalifikationslønninger eller tillæg til grundlønnen for arbejds- eller ansvarsområder, kvalifikationer eller kompetencer. Decentralt aftalte lønelementer. Grundlaget for aflønningen forhandles med den forhandlingsberettigede
organisation. Reglerne forudsætter, at en stillings aflønning så vidt muligt skal være aftalt før tiltrædelsen. Hvis dette af praktiske årsager ikke er muligt, vil følgende løsningsmuligheder kunne anvendes som a conto aflønning: Udbetaling af grundløn og centralt aftalte løndele. Tidligere stillingsindehavers grundløn og funktionsløn eller tillæg til grundlønnen for arbejdseller ansvarsområder. Hvis der ikke inden 3 måneder efter ansættelsen er opnået enighed om lønforholdene, anvendes forhandlingsproceduren ved interessetvister. Inden lønforhandlingen skal jeg f.eks. afklare: Min forberedelse Lokal lønpolitiske drøftelser på MED-udvalg eller personalemøde Hvor stort er mit råderum og skal jeg evt. have hjælp til beregningen af det Evt. udmeldinger/principper fra direktør/centerleder Fastlæggelse af virksomhedens rammer og principper Byråds- og fagudvalgsmål gældende for området Min virksomheds mål- og resultatområder Mine medarbejdernes funktioner, stillingsindhold, kvalifikationer, herunder resultater og målopfyldelse. Tjekke kommunens lønpolitik og centrale aftaler om lokal løndannelse og overenskomstens bestemmelser Tjekke om der er forhåndsaftaler og tr-aftaler på området (ligger på ERNA) Hvordan ser lønsammen sætningen pt. ud på mine medarbejdere (lønudtræk laves i rollebaseret indgang) Hvornår mine forhandlinger i overenskomst perioden 2011-13 ligger (tidsplan) Hvornår skal jeg senest have løn forlag fra TR/organisationerne
Forhandlingsdatoer Dato for udveksling af forslag Orientering og drøftelse med TR om mine overvejelser vedr. lønforhandlingerne og tidsplan Har jeg brug for sparring eller et møde med personalekonsulenten Forhandlings og aftale kompetence Lokal løndannelse bygger på gensidige forpligtende aftaler og enighed. Ingen af parterne - ej heller ledelsen - kan diktere en aflønning. Når der skal opnås aftaler i enighed, bliver begreber som forhandling og proces vigtige. For ledere og repræsentanter fra de faglige organisationer er det vigtigt at kunne etablere og gennemføre processer, der bygger på: gensidig tillid åbent samarbejde ærlighed Hvis forhandlingerne bygger på sådanne principper, vil lønaftaler ikke alene være arbejdsretlig bindende, men vil også medføre en gensidig ansvarlighed. Ledere direktører og afdelingsledere Ledere kontorchefer og virksomhedsledere Medarbejdere og TR Forhandlingskompetencen i Næstved Kommune til at indgå lønaftaler: Forhåndsaftaler Løn- og personalekontoret Kommunaldirektøren Direktør/ centerchef, afdelingsledere Kontorchef eller virksomheds-leder Aftalernes indhold Aftaler om lokal løndannelse bygger på kriterier for funktions- og kvalifikationsløn, resultatløn, engangsbeløb, pensionsforbedringer, uddannelse, kurser. Ved lønforslag om grundlønsforbedringer og konvertering af tillæg til trin for tjenestemænd skal personalekonsulenten på området altid kontaktes inden aftale indgås. Kriterierne skal være: enkle gennemskuelige fremadrettede Både lederen og repræsentanten for den faglige organisation har en interesse i enkle og gennemskuelige kriterier. Begge aftaleparter er ansvarlige i forhold til de medarbejdere, aftalen drejer sig om. Det enkle og det gennemskuelige synliggør, at løndannelsen ikke er vilkårlig, lønaftalerne hviler på et sagligt grundlag. Der kan lægges vægt på, at Lokal Løn kobles til målbare og planlagte opgaver og indsatser. Eksempler: Opfølgning på trivselsmåling og sygefravær
Særlige planlagte indsatsområder f.eks gennemførelse af en organisationsændring, implementering af nye opgaver og effektiviseringer Opfyldelse af forudaftalte resultatmål Ekstraordinær indsat ydet af enkeltpersoner og / eller grupper Den enkeltes kompetenceudvikling Decentrale lønaftaler skal være fremadrettede. Udfyldelse af lønskemaer Ved indgåelse af lønaftaler skal Næstved Kommunes lønaftaleskemaer altid bruges og KTOs og Jeg skal afklare: Skal personalekonsulenten deltage i forhandlingen Hvem har kompetencen til at forhandle fra organisationen Hvad skal begrundelserne for tillæggene være begrundelserne skal kunne forklare og forsvare dit valg Overvej om der skal ske modregningsadgang i lokal aftalt kvalifikationsløn for f.eks. erfaring, hvis medarbejderen senere får en lignende stigning jf. overenskomsten Hvordan vil jeg melde forhandlingsresultatet ud Hvornår kommer den forhandlede løn til udbetaling Skal der ske evaluering af lønforhandlingen og hvordan Tvister Brud på aftaler eller uenigheder om forståelse af aftaler, behandles efter de almindelige regler om voldgiftsbehandling eller indbringes for Arbejdsretten. Sundhedskartellets vejledninger. Find KTO og Sundhedskartellets vejledninger på ERNA > Organisation > Ledelse > Personaleadministration > Løn > Lønaftaleskemaer. Udmelding af aftaleresultatet Aftaleresultatet af forhandlingen formidles af lederen og organisationsrepræsentanten f.eks. ved at parterne udarbejder en skrivelse eller kommer med en mundtlig tilbagemelding. Lederen og tillidsrepræsentanten har ansvaret for at de berørte medarbejdere får udleveret en kopi af det underskrevne lønforhandlingsskema (se hjælpeskema herunder). Min forberedelse I tilfælde af interessetvister henvises til aftaler om lokal løndannelse (KLs hjemmeside). Det skal tilstræbes at løse forhandlingen på det lokale niveau,
idet lokal løndannelse forudsætter lokale løsninger på lokale problemer. Strategi for Lokal løndannelse Der skal arbejdes aktivt for at sammenkæde brug af Lokal Løn med opnåede resultater/ begivenheder eller lignende målbare størrelser. Det kan såvel ske i forhold til den enkelte medarbejder som til grupper af medarbejdere En maksimal lønstigning på 5 % pr. år + den almindelige centralt fastlagte lønstigning for samtlige ansatte ved kommunen Sigtet med strategien er bl.a. at hindre intern lønkonkurrence og lønglidning Begrundede forslag om dispensation fra den maksimale lønstigningsprocent forelægges direktøren For at der kan ske en mere dynamisk anvendelse af Lokal Løn vil resultatlønskontrakter og engangsbeløb være oplagte valg som supplement til varige tillæg. Udgangspunktet i Næstved Kommune vil være at 2/3 af den samlede forhandlings sum til engangsbeløb og resultatkontrakter Sikre at råderummet i budgetterne udmøntes både til nuværende medarbejdere og ny ansatte. Det ene udelukker ikke det andet. God dialog med organisationerne er vigtig for at skabe gode resultater Styring af Lokal løndannelse Målepunkter lønstatistik Forvaltningerne modtager nøgletal på Lokal Lønsandel af den samlede lønsum med jævne mellemrum. Nøgletallene kommer fra FLD (Det Fælleskommunale Løndatakontor) og er forsinket ca. 2½ måned, jf. nedenstående oversigt: Tal fra august 2011 kommer i november 2011 Tal fra maj 2012 kommer i august 2012 Tal fra august 2012 kommer i november 2012 Tal fra marts 2013 kommer i juni 2013 Fordeling af andelen af lokal løndannelse pr. forvaltning/center Andelen af lønsummen, som skal anvendes til Lokal Løn, er nedenfor opgjort på hovedkontoniveau. Dette er nødvendigt, da der er store individuelle forskelle på personalegrupperne. Tallene er udtryk for, hvor stor en del af lønsummen, der er Lokal Løn (opgjort maj 2011): Hovedkonto Andel af lønsum til Lokal Hovedkonto 0 13,1% Hovedkonto 1 21,0% Hovedkonto 2 17,4% Hovedkonto 3 10,0% Hovedkonto 4 12,2% Hovedkonto 5 6,9% Hovedkonto 6 12,3% Central styring Næstved Kommune ønsker at fastholde den nuværende andel af den samlede lønsum ved kommunen til fordeling som Lokal Løn. Andelen af den samlede lønsum er opgjort centralt i FLD (Det Fælleskommunale løndatakontor). Det overordnede styringsgrundlaget for overenskomstperioden 2011-13 er, at Lokal Løn skal udgøre 9,2 % i
gennemsnit af den samlede lønsum i Næstved Kommune ved udgangen af denne overenskomstperiode. Med henblik på at sikre at dette mål indfries, vil Løn- og personalekontoret være behjælpelig med følgende opgaver: Ved hjælp af FLD opgøres Lokal Løn som en procent af forvaltningens/centrets/ virksomhedens samlede lønsum. De enkelte forvaltninger/center/ virksomheder har herved et mål for brugen af Lokal Løn Det bemærkes i den forbindelse, at 9,2 % i gennemsnit er et total for hele kommunen, men også, at dette tal varierer mellem forvaltningerne/ centrene/virksomhederne. Det skyldes, at de forskellige overenskomstgrupper historisk har haft en forskellig udvikling i andelen af lokale lønmidler og lønmodeller. Det varierer for f.eks. for hver personalegruppe, hvor meget af den anciennitetsbaserede løn, som blev konverteret til lokal løn. Startkapitalen ved overgangen til lokal løn var således forskellig og det afspejles i dag ved, at andelen af lokal løndannelse er forskellig fra personalegruppe til personalegruppe. Løn- og personalekontoret forelægger forvaltningerne/centrenes/virksomhedernes relevante statistik for udviklingen i Lokal løndannelse. Såfremt den enkelte forvaltning ønsker det kan løn- og personalekontoret levere tal for den lokale løndannelse på ét lavere organisationsniveau Løn- og personalekontoret evaluerer Lokal løndannelse inden udgangen af oktober 2012. Resultatet af evalueringen kan give indspark til 2. forhandlingsrunde. Fokuspunkter for evalueringen er: o Andel af Lokal Løn o Modernisering af forhåndsaftaler o Procesmæssige forhold omkring arbejdet med strategisk tilgang til lokal løndannelse Decentral styring Det er den enkelte forvaltnings/centers ansvar at medvirke til at sikre en opfyldelse af intentionerne om en strategisk brug af Lokal Løn. Forvaltningen skal herunder sikre, at forvaltningens egen andel af lønsummen, som skal anvendes til Lokal Løn, fastholdes. Det vil sikre, at kommunen når det overordnede mål på gennemsnitlig 9,2 % som Lokal Løn. Vejledning til beregning af årlig lønudgift fra et løntrin til et andet den årlige lønudgift den årlige lønudgift ved tillæg samt Pensions- og ferieprocenter findes på www.fldnet.dk samt på ERNA > Organisation > Ledelse > Løn Se hjælpeskema for afklaring på næste side:
Jeg skal afklare: Hvad er procenten for lokal løndannelse i min afdeling/center/virksomhed Hvad er pensions- og ferieprocenten for de medarbejdere der er forslag på Min forberedelse Hvordan beregner jeg den årlige lønudgift af de indkomne lønforslag Om jeg har behov for andre styreredskaber Implementering Næstved Kommune ønsker størst mulig åbenhed i organisationen om rammerne for Lokal løndannelse. Det skal bl.a. ske ved en løbende målrettet kommunikation: Der afholdes informationsmøde for ledere, hvor der gives en mere detaljeret orientering om de nye rammer for Lokal Løn. Mødet afvikles i december 2011/januar 2012 På møderne orienteres om de nye rammer for Lokal løndannelse, administrationsgrundlaget og der vil blive lagt vægt på at udveksle ideer om, hvordan man strategisk kan arbejde med Lokal løndannelse lokalt. Administrationsgrundlaget er tilgængelig på ERNA for alle medarbejdere. Næstformand i Hoved-MED inddrages i arbejdet og Hoved MED orienteres om nærværende rammer for Lokal løndannelse for kommunen. De faglige organisationer orienteres i tilknytning til de møder, der foregår i januar med forhandlingsgrupperne Råd og vejledning Administrationsgrundlaget findes på ERNA og beskriver overordnet Næstved Kommunes rammer for lokal løndannelse 2011-13, men er ikke udtømmende, da der kan være helt specielle forhold i de enkelte forvaltninger. Såfremt der er spørgsmål eller der er behov for råd og vejledning eller deltagelse i forhandlingerne kan Personalekonsulenten på jeres område kontaktes. Ved spørgsmål til den økonomiske styring af den lokale løndannelse kan lønstyringschef Søren Davidsen kontaktes. Læs også KL har en hjemmeside om lokal løndannelse hvor der er mulighed for at indhente inspiration: www.kl.dk/fagomrader/arbejdsgiver-- og-lonforhold/lokal-londannelse/ Find hjælpeskemaer på de følgende tre sider. Med venlig hilsen, MED-Hovedudvalget Gældende pr. 1. januar 2012