FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Beretning nr. 10 (side 242-259) Løbende revision indtil januar 2012 Delberetning for regnskabsår 2011 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 242 2 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 243 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet... 243 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder... 243 2.3 Beholdningseftersyn... 244 2.4 Forretningsgange for afstemning af balancekonti... 244 3 GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER... 245 3.1 Likvide beholdninger... 245 3.2 Øvrige balanceposter... 245 4 BESØG PÅ DECENTRALE INSTITUTIONER... 246 5 FORVALTNINGSREVISION: MELLEMKOMMUNALE BETALINGER... 247 5.1 Baggrund, formål og afgrænsning... 247 5.2 Resultat... 248 5.2.1 Kommunens beskrevne forretningsgange... 248 5.2.2 Opkrævningsfrekvens... 248 5.2.3 Anvendte takstmodeller m.v. til brug for opkrævning hos andre kommuner. 249 5.2.4 Vurdering af forretningsgang for kontrol af november-lister fra det centrale cpr-register... 249 5.3 Samlet konklusion og anbefalinger... 250 6 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 251 7 VEDERLAG M.V. TIL POLITIKERE... 252 8 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 253 8.1 Generelt... 253 8.1.1 Formål... 253 8.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 253 8.2 Forretningsgange m.v.... 254 8.2.1 Forretningsgange... 254 8.3 Personsager... 255 8.3.1 Tilbud til udlændinge... 255 8.3.2 Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension)... 255 8.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser)... 255 8.3.4 Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob)... 256 8.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning, servicejob og forsikrede ledige)... 257 9 FOKUSREVISION - OPFØLGNING... 257 10 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER... 258 11 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 259
Til Faaborg-Midtfyns Kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2011 udført indtil januar 2012. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (Beretning nr. 5 Bilag 1 Genoptryk af tiltrædelsesberetning). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2011 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. Som supplement til denne revisionsberetning er der udarbejdet administrativt notat, der er udleveret til kommunens ledelse. 242
2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at kasse- og regnskabsregulativet på tilstrækkelig vis beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Ved revisionsbesøg har der været fokus på om bilagsbehandlingen overholder de regler, som er vedtaget i kommunens Kasse- og regnskabsregulativ. Vores gennemgang har omfattet stikprøvevis bilagsrevision samt rettidig behandling af bilag herunder specielt elektronisk modtagne fakturaer. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Økonomistaben har etableret et fornuftigt tilsyn med bilagsbehandlingen i de enkelte bogføringsenheder. Herigennem opsamler økonomiafdelingen løbende viden om kvaliteten i bilagsbehandlingen, som gør det muligt at reagere hurtigt, hvis enkelte bogføringsenheder er bagud med bilagsbehandlingen. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. Det er sammenfattende vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling fortsat er velfungerende og er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. 243
2.3 Beholdningseftersyn Vi har foretaget uanmeldt beholdningseftersyn ved kommunen den 7. september 2011. Formålet har været, at sikre de likvide aktivers tilstedeværelse, deres tilhørsforhold til kommunen samt anbringelse pr. eftersynsdagen vurdere om kommunens forretningsgange på det likvide område er hensigtsmæssige og fungerer tilfredsstillende i kontrolmæssig henseende og om de er i overensstemmelse med det af kommunalbestyrelsen fastlagte kontrolniveau Revisionen er foretaget via interview, gennemgang af afstemninger af kommunens konti i pengeinstitutter samt vurdering af forretningsgangen omkring det lukkede kassesystem. Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. 2.4 Forretningsgange for afstemning af balancekonti Vi har ved revisionsbesøget endvidere fokuseret på at undersøge, om reglerne jf. bilag til kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti og fejlkonti overholdes. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Revisionen er foretaget via interview samt gennemgang af afstemninger af kommunens konti i pengeinstitutter, fejlkonti og udvalgte balancekonti. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter, jfr. afsnit 3. 244
3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 3.1 Likvide beholdninger Som anført i afsnit 2.3 har vi under revisionsbesøget gennemgået afstemninger af de likvide beholdninger pr. 7. september 2011. 3.2 Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge om administrationen overholder reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Kommunens regelsæt på området er beskrevet i bilag 9.5 Afstemning af statuskonti som er en del af kommunens Kasse- og regnskabsregulativ. I bilaget er det præciseret, at der 3 gange årligt skal afleveres afstemninger til Økonomistaben. Vi har her fået oplyst, at de 3 afstemningsrunder er delt op i 2 gange i løbet af året mens den 3. gang er ultimo året. Vi har påset om der er afleveret afstemninger til Økonomistaben 2 gange i løbet af året og har stikprøvevis efterprøvet, om balancekontiene afstemmes i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 245
4 Besøg på decentrale institutioner Formålet med besøgene var at foretage en vurdering af de administrative forretningsgange på de decentrale institutioner i forhold til gældende regler med speciel fokus på kommunens kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag og har eksempelvis omfattet Lønadministration Administration af udlæg Administration af indtægter Overholdelse af den budgetansvarliges egne beskrivelse af det fastlagte økonomiske ledelsestilsyn Vurderingen er foretaget ved stikprøver. Der er foretaget besøg ved Toftegårds Børnehave Treegeskolen Ungdomsskolen Plejecenter Område Øst Besøgene er udført i september og november 2011. Det er vores vurdering, at de etablerede forretningsgange generelt er fornuftige, idet bilagsbehandlingen var ajour og den stikprøvevise gennemgang ingen fejl/mangler viste der var dokumentation for aktuelle udlæg forretningsgangene omkring lønadministrationen vurderes som værende fornuftige de budgetansvarliges egne beskrivelser af det fastlagte økonomiske ledelsestilsyn overholdes Besøgene ved de decentrale institutioner har ikke giver anledning til yderligere kommentarer. 246
5 Forvaltningsrevision vedrørende mellemkommunale betalinger 5.1 Baggrund, formål og afgrænsning Mellemkommunale betalinger er et væsentligt område for, idet mellemkommunale opkrævninger og betalinger: beløbsmæssigt er væsentlige 1 o Betaling fra andre kommuner (art 7.7) udgør jævnfør korrigeret budget 2011 187,4 mio. kr. o Betaling til andre kommuner (art 4.7) udgør jævnfør korrigeret budget 2011 185,6 mio. kr. har direkte indvirkning på kommunens likviditet har væsentlig betydning for den løbende budgetopfølgning Det overordnede formål med forvaltningsrevisionen har været at vurdere de styringsprocesser, ledelsen har iværksat, med henblik på at sikre korrekt opkrævning og betaling af mellemkommunale refusioner. Forvaltningsrevisionsaspekterne ledelse og styring herunder økonomistyring er anvendt. Vores gennemgang er primært baseret på interviews af enkelte personer i Faaborg-Midtfyn Kommune og vi har haft rettet vores fokus på følgende punkter: beskrevne forretningsgange opkrævningsfrekvens anvendte takstmodeller m.v. til brug for opkrævning hos andre kommuner forretningsgang vedrørende kontrol af november lister fra det centrale cpr-register Vi har udvalgt følgende driftsområder til vurdering af kommunens forretningsgange på området: Pleje og Omsorg (Ældreområdet) Børn og Unge samt udvalgte forretningsgange ved Økonomistaben. 1 Budgettallene er oplyst af kommunen den 6. januar 2012 247
5.2 Resultat 5.2.1 Kommunens beskrevne forretningsgange Vi har undersøgt, om kommunen har beskrevne forretningsgange på området for mellemkommunale betalinger og har vurderet, om disse er fornuftige. Vi har udelukkende foretaget vurderingen på de udvalgte driftsområder samt udvalgte forretningsgange ved Økonomistaben. Generelt vurderer vi, at kommunen har etableret fornuftige forretningsgange men som ikke fuldt ud er beskrevet. Vi har konstateret, at de enkelte aftaleholderes beskrivelser har forskelligt omfang og ikke i alle tilfælde er koordineret med de kontroller, der er etableret og under beskrivelse centralt i Økonomiafdelingen. Da beslutninger i et fagsekretariat kan have afsmittende virkning på et andet aftaleområde skal vi anbefale, at der er fokus på forretningsgangene i kommunen som helhed. Dette vil endvidere medvirke til at sikre vidensdeling på tværs af aftaleholderne. Nogle af områderne er efter vores vurdering sårbare overfor personaleudskiftninger, opgaveflytning og lignende. Sårbarheden er særlig udpræget på områder, hvor opgaven fuldt ud, eller næsten fuldt ud, løftes af én person. Efterprøvningen af forretningsgangene har endvidere vist, at der på flere områder udføres fornuftige interne kontroller som endnu ikke er beskrevet i aftaleholdernes ledelsestilsynsbeskrivelser. Vi vil derfor anbefale, at de respektive aftaleholderes beskrivelser løbende revideres og udbygges med disse interne kontroller for derved, at have opdaterede forretningsgange for håndteringen af mellemkommunale betalinger. 5.2.2 Opkrævningsfrekvens har besluttet, at der som hovedregel opkræves mellemkommunal betaling hver måned. Vi har via vores dataanalyseværktøj foretaget en vurdering af, om der er sket løbende opkrævning i perioden januar til august 2011. På baggrund af den regnskabsmæssige gennemgang er det vores opfattelse, at kommunen i alt væsentlighed foretager opkrævning af mellemkommunale betalinger løbende hen over året. 248
5.2.3 Anvendte takstmodeller m.v. til brug for opkrævning hos andre kommuner Vurdering af opkrævning for borgere fra andre kommuner ved en tidligere amtsinstitution og ved et af kommunens plejecentre Vi har efterprøvet ved et af de tidligere amtsinstitutioner og ved et af kommunens plejecentre om kommunens anvendte model for takstberegning følger den gældende rammeaftale. De udvalgte stikprøver har vist, at kommunens anvendte takstmodeller, der ligger til grund for de foretagne opkrævninger, er i overensstemmelse med principperne i rammeaftalen om dagstakst. Opkrævning af følgeydelser for refusionsborgere bosiddende på selvejende institutioner Vi har efterprøvet, om kommunen har etableret interne kontroller vedrørende opkrævning af følgeydelser på områderne førtidspension og boligydelse. De interne kontroller er efterprøvet ved udvalgte stikprøver. Det er vores generelle opfattelse, at der er etableret fornuftige forretningsgange med henblik på at sikre mellemkommunal betaling af følgeudgifter. De interne procedurer var dog endnu ikke beskrevet på revisionstidspunktet. Vi har fået oplyst, at økonomistaben har igangsat udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelse i samarbejde med Borgerservice, som har fokus på at sikre opkrævning af følgeydelser specielt vedr. førtidspension og boligydelse. 5.2.4 Vurdering af forretningsgang for kontrol af novemberlister fra det centrale cpr-register Via Økonomi- og Indenrigsministeriet rekvireres hvert år November-lister fra CPR-registret, som omfatter både borgere bosiddende i og borgere fra Faaborg- Midtfyn Kommune bosiddende i andre kommuner. Listerne danner grundlag for andel af de generelle tilskud og mellemkommunale refusioner. Vi har efterprøvet, om kommunen har etableret interne kontroller af begge lister vedrørende refusionsborgere for at sikre korrekt grundlag for opkrævning og betaling af mellemkommunale forhold. 249
Det er generelt vores vurdering, at der er etableret en fornuftig intern kontrol af november listerne. De udvalgte stikprøver har ikke vist fejl men det er oplyst, at der p.t. ikke udføres kontrol til belægningslister under Pleje og Omsorg. Vi anbefaler derfor, at kommunen fremover etablerer intern kontrol på området. 5.3 Samlet konklusion og anbefalinger Efter gennemgang og efterprøvning af beskrevne forretningsgange og øvrigt materiale vurderes det, at håndteringen af kommunens opkrævning og betaling af mellemkommunale refusioner generelt er fornuftige på de undersøgte områder, idet: generelt har beskrevne forretningsgange på de undersøgte driftsområder, som er med til at sikre den daglige administration af området i kommunen. der månedligt foretager opkrævninger hos andre kommuner de anvendte takstmodeller hos de undersøgte enheder følger gældende regler der anvendes lister fra Økonomi- og Indenrigsministeriet, der bl.a. er med til at sikre et fuldstændigt opkrævningsgrundlag vedrørende andre kommuners borgere der ikke er fundet fejl eller mangler i forbindelse med vores gennemgang På baggrund af vores gennemgang har vi følgende anbefalinger: Der er ved de enkelte aftaleholdere udarbejdet beskrivelser som bilag til kommunens kasseog regnskabsregulativ. Af bilagene fremgår efter hvilke procedurer betaling, opkrævning og kontrol foretages. Beskrivelserne har dog forskelligt omfang og ses ikke koordineret med de kontroller, der er etableret og under beskrivelse centralt ved Økonomistaben. Nogle af områderne er desuden sårbare overfor personaleudskiftninger, opgaveflytning og lignende. Sårbarheden er særlig udpræget på områder, hvor opgaven fuldt ud, eller næsten fuldt ud, løftes af én person. Kommunen har oplyst, at der er igangsat koordinering og beskrivelse af procedurer mellem de enkelte afdelinger med henblik på en mere ensartet tilgang og en optimering af økonomistyringen af de mellemkommunale betalinger. Efterprøvning af forretningsgange har endvidere vist, at der på flere områder udføres fornuftige interne kontroller som endnu ikke er beskrevet i aftaleholdernes ledelsestilsynsbeskrivelser. Vi skal anbefale, at de respektive aftaleholderes beskrivelser løbende revideres og udbygges med disse interne kontroller for derved, at have opdaterede forretningsgange for håndteringen af mellemkommunale betalinger. Vi konstaterede, at der p.t. ikke udføres kontrol af belægningslister under Pleje og Omsorg i forhold til Økonomi- og Indenrigsministeriets folkeregisterlister. En kontrol på området vil medføre højere sikkerhed for at den mellemkommunale betaling opkræves og da der kan være tale om væsentlige beløb anbefaler vi at kontrollen udføres. Det er aftalt, at kontrollen foretages fremadrettet. 250
6 Løn- og personaleområdet Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden januar 2011 til september 2011. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 20 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Vej- og Trafikafdelingen Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet Det administrative område. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 251
7 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget en stikprøvevis gennemgang af udbetalt vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og kommunalbestyrelsesmedlemmerne til og med september 2011. Gennemgangen af udbetalt løn vederlag m.v. for ovennævnte periode har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 252
8 Revision af de sociale områder med statsrefusion 8.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 8.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 858 af 2. juli 2010 samt bekendtgørelse nr. 1642 af 22. december 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser 8.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, 253
herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 8.2 Forretningsgange m.v. 8.2.1 Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) Forsikrede ledige Vi har foretaget test af kontroller af 79 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Anbefaling Vores kontrol af advis fra KMD Sag Advis viste flere ubehandlede adviser af ældre dato. Der er her tale om systemadviser, som kan have udbetalingsmæssig eller refusionsmæssig betydning. På grundlag heraf anbefaler vi, at der fremover etableres en tættere opfølgning af ubehandlede adviser. Det anbefales endvidere, at den interne kontrol for en periode indarbejdes som del af ledelsestilsynet. 254
8.3 Personsager På de under afsnit 8.2.1 omtalte personsagsområder har vi foretaget gennemgang af udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis samt overholdelse af gældende lovgivning. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager, som vi har gennemgået på de enkelte personsagsområder. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 8.3.1 Tilbud til udlændinge Vi har foretaget gennemgang af 15 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 8.3.2 Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension) Vi har foretaget gennemgang af 5 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 8.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget gennemgang af 37 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 1 væsentlig fejl og mangel i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: i 1 sag vedrørende tabt arbejdsfortjeneste, jf. SEL 42, var der ingen aktuel dokumentation for den beregnede bruttoydelse og der var ikke taget højde for at den månedlige ydelse højest kan udgøre 19.613 kr. om måneden 255
Der er ved gennemgangen konstateret 2 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 1 sag vedrørende aktivering var der ikke gennemført kontaktforløb min. hver 3. måned, jf. LAB 17 og 18 i perioden fra 01-01-2011 til 06-04-2011, hvor overskridelsen udgør 14 dage. I 1 sag vedrørende aktivering var der ikke gennemført kontaktforløb min. hver 3. måned, jf. LAB 17 og 18 i perioden fra 26-05-2011 til 05-09-2011, hvor overskridelsen udgør 1 uge. I enkelte tilfælde blev der konstateret fejl/mangler i de gennemgåede sager på området. Efter vores vurdering er der tale om enkeltstående fejl/mangler og dermed er der ikke tale om generelle fejl/mangler på området. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 8.3.4 Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Vi har foretaget gennemgang af 11 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Særlig gennemgang på fleksjobområdet opfølgning fra regnskabsår 2010 Ved gennemgangen i år 2010 blev der konstateret fejl i 7 ledighedsydelsessager. Fejlene kan henføres til manglende eller for sen revurdering. Ved gennemgangen fik vi oplyst, at kommunen havde iværksatte en række tiltag, der ville have en positiv effekt på fejlniveauet fremover. Ved gennemgangen i 2011 har vi revideret 5 sager hvor der i 2011 skulle foretages revurdering. I alle de reviderede sager var opfølgningen foretaget rettidig. På baggrund af resultatet er det vores vurdering, at de iværksatte tiltag har haft den ønskede virkning og at sagsadministrationen foretages i overensstemmelse med reglerne for området. Vi skal dog fortsat anbefale, at der i kommunens ledelsestilsyn er fokus på rettidig revurdering på området. 256
8.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning, servicejob og forsikrede ledige) Vi har foretaget gennemgang af 11 antal personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Forsikrede ledige opfølgning fra regnskabsår 2010 Omkring rettidig opfølgning på det individuelle kontaktforløb med afholdelse af jobsamtale senest hver 3. måned jf. LAB 17 var der ved gennemgangen i år 2010 fejl i mere end 50 % af de reviderede sager. Jobcentret oplyste i forbindelse hermed, at fejlene blandt andet skyldes: - it-problemer i forhold til systemet på området - for sen modtagelse af data fra a-kassen - manglende registreringer i Arbejdsmarkedsportalen af sager ved Anden Aktør - manglende rettidighed på grund af for sen registrering i it-system Endvidere blev der taget beslutning om en række fremadrettede tiltag, der alle havde til formål at sikre korrekt og rettidig opfølgning. Ved gennemgangen i 2011 har vi revideret 5 sager hvor opfølgning jf. LAB 17 var relevant. I alle de reviderede sager var opfølgningen foretaget rettidig. På baggrund af resultatet heraf er det vores vurdering, at de iværksatte tiltag har haft den ønskede virkning og at sagsadministrationen foretages i overensstemmelse med reglerne for området. Vi skal dog fortsat anbefale, at der i kommunens ledelsestilsyn er fokus på rettidig revurdering på området. 9 Fokusrevision - opfølgning I decisionsskrivelsen fra Pensionsstyrelsen (på vegne af Beskæftigelsesministeriet) dateret 23. august 2011 vedr. Opfølgning på fokusrevision 2010 Kontant- og starthjælpsområdet er der krav om at revisor foretager opfølgning på følgende punkter: 1.: Hjemtagelse af korrekt refusion Kommunen har generelt tilrettelagt og fulgt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for hjemtagelse af korrekt refusion. Revisor anbefaler, at kommunen får fastlagt administrative procedurer, der følger op på forsinkelser i afgivelse af tilbud inden hjemtagelse af refusioner for indeværende/kommende kvartal. Revisor anbefaler også, at kommunen får IT-baserede redskaber, der understøtter, at der følges op på forsinkelse i afgivelse af tilbud. Kommunen har ikke kontrolprocedurer, der sikrer opfølgning på forsinkelse i afgivelse af tilbud, inden hjemtagelse af refusion for kommende kvartal. Kommunen har ikke 257
dokumenterede interne kontrolprocedurer, der sikrer opfølgning på sygdom, inden hjemtagelse af refusion for kommende kvartal. Ministeriet anbefaler, at kommunen etablerer kontrolprocedurer/interne kontrolprocedurer der sikrer opfølgning på sager med manglende tilbud til tiden og manglende sygeopfølgning, inden hjemtagelse af refusion. Kommunen har ikke etableret og gennemført ledelsestilsyn på området. Ministeriet anbefaler, at kommunen etablerer og gennemføre ledelsestilsyn på området. Revisor bedes følge op på ovenstående i den løbende revision. Revisors opfølgning Vi har gennemgået kommunens opfølgning og det er vores vurdering, at kommunen har taget stilling til og fået fastlagt de nødvendige procedurer i forhold til ovenstående. Det er vores vurdering, at punktet er lukket. 2.: Undersøgelse af enkeltsager Revisor har udtaget 20 tilfældige sager. Af disse er der ikke givet tilbud til tiden i 1 sag og der er fejlkonteret i denne sag. Revisor har udtaget 3 sager, hvor der ikke er givet tilbud til tiden. Der er sket fejlkontering i 1 af de udtagne sager. Ministeriet går ud fra, at der er sket refusionsmæssig berigtigelse i de sager, hvor det er påkrævet, og at revisor påser dette. Revisors opfølgning Vi har påset, at der er foretaget den fornødne refusionsmæssige berigtigelse i ovennævnte sag. Det er vores vurdering, at punktet er lukket. 10 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. 258
11 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Odense, den 9. marts 2012 BDO Kommunernes Revision Heidi Krieber Partner Registreret revisor 259