Censorsekretariatet Vejledning til censorformandskaberne www.censorsekretariatet.dk Censorsekretariatet, Porthusgade 1, 9000 Aalborg, kontakt@censorsekretariatet.dk, 7269 8700
Indhold Censorformandskabets arbejdsopgaver... 2 Censorsekretariatets arbejdsopgaver... 2 Principper for honorering af censorformandskaberne... 4 Honorering af censorformandsskabet... 4 Vejledning til udfyldelse af blanketter... 5 Blanket til honorering af ankenævnsdeltagelse og rejseudgifter... 5 Blanket til årlig honorering... 6 Brug af hjemmesiden... 7 Log-in... 7 Din Censorformandskabsprofil... 7 Min profil... 8 Beskikkelser... 8 Censorformandskabsdelen... 9 Rapporter og statistik... 9 Beskikkelsesansøgninger... 10 Censorer... 11 Behandlede ansøgninger... 11 Ændring i behandlede ansøgninger... 12 Ikke-allokerede prøver... 12 Censordelen... 13 Tilbudte prøver... 13 Censorallokeringer... 13 Opret ny censorrapport... 13 Passivperioder... 13 Eksaminatordelen... 15 Prøver... 15 Eksaminatorrapport... 15 Allokeringsprincippet... 15 1
Censorformandskabets arbejdsopgaver Censorformandskabet er etableret med det formål at højne kvaliteten på KVU, VVU og PBA-uddannelserne. Censorformand og en eller flere næstformænd vælges for en 4-årig periode af censorerne i censorkorpset. Censorkorpsets formand og næstformand danner censorformandskabet. Mindst en af censorerne i formandskabet skal være aftagercensor. Arbejdsopgaverne omfatter: Repræsentere censorerne i censorkorpset over for Uddannelses- og Forskningsministeriet og institutionerne Fungere som koordinerende bindeled mellem censorer, institutioner og Uddannelses- og Forskningsministeriet Følge gældende lovgivning for området som Eksamensbekendtgørelse nr. 1519 af 16/12/2013 om prøver og eksamen i erhvervsrettede uddannelser, studieordninger, karakterbekendtgørelsen mf. Rådgive institutioner og Uddannelses- og Forskningsministeriet på grundlag af censorrapporterne om uddannelsernes kvalitet og hensigtsmæssighed i forhold til arbejdsmarkedet, og i forhold til videre uddannelsesforløb Afgive årlig beretning til institutionerne og Uddannelses- og Forskningsministeriet. Beretningen afgives på baggrund af censorrapporterne Besvare høringer om væsentlige ændringer i uddannelsernes bekendtgørelser og studieordninger Rådgive Uddannelses- og Forskningsministeriet ved beskikkelse af censorer som led i kvalitetssikringsarbejdet Stå til rådighed for hverv med tilknytning til censorvirksomheden, som censorformandskabet får tillagt i kraft af andre regler Censorformandskabet medvirker til en løbende dialog om udviklingen i uddannelsen/fag ved mindst hvert andet år at afholde kontaktmøder/censormøder med institutioner og censorerne. Siden opstart af formandskaberne har det fungeret ved, at der afholdes formandskabsmøder to gange om året. Samt deltagelse i f.eks. netværksmøder Censorsekretariatets arbejdsopgaver Censorsekretariatet er et administrativt organ, hvis primære opgave er at allokere censorer til eksamener på de kortere og videregående uddannelser inden for: Merkantile erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelser IT KVU uddannelser og IT professionsbacheloruddannelser Akademiuddannelser, AU De tekniske KVU uddannelser og professionsbacheloruddannelser Den merkantile diplomuddannelse 2
Censorsekretariatet er det koordinerende bindeled mellem censorer og uddannelsesinstitutioner, og står bl.a. for alt det praktiske arbejde med allokering af censorer. Vi udarbejder eksamensstatistikker, holder os ajourført med viden omkring nye bekendtgørelser, studieordninger m.m., og er behjælpelige ved nedsættelse af ankenævn, hvis en studerende anker en klage over afgørelsen vedrørende prøver og prøveforløb. Derudover står vi for indstilling af censorer til ministeriel beskikkelse. Vi fungerer som sekretariatet for de landsdækkende Censorformandskaber, som hører under Uddannelses- og Forskningsministeriet. Vi servicerer Censorformandskaberne i deres arbejde for kvalitet og lighed på tværs af uddannelserne, for på den måde at sikre de studerende en ensartet og fair eksamen. Censorsekretariatet besvarer ikke mindst spørgsmål fra uddannelsesledere, administrative medarbejdere, censorer og Uddannelses- og Forskningsministeriet, og er en vigtig medspiller i arbejdet omkring at skabe kvalitet og ensartethed på de uddannelser som vi allokerer censorer for. 3
Principper for honorering af censorformandskaberne Antal personer i et censorformandsskab Et formandskab bestående af en formand og en næstformand dækker de uddannelser, der hører under formandskabet. Såfremt det er valgt, at der skal vælges mere end en næstformand deles honoraret ligeligt mellem næstformændene. Honorering af censorformandsskabet Formandsskabets årlige honorar dækker mødedeltagelse og løsning af formandsskabets opgaver. Med mindre der er indgået særlig aftale med bestyrelsen for censorsekretariatet om særlige opgaver i de enkelte formandsskaber, kan der maximalt afregnes følgende pr. år: Censorformand 15.000 kr. Censornæstformænd 10.000 kr. Dertil kommer læsning af censor- og eksaminatorrapporter samt opfølgning på disse. Der gives 2,0 kr. pr. rapport, såfremt at disse fremkommer med kommentarer, ellers ydes der ikke honorar. Eksempelvis vil et formandskab med et samlet antal rapporter på 600 stk. se sådan ud: Censorformand 15.000 kr. Rapporter 600 x 2,0 = 16.200 kr. 1.200 kr. Censornæstformand 10.000 kr. Rapporter 600 x 2,0 = 11.200 kr. 1.200 kr. Såfremt at der eksempelvis er to næstformænd i et formandskab vil honoreringen blive følgende: 1. Censornæstformand 5.000 kr. Rapporter 600 x 2,0 = 6.200 kr. 1.200 kr. 2. Censornæstformand 5.000 kr. Rapporter 600 x 2,0 = 6.200 kr. 1.200 kr. I alt for to censornæstformænd: 6.200 + 6.200 = 12.400 kr. Afregningen foretages altid i henhold til det foregående års rapporter. Ved flere næstformænd afregnes jf. ovenstående retningslinjer. Rejseafregning afregnes særskilt efter nedenstående retningslinjer. 4
Rejseafregning De nødvendige rejseomkostninger for deltagelse i møder afregnes iht. Cirkulære om tjenesterejseaftalen af 30. juni 2000 med efterfølgende satsregulering. Det skal altid sikres, at rejsen er planlagt så der tages rimelige økonomiske hensyn. Som udgangspunkt skal der altid benyttes offentlige transportmidler, men hvis det i den konkrete situation kan dokumenteres, at det er mest hensigtsmæssigt at anvende egen bil, vil der kunne udbetales kørselsgodtgørelse efter statens høje kørselstakst. Det vil være muligt at anvende flyrejse, hvis det ud fra en samlet økonomisk helhedsvurdering kan godtgøres, at det er den mest fordelagtige rejseform. Indberetning af honorering Afregning af honorering og eventuelle rejseudgifter skal sendes til censorsekretariatet som er ansvarlig for afregningen. Både censorformand og censornæstformand skal udfylde honoreringsblanket. Vær opmærksom på at der skal medsendes bilag. Censorformanden for det enkelte formandskab skal altid attestere en ansøgning for den årlige honorering fra en næstformand inden den sendes til censorsekretariatet. Det vil sige, at censornæstformænd altid skal sende en ansøgning direkte til censorformanden, som derefter videresender den underskrevet til censorsekretariatet. Når Censorsekretariatet modtager korrekt udfyldt blanket, sendes denne til lønkontoret til videre behandling. Vejledning til udfyldelse af blanketter Blanket til honorering af ankenævnsdeltagelse og rejseudgifter Du finder blanketten på www.censorsekretariatet, under menupunktet Organisering. Du skal udfylde: Alle informationer under Personlige data Markere om du ønsker timerne/honoraret udbetalt som A- eller B-indkomst Markere om indberetningen vedrører ankenævnsdeltagelse, censormøde eller andet, og i tilfælde af andet oplyse hvad der skal honoreres for, under Årsag til timeseddelfremsendelsen OBS ved censormøder, censorformandskabsmøder og andre møder, hvor der deltages i rollen som censorformand honoreres udelukkende for rejseomkostningerne og kørselstid. Mødedeltagelsen og forberedelse hertil indgår i det årlige honorar Afhængig af aktivitetstypen udfyldes enten feltet for Timer vedr. ankenævnsdeltagelse eller Timer vedr. censormøde/andet Eventuelt antal kørte kilometer udbetales til høj sats Når du har underskrevet blanketten sender du denne til Censorsekretariatet, sammen med eventuelle bilag for transport, ved rejse med offentlig transport eller f.eks. bropenge 5
Blanket til årlig honorering Blanketten til den årlige honorering finder du på www.censorsekretariatet, under menupunktet Organisering. Når det er tid til at indsende blanketten til lønkontoret modtager du en e-mail fra Censorsekretariatet. Dette sker som udgangspunkt i september måned med tilbagevirkende kraft. Inden blanketten sendes til Censorsekretariatet skal den for censornæstformændene først sendes forbi censorformanden. Du skal udfylde: Først bedes du udfylde de personlige oplysninger i dokumentet Dokumentet er inddelt i henholdsvis Opgaver Censorformand og Opgaver Censornæstformand. Vælg det felt som er aktuelt for dig, og udfyld her timer, á kr. og kr. i alt ud for de forskellige og for dig aktuelle opgaver Udfyld feltet Aflønning Underskriv feltet dato og underskrift (fremsender) 6
Brug af hjemmesiden Log-in For at tilgå din profil skal du logge ind på hjemmesiden www.censorsekretariatet.dk. For at logge på hjemmesiden skal bruge dit femcifrede brugernummer, som du har fået tilsendt sammen med din adgangskode. Har du glemt dine brugeroplysninger, kan du få dem gensendt ved at trykke på glemt adgangskode. Din Censorformandskabsprofil Når du er logget ind, vil en menu fremgå i højre side med en række funktioner og muligheder, disse gennemgås nedenfor. 7
Min profil Her kan du se og rette i dine stamoplysninger, samt ændre din adgangskode. Det er ligeledes her du opdaterer og tilføjer ansættelsesforhold, og markerer, hvis du kan censurere på engelsk. Det er vigtigt, disse oplysninger er opdateret, og det er dit ansvar at dette sker. Oplysningerne skal sikre korrekt allokering og sørge for du kan modtage vigtige informationer. Beskikkelser Her kan du se, hvilke beskikkelser du har som censor på det pågældende tidspunkt. 8
Censorformandskabsdelen Rapporter og statistik Her finder du censor- og eksaminatorrapporter fra de enkelte prøver. Disse har du mulighed for at søge frem fra en given periode. Du kan ligeledes søge en specifik rapport frem, ved at søge på enten censornummer eller prøvenummer. Censor- og eksaminatorrapporter til samme prøve vil altid ligge efter hinanden i systemet, såfremt begge er udfyldt. Hvert år er der fra Ministeriets eller formandskabernes side besluttet et Årets tema til rapporterne, som Censorsekretariatet sørger for bliver integreret i rapportens spørgsmål. Censorsekretariatet sørger desuden for, at formandskaberne modtager besvarelserne. Du kan ligeledes se statistik på de uddannelser du er formand/næstformand på. Du har mulighed for at se følgende statistikker og data: Allokeringsstatistik Afstand Alder Interne/aftager Antal allokeringer pr censor Antal studerende pr. censor Allokeringer på uddannelsen Beskikkelsesstatistik Opdelt på fag Karakterstatistik Fordelt på kategorier/kvalifikationer Rapporter Censor og eksaminatorrapport Opsummering af censorrapporter Statistik for censorrapporter Oversigt over eksaminator-/censorrapportspørgsmål Diverse Excel-udtræk til årsberetning Ad hoc allokeringer 9
Beskikkelsesansøgninger Her finder du censorernes ansøgninger, som afventer vurdering fra Formandskabet og Ministeriet. Ønsker du at finde en specifik ansøgning har du mulighed for at søge på censornummer eller navn. Du kan desuden hente statistik for de indstillede censorer bl.a. omkring antal beskikkede censorer på uddannelsen, fordeling mellem intern/aftager, geografi mv. Her kan du sende e-mail til censor. F.eks. hvis du ønsker at de uddyber deres ansøgning eller du savner dokumentation for kvalifikationer, førend ansøgningen kan endeligt vurderes. Når du har vurderet ansøgningen vælger du enten indstil eller indstil ikke den pågældende censor til beskikkelse ved Uddannelses- og Forskningsministeriet. Her kan du skrive noter til eget brug. Når du har godkendt en censors ansøgning udfører Censorsekretariatet det administrative arbejde, forbundet med at få censor godkendt ved Uddannelses- og Forskningsministeriet. Når en censors ansøgning er endeligt godkendt modager denne besked via e-mail, om at de har modtaget den ønskede beskikkelse. 10
Vælger du indstil ikke vil censor ligeledes modtage en e-mail herom, dog først næste gang ansøgninger indsendes til Ministeriet, da systemet så laver en kørsel på de tilbageværende ansøgninger. Har censor spørgsmål til afvisningen af dennes ansøgning, er det Formandskabet, som skal besvare spørgsmål herom. Censorer Her får du et overblik over, hvilke censorer du har på dine uddannelser og/eller specifikke fag. Du har også mulighed for at søge en specifik censor frem ud fra navn, telefonnummer eller e-mail. Du finder i oversigten censorernes censornummer, navn og kontaktoplysninger. Trykker du på et censornummer, vil du kunne se denne censors ansøgning/cv. Nederst på denne side vil du desuden, for hver prøve, kunne se de rapporter censor har udfyldt. Behandlede ansøgninger Her kan du se de beskikkelsesansøgninger, som er behandlet. Er der sket en fejl eller af anden årsag en beskikkelse, som skal revurderes eller ændres, har du her mulighed for foretage ændringer. Du kan søge information frem for en given uddannelse og/eller fag, men du kan også søge en specifik censor frem ud fra dennes censornummer eller navn. 11
Ændring i behandlede ansøgninger Ønsker du at foretage ændringer i vurderingen af en allerede behandlet ansøgning, kan du gøre det her. Du foretager ændringer således: - Søg censor og dennes ansøgning frem ved at indtaste censornummer eller navn i søgefeltet og tryk søg - Tryk på den blå blyant til højre, for at redigere - Blyanten ser nu således ud: Tryk på grøn for at godkende, og orange for at afvise ansøgningen. Ikke-allokerede prøver Her kan du få et overblik over, hvor mange og hvilke prøver, vi lige nu er i gang med at finde censorer til på fine uddannelser. 12
Censordelen Denne del vedrører din rolle som censor, og nedenfor finder du en præsentation af de forskellige funktioner, inden for hvert menupunkt. Tilbudte prøver Her kan du se, hvilke prøver du har fået tilbudt. Du kan fx lave et tjek her, hvis du i en periode ikke synes du er blevet tilbudt censorater, og se om det reelt er tilfældet eller om forespørgslerne måske havner i uønsket post i din mailboks. Censorallokeringer Her kan du se de prøver du er og har været allokeret til. Er det en afsluttet prøve, hvor du har udfyldt din censorrapport, kan du ligeledes se denne. Opret ny censorrapport Når en eksamen er afsluttet skal du udfylde din censorrapport. Vælg først opret ny censorrapport i menuen. Du vil nu se en oversigt over de prøver, du mangler at udfylde censorrapport på. Tryk på opret rapport, og du vil se et skema med spørgsmål som du bedes udfylde. Dette er afgørende data for Formandskabet, som bruger disse i deres kvalitetssikringsarbejde samt til årsberetningen til Uddannelses- og Forskningsministeriet. Derfor er din rapport og indholdet heraf også af betydning, uanset om det er positiv eller negativ kritik. Når du er færdig med din rapport trykker du indsend. Trykker du ikke indsend, vil rapporten fortsat stå som ikke værende udfyldt. Passivperioder Under passivperioder kan og bedes du angive, hvis der er tidsperioder, hvor du ikke ønsker eller ikke har mulighed for at tage censur. Dette gælder både kortere og længere periode, hvis du f.eks. har orlov, ferie, 13
kurser eller afholder eksamen. I en passivperiode vil du ikke modtage forespørgsler ej heller opringninger, hvis Censorsekretariatet eksempelvis har problemer med at afsætte et hastecensur. Alt du skal gøre er, at trykke på opret passivperiode, og udfylde start- og slutdato for den periode du ikke har mulighed for at tage censur. 14
Eksaminatordelen Prøver Her kan du se de prøver du er og skal være eksaminator på. Eksaminatorrapport Når en eksamen for et af dine hold er afsluttet, skal du udfylde din eksaminatorrapport. Vælg først opret ny eksaminatorrapport i menuen. Du vil nu se en oversigt over de prøver, du mangler at udfylde eksaminatorrapport på. Tryk på opret rapport, og du vil se et skema med spørgsmål som du bedes udfylde. Dette er vigtig data i kvalitetssikringsarbejdet. Når du er færdig med din rapport trykker du indsend. Trykker du ikke indsend, vil rapporten fortsat stå som ikke værende udfyldt. Allokeringsprincippet Allokeringsprincippet omhandler måden systemet udvælger de censorer, der har de relevante beskikkelser, opfylder habilitetskravene etc. Yderligere sorteres denne bruttoliste af censorer ud fra de kriterier, som er fremsat af den eksamensafholdende skole på bestillingen. Hvis der f.eks. ønskes en censor fra nærområdet, tages der i bruttolisten højde for afstand fra censors bopæl til det postnummer, som prøven afholdes i. Ligeledes hvis der er behov for en censor som kan tage prøven på engelsk mv. 15