Referat af Stormøde i KFUM og KFUK i Distrikt Syd den 12. september 2014, Café Laden, Haderslev 1. Stormødet åbnes af formanden, der leder valg af dirigent, referenter og stemmetællere: Christian Christensen er valgt som dirigent. Agnethe Lassen og Randi Bastholm er valgt til referenter. 2. Beretning, evaluering og fremtidsplaner for arbejdet i distriktet fra alle udvalg: Bestyrelsens beretning v. Bodil. Sidste år var der en distriktsfest, med god tilslutning. Efter stormødet blev der vedtaget at bestyrelsen skulle lave et fundraisingudvalg. Det er lykkedes. Visionsudvalget blev også nedsat og har beskrevet visioner indtil 2018. Både i distrikt syd og i fællesskab med distrikt trekanten. Fokus på kontakt til medlemmer, som kommer tilbage til området, fokus på medlemmer i område, hvor der ingen aktiviteter er. Fokus på de frivillige og teenarbejdet. Man har mødtes med trekanten. De fælles visioner er at holde fast i teenager og fortsætte det gode samarbejde. Samt styrke lederfællesskaber. Ansættelsesudvalget og distriktsformændene har haft møde og har fået ansat Henrik Videbæk som ny konsulent. I foråret inviterede man de forskellige distriktsudvalg, uden den store tilslutning. Distriktsbestyrelsen har indkøbt et mobilt lydanlæg, som man kan låne. Beretning fra arbejdsgiverudvalget: (fra Viktors tid): Udvalgets arbejde har været præget af Viktors udfasning og indfasning af Henrik, som er den nye konsulent. Viktor var ansat indtil august 2014 og har fulgt det nye udvalg på sidelinien. Kim Bjerre fortsætter fra det gamle arbejdsgiverudvalg over i det nye. Viktor har lavet en drejebog til den nye konsulent med kontaktpersoner. Der blev en overlapningsperiode med Viktor og Henrik. Der var en stor afslutningsaften med omkring 100 deltagere. Mette Clausen ønskede Henrik tillykke med arbejdet. Det gamle arbejdsgiverudvalg slutter til Stormødet. Hans Chr. Lund fortsætter i stedet for Mette, sammen med Kim Bjerre. Marianne fra distrikt trekanten er kontaktperson. Hans Chr. Lund er formand. Udvalget har lavet et skema og en oversigt over Henriks arbejde. Henriks opgaver skal præcist defineres efter stormødet. De bliver lagt på plads i næste uge. Der skal holdes fast i de opgaver, som er sat i gang. Udvikle de sociale medier. God kontakt til efterskolerne. Skabe et naturligt flow fra den ene klub til den næste. God kontakt til teenagere og de unge. At styrke lederfællesskabet og frivilligheden af de unge. Man vil gerne holde gang i en visionskasse, til gode ideer m.m. til Henrik eller udvalget. Send en mail. Kom med alle de ideer, I har. Den skal bruges som et værktøj til arbejdsgiverudvalget. De mødes kvartalsvis i udvalget med Henrik. Udvalget kigger både tilbage- og fremadrettet. Kommentarer fra forsamlingen: Mobilt anlæg og andre remedier, bl.a. en vandtrampolin. Hvad har vi, hvor ligger de og hvornår kan man låne det? Der skal laves en udlånsliste, så vi får overblik over det. Peter Vibe har ansvar for det mobile anlæg. Vi skal have en person, som står for udlåning af tingene. Det er en opgave for distriktsbestyrelsen.
Visionskasse: Der kommer et udspil fra arbejdsgiverudvalget. Man må gerne komme med input, spontant og gerne på mail, evaluering fra lejre, referater fra diverse udvalg. Vi skal sørge for at få brugt ideerne, så de ikke bare ligger i en kasse. Måske tage nogle ting ud og arbejde med dem et par år. Ide fra en præst, Jakob Knudsen: stor forskel på familieklubaften og spaghettigudstjeneste. Kunne vi blive bedre til at åbne op til andre uden for KFUM og KFUK. Vi skal også huske de fremmede i landet, så de kan blive integreret. Henrik laver et indlæg på hjemmesiderne om hans nye arbejde. Han vil også kigge ud til bestyrelserne og klubberne, for at få en fornemmelse af arbejdet. Han tager gerne imod en invitation. Der bliver skrevet en nyhed på hjemmesidsen om, at Henrik er ny konsulent. Det er også vigtigt med en fysisk præsentation og det personlige møde. Skal vi holde fast ved distriktsbestyrelsens møde, med alle udvalg i distriktet, en gang hvert halve år? Det bliver vedtaget. Der indkaldes i god tid. Har vi, i klubberne, mulighed for at søge midler til dårligt stillede børn og unge, som gerne vil med på lejre? Vi kan søge distriktsbestyrelsen, da der er øremærket penge til det. Kommunikationsudvalg v. Anne (fra trekanten): Arbejdet består i at udbrede de gode historier til omverdenen. De vil gerne have et par medlemmer fra distrikt syd. De har arbejdet med Facebook, hjemmeside og hvordan det kan bruges i forskellige sammenhænge. De har brugt kommunikationsplaner - før, under og efter et arrangement. De bruger primært Facebook, da det er nemt at arbejde med. De har lagt billeder fra sommerlejrene på Facebook og det fungerer fint. Bliv endelig ved med det. De har lavet en flyer til information til deres udvalg og send gerne en mms, på 27 44 18 37, fra en aktivitet og de sætter det på Facebook. Fundrasingudvalg: Skal skaffe midler til aflønning af en konsulent. De har lavet en pjece til projektet. De har sat et mål, at der skal samles 200.000 ind i distrikt syd og det samme i distrikt trekanten pr år. Indtil nu er der givet tilsagn om ca. 200.000 pr år. Dog mangler der tilsagn til 2015, 2016 og 2017. De arbejder på at nå målet. Udvalget arbejder til efterårsferien 2014 og nedlægger så udvalget, da de har nået deres mål. Der er lavet en flot brochure og stor tak til udvalget for deres arbejde. Edel Christensen gør et rigtigt stort arbejde i forhold til projekt konsulent. Stor ros til Edel, det påskønner vi meget. Børne - teen udvalg: For 2 år siden slog man udvalgene sammen med distrikt trekanten og det har været meget positivt. Man mødes ca. 4 gange om året og snakker visioner, teenlejr, tanker, kurser for ledere: Hvordan tackler man børn med forskellige diagnoser? Det arbejder de videre med. PR - hvordan bliver vi bedrer til at fortælle om vores arrangementer? Husk at sende noget til kommunikationsudvalget. De har lavet teentræf efter skøjtetur i Vojens, teenweekend med 60 deltagere og 20 ledere, teenevent, hvor der blev sendt en bus afsted. 2 busser blev sendt afsted til børnefestival, Der har
været afholdt børnelejre, med fin tilslutning. Man har prøvet at sende indbydelser op i landet, til lejrene og har haft lidt deltagere fra Koldingområdet. Der er teentræf igen i november. På nuværende tidspunkt er der tilmeldt 52 deltagere til teenlejr i september. Stor ros til teensommerlejr fra deltagere. Kurser for ledere kunne evt. udbredes til andre ledere, ude i klubberne. Evt. et arrangement med bestyrelsesmøder og klubledermøder og bagefter fællesspisning. - også kaldet Store Lederdag. Det kunne være en opgave for et ad hoc udvalg. Der må gerne være undervisning om tackling af ADHD- børn og andre børn med diagnoser. Det var en ide, at lave det sammen med trekanten. Lederfokusudvalget har måske noget under opsejling. Henrik formidler kontakten. Informatiosudvalget: Arbejdsopgaverne er Årsskriftet og hjemmesiden. Lene og Inger laver Årsskriftet og Peter er Webmaster. Der arbejdes fortsat løbende på hjemmesidens indhold og opbygning. Flest af de indlæg der modtages til siden, handler om kommende arrangementer og programmer, hvorimod der meget sjældent kommer fortællinger og billeder fra arrangementerne. Hermed en opfordring til at gøre mere på den front. Husk at sende en mail til webmaster, hvis der sker ændringer, f.eks. nye medlemmer i et udvalg, ny mailadresse, tlf.nr. og lign. Siden sidste stormøde, er der blevet sendt 10 nyhedsmail ud. Der er ca. 220 modtagere, hvoraf omkring halvdelen åbner mailen og i gennemsnit klikker ca. 30 på et indlæg pr. mail. Det er vigtigt, at alt hvad der skal lægges på hjemmesiden og i nyhedsmails, er færdigbearbejdet og klar til at blive lagt op, så webmasteren ikke skal bruge tid på at justere alt for meget. Eksempelvis skal billeder fra et arrangement være sorteret og redigeret, inden de sendes. Aller helst skal de være uploadet til et webalbum, så der kun skal lægges et link på hjemmesiden. Distrikt Syd har sammen med Distrikt Trekanten en Facebook side, som primært administreres af Anna Engrob fra Distrikt Trekanten. Besøg den og LIKE hvad I ser :) Igen i år har det været en positiv oplevelse at lave årsskrift. Medlemmer fra distriktet har været flittige til at sige ja til at skrive. Der, hvor det har kostet lidt ekstra tid er indhentning af billeder. Husk at tage billeder til arrangementerne og gemme dem. Layoutet er igen i år lavet af Tommy Andersen, som gav en god pris på såvel layout og trykning. Bladene er udsendt til alle medlemmer over 13 år, givere til projekt konsulent, til Y- mensklubberne, skoler som har indrykket annoncer, foreninger, nogle konfirmander og kirker. Derudover er de delt ud til forskellige arrangementer. Tak til alle som har lavet indlæg til bladet. Hvis nogen har nye ideer, ris eller ros vil vi meget gerne høre det. Kommentarer: Når præsterne lægger noget på hjemmesiden, kommer det også i avisen. Det kunne måske være en ide, på samme måde, at man samtidig sender det til avisen. Årsskriftet fik stor ros.
Raptus: Man har prøvet at lave go-cart, besøg af en ungdomspræst, møde på Mc. Donalds 1 jan., de 9 personlighedstyper, bilorienteringsløb med fotografering. Efter Viktor er stoppet, er der kommet 2 støtter med i udvalget. Det første arrangement blev aflyst pga. for få tilmeldinger. Den store palledyst er d. 10 nov. i Kolding. Der mangler nogle deltagere til Raptus` arrangementer. Send gerne de unge afsted, ellers går udvalget nok i sig selv. Aldersgruppen er fra 16-25 år. Måske skulle man lave noget helt andet PR, evt. en appetitvækker på Facebook? Hvad med fredag aften? Lederfocus: 5 pers i udvalget både fra Trekanten og Syd. Fokus på bestyrelser. Efter svar på et udsendt spørgeskema er der afholdt flere fyraftensmøder f.eks. om emnet Rekruttering og fastholdelse af frivillige. 22. nov.: Vojens skøjtehal. Medbring evt. selv skøjter. Et større arrangement til foråret. Voksenudvalg: arbejde i Midtlandet og i Åbenrå og Tønder. Lørdag d. 25. oktober: højskoledag på Rinkenæs ungdomsskole. Det er et dagsarrangement og aldersgruppen er fra 40 år og op efter. 3. Indkomne forslag: intet 4: Fremlæggelse og godkendelse af det reviderede årsregnskab for Distriktskassen: Distriktskassens regnskab fremlagt og godkendt. (se bilag) Projekt konsulent: Regnskabet fremlagt og godkendt. (se bilag) 5. Godkendelse af det samlede budget og fastsættelse af distriktskontingent: Kontingentet er uændret fremadrettet. Budgettet blev fremlagt. Det blev vedtaget at sætte 2000 kr. af til kommunikationsudvalget. Budgettet blev godkendt. 6. Nedsættelse af distriktsudvalg, samt valg af udvalgsmedlemmer: Børne- teen udvalg: Signe Lassen, Mogens Hoff er tiltrådt udvalget siden sidste år. Mathias Hansen tager mod genvalg. Lejrudvalg: Lisbeth J. Hansen er genvalgt. Informationsudvalget: Lene Pedersen er på valg og er genvalgt. Lederfokusudvalg: Katja Steensgård Christensen og Maja Hørlyck er med i udvalget Kommunikationsudvalg: Sidsel Bach Raptus: er selvsupplerende. Foreningen Philipsborg: Hans Chr. Jensen, Vonsbæk modtager genvalg. (Se i øvrigt udvalgslisten) 7. Valg til distriktsbestyrelse, Jan Møller og Mette H. Madsen er på valg. Mette H. Madsen modtager genvalg. Jan Møller modtager ikke genvalg. I stedet for er valgt Anders Mailandt Christensen
8. Valg af repræsentanter til skoler m.m.: Susanne Andreasen og Jacob Jacobsen fortsætter til Dybbøl efterskole. Der mangler 1 repræsentant. 9. Fastsættelse af dato for næste stormøde: Dato i 2015 er d. 11. september. 10. Eventuelt: Bestyrelseskursus d. 25. okt. i Kolding. KFUM og KFUK kursusudvalg står for det. Tjek Facebook og hjemmesiden for reklame. Trekanten inviterer til formøde d. 7. oktober, i forbindelse med landsmøde. 25. 26. oktober er der familielejr. Der er Landsmøde først i november. Vi opfordres til at få nogle af de unge til at deltage. Der vil blive taget særligt hånd om de unge. Kontakt gerne Mathias Hansen for nærmere oplysninger. Referenter: Agnethe Lassen og Randi Bastholm