Side 1 af 9 Styringsdialog 2015, Boligkontoret Århus Teknik og Miljø Center for Byudvikling og Mobilitet Aarhus Kommune Mødedato: 10. november 2015 Mødetid: 13.00 Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra Boligorganisationen: Formand Søren Høgsberg Bestyrelsesmedlem Anne Tidemand-Dal Direktør Morten Homann Økonomichef Carl Danielsen Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Trine Birk Mette Krogh-Jensen Claus Bo Jensen Grundsalg og Alment Byggeri Kalkværksvej 10 8000 Aarhus C Telefon: 89 40 23 60 E-mail: byudviklingogmobilitet@aarhus.dk Direkte e-mail: cbj@aarhus.dk www.aarhus.dk Sag: 13/011576-50 Sagsbehandler: Claus Bo Jensen På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale Resumé I samarbejde med BL Danmarks Almene Boliger 5. kreds er fastsat to overordnede temaer for styringsdialogen i 2015 - effektivisering af driften og renoveringer (almenboliglovens 91). Boligkontoret Århus (i det følgende kaldet BKÅ) bemærkede, at spørgsmålet om effektivitet i en politisk ledet organisation er både komplekst, konkret og fuldstændig afhængig af de besluttede målsætninger. BKÅ arbejder løbende med effektiviseringer hvilket bl.a. fusionen tilbage i 2012 er et udtryk for.
BKÅ anser størst mulige involvering og ejerskab blandt medarbejderne som afgørende for at kunne ændre processer, spare ressourcer og forbedre arbejdsgange. Side 2 af 9 Kommunen (tilsynet) skal fremover inddrages i en tidlig dialog i forbindelse med ansøgninger om støtte efter 91 i almenboligloven (fysiske helhedsplaner). BKÅ s årsregnskab for 2014 er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Behandlingen af regnskabet har ikke givet anledning til særlige bemærkninger. Der er ikke i styringsdialog 2015 vurderet behov for aftaler mellem BKÅ og Aarhus Kommune. 1. Baggrund I 2015 er der for femte år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialogen skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Pr. 1. januar 2012 er der sket en fusion mellem administrationsorganisationen Boligkontoret Århus, Boligforeningen Vesterbo, Boligforeningen BO83 og Boligforeningen Højbo med det fortsættende navn Boligkontoret Århus, i det følgende benævnt BKÅ. Grundlaget for dialogen var derfor årsregnskab 2014, som er organisationens 3. regnskabsår. Drøftelserne tog i øvrigt udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, notat om styringsdialog, notat om effektiviseringer, årsregnskab 2014, årsberetning, spørgeskema, protokollat, boligforeningens hjemmeside mv. Den årlige redegørelse er et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil der derfor kun være den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet:
2. Økonomi, drift og administration 2.1 Dispositionsfond/arbejdskapital Side 3 af 9 Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (likvid del) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr. lejemål 2014 2013 2012 5.871 5.904 5.951 3.393 3.397 2.922 Egenkapital kr. pr. lejemål 18.588 19.451 18.628 Den likvide del af dispositionsfond og arbejdskapital overstiger benchmark i styringsrapporten. Egenkapitalen vurderes at være på et pænt gennemsnitligt Aarhus-niveau. et udviser et overskud på 1,37 mio. kr. I budget 2014 er der budgetteret med et 0-resultat. Overskuddet er tilgået arbejdskapitalen. Arbejdskapitalen er fuldt likvid. Der er ikke opkrævet bidrag til opbygning af arbejdskapitalen hvilket heller ikke vil ske i de kommende år. Der er forventninger om, at arbejdskapitalen uændret andrager mellem 18 og 20 mio. kr. i perioden 2015 2019 men vil i praksis afhænge af om organisationen præsterer overskud eller underskud de kommende år. Den samlede dispositionsfond er i 2014 reduceret med ca. 5,2 mio. kr. og udgør ultimo 2014 ca. 83 mio. kr. Den likvide del af dispositionsfonden er på ca. 34 mio. kr. - et uændret niveau i forhold til 2013. Der er i regnskabsåret realiseret et lejetab på 526 t.kr. (543 t.kr. i 2013 og 643 t.kr. i 2012), som finansieres over dispositionsfonden. Lejetabet skyldes primært ledige erhvervslokaler (tidligere administrationsbygning). Med virkning fra 2014 skal afdelingerne kun dække 316 kr./m2 pr. lejemålsenhed på tab ved fraflytninger. Dispositionsfonden dækker hvad der ligger derudover. Det yderligere træk på dispositionsfonden har i 2014 været 535.668 kr. Tilgangen til dispositionsfonden som følge af udamortiserede lån var i 2014 på ca. 6,6 mio. kr. Forventes i at stige til 6,9 mio. kr. i 2015, 8,4 mio. kr. i 2016, 8,4 mio. kr, i 2017 og 8,6 mio. kr. i 2018 og ca. 10 mio.kr. i 2019.
Dispositionsfonden (likvid del) forventes bl.a. derfor at stige jævnt fra det nuværende niveau på ca. 34 mio. kr. til ca. 51 mio. kr. ved udgangen af 2019. Side 4 af 9 Der er bevilget tilskud på 6 mio. kr. til afdelingerne finansieret af dispositionsfonden (8,9 mio. kr. i 2012 og 6,6 mio. kr. i 2013). I perioden 2015-2019 er indregnet et årligt tilskud til afdelingerne på ca. 5 mio. kr. Til gengæld kalkuleres der i perioden med et forøget tilskud fra trækningsretten. Kravet til likvid dispositionsfond er fra 2013 forhøjet til 5.480 kr. pr. lejemålsenhed. Kommer BKÅ under dette niveau skal afdelingerne betale bidrag til dispositionsfonden. BKÅ regner med at kunne undgå at sætte afdelingerne i bidrag hvorfor bl.a. tilskudsgivningen (jf. netop ovenfor) tilpasses i overensstemmelse hermed. Tidligere planer om udlån af organisationens egenkapital (dispositionsfond) er af samme årsager sat i bero indtil videre. Revisors likviditetskontrol udviser overskydende likviditet på 20,2 mio. kr. BKÅ foretager som sagt ikke udlån af egenkapitalen men afdelingerne låner af egne midler (henlæggelser) i det omfang, der er overskydende likviditet i afdelingernes vedligeholdelsesplanlægning. Der fastlægges konkrete lånegrænser for de enkelte afdelinger. Boligorganisationen har i årets løb forrentet afdelingernes mellemregninger med 2,7% BKÅ oplyste, at 265 mio. kr. er overladt tre kapitalforvaltere, Danske Bank, Nordea og Sydbank. Det oplystes, at de tre kapitalforvaltere havde mandat til at agere indenfor en varighed (som risikobegreb) fra 1 til 5. Det er i april 2015 overført ca. 25 mio.kr. fra Sydbank til SEB (april 2015), som i kommende periode vil blive vurderet i forhold til de øvrige. 2.2 Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed (styringsrapport) Administrationsbidrag kr. pr. lejemål (netto)administrationsudgift kr. pr. lejemål 2014 2013 2012 4.126 4.046 3.963 4.183 3.682 3.761 Administrationsbidraget svarer til benchmark i styringsrapporten.
2.3 Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Punktet var et tema i styringsdialog 2012. Ved brev af 24. maj 2013 har BKÅ udførligt redegjort for status på henlæggelser. I afdelinger med årlige henlæggelser under Aarhus-gennemsnit var der en del eksempler på, at vedligeholdelsesplanerne ikke var fuldt finansierede af henlæggelser. Efter at næsten samtlige afdelinger har vedtaget en fremtidsstrategi vil henlæggelserne blive forhøjet væsentligt i perioden 2015-2019. Side 5 af 9 Fremtidsstrategien er udarbejdet i tæt samarbejde mellem administration og afdelinger, således at beboerdemokratiet har været inddraget i prioriteringerne af hvilke arbejder, der skal udføres og hvornår. Revideret oversigt over henlæggelserne, udarbejdet af BKÅ viser at årlige henlæggelser er jævnt stigende indtil 2019. BKÅ oplyste, at der fortsat er udfordringer i nogle afdelinger og, at afdelingsbestyrelserne søges inddraget mest muligt i det videre arbejde. Der er kun 17 afdelinger, der kan klare sig helt uden låneoptagning. Lånebehovet er forøget med ca. 34 mio. kr. siden 2014, hvilket er et udtryk for at planerne løbende revurderes og udbygges. 2.4 Forvaltningsrevision Der er i årsberetningen for 2015 redegjort for opfyldelse af en lang række målsætninger for organisationen. Rapporten er behandlet af foreningsbestyrelsen i overensstemmelse med reglerne herom. Den udførte forvaltningsrevision har ikke fra revisors side givet anledning til bemærkninger revisor bemærker i øvrigt, at de af ledelsen foretagne tiltag på forvaltningsrevisionsområdet, bidrager til at boligorganisationen inkl. afdelinger udviser skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen. BKÅ har i forbindelse med udløbet af den tidligere strategiperiode udarbejdet ny strategi I dette koncept for forvaltningsrevisionen er indarbejdet det nye strategiske grundlag for organisationen Vi skaber hjem der samler Aarhus, der omfatter følgende indsatsområder: Nemt Fælles Attraktivt Med udgangspunkt heri er der udarbejdet nye forretningsgange og målsætninger i BKÅ.
Kommunen bemærkede, at forvaltningsrevision forekommer velintegreret i organisationen og at organisationen formår at anvende værktøjet i overensstemmelse med lovens intentioner. Side 6 af 9 2.5 Effektiviseringer Ultimo 2014 udsendte ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter rapport om effektivisering af den almene sektor. Inspireret af rapportens kap. 5, om effektivisering af driften i det almene byggeri, er det aftalt med BL s 5. kreds i dialog 2015 at sætte fokus på udvalgte regnskabsposter (dvs. ordinær drift). Organisationsbestyrelsen har i notatform taget en række forbehold i forhold til hvad man opfatter som en lidt for forenklet tilgang til problemstillingen. Spørgsmålet om effektivitet i en politisk ledet organisation er således både komplekst, konkret og fuldstændig afhængig af de besluttede målsætninger. BKÅ arbejder løbende med effektiviseringer hvilket fusionen tilbage i 2012 er et udtryk for. BKÅ anser størst mulige involvering og ejerskab blandt medarbejderne som afgørende for at kunne ændre processer, spare ressourcer og forbedre arbejdsgange. Følgende poster indgår generelt i dialog 2015: Forsikringer o Rammeudbud o Der foretages udbud via forsikringsmægler hver 3. år og senest 1. januar 2014. Forsikringerne i afdelingerne er med selvrisiko. Ifølge tvillingeværktøjet for en tilfældig udvalgt afdeling i BKÅ er forsikringsudgifterne lave i forhold til sammenlignelige afdelinger. Der pågår aktuelt et internt analysearbejde. Det er forventningen, at der i 2016 vil kunne opnås gevinster gennem f.eks. yderligere rammeudbud, klare skriftlige samarbejdsaftaler med leverandører samt evt. insourcing af rengøringsarbejder. Organisering af funktionærer o BKÅ stiller spørgsmålstegn om etablering af driftscentre med specialiserede roller til den enkelte og stram fordelingen af opgaverne vil få den ønskede effekt. Man tror på, at ejerskab, ansvar og tillid understøttet af ledelse, kompetenceudvikling og digitalisering er en mere effektiv måde at udnytte ressourcerne på. Derfor har man besluttet sig for at tilknytte hver ejendomsfunktionær til en eller få faste afde-
linger. Kommunen bemærkede, at udgifterne på konto 114 for en tilfældigt udvalgt afdeling ifølge tvillingeværktøjet ikke afveg fra gennemsnittet. Det bemærkes, at lave udgifter kan være et udtryk for effektiv drift eller, at beboerdemokratiet har valgt lavest mulige serviceniveau. Sammenligninger skal tages med forbehold. Sammenlægning af afdelinger o Afdeling 3 og 5 står foran en sammenlægning. Der vurderes derudover ikke at være andre nært forestående afdelingssammenlægninger i organisationen. Digitalisering o Organisationens digitaliseringsstrategi fra 2012 har sigte på at mindske forbruget af ressourcer ift. realisering af målene (forbedret service/mindske ressourceforbruget). Digitaliseringen af et væld af arbejdsgange har på samme tid hævet kvaliteten af arbejdet og frigivet væsentlige ressourcer i administrationen. Derfor har man kunnet opprioritere opgaver, der har strategisk fokus fra den politiske ledelses side herunder direkte kundekontakt, energistrategi, udviklingsfunktion ift. boligsociale områder mv. Side 7 af 9 Landsbyggefondens tvillingeværktøj drøftedes. BKÅ anførte, at redskabet var brugbart hvis det anvendes på den rigtige måde. 2.6 2014 et for Boligkontoret Århus, er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati BKÅ oplyste, at der strategisk er fokus på at udvikle og styrke beboerdemokratiet. Dette er et område, der kontinuerligt må arbejdes med. Udvikling af beboerdemokratiet indgår i det nye strategiske grundlag for organisationen. Generelt set er det målet at øge interessen for beboerdemokratiet. I modsætning til tidligere tilknyttes en medarbejder eller et bestyrelsesmedlem som udgangspunkt til alle afdelingsmøder. Samtidig afstemmes forventning med afdelingsbestyrelsen til, om vedkommende skal fremlægge budget og vedligeholdelsesplan eller fungere som dirigent
Der er flere aktive udvalg, der udover det rent faglige sigte, har til formål at aktivere flest mulige beboere i beboerdemokratiet. Side 8 af 9 Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside indeholder relevante mødereferater fra såvel repræsentantskabsmøder som hovedbestyrelsesmøder. Det bemærkedes i øvrigt, at referaterne udmærker sig ved en stor grad af læsevenlighed og giver beboerne reel mulighed for at gøre sig bekendt med de beslutninger, der tages på organisationsbestyrelsesniveau. Generelt set er beboerdemokratiet ifølge oplysningsskemaerne velfungerende. Det fremgår af oplysningsskemaerne, at der p.t. er 6 afdelinger uden afdelingsbestyrelser. Det fremgår endvidere, at 7 afdelinger har et mindre velfungerende beboerdemokrati. 3. Renoveringer Kommunen bemærkede, at man ønskede tidligere involvering i fysiske helhedsplaner. Formålet er primært at sikre, at der også fremover er små boliger i de almene afdelinger og at bygningernes ydre fremtoning, på samme tid, imødekommer såvel arkitektoniske som afdelingsspecifikke hensyn. 26 afdelinger er omfattet af større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer. Afd. 23 (Nydamsparken),44 (Hjulby Hegn) og afd. 54 (Norsgade) er omfattet af fysiske helhedsplaner støttet af Landsbyggefonden. BKÅ oplyste, at en konstateret forurening i afdeling afd. 54 (Norsgade) har medført en merudgift på 3 mio. kr. Der arbejdes på en løsning, der indebærer at merudgiften finansieres ved lejeforhøjelser lejeniveauet vurderes at kunne bære merudgiften. Det vurderes om afd. 29 (Kalmargade) og afd. 31 (Rydevænget) skal omfattes af en fysisk helhedsplan. Det fremgår af oplysningsskemaerne for afdelingerne, at vedligeholdelsesstanden er rimelig i langt de fleste afdelinger. Det fremgår af oplysningsskemaerne, at 12 afdelinger har væsentlige vedligeholdelsesmæssige problemer.
4. Diverse BKÅ indgår aktuelt i tre boligsociale helhedsplaner: Herredsvang, Frydenlund og Vandtårnsområdet. Møllevangen er ikke længere omfattet af boligsocial indsats støttet af Landsbyggefonden men der ansøges kommunen om tildeling af boligsociale midler til området. Side 9 af 9 Det vurderes, at udviklingen i Charlottehøj de senere år har givet anledning til bekymringer. På mødet drøftedes mulighederne for iværksættelse af initiativer i områder hvor der var indikationer på problemer uden at området kan betragtes som et udsat boligområde. Der var enighed om at forebyggende initiativer var at foretrække. Punktet dagsordensat på kommende møder i arbejdsgruppen vedr. udsatte boligområder. I dialog 2014 aftaltes, at BKÅ løbende informerer Aarhus Kommune, Alment Byggeri om planer for nybyggeri af almene boliger samt planlagte grund- og ejendomskøb/salg uden for Aarhus Kommune. I 2015 er der overdraget to afdelinger i Hammel til Midtjysk Boligselskab. Derudover har der ikke været aktiviteter. 5. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation Der er ikke vurderet behov for aftaler.