Etiske regler Akelius Residential Group etiske regler Godkendt af forretningsudvalget 14-04-2016 Region implementering Global
1 Indledning og ambitioner De etiske regler er et afgørende grundlag for vores forretningsaktiviteter. Det bestemmer vores virksomheds adfærd inden for en bæredygtig forretning, og fremmer en ønskelig virksomhedskultur. Ved på alle tidspunkter at agere etisk og med integritet, opnår og bevarer vores virksomhed et godt omdømme. Det gavner alle aspekter af vores forretningsaktiviteter. Vi ønsker at sikre, at Akelius er en agtet arbejdsgiver og troværdig partner for vores lejere og leverandører. Akelius støtter FN s Globale kompakte principper, den internationale arbejdsorganisation og OECD-retningslinjerne. Lokale retningslinjer og politikker kan, hvor det er relevant, udarbejdes på grundlag af disse fælles retningslinjer, så de afspejler lokale forhold. 2 Etiske regler Arbejdet hos Akelius vil blive udført i overensstemmelse med følgende principper. De principper der findes i dette kodeks og dens bilag gælder for alle vores medarbejdere, herunder midlertidigt ansatte og praktikanter, samt kontraktpartnere. Vi respekterer individets rettigheder, handler i overensstemmelse med en fair forretningspraksis, markedsførings- og reklame praksis, og er forpligtet til løbende at forbedre sikkerheden og kvaliteten af vores produkter. Vi respekterer retsstatsprincippet, driver vores forretning med integritet og ærlighed, og står til ansvar for vores handlinger. Hvis den lokale lovgivning er strengere end denne kodeks, skal lokale love altid være gældende. Vi arbejder løbende på at reducere vores påvirkning af miljøet og sundheden. Vi engagerer os ikke i ulovligt industrisamarbejde. 1
Vi accepterer ikke tilbud, anmodning eller accept af bestikkelse. Vi opfordrer vores medarbejdere til at undgå situationer, hvor loyalitet over for virksomheden kan komme i konflikt med andre, personlige interesser. Vi er forpligtet til en åben og gennemskuelig kommunikation inden for rammerne af forretningshemmeligheder. Vi udviser god tro og gensidig respekt i forholdet med medarbejderne og deres repræsentanter på arbejdspladsen. Vi overholder lokal skik. De etiske regler gælder for alle Akelius aktiviteter og medarbejdere på verdensplan, uanset funktion, klassificering eller stilling. Akelius forventer tilsvarende standarder fra alle personer der handler på deres vegne. Akelius medarbejdere forpligter sig til at beskytte virksomhederne, konkret såvel som intellektuel, og forretningshemmeligheder samt forblive loyale over for virksomheden i al vores kontakt med eksterne og interne grænseflader. 3 Principper for vores etiske regler 3.1 Fair forretningspraksis Vi følger og respekterer retssamfundet i de lande, vi opererer og driver forretning i. Vi driver vores forretning med integritet og ærlighed og står til ansvar for vores handlinger. Denne kodeks angiver et minimum af passende adfærd, selvom det er af en højere standard end den lokale lovgivning dikterer. Hvis den lokale lovgivning er strengere end denne kodeks, skal den lokale lovgivning altid være gældende. Vi engagerer os ikke i ulovligt industrisamarbejde eller karteller. I stedet handler vi i overensstemmelse med fair forretningspraksis inden for konkurrence principper, markedsførings- og reklame 2
praksis, og er forpligtet til løbende at forbedre sikkerheden og kvaliteten af vores produkter, der vil have en rimelig vurdering fra vores forbrugere. Vi accepterer ikke tilbud, anmodning om eller accept af bestikkelse, afpresning eller hvidvaskning af penge. Vi opfordrer vores medarbejdere til at undgå situationer, hvor loyalitet over for virksomheden kan komme i konflikt med andre personlige interesser. Generel integritet og lovlig adfærd inden for forretningsverdenen er en forudsætning for et tillidsfuldt samarbejde med vores partnere. Vi forbeholder os retten til at ophæve ethvert samarbejde, når samarbejdspartnere underminerer vores standarder. 3.2 Retfærdig ansættelsespraktisk Akelius skal støtte og respektere beskyttelsen af de internationale menneskerettigheder, og sørge for at Akelius ikke medvirker til nogen menneskelig misbrug. Vi respekterer individets rettigheder, og vi demonstrerer god tro og gensidig respekt i forholdet til medarbejderne og deres repræsentanter på arbejdspladsen. 3.3 Foreningsfrihed Vi respekterer medarbejdernes rettigheder til at danne og tilslutte sig organisationer af deres valg, og til at forhandle kollektivt. Vi forventer, at vores leverandører respekterer retten til fri forening og retten til at organisere sig, og forhandle kollektivt uden lovlig indblanding. 3.4 Tvangsarbejde 3
Vi udnytter ikke fængsels- eller tvangsarbejde i kontraktforhold for produktionen og efterbehandlingen af vores produkter, eller køber materialer fra forretningspartnere der udnytter fængsels- eller tvangsarbejde. 3.5 Børnearbejde Vi anvender ikke børnearbejde i vores egen produktion eller drift, og deltager ikke i eller støtter virksomheder hvor der anvendes børnearbejde. At sikre, at alle børn går i skole, og at deres uddannelse er af god kvalitet, er afgørende for at forhindre børnearbejde. "Et barn" henviser til enhver person under 15 år, medmindre loven om aldersgrænsen fastsætter en højere alder for arbejde eller obligatorisk skolegang, i hvilket tilfælde den højere alder anvendes. 3.6 Minimum kompensation & aflønning Vi anvender og respekterer de standardiserede lokale arbejdstider som er reguleret i den lokale lovgivning, i de lande vi opererer i. Vi sikrer at lønnen for en standard arbejdsuge altid overholder de juridiske/industri minimumsstandarder. Vi engagerer os ikke med virksomheder eller leverandører, som ikke anvender de samme principper som vi gør, med hensyn til arbejdstid og mindsteløn. 3.7 Diskrimination og chikane Vi tolererer ikke diskrimination eller chikane af nogen art. Alle medarbejdere i vores gruppe skal have ret til at arbejde i et miljø der er fri for chikane, trusler og diskrimination. Alle ledere og chefer er ansvarlige for, at disse betingelser er til stede. 4
Vi engagerer os ikke med virksomheder, leverandører, underleverandører eller andre forretningsforbindelser, hvor diskrimination og chikane tolereres. Akelius har tillid og respekt til, at et ægte etisk forretningsmiljø, er et fundament til at opbygge gode relationer mellem medarbejderne og virksomheden. Sexchikane, misbrug eller uvelkomne seksuelle invitationer er strengt forbudt og vil blive fulgt op med disciplinære tiltag og irettesættelser. 3.8 Sundhed og sikkerhed og arbejdsmiljø Vi vil kun benytte forretningspartnere som giver deres ansatte og medarbejdere et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Dette gælder også for forretningspartnere, som leverer bolig til deres ansatte. Vi er overbevist om at det er vigtigt at skabe et sikkert, sundt og inspirerende arbejdsmiljø for alle Akelius medarbejdere. Alle vores medarbejdere er ansvarlige for at opretholde dette mål. Vi tolererer ikke brugen af alkohol, narkotika eller misbrug af medicin under arbejdet. Det er strengt forbudt at bruge, sælge, købe, fremstille og besidde alkohol eller narkotika i og omkring Akelius lokaler. Dette omfatter også kørsel under påvirkning af alkohol eller narkotika, under eller i forbindelse med arbejde. Vi tolererer ikke vold eller trusler om vold, mod ansatte, besøgende, kunder, leverandører eller nogen andre på arbejdspladsen. Der vil blive taget disciplinær handling, som kan føre til afskedigelse og opsigelse af dem der overtræder denne regel. Vi er overbeviste om, at virksomheder der støtter en sund livsstil og stræber efter at motivere og styrke deres medarbejdere får bedre præstationer fra deres medarbejdere. Derfor opfordrer vi vores medarbejdere til at leve et afbalanceret og aktivt liv. 5
3.9 Miljø Akelius bestræber sig på at støtte en præventiv tilgang til miljømæssige udfordringer. Vi ønsker at drive vores forretning på lang sigt, hvilket betyder, at vi støtter den langsigtede bevarelse af et bæredygtigt samfund og dermed integrerer miljøhensyn i vores forretningsplanlægning og beslutningstagning. Vores forretningsforbindelser med tredjeparts-producenter og andre materialeleverandører skal følge den lokale miljølovgivning; aktivt bestræbe sig på at indføre så lidt indvirkning på miljøet som muligt, og arbejde med årlige mål for at reducere miljøpåvirkningen. Vi mener at engagement og passion for at drive forretning på en bæredygtig måde, bør støttes med opfølgning på forløbet af præstationer i vores miljø-fokusområder, som er energi, vand, produktlevetid, ansvarligt indkøb og logistik. Vi mener det er vigtigt med kontinuerlige forbedringer for at fastsætte miljømål, og ved at overvåge aktiviteterne inden for de miljømæssige fokusområder. 4 Anvendelsesområde Denne kodeks gælder for alle Akelius bestyrelsesmedlemmer, ledelse, medarbejdere, leverandører, samarbejdspartnere, underleverandører og kunder. Enhver af os har et ansvar for at handle ærligt og etisk. Vores etiske regler danner rammen for at realisere Akelius 'værdier. Vi har alle et ansvar for at handle med integritet, overholde gældende love og regler - både i ordlyd og ånd, og ære de etiske regler hos Akelius. 6
5 Procedure for afsløringer Hele ledelsen og andre projektledere er ansvarlige for, at deres ansatte er bekendt med, og holder sig til de etiske regler. Akelius vil sikre anonymitet for enhver medarbejder der rapporterer om formodede forseelser. Det er et virksomhedsprincip, at enhver medarbejder, som i god tro, rapporterer en mulig overtrædelse ikke har grund til at frygte nogen negative virkninger for deres ansættelse. Ved at rapportere overtrædelser, hjælper du med at beskytte din virksomhed, kollegaer og andre. Medarbejderen der rapporter kan forblive anonym, hvis han eller hun ønsker. Falske beskyldninger eller misbrug af proceduren for afsløringer, er i sig selv en krænkelse af de etiske regler. Hvis rapportering til den nærmeste projektleder eller chef ikke fører til noget, uanset årsagen, bør du først kontakte din lokale HR-afdeling for hjælp. Hvis du ikke ønsker at drøfte et problem eller bekymring med din lokale HR-afdeling, skal du kontakte en af de følgende for en fortrolig snak: Pål Ahlsen Fredrik Lindgren Leif Norburg, Board Roger Akelius, Board Igor Rogulj, Board Staffan Jufors, Board pal.ahlsen@akelius.se fredrik.lindgren@akelius.se leif.norburg@gmail.com roger@akelius.se igor@rogulj.de staffan.jufors@gmail.com Personlig kontakt, over telefonen eller via e-mail er passende. Den person, du taler med, skal ikke oplyse dit navn til nogen. Medarbejdere, leverandører eller alle andre eksterne samarbejdspartner kan anonymt rapportere en mistænkt overtrædelse af disse etiske regler til whistleblower@akelius.com. 7
6 Bilag Bilag A FN Global kompakte 10 principper 8
Bilag A FN Global kompakte 10 principper Menneskerettigheder 1. Virksomheden bør støtte og respektere beskyttelsen af internationalt erklærede menneskerettigheder; og 2. Sørge for at de ikke medvirker i overgreb på menneskerettighederne Arbejdskraft 3. Virksomheder bør opretholde foreningsfriheden og effektivt anerkende retten til kollektive forhandlinger 4. Eliminering af alle former for tvangsarbejde; 5. Effektiv afskaffelse af børnearbejde; og 6. Afskaffelse af forskelsbehandling med hensyn til beskæftigelse og erhverv Miljø 7. Virksomheder bør støtte en præventiv tilgang til miljømæssige udfordringer; 8. Tage initiativer til at fremme større miljømæssig ansvarlighed; og 9. Opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier Anti-korruption 10. Virksomheder bør modarbejde korruption i alle dens former, herunder afpresning og bestikkelse 9