Handleplan vedrørende Drachmannsvænget i Skagen

Handleplan vedrørende Drachmannsvænget i Skagen Handleplan Drachmannsvænget i Skagen d. 18. november 2013 Revideret af Helle Kooij d. 18. december 2013, markeret med rød skrift Revideret af gruppeleder Benny Jensen d. 20. januar 2014 markeret med rød fed skrift Baggrunden er Embedslægerapporten vedr. tilsynet d. 26.9.2013, rapporten vedr. det kommunale tilsyn d. 30.9.2013 (Revas ApS) og medieomtalen i efteråret 2013. Udarbejdet af: Områdeleder Helle Yding Kooij, gruppeledere Bente Pedersen og Benny Jensen Emne Mål/løsning Tiltag/Handling Tidsramme Ansvarlig (tiltag) Ressourcer/ økonomi Ansvarlig (opfølgning) Opfølgning på effekt Handleplan rapport vedr. Embedslægetilsyn den 26. september 2013 Sygeplejefaglige instrukser At samtlige instrukser er korrekt daterede, signerede og angiver hvilken personalegruppe den er gældende Den tværgående arbejdsgruppe gruppe i CSÆ iværksætter at alle instrukser fremover angives med fattere. Der laves et bilag til instruksmappen således det er tydeligt hvem der har udarbejdet instruksen og hvilken personalegruppe instruksen er gældende. Iværksat deadline december 2013 UDFØRT OG EFFEKTUERET Tværgående arbejdsgruppe i CSÆ vedr. instrukser Løbende opfølgning på om instrukserne er revideret til gældende standard. Journalføring At sikre korrekt journalføring Instruere personalet i at der konsekvent i alle journaler klart skal fremgå: - de problemområder, der er angivet i Sundhedsstyrelsens vejledning, er beskrevet i den sygeplejefaglige dokumentation - en oversigt over beboernes sygdomme og handicap - indikation pleje og behandling - en beskrivelse af opfølgning og evaluering af iværksat pleje og behandling - beboernes navn og personnummer i de sygeplejefaglige optegnelser - at alle notater i de sygeplejefaglige optegnelser indeholder oplysninger om Foregår kontinuerligt Tværfaglige møder, er under planlægning alle huse 2014. De første tværfaglige møder er afholdt 14-15. januar, og yderligere møder er fastlagt Instruktion i korrekt journalføring: Sygeplejersken Gennemgang af beboernes journaler: Sygeplejersken/ social- og sundhedsassist ent Fastsætte tid til dokumentation gruppeleder i Sygeplejersken Sygeplejersken etager løbende stikprøvekontrol af borgernes journal at sikre korrekt journalføring. Er der behov iværksættes, undervisning personalet. Gruppeleder, sygeplejerske og planlægger, vil sammen stå planlægningen af de tværfagligemøder. Således at personalet fra de enkelte huse, har mulighed at deltage i møderne. I bindelse med afholdelsen af de tværfaglige møder 14-15. januar, har man indført en ny mødestruktur, med fokus på to beboere på hvert møde. Side 1 af 10

hvem der har skrevet dem - at de sygeplejefaglige optegnelser føres overskueligt og systematisk Sygeplejersken vil undervise personalet i korrekt journalføring. Sygeplejersken/social- og sundhedsassistent gennemgår alle journaler og de sygeplejefaglige optegnelser, at sikre at personalet dokumenterer korrekt. Findes der rettelser, bliver personalet gjort bekendt med dette, hvorefter der straks vil blive korrigeret. Der afsættes øget tid til dokumentation. Husmøder genetableres med et sundhedsfagligt fokus samarbejde med planlægger og personale Sygeplejersken er garant den faglige gennemgang af journalen, og den faglige sparring på møderne. Efter dialogmødet er det nødvendigt at skelne mellem 2 typer møder Husmøder Livets gang i huset, tiltag ud ad huset, indadtil i huset. Beboernes pårørende inviteres med til disse møder. Formålet er at invitere til dialog om trivslen i husene og til et samarbejde om at skabe så gode liv som muligt de beboere der bor her. Planlægges ad hoc Gruppeleder indkalder, mand bruger-og pårørenderrådet i uge 5, med henblik på at fastlægge mødestruktur, samt datoer. Områdeleder samt Formand bruger- og pårørenderådet Tværfaglige møder Sundhedsfaglige gennemgange af borgere inkl. journal. Der planlægges ca. 1. møde i hvert hus ca. hver 6. uge. Styret af gruppeleder eller sygeplejerske. Formålet er at sikre at fagligheden er i top over hver enkelt beboer og at dokumentationen er korrekt. De første tværfaglige møder er afholdt 14-15. januar, og yderligfere møder er fastlagt Medicinhåndtering Sikre korrekt medicin- Instruere personalet i at der konsekvent i alle journaler klart skal fremgå: Foregår kontinuerligt Instruktion i korrekt Sygeplejersken Sygeplejersken etager løbende stikprøvekontrol af borgernes journal Side 2 af 10

håndtering - præparatets aktuelle handelsnavn på medicinlisten - hvornår egen læge har gennemgået beboernes medicin Personalet instrueres i at det er væsentligt at: - doseringsæsker mærkes med navn og personnummer - ikke-aktuel medicin er adskilt fra aktuel medicin - der ikke opbevares medicin med udløbet holdbarhedsdato Sygeplejersken/social- og sundhedsassistent har gennemgået alle journaler og sikret, at der er hvor det er nødvendigt, er etaget rettelser. Desuden er beboernes doseringsæsker og medicin-kasser gennemgået, og sikret at de er mærket korrekt og kun indeholder aktuel medicin. journalføring: Sygeplejersken Gennemgang af beboernes journaler, doseringsæsker og medicinbehold ning: Sygeplejersken/ social- og sundhedsassist ent at sikre korrekt journalføring. Er der behov iværksættes, undervisning personalet. Løbende stikprøvekontrol af beboernes doseringsæsker og medicinbeholdning. Sygeplejersken har løbende ført kontrol i december/januar måned. Som led i de tværfaglige møder, gennemgår sygeplejersken medicinlisterne, på de beboere der er mødets dagsorden. Inmeret samtykke Genoptræning og vedligeholdelses træning Konsekvent dokumentation af inmation om borgers/pårøre nde/værges tilkendegivelse af inmeret samtykke Sikre at beboernes behov genoptræning og vedligeholdelse stræning er beskrevet Instruere personalet i hvordan der skal dokumenteres vedr. inmeret samtykke. Sygeplejersken gennemgår konsekvent alle journaler at sikre om medarbejderne dokumenterer korrekt. Instruere personalet i hvordan der dokumenteres korrekt vedr. : - beskrivelse af beboernes behov genoptræning og vedligeholdelsestræning Sygeplejersken/social- og sundhedsassistent gennemgår alle Foregår kontinuerligt Er iværksat Sygeplejersken Sygeplejersken Sygeplejersken gennemgår løbende borgernes journal at sikre korrekt journalføring. Er der behov iværksættes, undervisning personalet. Sygeplejersken/ social- og sundhedsassistent Sygeplejersken Sygeplejersken har løbende ført kontrol i december/januar måned. På de tværfaglige møder kontrolleres dokumentationen omkring inmeret samtykke. Sygeplejersken gennemgår løbende borgernes journal at sikre korrekt journalføring. Er der behov iværksættes, undervisning personalet. Sygeplejersken har løbende ført kontrol i december/januar måned. Side 3 af 10

journaler og sikrer, at der er hvor det er nødvendigt, etages rettelser. Handleplan rapport vedr. det Kommunal tilsyn (Revas ApS) den 30. september 2013 Implementering af leve-bo Sikre at implementering sprocessen er tydelig både beboere, pårørende og personale, således at der skabes en fælles ståelse leve-bo konceptet Udarbejdes en ny procesplan implementering af leve-bo på Drachmannsvænget. Heri skal det klart fremgå hvad kommunikationsstrategien er, både beboere, pårørende og personale. Procesplanen skal kommunikeres ud til beboere, pårørende og personale. Dette sker via skriftlig kommunikation i pårørendenyt og ved løbende skriftlig kommunikation til personalet. (se senere) Dette styrkes ved den ændrede ledelsesstruktur pr. 1. december 2013. Ledelsen afholder dialogmøde med beboere og pårørende d. 26. november 2013 bl.a. med henblik på at inmere om den videre implementeringsproces og dialog herom. Er iværksat, men får yderligere fokus i novemberdecember 2013 Dialogmøde: 26. november 2013 Løbende skriftlig inmation til medarbejderne: December 2013 Løbende opfølgning på om den udarbejdede procesplan inkl. kommunikationsstrategi har den ønskede effekt. Hvis ikke iværksætte revision af procesplanen, så den ønskede effekt opnås. Dialogmøde: Stort fremmøde. Hovedkonklusion et stort og gensidigt ønske om tæt dialog både fra Drachmannsvængets side og fra pårørendes side Bruger pårørenderådsmøde afviklet 05.12.2013 For personale: Der sendes løbende mails ud til personalet, når der er væsentlige hold/aktiviteter der skal inmeres om. n sikrer, at det personale der ikke har en mailadresse får inmationen. Evaluering af kursusdagene med Mette Søndergaard ultimo februar. I bindelse med implementeringen af leve-bo i område Nord, har man etableret et brusch-up kursus 27. januar med Mette Søndergaard, hvor alle medarbejder, har mulighed at få ny viden på implementering af leve-bo. I samme omgang kommer Mette Søndergaard på opfølgningsdage på Drachmannsvænget, den 28-29. januar, hvor Mette vil følge dagligdagen, komme 27-28-29 januar Side 4 af 10

med spørgsmål, undren, og sparring i bindelse med de uddringer, der ligge i at implementere leve-bo konceptet, på en demensenhed. Sikre implementering en i det enkelte hus Leve-bo kulturen implementeres gradvist i det enkelte hus. Vedr. madlavningen tsættes den iværksatte proces med at få mere og mere af madlavningen ud i det enkelte hus. I weekend og helligdage samt om aftenen tilberedes maden i hvert enkelt hus. Middagsmaden tilberedes i hvert hus alle de gange det drejer sig om ovnmad. Er iværksat, men får yderligere fokus i novemberdecember 2013 Gruppeleder og Ledelsen i Område Nord/gruppeled ere/områdelede r Løbende opfølgning på om de iværksatte tiltag har den ønskede effekt. Hvis ikke ændres tiltagene, så den ønskede effekt opnås. Leve-bo kulturen bliver et fast punkt på personalets husmøder og tværfaglige møder, således at der arbejdes på at skabe en kulturandring. Personalets arbejdsmiljø Sikre det gode arbejdsmiljø medarbejderne Sikre at så meget af personalet som muligt deltager i husmøder og tværfaglige møder. Dette gøres ved at personale fra andre huse hjælper på tværs. Er iværksat Gruppeleder Løbende opfølgning på om de iværksatte tiltag har den ønskede effekt. Hvis ikke ændres tiltagene, så den ønskede effekt opnås. Sikre at så meget af personalet som muligt deltager personalemøder. Nogle personaler må nødvendigvis tage sig af beboerne imens. For disse medarbejdere gennemgås referatet fra mødet efterfølgende. Fastholde det lave sygefravær. Sygefraværsprocenten Drachmannsvænget er januar-oktober 2013 5,1 %. CSÆs mål er at sygefraværet er under 5,5 %. Inmere om at vagtplanen lægges i henhold til gældende overenskomst, der eskriver at vagtplanen skal være kendt 4 uger frem. Mentorer har været anvendt med god effekt, i bindelsen med personalesamarbejde/arbejdsmiljø. I bindelse med sygefraværet, er vi opmærksomme, idet vi på nuværende tidspunkt ser en stigning. Man vil december og januar se yderligere stigninger i sygefraværet, idet, man har tre medarbejdere langtidssygemeldte efter operationsløb, alle i minimum otte uger. På personalemøde den 17-12-2013 vil medarbejderne, få fremvist handleplanen i revideret m Side 5 af 10

I de kommende individuelle medarbejderudviklingssamtaler (MUS) vil der blive sat et særligt fokus på de gensidige ventninger. december. Handleplanen vil derefter have sit faste punkt på møde dagsorden. Personalekultur en Opbevaring af trolige oplysninger Sikre at der er en fælles kulturståelse blandt personalet Sikre at trolige oplysninger opvares troligt Leve-bo konceptet og muligheden hverdagsrehabilitering sættes på dagsordnen til husmøderne og til de tværfaglige møder, kontinuerligt at sætte fokus på hvad det betyder at arbejde i en leve-bo enhed, frem i en alm. plejeboligenhed. På husmøderne/personalemøder og tværfaglige møder sættes fokus på, at: - computere skal være låst/logget af når de lades. - Alt skriftlig kommunikation og meddelelser om aftaler om beboerne eller blandt personalet skal være placeret utilgængeligt uvedkommende. Er iværksat Gruppeleder i samarbejde med AMR og TR. Er iværksat Gruppeleder Løbende opfølgning på om det iværksatte tiltag har den ønskede effekt. Hvis ikke ændres tiltaget, så den ønskede effekt opnås. AMR samt TR er opmærksomme, på de arbejdsmiljømæssige problemstillinger, der er kommet til, efter den megen medieomtale Drachmannsvænget har været igennem, de sidste 3 måneder. Løbende opfølgning på om de iværksatte tiltag har den ønskede effekt. Hvis ikke ændres tiltagene, så den ønskede effekt opnås. Personalet orienteres om, at det medfører en advarsel ikke at overholde reglerne om trolighed. Er denne sanktion ikke tilstrækkelig er gruppeleder pligtiget til at handle jf. Frederikshavn Kommunes personalepolitiske retningslinjer. Ledelse og udvikling på Drachmannsvænget Gennemgang af journal Sikre at Embedslægens krav overholdes Ledelsen i Område Nord vil etage en intern gennemgang af en journal, lignende det uanmeldte tilsyn som Embedslægeinstitutionen etager. Det sker ved at sygeplejersken/gruppeleder og plejegruppen på det tværfaglige møde 1 gang om måneden etager en gennemgang af en borgerjournal, på Iværksættes tværfaglige møder sy geplejerske Findes der hold som ikke er tilfredsstillende ved den interne gennemgang af journal, iværksættes tiltag jf. øvrige punkter i handleplanen. Sygeplejersken har løbende ført kontrol i december/januar måned. Side 6 af 10

samme måde som ved et embedslægebesøg. Målet er at skabe læring om dokumentation blandt personalet. Ledelse Den ledelsesmæssig e ankring er tydelig og nærværende ansatte, beboerne og pårørende Øge ledelseskraften på de 3 plejeboligenheder i Skagen, således at der er 1 gruppeleder pr. enhed. Der konstitueres en gruppeleder mere i ledelsesteamet fra 1.12.2013-31.11.2014 Benny Jensen får primærfunktionen som gruppeleder Drachmannsvænget. Det lokale MED-udvalg i Område Nord orienteres d. 14. november. Personalet på Drachmannsvænget orienteres d. 15. november. 1. december 2013 LokalMED: 14. november Personalet: 15. november Inmationsbre v til beboere og pårørende: Uge 47 2013 Områdeleder Områdeleder/ gruppeledere indeområdet i Skagen 40.000/md Områdeleder Der følges løbende op på om den ændrede ledelsesstruktur giver det ventede resultat. Hvis ikke iværksættes tiltag. Der tages i efteråret 2014 stilling til evt. ansættelse af den 3. gruppeleder. Der orienteres løbende om processen på kommende møder i det lokale MEDudvalg. Der følges løbende op på om alle pårørende og personale har modtaget inmationen. Beboere og pårørende orienteres via et inmationsbrev i uge 47 2013 Medieomtale beboere og pårørende Sikre at beboere og pårørende ved hvad der er deres ret i hold til medieomtale Kontakt med beboere, pårørende, brugerog pårørenderåd og personale, i hold til hvordan medieomtalen håndteres, hvordan den opleves. Pårørende tilknyttet bl.a. Drachmannsvænget er inviteret til et møde d. 26. november 2013, hvor ledelsen, centerchefen og direktøren fremlægger de iværksatte tiltag og der er mulighed dialog om Drachmannsvænget. TR deltager i mødet. Invitationen til dialogmødet er udsendt d. 13. november. Dialogmødet afholdes den 26. november. indeområdet i indeområdet i Hvis der er behov efter mødet den 26. november iværksættes nødvendige tiltag. Det aftales at invitere til endnu et møde om ca. 1 år. Invitationen er udsendt d. 13. november. Inden udsendelse af invitationer har der været kontakt til manden brugerpårørenderådet. Side 7 af 10

Medieomtale - Personalet på Drachmannsvænget Sikre at der følges op på personalets trivsel efter medieomtalen n har haft telefonisk kontakt til samtlige medarbejdere på Drachmannsvænget, efter den 1. avisartikel. Herefter har gruppeledelsen været i tæt dialog med medarbejderne. På baggrund af avisartiklerne blev afholdt opsamlingsmøder personalet den 24. og 29. oktober med deltagelse af, samt den 11. november hvor også centerchefen deltog. På møderne talte ledelsen i Område Nord processen med medieomtalen igennem med personalet, som havde mulighed at tælle hvordan de oplevede situationen. Oktober 2013 24. oktober 29. oktober 11.november Ved behov indkaldes til yderligere opfølgningsmøder personalet ultimo 2013/primo 2014 Behandles på personalemøder Generel procedure hvordan medieomtale håndteres af personalet i CSÆ. Udarbejde en generel procedure hvordan medieomtale håndteres af personalet i CSÆ, således at det er tydeligt hvordan ledelse og personale skal håndtere medieomtale. Januar 2014 Er udskudt pga. strukturændringen Centerchefen Centerchefen Løbende opfølgning i CSÆs ledergruppe, at sikre at procedurens indhold er kendt af personalet i den enkelte enhed i CSÆ. Samarbejdet med pårørende Styrket samarbejdet med beboernes pårørende Etablere en større kontakt mellem ledelsen i Nord og de pårørende, og især bruger- og pårørenderådet. Det ønskes at styrket samarbejdet med beboerne og pårørende, di vi ser de pårørende som den vigtigste ressource i beboernes liv. Det er de pårørende der gør det muligt plejepersonalet at understøtte beboeres liv, ved at der tages afsæt i den enkeltes livsværdi og livshistorie. Det gøres ved at styrke relationen mellem medarbejderne og de pårørende i dagligdagen. Ultimo 2013 / 2014 Invitation til individuelt møde om samarbejde Er iværksat Pårørendenyt 1.st edition januar 2014 Gruppeleder Løbende opfølgning på om samarbejdet med de pårørende styrkes. Hvis ikke de tiltag der igangsættes har den ønskede effekt, iværksættes yderligere tiltag, i samarbejde med bruger- og pårørenderådet. Afholde dialogmøder med de pårørende, at sikre inmation og indflydelse. Alle pårørende inviteres skriftligt til at tage Side 8 af 10

kontakt til gruppeleder og komme til en snak om samarbejde enten alene eller sammen med beboeren For pårørende: Der laves et pårørendenyt ca. 4 gange om året hvor det daglige liv på Drachmannsvænget beskrives med udgangspunkt i Leve Bo tankegangen Lokalt dialogmøde på Drachmannsvænget. Planlægges i samarbejde med brugerpårørenderådet. Opstart af pårørendegrupper i Skagensområdet i samarbejde med demenskoordinatorerne Primo 2014 Demenskoordin atorerne Områdeleder og demenskoordin atorer Løbende opfølgning på om samarbejdet med de pårørende styrkes. Hvis ikke de tiltag der igangsættes har den ønskede effekt, iværksættes yderligere tiltag, i samarbejde med bruger- og pårørenderådet. Der arbejdes med at skaffe egnet lokal i Skagen by Afdække mulighederne digital orientering til pårørende I samarbejde med IT afdelingen arbejdes der på at finde muligheder en digital løsning til at udveksle oplysninger og inmationer. Er iværksat Skagen, centerchef i samarbejde med IT Ressourcer til evt. indkøb af ITprogram afdækkes i processen Skagen, og centerchef Løbende opfølgning på om samarbejdet med de pårørende styrkes. Hvis ikke de tiltag der igangsættes har den ønskede effekt, iværksættes yderligere tiltag, i samarbejde med bruger- og pårørenderådet. Faglig opkvalificering Styrke den sygeplejefaglige indsats Der vil fremover være ansat 2 sygeplejersker, samt en sygeplejerske der har en delt funktion som sygeplejerske og konstitueret gruppeleder på Lindevej. Det lokale MED-udvalg i Område Nord orienteres d.14. november. Lokale MEDudvalg orienteres d. 14. november 2013 Skagen i et samarbejde med Midlerne er i organisation en såfremt gruppeleder en finansieres Løbende opfølgning på, om den styrkede sygeplejefaglige indsats har den ønskede effekt. Hvis behov iværksættes nødvendige tiltag. Sikre at personalet har Opdre personalet til at søge efteruddannelse til social- og Gruppeleder Fortløbende Løbende opfølgning på om personalet har de rette kompetencer til funktionen. Side 9 af 10

de rette kompetencer til at varetage funktionerne Kompetenceudv iklingsløb social- og sundhedshjælpere Kompetenceudv iklingsløb social- og sundhedsassistenter sundhedsassistent (SSA). Der vil være fokus på fremover at der ansættes flere social og sundhedsassistenter. Medarbejderne deltager i det planlagte kompetenceudviklingsløb social- og sundhedshjælpere i CSÆ Medarbejderne deltager i det planlagte kompetenceudviklingsløb social- og sundhedsassistenter i CSÆ Planlagt til efterår 2014 Udsættes til år 2015 idet det kolliderer med kompetenceudv iklingsløb assistenter Planlagt til år 2014 Skagen Skagen Områdeleder Områdeleder Sikre at alle medarbejderne deltager i det planlagte kompetenceudviklingsløb. Sikre at alle medarbejderne deltager i det planlagte kompetenceudviklingsløb. Lægge liv til årene medarbejdere Kompetenceudv iklingsløb primært rettet mod at øge viden om demens Øget kobling mellem lægge liv til årene - medarbejderne og de igangsatte udviklingsinitiati ver på Drachmannsvæ nget Det iværksatte kompetenceudviklingsløb som løb af stablen i område Nord i efteråret 2013 gentages i efteråret 2014. Udbydes til resten af kommunen også n igangsætter en proces der sikrer at der sker en tættere inddragelse af læg liv til årene medarbejderne i udviklingstiltagene på Drachmannsvænget. Efterår 2014 Demenskoordin ator og og Områdeleder Februar 2014 Gruppeleder Gruppeleder Side 10 af 10