INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Tilsynsrapport Halsnæs Kommune Krisecentret Uanmeldt tilsyn Juni 2011 0 WWW.BDO.DK
Indholdsfortegnelse 1 TILSYNETS VURDERING... 2 1.1 bemærkninger og anbefalinger... 3 2 DATAGRUNDLAG... 4 2.1 Oplysninger... 4 2.2 Opfølgning på foregående tilsyn... 5 2.3 Fysiske rammer... 6 2.4 Pædagogik... 6 2.4.1 Pædagogisk metode og referenceramme... 6 2.4.2 Pædagogiske planer... 7 2.5 Hverdagsliv... 8 2.5.1 Hverdag og aktiviteter... 8 2.5.2 Medindflydelse... 10 2.5.3 Sprogbrug og omgangsformer... 10 2.5.4 Tryghed og trivsel... 11 2.6 Organisatoriske og personalemæssige forhold... 11 2.6.1 Internt samarbejde og kommunikation... 11 2.6.2 Procedurer og retningslinjer... 12 3 FORMÅL OG METODE... 13 3.1 Formål med tilsynet... 13 3.2 Metode... 13 3.3 tilrettelæggelse... 14 3.4 BDO s definition på bemærkninger, anbefalinger og påbud... 14 4 KONTAKTOPLYSNINGER... 15 4.1 BDO Kommunernes Revision... 15 1
1 TILSYNETS VURDERING BDO har ifølge aftale med Halsnæs Kommune foretaget et tilsyn på Krisecentret i Frederiksværk. På baggrund af det umiddelbare indtryk, det datamateriale, som under tilsynet er indsamlet gennem interviews og observationer, og den efterfølgende analyse er BDO kommet frem til følgende. Det overordnede indtryk af Frederiksværk Krisecenter er, at der er tale om et velfungerende tilbud, som er karakteriseret af en høj faglighed og refleksionsevne blandt medarbejderne. Tilsynet vurderer, at der er fulgt delvist op på bemærkninger og anbefalinger fra det foregående tilsyn, herunder at arbejdet med at opdatere hjemmesiden er sat i gang og forventes færdig i efteråret 2011. Tilsynet observerer, at der fortsat arbejdes med håndskrevne dokumenter i forbindelse med opholdsplan og anden dokumentation. Tilsynet vurderer, at der fremadrettet vil blive stillet højere krav fra de kommunale myndigheder om at Krisecentret skal kunne dokumentere deres indsats, og i den forbindelse vil det være en fordel at påbegynde at indarbejde rutiner med at gøre kvindernes mapper elektroniske. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er i overensstemmelse med målgruppens behov og at rummene er godt udnyttede og hyggeligt indrettede. Overalt ses en god rengøringsstandard. Medarbejderne kan på fin vis redegøre for og reflektere over den pædagogiske referenceramme og for hvordan den kan omsættes til praksis i hverdagen. Tilsynet vurderer, at der på denne baggrund sker et godt og fagligt baseret arbejde med opholdsplanerne, og der fortsat er en god systematik i måden der arbejdes med disse. Den enkelte medarbejder har et godt overblik over de sager, hvor vedkommende er kontaktperson, og tilsynet vurderer, at der også er tilstrækkeligt indblik i de øvrige kvinders sager. Det er tilsynets, at der generelt er en god og indholdsrig hverdag for kvinder og børn. Der er en god fordeling af relevante aktiviteter for både børn og kvinder. Beboerne giver udtryk for stor tilfredshed med hverdagen og med den støtte, som de og deres børn får på Krisecentret. Samtidigt kan kvindernes udsagn ses som fine eksempler på, at det pædagogiske arbejde har den ønskede effekt. Det er tilsynets, at medarbejder på fornem vis kan redegøre for, hvordan man kan sikre den enkelte kvinde indflydelse på eget liv. Tilsynet vurderer endvidere, at der er en velfungerende kultur omkring afholdelse af beboermøder. Derudover eksisterer der generelt en god omgangsform og et godt sprogbrug, ligesom der er fokus på at forebygge og håndtere konflikter, hvis de opstår. Tilsynet vurderer, at der er meget fokus på at skabe tryghed for kvinderne, særligt i forbindelse med sikkerhedsforanstaltninger. Samtidigt er medarbejderne bevidste om, at det kan være yderst vanskeligt at skabe en grundlæggende tryghedsfølelse for den enkelte kvinde. Dette kan skabes gennem det pædagogiske arbejde. Tilsynet vurderer, at der er et godt internt samarbejde både i mellem det faste personale og de frivillige. 2
Endelig er det tilsynets, at der skal være mulighed for aflåste skabe til opbevaring af medicin på værelserne. Tilsynet vurderer at der er et godt arbejde i gang i forhold til magtanvendelse. 1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkningen, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at der ikke arbejdes elektronisk med dokumentationen. 2. Tilsynet bemærker at der skal udarbejde procedurer for håndtering af magtanvendelse. I den forbindelse bør der foretages en afklaring af reglerne for magtanvendelse i forhold til hhv. voksne og børn. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at der installeres aflåselige medicinskabe på værelserne. 2. Tilsynet anbefaler i forbindelse med udarbejdelsen af procedurer for magtanvendelse, at der indgår overvejelser og retningslinjer for intern opfølgning både i personalegruppen, i forhold til de involverede og eventuelle tilskuere. Påbud Ingen påbud 3
2 DATAGRUNDLAG 2.1 Oplysninger Adresse Vognmandsgade 1, 3300 Frederiksværk Leder Lene Hakmann Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et privat krisecenter med egen bestyrelse. Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 109. Antal pladser og belægningsgrad 10 kvinder og 14 børn. Takst pr. døgn Prisen pr. døgn er i 2011 kr. 1500,- Målgruppebeskrivelse Målgruppen er kvinder og børn, der har været, eller er udsat for psykisk eller fysisk vold, og som har behov for et midlertidigt ophold på Krisecentret (kilde: hjemmeside) Antal ansatte og personalesammensætning Personalegruppen består af fem ansatte, inkl. leder, heraf en psykologuddannet, to pædagoger, to sygeplejersker. Endvidere er der ti frivillige. Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Torsdag den 9. juni kl. 10 13. Deltagere og rundvisning Ledelse: Leder Lene Hakmann er ikke til stede. Medarbejdere: En medarbejder, sygeplejerske, ansat 3 år. Kontaktperson for kvinderne. En medarbejder, sygeplejerske, ansat i tre år. Kontaktperson for kvinderne. Beboere: En kvinde, som har boet på stedet i fire måneder med to børn. En kvinde, som har boet på stedet i ca. tre uger, et barn. Tilsynsførende Lene Thorius (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og socialpædagog) Maud Rosendahl (Specialkonsulent, Cand.scient.soc) 4
2.2 Opfølgning på foregående tilsyn Ved det sidste tilsyn (uanmeldt den 15. november 2010) foretaget af BDO, blev der givet følgende bemærkninger: 1. Tilsynet bemærker, at der forestår en relevant revidering af stedets hjemmeside, hvilket tilsynet forventer i højere grad vil kunne afspejle det professionelle arbejde, der foregår på krisecentret. Ifølge medarbejderne er der aftalt med et firma, at de skal stå for opdatering af siden. Medarbejderne har talt om hvem målgruppen er, at det både kan være sagsbehandler og kvinderne selv. I den forbindelse har de også talt om sproget, fx at det ikke skulle være for fagligt. 2. Tilsynet bemærker, at Krisecentrets Servicedeklaration vil blive suppleret med et årshjul, der angiver aktiviteter for kvinder og børn, i løbet af 2011. Ved et personalemøde i november er der blevet lavet punkter til årshjulet, fortæller en medarbejder. Det er dog endnu ikke implementeret i en sådan grad, at alle medarbejdere kender til det. 3. Tilsynet bemærker, at der i relation til stedets opholdsplaner er god systematik i udarbejdelse og opfølgning via samtaler med kvinderne, men at notaterne i opholdsplanerne umiddelbart fremstår uoverskuelige, idet forskellige områder i relation til kvinden er inddelt efter datoer, frem for efter emner som fx økonomi, arbejdsforhold, familiære forhold mv. Der er blevet talt om det, men det er ikke blevet ændret. Medarbejder oplever at de hver især har et godt overblik over handleplanerne og ikke har behov for at det systematiseres mere. Det fungerer udmærket, som det er. I forhold til en eventuel kvalitets oplever medarbejder, at det godt kunne være bedre struktureret. Ved det sidste tilsyn (uanmeldt den 15. november 2010) foretaget af BDO, blev der givet følgende anbefaling: 1. Tilsynet anbefaler fortsat, at stedet teoretiske referenceramme og metoder beskrives, eksempelvis i forbindelse med den forestående revidering af krisecentrets hjemmeside. Leder oplyser, at processen med at udarbejde en ny hjemmeside er påbegyndt i marts 2011. Rammen for opgaverne er aftalt med det tilknyttede firma, og leder er blevet interviewet. Der er ønsket en enkel og overskuelig hjemmeside, hvor interesserede kan se hvor de skal henvende sig hvis de ønsker yderligere viden/information. Det forventes, at hjemmesiden er klar i løbet af efteråret. Tilsynet vurderer, at der er iværksat tiltag, der sikrer, at der udarbejdes en ny hjemmeside indeholdende relevante oplysninger, og med henvisning til, hvordan interesserede kan få mere information/viden om stedet. Tilsynet observerer, at der fortsat arbejdes med håndskrevne dokumenter i forbindelse med opholdsplan og anden dokumentation. Tilsynet vurderer, at der fremadrettet vil blive stillet højere krav fra de kommunale myndigheder 5
om at krisecentret skal kunne dokumentere deres indsats, og i den forbindelse vil det være en fordel at påbegynde at indarbejde rutiner med at gøre kvindernes mapper elektroniske. 2.3 Fysiske rammer Krisecentret ligger centralt i Frederiksværk, tæt på stationen, mange indkøbsmuligheder, skole, skov og strand. Bygningen er i tre etager, og indeholder ti møblerede værelser, stort veludstyret fælleskøkken og adgang til vaskemaskine og tørretumbler, stor hyggelig fællesstue og flere aktivitesrum til børn og mødre. Der er en lukket gårdhave med legeplads for store og små børn. Krisecenteret har god tilgængelighed for bevægelseshandicappede kvinder eller børn, idet to af værelserne er handicapvenligt indrettede. Der er udendørs videoovervågning. Øverste etage er indrettet til kontor og personalerum/mødelokale. Der er siden sidste tilsyn lavet enkelte ændringer i køkkenet, da der er blevet installeret et køleskab til hvert værelse. Rengøring forestås af rengøringsselskab i personalerum. I fællesrummene er det kvinderne som gør rent. Opgaverne fordeles af personalet. Tilsynet finder at der generelt er et godt rengøringsniveau. Kvinderne oplever at det ville være fantastisk, hvis der var et træningsrum med nogle maskiner et løbebånd. Det kunne måske også være godt at tage børnene med i sådan et rum og stimulere dem på den måde og give dem mulighed for at få noget fysisk afløb. Værelserne og fællesrummene er fine, vurderer kvinderne. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er i overensstemmelse med målgruppens behov og at rummene er godt udnyttede og hyggeligt indrettede. Overalt ses en god rengøringsstandard. 2.4 Pædagogik 2.4.1 Pædagogisk metode og referenceramme Ifølge medarbejderne taler de jævnligt om den pædagogiske referenceramme, som er kriseteori bredt set. Helt overordnet, forklarer en medarbejder, går kriseteori ud på, at kvinder i krise ikke kan handle rationelt, hvilket man skal tage hensyn til i kommunikationen med dem. Når medarbejderne modtager en kvinde i krise, aflæser de kropssproget og fornemmer, hvordan kvinden har det. Det gælder om at finde frem til den enkelte kvindes kompetencer her og nu, hvad hun har brug for og kan overskue. Nogen kvinder har behov for meget hjælp fx til at lægge 6
sengelinned på, mens andre kvinder har behov for selv at gøre det. Medarbejderne arbejder grundlæggende med empowerment. Alle har været på et kursus for noget tid siden i empowerment, hvilket har bidraget til en god forståelse af den fælles referenceramme. Empowerment handler om ikke at overtage ansvaret fra kvinden, selv om det er godt ment. Det skaber hele tiden udfordringer og behov for at overveje, hvad kvinden selv kan tage ansvar for og hvad medarbejderne bør hjælpe med. Medarbejderne oplever, at de er gode til at spørge hinanden, når de er i tvivl om, hvilke opgaver de kan bede kvinderne om selv at stå for. Det handler om at finde balancen for, hvad kvinderne selv skal gøre og tage ansvar for, og hvad medarbejderne skal tage ansvar for. Samtidig er det, ifølge medarbejderne, vigtigt at være anerkendende og ydmyg og afpasse tilgangen til den enkelte kvinde. Kvinderne har brug for at få opbygget noget handlekraft og egen drift. Som eksempel på, hvordan medarbejderne arbejder med dette, fortæller en medarbejder om en kvinde, som gerne vil hjælpe med at lave noget praktisk, fx at samle en cykel og at bruge en boremaskine. I den situation vurderede medarbejderen, at det var vigtigt at støtte kvinden, men samtidigt give hende rum til selv at afprøve, hvordan fx et stykke værktøj virker. Kvinden fik, efter flere forsøg, selv løst den håndværksmæssige udfordring. Ifølge medarbejderne skal medarbejderne ikke gøre noget kvinderne selv kan, men i stedet være klar til at hjælpe, når kvinderne har brug for det. Tilsynet vurderer, at medarbejderne på fin vis kan redegøre for og reflektere over den pædagogiske referenceramme og for hvordan den kan omsættes til praksis i hverdagen. 2.4.2 Pædagogiske planer Ifølge medarbejder er det kommunerne, som skal udforme en handleplan og sende den til Krisecentret, men det sker stort set aldrig. Som oftest kommer sagsbehandleren ud på krisecentret og man indgår en mundtligt aftale om, hvor længe opholdet skal vare og hvad formålet er. Det er forskelligt hvor lang tid der går, inden en aftale med sagsbehandleren er på plads. Nogle gange ændres de aftaler, der var indgået i begyndelsen. Der afholdes relativt hurtigt en voksen/barn samtale, hvor kontaktpersonerne for både kvinde og barn holder møde med kvinden. Sammen finder man frem til, hvordan det skal fungere i den tid kvinden er i huset. Ud fra det fastlægges hvad hhv. voksenkontaktpersonen og børnepersonen skal arbejde med. På denne baggrund udarbejdes en opholdsplan, som bl.a. beskriver kvindens problematikker, formål og aftaler om hvad hhv. kvinden selv, personalet og kommunen skal gå ind i. Der er ikke tale om en fast plan, men at man løbende noterer i journalen, hvilke aftaler der indgås med kvinden. Det laves i papirform og der arbejdes ikke elektronisk. Når kvinden flytter ud makuleres papirerne. Der laves statusnotater til kommunerne, fx om hvor længe kvinden har været på Krisecentret, og hvad der er arbejdet med. Det gøres elektronisk. Krisecentrets medarbejdere skriver underretninger til kommunerne omkring børn og deres vilkår og udvikling. Der skrives også støtteskrivelser til familieafdeling og socialforvaltning i 7
samarbejder med kvinderne. Derudover skrives der krisecentererklæringer til Statsforvaltning, Retten eller Udlændingeservice ud fra en af den enkelte families problemer og behov. Statsforvaltning og Retssystemet kan formelt bede krisecentret om at skrive en erklæring. Tilsynet ser to opholdsplaner, som hver består af et formelt referat af samtaler og en samling af medarbejdernes egne notater. Den formelle del af planen er overskuelig og forholder sig sagligt og fagligt til kvindernes ophold. Medarbejderne vurderer, at de har et relativt godt indblik i opholdsplanerne. De er meget grundige til at informere hinanden i overlap og generelt for at informere hinanden om udvikling af sagerne. Informationer skrives både i kvindernes mapper, i kalender og i dagbog. Tilsynet vurderer at der sker et godt og fagligt baseret arbejde med opholdsplanerne, og der fortsat er en god systematik i måden der arbejdes med disse. Den enkelte medarbejder har et godt overblik over de sager, hvor vedkommende er kontaktperson, og tilsynet vurderer, at der også er tilstrækkeligt indblik i de øvrige kvinders sager. Tilsynet bemærker at der ikke arbejdes elektronisk med dokumentationen. 2.5 Hverdagsliv 2.5.1 Hverdag og aktiviteter Som et nyt tiltag, fortæller medarbejderne, har de for et par måneder siden opstartet kvindemøde hver 14. dag, hvor personale og frivillige passer børnene. To medarbejdere står for arrangementet og vælger et emne, fx hvordan er det at være voldsramt kvinde, som der tages udgangspunkt i. Det er frivilligt for kvinderne at deltage. Årsagen til initiativet er, at kvinderne vurderes at have behov for at få adgang til et forum, hvor de kan dele deres erfaringer, som ofte er de samme. Det er forskelligt, hvordan kvinderne modtager tilbuddet nogen taler meget, mens andre er stille. Medarbejderne vurderer, at det er en vigtig oplevelse for kvinderne, at de finder ud af, at de ikke er alene med deres problemer. En umiddelbar effekt er, at to kvinder har fundet hinanden og har meget glæde af hinanden. Det er en højt prioriteret indsats, som også gennemføres selv om der kun er en kvinde, som har meldt sig til. Kvindemøderne skal evalueres inden sommerferien, herunder frekvensen og om ressourcerne bruges godt. Medarbejderne gemmer det materiale, herunder tilmeldingerne, der samlet i forbindelse med kvindemøderne, til brug for evalueringen. Hver anden torsdag er der fællesspisning. På mandagens beboermøde fordeles opgaverne i forbindelse med fællesspisningen, som fx madlavning, børnepasning og borddækning. Personalet handler ind. Alle andre måltider laver kvinderne selv til deres egen familie. Kvinderne har forskellige rengøringsopgaver, som skal ordnes senest kl. 17 og de skal selv ordne deres tøj. Derudover går deres hverdag med fx at have møder ude af huset. 8
Af faste aktiviteter nævnes beboermøde mandag og fredag, hvor der er mødepligt. Det bruges bl.a. til at tage små problemer i opløbet. Der er arrangementer ind i mellem. Hver 14. dag er der børnemøde, hvor medarbejderne taler med børnene om forskellige emner. På beboermødet orienteres om emnerne og der hænger information om det i køkkenet. En gang om måneden er der en tur ud af huset, som børnepersonerne står for. Målet for turene finder man ud af i fællesskab. Der er en udspecificeret ugeplan i køkkenet, hvor alle ugens aktiviteter sættes på. Kvinderne skal give besked, når de er ude af huset, men ikke hvor de er. Hvis de er ude efter kl. 21 skal de give besked om det. Ind i mellem er det nødvendigt at ringe op og undersøge, hvor kvinderne bliver af fordi medarbejderne vil sikre sig, at der ikke er sket dem noget. Kvinderne oplever, at de er blevet taget meget godt imod. Ved ankomsten blev de vist rundt og fik forskellige praktiske ting at vide. Dagen efter blev den første samtale afholdt. Barn og voksne har hver sin kontaktperson. Der er løbende samtaler og støtte fra kontaktpersonen til at få styr på sit liv. Personalet var gode til at opsøge kvinderne i starten og sige til, når de fx havde god tid til at snakke. Hverdagen går med at sende børnene i skole, ordne rengøringsopgaver, tale med hinanden, lave mad, være sammen med børnene. Der er hyggeeftermiddag en gang i mellem og man kan gå sig en tur. Kvinderne prøver at skabe en hverdag for børnene og dem selv. De er meget glade for at være på krisecentret og oplever at børnene er faldet til ro. De oplever at personalet altid har tid til at hjælpe og støtte, og de er gode til at aflæse hvordan man har det. Da kvinderne ankom til Krisecentret, oplevede de at være i en meget kaotisk tilstand og havde derfor behov for at holde fast i de ting, de plejede at gøre. Derfor synes kvinderne, at det er godt, at de selv er tvungne til at sørge for madlavning og at de har nogle rengøringspligter. Det er med til at normalisere tilværelsen, selv om det godt kan føles som en stor belastning. Børnekontaktpersonerne er meget gode til at skabe kontakt til børnene, oplever kvinderne. De er meget dygtige til at håndtere dem. En oplever fx at barnet er blevet meget mere udadvendt, siden de kom her. En kvinde fortæller, at hun har været med til kvindemøderne, og at de har været meget gode. Det vurderes at være et godt tilbud. Turene ud af huset er også meget gode og spændene for børnene. Der er mange gode aktiviteter for børnene. Der arrangeres også aktiviteter specielt for de store børn. Det er tilsynets, at der generelt er en god og indholdsrig hverdag for kvinder og børn, og at der er en god fordeling af relevante aktiviteter for både børn og kvinder. Beboerne giver udtryk for stor tilfredshed med hverdagen og med den støtte de og deres børn får på Krisecentret. Samtidigt kan kvindernes udsagn ses som fine eksempler på, at det pædagogiske arbejde har den ønskede effekt. 9
2.5.2 Medindflydelse En medarbejder redegør for hvordan hun arbejder med at sikre medindflydelse for den enkelte kvinde. Det handler om kommunikation og om at kvinde og medarbejder får en fælles forståelse af det konkrete problem, som de skal løse. For medarbejderen er det vigtigt at starte forfra hver gang en ny kvinde komme rind i huset, og lytte til, hvordan kvinden selv ser sit problem, i stedet for at medarbejderen selv definere problemet. Det er vigtigt at give kvinden mulighed for at reflektere og give hende tid og plads til at tænke. Som eksempel på, hvordan man kan arbejde med dette, fortæller medarbejderen om en kvinde som bliver i tvivl om, hvorvidt hun skal vende tilbage til den by hun kommer fra. Medarbejderen giver derfor kvinden til opgave at lave en liste over fordele og ulemper ved at vende tilbage. Ved næste samtale skal de tale sammen om denne liste. Medarbejderen har vurderet, at denne kvinde er i stand til at reflektere selv og giver hende derfor et redskab til at håndtere processen. Næste skridt vil være at tale om, hvilke argumenter kvinden vil prioritere. På den måde bliver processen og beslutningen truffet i et tempo, som kvinden selv kan magte. Der er jf. ovenstående beboermøder to gange om ugen, som er medvirkende til at sikre beboerne indflydelse på hverdagen. Kvinderne fortæller selv om husmøderne, hvor man dels får meddelelser og dels kan tale om forskellige problemer. Man kan også udtrykke evt. utilfredshed, hvis der er noget man er utilfreds med. Kvinderne oplever, at de bliver rådgivet godt og at kontaktpersonen er god til at hjælpe og støtte. Kontaktpersonerne gør ikke noget uden, at det er aftalt med kvinderne på forhånd, fortæller kvinderne. Tilsynet vurderer, at medarbejder på formen vis redegør for, hvordan man kan sikre den enkelte kvinde indflydelse på eget liv. Tilsynet vurderer endvidere at der er en velfungerende kultur omkring afholdelse af beboermøder. 2.5.3 Sprogbrug og omgangsformer Medarbejderne vurderer, at der langt hen ad vejen er et godt sprogbrug, særligt i lyset af, hvor pressede kvinderne er. Et grimt sprogbrug kommer som regel af, at nogen er ekstremt pressede. Medarbejderne forsøger at forebygge konflikter mellem kvinderne, men der kan opstå situationer, hvor der er kvinder, som ikke bryder sig om hinanden. I de tilfælde taler man med dem om, hvordan de kan undgå at komme i konflikt. Medarbejderne kan indimellem opleve, at kvinderne bliver irriterede på personalet, fx i forbindelse med oprydning. Hvis dette sker, tager medarbejderne emnet op på beboermødet eller kontaktpersonen taler med den enkelte kvinde om det. Kvinderne oplever, at samværet fungerer fint og uden konflikter. Der kan godt være lidt trangt i køkkenet, hvis mange skal lave mad på samme tid, men de finder ud af det. Der er nogle helt faste regler, fx at man ikke blander sig i andres opdragelse, hvilket ellers godt kunne give konflikter. 10
Kvinderne oplever, at alle er meget velvillige til at hjælpe hinanden. Det er tilsynets, at der generelt er en god omgangsform og et godt sprogbrug. Der er fokus på at forebygge og håndtere konflikter, hvis de opstår. 2.5.4 Tryghed og trivsel Medarbejderne oplever at der er en klar sammenhæng mellem trivsel og tryghed. At trivsel er en meget vigtig forudsætning for at sikre kvindernes tryghed. Når kvinderne kan bruge hinanden og hjælpe og støtte hinanden, så kommer trygheden. Samtidigt skal medarbejderne udvise en attitude om, at det er trygt og sikkert her. Derfor er der også meget skrappe regler om sikkerhed, som skal overholdes. Fx er der regler for hvor tæt mænd må komme på stedet i forbindelse med afhentning af børn mv. Overvågningen er også vigtig, men det er nok forskelligt for den enkelte kvinde om de oplever det som noget der øger trivsel og tryghed, vurderer medarbejderen. Det er vigtigt, at kvinderne ved, at der er låst af og lukket. Det gælder om at vise kvinderne, at der er styr på det. Der er en vagttelefon, som de kan ringe til i yderste nødstilfælde. Hvis der er noget uro udenfor, skal de ringe til politiet. Kvinderne oplever at personalet gør alt for, at de kan føle sig tryg og rammerne er der, men vurderer, at det nok er meget forskelligt, hvordan den enkelte har det. Tilsynet vurderer, at der er meget fokus på at skabe tryghed for kvinderne, særligt i forbindelse med sikkerhedsforanstaltninger. Samtidigt er medarbejderne bevidste om, at det kan være yderst vanskeligt at skabe en grundlæggende tryghedsfølelse for den enkelte kvinde. Dette kan skabes gennem det pædagogiske arbejde. 2.6 Organisatoriske og personalemæssige forhold 2.6.1 Internt samarbejde og kommunikation Medarbejderne vurderer, at det interne samarbejde fungerer godt. De er gode til at bruge hinanden meget - både i nuet og på personale- og planmøder. Der er møde hver uge. På planmøderne taler man om en kvinde hver gang og ridser op, hvad der arbejdes med, og hvor langt man er kommet. Der er gruppesupervision, hvor leder deltager. Det foregår hver 6. uge. Udbyttet af supervisionen er forskellig efter, hvem man er, vurderer medarbejderen. Der er en lille personalegruppe og alle er derfor nød til at være fleksible og bruge hinanden. Der er åbenhed om, at hvis man har brug for hjælp, så kan man få vendt sine overvejelser med en anden, fx leder. Som udgangspunkt er det vigtigt, at medarbejderne ikke tager problemerne med hjem og lader sig gå på af det. Der er en god struktur, som sikrer, at man kan komme af med de oplevelser og den frustration, som kan opstå. Det fungerer godt, fx opleves 11
det, at der er god tid til sådanne ting. Medarbejder oplever, at der næsten ikke er noget sygdom. Samtidig har flere medarbejdere været ansat i mange år, så der er heller ikke så meget udskiftning i personalegruppen. En børnepædagog er holdt op og der er kommet en ny for nylig. Den nye medarbejder er blevet introduceret gennem et program, som har forløbet over 14 dage. Medarbejderne har på skift været sammen med den nye og har introduceret hende til forskellige arbejdsopgaver, fx hvad der er i de forskellige mapper på kontoret. Der ud over har der været afsat tid til at tale med leder løbende. Der har ligeledes været en grundig introduktion til sikkerhedsprocedurerne. Der er godt og vel 12 frivillige. Medarbejder fortæller at potentielle frivillige kommer ind til en samtale, hvor de får forklaret, hvilke opgaver de kan løse, hvad de ikke må beskæftige sig med osv. De frivillige er på prøve i en tid, hvor de følges tæt af medarbejderne og får en langsom introduktion til huset. Efter et stykke tid vurderes det, om de kan være alene i huset og tage telefonen. Det er en stor opgave at sikre, at de får en god introduktion. De frivillige bidrager til Krisecentrets drift fordi de giver nogle ting til huset, som man ikke kan undvære. Der er en ret fast gruppe af frivillige og et godt team. Tilsynet vurderer, at der er et godt internt samarbejde både i mellem det faste personale og de frivillige. 2.6.2 Procedurer og retningslinjer I forhold til medicinhåndtering er der endnu ikke indkøbt skabe til opbevaring af medicin. Der har netop været en kvinde, som kom med rigtig meget medicin. Personalet vil ikke opbevare det, så løsningen blev, at de store mængder medicin blev opbevaret hos et familiemedlem. Det ideelle ville være at det blev låst inde i et skab på værelset. Medarbejderne har talt om at få indkøbt medicinskabe, og alle mener, at der skal gøres noget ved. Vurderingen er at der er en risiko i forhold til børnene, når medicinen ikke er låst inde. I forhold til magtanvendelse har en medarbejder holdt et oplæg for kollegerne på et personalemøde for nylig. Det gav anledning til nogle meget interessante diskussioner. Der skal udarbejdes nogle procedure for, hvordan medarbejderne skal handle for at udgå magtanvendelser, og for hvordan man skal indberette. Tilsynet vurderer, at der skal være mulighed for aflåste skabe til opbevaring af medicin på værelserne. Tilsynet anbefaler derfor at der installeres aflåselige medicinskabe på værelserne. Tilsynet vurderer at der er et godt arbejde i gang i forhold til magtanvendelse. Der bør foretages en afklaring af reglerne for magtanvendelse i forhold til hhv. voksne og børn. Tilsynet bemærker at der skal udarbejde procedurer for håndtering af magtanvendelse og anbefaler i den forbindelse at der i procedurerne indgår overvejelser om intern opfølgning både i personalegruppen, i forhold til de involverede og eventuelle tilskuere. 12
3 FORMÅL OG METODE 3.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisa toriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Halsnæs Kommune ikke i BDO s tilsyn. 3.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. 13
Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 3.3 tilrettelæggelse Tilsynsforløbet besluttes og planlægges ud fra de omstændigheder, som er gældende for det tidspunkt, hvor det uanmeldte tilsyn foregår. Så vidt muligt foregår tilsynet på et tidspunkt hvor der er mulighed for dialog eller samvær med flere af beboerne/brugerne. Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 3.4 BDO s definition på bemærkninger, anbefalinger og påbud Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Påbud Påbud gives, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 14
4 KONTAKTOPLYSNINGER Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Chefkonsulent hej@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen 29 1561 København V Tlf. 33 12 65 45 4.1 BDO Kommunernes Revision BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning og bistand til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på det socialfaglige område. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det socialfaglige område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicapog psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 15