Møde i VUC Aarhus bestyrelse tirsdag den 24. marts 2015 Referat Deltagelse: Til stede: Claus Christensen (næstformand), Mogens Birkebæk, Bente Steffensen, Sanne Bjørn, Søren Gubi Axelsen, Karin Nørholm og Marianne Ping Huang (fra og med rundvisning på DA2). Fra ledelsen: Erik Ernø-Kjølhede, Poul Lautrup, Michael Sandberg og Per Lund. Afbud: Hans Halvorsen (formand), Jan Ankerstjerne, Amanda Sejr og Carola Kaaris. Referent: Peter Cederstrøm Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Referat af møde 16/12 2014, inkl. underskrift 3. Aktuel status for aktiviteten på AVU og det gymnasiale område 4. Orientering om arbejdet med overtagelse og ombygning af Dalgas Avenue 2 (bilag 1,lukket punkt) 5. Godkendelse af årsrapport 2014 (bilag 2, 3, 4 og 5) 6. Status for aktiviteten på Samsø (bilag 6) 7. Eventuelt Efter mødet rundvisning på byggepladsen på Dalgas Avenue 2.
Punkt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Punkt 2. Referat af møde 16/12 2014, inkl. Underskrift Referat blev godkendt og underskrevet. Punkt 3. Aktuel status for aktiviteten på AVU og det gymnasiale område Michael Sandberg orienterede om aktiviteten på AVU området. Skolen er over budget med ca. 18-19 årskursister fordelt på alle flader. Der er p.t. en bedre fastholdelse end tidligere. Klasserne er ikke så store, men enkeltfag er stort set fyldt op. Michael Sandberg omdelte skolens nye uddannelsesbrochure og orienterede om fagpakker og samarbejdet med andre skoler (Fx Sosu og Aarhus Tech). Poul Lautrup orienterede om aktiviteten på det gymnasiale område. HF2 er i forhold til sommeroptaget (studiestart august 2015) på nuværende tidspunkt lidt under budget med et fald på ca. 5 pct. i ansøgertallet. I Aarhus er faldet i ansøgninger til HF2 omkring 15 pct., så VUC Aarhus klarer sig på den baggrund relativt godt. Søgningen til GS og HF-enkeltfag er fornuftig og giver ikke anledning til yderligere overvejelser. Poul Lautrup orienterede om to nye fagpakker HF stage og HF for ordblinde. Det er tre-årige enkeltfagsforløb der er adgangsgivende på niveau med de øvrige HF pakker. Der arbejdes med profiler, som er fuldt adgangsgivende, da skolen gerne vil beholde den store frekvens af kursister der søger videre på universitetet og professionshøjskolen efter eksamen. Udviklingsprojekter med at skabe de mest motiverende læringsmiljøer med tutorordninger og særligt fokus på matematik igangsættes. Det viser sig, at kursister der klarer sig i matematik, tillige klarer sig godt i andre fag. Det kan blive nødvendigt at slå klasser sammen, men dette vil bero på en konkret vurdering. Til eksempel så er Science-klassen tidligere oprettet med færre kursister end normalt. Punkt 4. Orientering om arbejdet med overtagelse og ombygning af Dalgas Avenue 2 (lukket punkt) Rektor orienterede bestyrelsen om arbejdet med overtagelse og ombygning af DA2. Arbejdet skrider planmæssigt frem inden for de afsatte økonomiske rammer og den aftalte tidsplan. Der er tiltro til, at skolen kan flytte og tage de nye lokaler i brug på det planlagte tidspunkt, dvs. at vi forventes at være klar til studiestart 17/8.
På baggrund af spørgsmål fra bestyrelsen oplyste Per Lund, at der ikke er kommet overraskelser vedr. finansieringen i form af fx stigende bidragssatser. Dermed er der ikke ændringer i forhold til drøftelsen af finansieringen på mødet i december 2014. Lukket punkt. Øvrige drøftelser og orienteringer uden for referat. Punkt 5. Godkendelse af årsrapport 2014 Sagsfremstilling årsrapport 2014 Skolen har modtaget Revisionsprotokollat i forbindelse med årsrapport 2014. Som det fremgår, er alle påtegninger blanke, og skolen har ikke fået henstillinger eller anmærkninger i protokollen. Revisionen har godkendt det fremlagte årsregnskab med tilhørende ledelsesberetning. Der henvises i øvrigt til protokollatet. Årets resultat udviser et overskud på 6.956 tkr. mod et forventet overskud på 5.217 tkr svarende til en forbedring på ca. 1.739 tkr. Hermed er overskudsgraden på 3,59, hvilket ledelsen betragter som tilfredsstillende. Den primære årsag til forbedringerne i resultatet kan tilskrives, at der er realiseret 20 årskursister flere end budgetteret, primært på HF/GS området. De forventede konsekvenser af omlægningerne af GS området blev dermed ikke så store som forventet. Samlet blev der realiseret 2009 årskursister. Der har været en stigning i lønudgifter til undervisningens gennemførsel, som en naturlig følge af stigningen i antallet af årskursister i forhold til det budgetterede. Produktiviteten er dermed fastholdt, dog med et mindre fald på AVU-området, der skyldes en fremadrettet strategisk satsning på OBU, FVU og VUC Erhverv, der endnu ikke er slået igennem på antallet af årskursister. Serviceområdet har forbedret årsresultatet med tkr. 576, på trods af en nedgang i indtægterne på tkr. 500. Indtægtsnedgangen skyldes mindre administrationstakst som følge af manglende oprettelse af HF+ samt færre handleplankursister. Serviceområdet har i 2014 opprioriteret indsatsen på servicering af SU-området og servicering af skolens medarbejdere i relation til personaleområder og møder, hvilket har betydet en forøgelse af lønomkostningerne. I forbindelse med afslutning af regnskabet har skolen, i lighed med tidligere praksis, valgt at fordele omkostningerne til skolens Koordinerings- og planlægningsenhed mellem skolens 3 hovedområder. Disse omkostninger var ved udarbejdelsen af budget 2014 blevet budgetteret alene som en omkostning i Serviceafdelingen. Den gunstige udvikling i det generelle renteniveau har ligeledes bidraget til den positive udvikling i Serviceområdet. I overensstemmelse med regnskabsreglerne er omkostninger forbundet med køb og ombygninger af Dalgas Avenue 2 ført som forudbetalte og uafsluttede anlægsaktiver, og de påvirker derfor ikke resultatet for 2014. I øvrigt henvises til såvel Årsrapporten som Revisionsprotokollen for bemærkninger om årets samlede udvikling og resultatet. Ledelsen betragter såvel årets resultat som revisionsprotokollen som tilfredsstillende. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender det endelige regnskab og revisionsprotokollen Drøftelse
Erik Ernø-Kjølhede orienterede om indstillingen og supplerede, at den forventede nedgang i antallet af årskursister har vist sig mindre end forventet og endte på blot 25 årskursister i alt. Primært på grund af omlægningerne af reglerne omkring gymnasial supplering, var der for 2014 budgetteret med en nedgang på i alt 45 årskursister i forhold til 2013. Skolens faglige resultater er gode og som eksempel herpå, så er skolens beregnede sociale løfteevne den højeste i Danmark målt blandt de 93 udbydere af HF2. Dette samtidig med, at HF2 på VUC Aarhus også har landets højeste karaktergennemsnit nu for andet år i træk og HF-enkeltfag har landets femtehøjeste karaktergennemsnit. Per Lund gennemgik materialer der var udsendt som bilag til punktet. Bestyrelsen drøftede tallene for gennemførelse og spurgte ind til skolens indsats for at sikre højst mulig gennemførelse og dermed mindst mulig frafald. Rektor oplyste, at skolen har mange indsatser, men at det står lidt i stampe med at få løftet gennemførelsen yderligere. Bestyrelsen spurgte i den efterfølgende drøftelse ind til bl.a., om der er vidensudveksling mellem skoler vedr. gennemførelse for at lære af dem der gør det bedst, anvendelse af tilgængelig teknologi i undervisningen samt procedurer ved optag og ved undervisningens opstart. Ledelsen oplyste, at der ikke er et nationalt benchmark på gennemførelse, men at skolen har planlagt at drøfte gennemførelse og frafald på det kommende årlige ERFA-seminar med KVUC. Af indsatser nævnte ledelsen som eksempler; skolens psykologordning og socialrådgiver, efteruddannelse af undervisere, etablering af udvalg til pædagogisk udvikling, studievejledningens initiativer, SOKL -projektet, screening i faget dansk og fremover tillige screening i matematik, gruppevejledningsforsøg, tidligere opfølgning på studieaktivitet m.v.. Bestyrelsen orienteres ved kommende møder om arbejdet med sikring af gennemførelse. Bestyrelsen får på det kommende møde en oversigt over de samlede omkostninger til overtagelse af DA2. Der udarbejdes en opgørelse af omkostninger som er periodevis fordelt. Endvidere udarbejdes en plan for de kommende års udbud af arbejder på DA2. Beslutning Bestyrelsen godkendte regnskab og revisionsprotokol. Bestyrelsen udtalte et tillykke til ledelse og medarbejdere med det flotte arbejde og resultatet. Punkt 6. Status for aktiviteten på Samsø Erik Ernø-Kjølhede berettede, at bestyrelsens beslutning på seneste møde om at ophøre med fremmødebaseret undervisning på Samsø efterfølgende har givet anledning til en debat i Samsøposten. Kort orientering om debatten. Der er aftalt møde med Samsøs borgmester om den fremtidige undervisning på øen. Mødet afholdes den 9. april 2015. Fra skolen deltager bestyrelsesformand og rektor. Punkt 7. Eventuelt Erik Ernø-Kjølhede orienterede om, at for at forebygge og forhindre anvendelse af euforiserende stoffer blandt kursister i undervisningstiden, er der indgået aftale med et vagtfirma om lejlighedsvis
rundering med narkohund. Der følger to pædagogiske ledere med rundt ved runderingerne. Hvis en kursist er i besiddelse af ulovlige stoffer, vil vagtfirmaet tilkalde politiet, der så overtager sagen. Skolens kursister og medarbejdere er orienteret om, at der fremover lejlighedsvist kommer en narkohund rundt på skolen. At der kan forekomme kontrolbesøg af vagtfirma med narkohund er desuden en del af skolens ordenspolitik, som er offentliggjort på skolens hjemmeside: http://www.vucaarhus.dk/regler_og_forventninger/adfaerd_og_opfoersel/ Underskriftsblad for møde i VUC Aarhus bestyrelse tirsdag den 24. marts 2015 til brug på møde i bestyrelsen den 26. maj 2015: I bestyrelsen: Hans Halvorsen Claus Christensen Mogens Birkebæk Formand Næstformand Erhverv Aarhus Aarhus Kommune - B&U Erhvervsskolerne/Uddannelsessamarbejdet Sanne Bjørn Marianne Ping Huang Bente Steffensen Aarhus Byråd Aarhus Universitet Personligt udpeget Selvsupplering Jan Ankerstjerne Personligt udpeget Selvsupplering Karin Nørholm Medarbejderrepræsentant uden stemmeret Søren Gubi Axelsen Amanda Sejr Carola Kaaris Medarbejderrepræsentant Kursistrepræsentant Kursistrepræsentant med stemmeret med stemmeret uden stemmeret Erik Ernø-Kjølhede Rektor