projektpuljen Vejledning om opstilling af budget til Projektpuljen 2. udgave, April 2010 Indhold 1. Vejledningens gyldighed side 2 2. Hvordan skal vejledningen bruges? side 2 3. Generelt om budgetter for Partnerskabsaktiviteter og Udviklingsprojekter side 2 4. Fane 1: Budget og budgetnoter. Kommentarer til de enkelte budgetlinjer side 4 5. Fane 2: Finansieringsplan side 6 6. Fane 3: Fee schedule side 6 7. Budget for Afsluttende Projektformulering side 6 8. Andre emner side 7 9. Takster for faglig projektspecifik bistand side 8 1
1. Vejledningens gyldighed 2. Hvordan skal vejledningen bruges? Denne vejledning gælder for ansøgninger til Projektpuljen om Partnerskabsaktiviteter, Mindre og Større udviklingsprojekter samt Afsluttende Projektformuleringer. Vejledningen gælder fra ansøgningsrunden 15. april 2009. Bemærk: Vejledningen vil løbende blive revideret, hvis der sker ændringer i reglerne, eller hvis der har vist sig at være uklarheder i teksten. Bestyrelsen i den danske forening har selv ansvaret for at tjekke, om der er sket ændringer i reglerne. I kan altid hente den nyeste version af denne vejledning på www.prngo.dk. I skal følge anvisningerne i denne vejledning, når I søger om støtte i Projektpuljen. Vejledningens afsnit 3-6 refererer til dokumentet Budgetformat, som skal bruges ved ansøgning til Projektpuljen om Partnerskabsaktiviteter samt Mindre og Større Udviklingsprojekter. Hent det på www.prngo.dk Regnearket har 3 faner. Fanerne Budget og budgetnoter samt Finansieringsplan skal udfyldes af alle ansøgere. Fanen Fee schedule skal udfyldes, hvis budgettet indeholder løn til fastansatte i den danske organisation eller tabt arbejdsfortjeneste til frivillige, der løser faglig opgave. Vejledningens afsnit 7 refererer til ansøgningsskemaet om Afsluttende Projektformuleringer 3. Generelt om budgetter for Partnerskabsaktiviteter og Udviklingsprojekter I forbindelse med ansøgning om Partnerskabsaktiviteter eller Mindre/Større Udviklings-projekter i Projektpuljen, skal I udarbejde et budget i tre niveauer: Et budgetresume, som indgår direkte i ansøgningen. Et detaljeret budget udarbejdet i alle tre faner i bilaget Budgetformat (Excel-regneark hent det på www. prngo.dk) Budgetnoter, som beskriver evt. punkter i det detaljerede budget, som kræver en nærmere forklaring. Budgetnoterne skrives ind i bilaget Budgetformat. Budgettet skal indeholde alle projektudgifter, herunder udgifter til aktiviteter, lokale driftsudgifter, udgifter til relevant personale og hvis det er nødvendigt investeringsudgifter. I vurderingen af ansøgningen bliver der lagt vægt på, at jeres budget hænger tæt sammen med jeres projektbeskrivelse og strategi. Der vil samtidig blive lagt vægt på, at projektets omkostninger er rimelige og velbegrundede i forhold til de aktiviteter, I vil gennemføre og de resultater, I forventer at opnå. Når I skriver ansøgningen, bør I være opmærksomme på, at alle poster i budgettet er beskrevet og begrundet i selve ansøgningsteksten. Hvis I har udgiftsposter, som springer i øjnene, er det særligt vigtigt at de er begrundet i projektets beskrivelse og strategi. Særligt kritiske punkter er fx aflønning af dansk personale og større indkøb/investeringer eller at poster som lokal løn, administration og rejser udgør en forholdsvis stor del af det samlede budget. I kan skrive mere detaljerede kommentarer til de enkelte budgetlinjer som budgetnoter i bilaget Budgetformat. 2
Generelle krav: Budgettet skal udarbejdes i danske kroner, men man skal angive de vekselkurser, som er benyttet til at beregne budgettet. Det påhviler NGO en at holde større projektudstyr og inventar og projektpersonale forsikret i det omfang, det er muligt. Hvis der inkluderes løn eller honorar omkostninger i budgettet til dansk personale, skal organisationen have relevant registrering hos Told & Skat. 4. Fane 1: Budget og budgetnoter Kommentarer til de enkelte budgetlinjer I kan søge om at få følgende typer udgifter dækket: Budgetlinje 1: Aktiviteter Alle udgifter direkte relateret til gennemførelse af aktiviteter skal budgetteres i aktivitetsbudgettet. De forskellige aktiviteter specificeres så vidt muligt i separate budgetlinjer. Det er en god ide, at aktivitetsbudgettet struktureres efter de opstillede projektmål. Hvis det drejer sig om tværgående aktiviteter, skal disse budgetteret særskilt efter projektmålene. Det vil bidrage til at vise, hvor den finansielle tyngde ligger. Hvis antallet af aktiviteter er meget stort, kan det dog for overskuelighedens skyld være en god ide at samle beslægtede aktiviteter i én budgetlinje og folde beløbet ud i en budgetnote. bliver set som investeringer. Der kan normalt ikke ydes støtte til køb af jord og fast ejendom. Budgetlinje 3: Udsendte medarbejdere Der kan i begrænset omfang medtages omkostninger til udsendt personale. Sådanne udgifter skal altid være fagligt begrundet og være afpasset i omkostningsniveau til det samlede projekts budget. Lønniveau bør afhænge af opgavens karakter og skal følge niveau for tilsvarende opgaver i andre danske NGO er, der arbejder i regionen. Følgende skal som minimum fremgå af budgettet: Stilling, mandemåneder og løn Andre udsendelsesudgifter (rejse, forsikring, vaccinatio- ner) Teknisk konsulentbistand skal budgetteres under det relevante projektmål. Dette gælder både teknisk bistand fra Danmark og fra lokalt ansatte, hvis funktion udelukkende er i tilknytning til direkte projektgennemførelse. Hvis det tekniske input skal anvendes under flere projektmål, må bidraget deles ud på samtlige poster i den fordeling, der forventes anvendt. Det er vigtigt at angive timetal/lønsats for hvert enkelt bidrag. Budgetlinje 2: Investeringer Alle indkøb af materiel til støtte for aktiviteterne anføres her. Under investeringer budgetteres større indkøb, der ikke indgår som direkte input til gennemførelse af aktiviteter. Fx vil såsæd og undervisningsmaterialer blive budgetteret i aktivitetsbudgettet, mens indkøb af køretøjer og IT udstyr Budgetlinje 4: Lokale medarbejdere I kan søge om løn til lokalt personale. Specificer for hver stilling: Stilling, mandemåneder og løn Andre personaleudgifter Det bør fremgå, hvor stor en del af lønnen for de involverede medarbejdere det danske bidrag dækker, fx om der er tale om en deltidsstilling. Vær opmærksom på de lokale regler for ansættelse, aflønning, opsigelse, obligatoriske sundhedsudgifter, løn i den 13. måned osv. Dette bør tages op med samarbejdspartneren, der kender de lokale regler. 3
Budgetlinje 5: Lokal administration I kan søge støtte til partneres direkte omkostninger til at administrere aktiviteter, der er dækket af ansøgningen, herunder revisionsomkostninger, hvis dele af revisionen udføres lokalt. Vær opmærksom på, at det er et krav, at der foretages revision af en lokal revisor, der følger internationale standarder, med mindre alle bilag overføres til revision i Danmark (hvilket ikke anbefales, hvis projektet har budget over 200.000). Projekttilsyn er den danske organisations løbende tilsyn med projektets gennemførelse og fremdrift i samarbejdet med den lokale partnerorganisation. Tilsynet gennemføres i projektområdet. Projekttilsynet kan gennemføres af ansatte i og medlemmer af den danske organisation, og omfatter tilsyn og ikke kapacitetsopbygning eller teknisk konsulentbistand, der skal budgetteres under aktiviteter. Rejseudgifter skal budgetteres billigst muligt, og antallet af deltagere i rejser skal begrænses til det nødvendige. Time- og dagpenge samt kilometergodtgørelse må maksimalt være lig med Finansministeriets takster. Flyrejser må højst udgøre prisen på økonomiklasse, og indkvartering må ikke overstige prisen for almindeligt turistklassehotel. Der kan ikke søges om støtte til honorar eller løn, men til tabt arbejdsfortjeneste. I tilfælde hvor der er tale om opgaver udført af fast personale, kan taksterne beskrevet under Særligt for foreninger med ansat personale i Danmark anvendes, hvis kravene hertil er opfyldt. Den danske organisation, den lokale partnerorganisation eller andre som er involverede i projektet kan gennemføre en intern projektgennemgang eller review. Der kan ansøges om de samme typer omkostninger som ved projekttilsyn. Aktiviteter i forbindelse med en intern projektgennemgang eller review, som inddrager målgrupper og andre som er involverede i projektet, kan budgetteres under Budgetlinje 1: Aktiviteter. Budgetlinje 7: Evaluering Det kan være en god idé at indtænke en ekstern evaluering, som enten midtvejs- eller slutevaluering, i projektet. En evaluering vil i givet fald skulle begrundes i ansøgningen, og størrelsen på udgiften til en evt. evaluering forventes at være proportional med projektets størrelse. Det kan i særlige tilfælde accepteres, at en organisation foretager revisionen af et projekt til under 200.000 kr. i samarbejdslandet, men det skal på forhånd være nævnt i ansøgningen. For at få støtte, skal evalueringer leve op til Danidas minimumskrav som beskrevet i Generelle principper for Støtte til Udviklingsaktiviteter gennem danske civilsamfundsorganisation april 2009 : Budgetlinje 6: Projekttilsyn Være uafhængige: evalueringerne skal udføres af en ekstern, uafhængig person. Der kan således ikke opnås støtte til evalueringer, hvor organisationens ansatte, medlemmer eller andre involverede i aktiviteterne udfører evalueringen. Indeholde overvejelser i forhold til DACs evalueringskriterier: relevans af aktivitetens formål, efficiens af ressourcer i forhold til resultat, effektivitet i forhold til opfyldelse af mål, aktiviteternes direkte og indirekte effekt samt aktiviteternes bæredygtighed. Det vil dog ikke i alle tilfælde være relevant at inddrage alle kriterierne, men det er vigtigt at organisationen klargør, hvorfor nogle inddrages og andre udelades. Være offentligt tilgængelige på den danske organisations hjemmeside. Organisationen skal desuden indsende evalueringen til Projektrådgivningen samt informere Projektrådgivningen, når evalueringen foreligger på hjemmesiden. Der kan ansøges om løn til ekstern konsulent samt de samme typer omkostninger som ved projekttilsyn. Evt. flyrejser må højst udgøre prisen på økonomiklasse, og indkvartering må ikke overstige prisen for almindeligt turistklassehotel. Aktiviteter i forbindelse med en evaluering som inddrager målgrupper og andre som er involverede i projektet kan budgetteres under Budgetlinje 1: Aktiviteter. 4
Når den danske organisation, den lokale partnerorganisation eller andre som er involverede i projektet gennemfører intern projektgennemgang eller review, skal omkostninger budgetteres under budgetlinje 6. Budgetlinje 8: Projekt- og programrelateret oplysning (PRO) i Danmark I kan søge støtte til projektrelateret oplysning i Danmark, dog maksimalt 2% af pkt. 1-7 i budgetskemaet. Aktiviteten behøver ikke være beskrevet ved ansøgningstidspunktet, men skal være beskrevet, før beløbet kan tages i anvendelse (dvs. man kan afsætte beløbet i budgettet, og vente med at beskrive aktiviteten, til projektet er i gang). Beskrivelsen skal dog senest være indsendt seks måneder før projektafslutning og oplysningsaktiviteten skal være tilrettelagt således, at den er afsluttet inden projektets slutdato. Såfremt man vælger ikke at medtage de 2% til projekt- og programrelateret oplysning, vil midlerne i stedet indgå i en fælles pulje, som alle Projektrådgivningens medlemsorganisationer vil kunne søge midler til oplysningsaktiviteter fra. Budgetlinje 9: Budgetmargin I skal indarbejde en budgetmargin på maksimalt 10 % og minimum 6 % af de samlede omkostninger for punkterne 1-8 i budgetformatet. Budgetmargin kan tages i anvendelse, hvis der opstår uforudsete udgifter i relation til de øvrige budgetposter. Dette vil typisk være i forbindelse med valutaudsving, der fordyrer projektbudgettet, samt hvis andre forhold betyder, at indkøb eller andre udgiftsposter i relation til aktiviteterne bliver dyrere end forudset på budgetteringstidspunktet. Er det samlede budget på under 200.000 kr., ydes der normalt ikke støtte til revision, da revisionen betales direkte af Projektrådgivningen, og den skal ikke tages med i budgettet. En vejledende grænse for udgiften til revision i Danmark er 2% af det samlede budget. Budgetlinje 13: Administrationsudgifter i Danmark 7% af projektomkostningerne kan afsættes til administration i Danmark. Det beregnes som 7% af subtotalen (pkt. 12 i budgetskemaet). Administrationsbidraget skal dække de generelle, administrative merudgifter for jeres forening i forbindelse med bevillingen. Det kan være svært at skelne mellem generelle administrations-omkostninger og de direkte udgifter til projektet, men følgende udgifter i foreningen vil kunne dækkes af administrationsbidraget: Kontorholdsudgifter (husleje, rengøring, kontorhold, transport, el og vand, støttepersonale og andre almindelige driftsudgifter). Udgifter til personale på hovedkontor (og evt. landekontor), der udfører almindelig sagsbehandling, herunder: Udarbejdelse af ansøgninger og andre oplæg. Udgifter til rejser, der ikke er led i aktivitetsspecifik monitorering. Rekruttering og udvælgelse af ikke-projektspecifikt personale, mødevirksomhed og kontakt med Projektrådgivningen og Udenrigsministeriet. Rapporteringsopgaver. Generelle budget- og regnskabsopgaver. Foreningsledelsens deltagelse i samarbejdet (ved ledelsen forstås medlemmer af bestyrelse/forretningsudvalg). Budgetlinje 11: Revision i Danmark Hvis det samlede budget er på over 200.000 kr., skal I gøre brug af egen revisor. Hvis indsatsen løber over mere end ét regnskabsår, skal der laves et årsregnskab for bevillingen. Revisionen skal således dække såvel det afsluttende som de årlige regnskaber. Hvis den årlige revision udføres af en revisor i samarbejdslandet, skal dette udgiftsføres under Lokal administration. Vedrørende budgetlinjerne 1, 6, 7 og 8: Særligt for foreninger med ansat personale i Danmark For foreninger med fastansat personale er det muligt at medtage omkostninger (herunder overhead) til faglige udgifter gennemført af den danske organisations faste personale. Denne mulighed følger Udenrigsministeriets praksis for enkeltbevillinger. 5
Der er følgende krav til organisationer, som ønsker at medtage udgifter til faglig projektspecifik konsulentbistand udført af eget personale i Danmark: Opgaverne skal udføres af NGO ens fastansatte medarbejdere (på hovedkontoret eller på eventuelle landekontorer). Organisationen skal anvende et tidsregistreringssystem, hvormed det faktiske tidsforbrug opgøres. Opgaverne skal være budgetteret i projektet på forhånd. Følgende aktiviteter anses at falde inden for faglig projektspecifik konsulentbistand: Faglig rådgivning, støtte og kapacitetsopbygning af lokale partnere. Faglig støtte til partners administration og regnskabsførelse. Monitorering af igangværende projekter herunder på tilsynsrejser. Reviews af igangværende projekter. Evalueringer i forbindelse med afslutning af projekter. Rekruttering af projektspecifikt personale. Projektrelateret oplysning. Udvikling af projektspecifikke policies, strategier og retningslinier. Koordinering af projektaktiviteter med eksterne aktører. For private virksomheder, der indgår i alliance-programmer med NGO er, gælder det, at Projektrådgivningen vil kunne acceptere, at udgifter til projektspecifik konsulentbistand og projekttilsyn, der udføres af virksomhedens faste medarbejderstab, udgiftføres under aktivitetsregnskabet på grundlag af registreret tidsanvendelse. Medtagelse af sådanne udgifter skal i givet fald baseres på medarbejderens aktuelle timeaflønning, mens der ikke kan beregnes overhead af denne timeløn. Alle projektspecifikke udgifter skal som nævnt på forhånd være indarbejdet i budgettet/ ansøgningen for de enkelte aktiviteter og skal efterfølgende kunne dokumenteres i regnskab og rapportering for aktiviteten. Revisionsudgifter vedrørende det enkelte projekt afholdes af projektbudgettet. Revisionsudgifter i Danmark og på eventuelle landekontorer budgetteres særskilt og dækkes uden for administrationsvederlaget. Revision af NGO ens organisationsregnskab dækkes af administrationsvederlaget. Relevante budgetlinjer for projektspecifik konsulentbistand vil være: Aktiviteter Projekttilsyn Projektrelateret oplysning Evaluering I forbindelse med aflæggelsen af organisationens årsregnskab kan Projektrådgivningen kræve specificeret, hvorledes sådanne indtægtsførte beløb har haft virkning på organisationens samlede administrationsudgifter, og i tilfælde af konsulentydelser udført af medarbejdere på et landekontor, en specifikation af kontorets samlede omkostninger samt specifikation af de beløb, der er overført til projektregnskaberne. Derudover bør der udarbejdes en opgavebeskrivelse for den programspecifikke konsulentbistand, hvoraf det fremgår, hvad organisationens medarbejder skal bidrage med, hvordan og med hvilket formål. 5. Fane 2: Finansieringsplan I forbindelse med udfyldelsen af det detaljerede budget Budgetformat skal I også udfylde en finansieringsplan, hvilket er en oversigt over, hvornår og i hvor store rater I forventer at anmode om at få udbetalt jeres bevilling. Hvis der undervejs i projektet bliver behov for at ændre i finansieringsplanen, skal I indsende en ny finansieringsplan, som findes på hjemmesiden www.prngo.dk De samlede udgifter, der i Danmark kan udgiftføres over projektbevillingen, udgøres af: De faktiske lønudgifter for de enkelte medarbejdere, dog maksimalt 80 pct. af raterne i KR-reglernes*) angivelser af senioritetsbaserede standardrater. (Find dem på Udenrigsministeriets hjemmeside www.um.dk) 80 pct. af lønnen i overhead til forholdsmæssig dækning af de generelle driftsomkostninger. Et årsværk i Danmark udgør 1.655 timer. 6. Fane 3: Fee schedule Det tredje faneblad i Budgetformat hedder Fee schedule og skal udfyldes, hvis budgettet indeholder løn til fastansatte i den danske organisation, såkaldt faglig projektspecifik konsulentbistand (se Særligt for foreninger med ansat personale i Danmark side 6), eller tabt arbejdsfortjeneste til frivillige der løser en faglig opgave. 6
Hvis der er tale om faglig projektspecifik konsulentbistand, og den danske organisation opfylder kravene for at kunne medtage løn plus 80% overhead af lønnen, udregnes den samlede lønudgift ved at gange timeløn plus overhead med antallet af timer. Hvis der er tale om tabt arbejdsfortjeneste til frivillige, der løser en faglig opgave, kan der ikke medtages overhead. 7. Budget for Afsluttende projektformulering Der skal anvendes det budgetformat, der indgår i ansøgningsskemaet. Budgettet skal udarbejdes i danske kroner, men angiv de vekselkurser, som er benyttet til at beregne budgettet. Der kan normalt søges op til 65.000 kr. Dog kan der søges om op til 80.000 kr., hvis der er tale om: Allianceprojekter: Der er tale om forberedelse af et projekt med to eller flere danske partnere (allianceprojekt). I disse tilfælde kan der bevilliges omkostninger til tre rejser. Handicapkompensation: En eller begge deltagere er handicappede, og der er behov for handicapkompensation i forbindelse med rejsen. I kan søge om dækning af følgende udgifter: Budgetlinje 5: Lokal transport I kan søge om støtte dels til indenrigsrejse (f.eks. fra hovedstaden til projektområdet), dels til lokal transport i forbindelse med besøget i projektområdet. Budgetlinje 6: Time- og dagpenge Dagpenge må maksimalt være lig med Finansministeriets takster. I kan højst søge om dagpenge til to personer i to uger. Eventuelle dagpenge til lokal, faglig ekspertise skal anføres under andre udgifter. Budgetlinje 7: Aktivitetsomkostninger, lokale konsulenter og andre udgifter Her kan I fx angive udgifter til tolk eller til lokal fagkonsulent, hvis de nødvendige kompetencer ikke er til stede hos jeres lokale samarbejdspartner. Brug af ekstern assistance skal begrundes specifikt under punkt C.3. Sammensætning af undersøgelsesgruppen i selve ansøgningsskemaet. Udgifterne på denne budgetlinje skal specificeres i pkt. 3: Budgetresumé. Budgetlinje 8: Budgetmargin Budgetmarginen kan maksimalt udgøre 10 % af punkterne 1-7 i budgettet. Budgetlinje 10: Administration i Danmark Der kan søges om 7% til at dække administration i Danmark (pkt. 10). Det beregnes som 7% af subtotalen (pkt. 9 i budgetskemaet). Budgetlinje 1: Internationale flyrejser Billigst mulige flyforbindelse skal anvendes. I kan normalt højst søge om at få to personers rejseomkostninger dækket samt eventuelle udgifter til visa. Budgetlinje 2: Vaccinationer Omkostninger til nødvendige vaccinationer og evt. forebyggende malariamedicin. Budgetlinje 3: Syge- og ulykkesforsikring Syge- og ulykkesforsikring af den person/de personer, der deltager i rejsen. Budgetlinje 4: Indkvartering Tilskuddet må ikke overstige udgifterne til et normalt turistklassehotel. 8. Andre emner: Egen- eller samfinansiering: Vær opmærksom på, at der kun skal medtages egen-finansiering i budgettet, hvis der er tale om pengebidrag (cash-contributions). Adskillelsen mellem Projektpulje- og anden finansiering skal fremgå tydeligt. Ydelser i naturalier (in kind contributions) skal blot nævnes i ansøgning. Hvis der i budgettet er oplyst anden finansiering end Projektpuljen, bør denne også fremgå af det afsluttende regnskab. 7
9. Takster Faglig projektspecifik konsulentbistand: Taksterne vedrører budgetlinjerne 1, 6, 7 og 8: Særligt for foreninger med ansat personale i Danmark. Taksterne følger Udenrigsministeriets såkaldte KR regler som løbende revideres. KR-satserne reguleres årligt. Se gældende takster på www.um.dk/nr/exeres/7edaeb86-9c4d-4c52-acc0-db6677048f63.htm Taksterne er som nævnt i retningslinierne 80% af KR reglerne. Skemaet er en beregning gældende for 2009: Hvordan? Planlagt aktivitetsbeskrivelse og budget i ansøgning. Tidsregistrering medarbejdere registrerer deres tidsforbrug på faglig konsulentbistand. Revisor godkender. Hvor meget? Lønudgiften til medarbejderen plus max. 80 pct. af lønnen i overhead. Lønloft er 80 pct. af senoritetsbaserede KR-satser. Hvem gælder taksterne for? Fastansatte medarbejdere i danske NGO er. Ikke projektansatte rådgivere og lignende. Anciennitet KR-sats 2009 NGO-sats Overhead I alt Under 5 år 298 238 190 428 Fra 5 til 9 år 343 274 219 493 Fra 10 til 14 år 382 306 245 551 Fra 15 til 19 år 413 330 264 594 Over 20 år 439 351 281 632 OM BUDGETVEJLEDNINGEN Vejledning om opstilling af budget til Projektpuljen gælder for ansøgninger til Projektpuljen om Partnerskabsaktiviteter, Mindre og Større udviklingsprojekter samt Afsluttende Projektformuleringer. Vejledningen gælder fra ansøgningsrunden 1. sept. 2010 Vejledningen vil løbende blive revideret, hvis der sker ændringer i reglerne, eller hvis der har vist sig at være uklarheder i teksten. Bestyrelsen i den danske forening har selv ansvaret for at tjekke, om der er sket ændringer i reglerne. I kan altid hente den nyeste version af denne vejledning på www.prngo.dk. Projektrådgivningen Klosterport 4 A, 3 sal 8000 Århus C T: 86 12 03 42 prngo@prngo.dk www.prngo.dk Kontoret er åbent alle hverdage 8 Telefontid: Kl. 10.00-15.00