Kontrol og godkendelse - SLS

Kontrol og godkendelse Overblik - Emne Kontrol og godkendelse - SLS Introduktion I denne beskrivelse kan du se hvordan kontrol og godkendelse skal foretages i SLS. Der er ingen tvivl om de fortsatte formelle krav til: Personmæssig adskillelse Indrapportør der fortsat skal kontrollere sine registreringer og inddata Grundbilag skal fortsat foreligge og være behørigt underskrevet Én anden person end indrapportør skal kontrollere/godkende (Kontrollant). BEMÆRK: Én og samme user kan ikke både bruges til indrapportering og kontrol/godkendelse. Indhold Dette dokument indeholder følgende emner: Overblik - Emne... 1 Billede af en lønkørsel... 2 Sagsbehandling... 5 Kontrol og godkendelse før lønkørsel... 10 Kontrol efter lønkørsel... 14 Valideret Den 10. december 2009. Side 1 af 16

Billede af en lønkørsel Billede af en lønkørsel Indledning En lønkørsel består af flere forskellige elementer og faser. Her giver vi dig billedet af en typisk lønkørsel. Vi har opdelt billedet i to halvdele: Indsamling og indrapportering Kontrol og godkendelse Indsamling og indrapportering Kollega Her ser du det overordnede billede af indsamling, behandling og indrapportering: Løn Personale Regnskab Kontor Dig * modtager * tjekker Diverse grundbilag Udarbejder diverse materiale, og sender kopi/besked til dig. Udarbejder diverse materiale, og sender kopi/besked til dig. Udarbejder diverse materiale, og sender kopi/besked til dig. Indhenter evt. manglende oplysninger. Finder de manglende oplysninger, og giver dem til dig. Finder de manglende oplysninger, og giver dem til dig. Finder de manglende oplysninger, og giver dem til dig. Omsætter grundbilag. Indrapporterer til lønsystemet. Bruger Løntestsystemet til udvalgte sager. * Kontrollerer løntest * Evt. rettelser. Overdrager til kontrol og godkendelse. Side 2 af 16

Billede af en lønkørsel Billede af en lønkørsel, fortsat Kontrol og godkendelse Kollega Her ser du det overordnede billede af kontrol, godkendelse og evt. fejlrettelse: Løn Personale Regnskab Kontor Dig Modtager dit materiale. Afleverergrundbilag og evt. Inddataliste til kontrol/godkendelse. Kontrollerer grundbilag og inddataliste. Godkender og/eller giver besked om rettelser. Afleverermateriale retur til dig. Modtager materiale retur. Retter evt. fejl, og gemmer materiale. Kontrollerer efter lønkørsel. Giver besked om fejl mv. Modtager og videregiver besked fra dig. Modtager og videregiver besked fra dig. Modtager og videregiver besked fra dig. Arkiverer grundbilag i løn-/sagsmapper. Arbejdsdeling Det kan godt være at det i din institution er en anden medarbejder der foretager selve indtastningen til lønsystemet, og en anden medarbejder end dig - der gennemfører kontrol efter en lønkørsel, eller at det er den medarbejder der kontrollerer/godkender før lønkørslen som også kontrollerer materialet efter en lønkørsel. Side 3 af 16

Billede af en lønkørsel Billede af en lønkørsel, fortsat Sørg for løbende sagsbehandling og indrapportering I de efterfølgende afsnit kan du se mere om sagsbehandling, indrapportering, kontrol mv., men vi vil gerne allerede inden du går i gang med de beskrivelser, gøre opmærksom på, hvor utrolig vigtigt det er, at du sørger for at der i din institution foretages en løbende sagsbehandling, kontrol, og godkendelse. Ikke samle til bunke Lad være med at samle til bunke, så der er en større mængde af grundbilag som du skal sagsbehandle og som skal kontrolleres og godkendes dagen før eller samme dag, hvor der er en lønkørsel. Det handler både om at holde dit stressniveau nede, give tid og mulighed for en høj kvalitet på sagsbehandling og kontrol, og om ikke at overbelaste lønsystemet. Side 4 af 16

Sagsbehandling Sagsbehandling Indledning Her kan du se mere om de elementer og faser, der indgår i sagsbehandling. Med SLS vil du foretage væsentlig mere sagsbehandling samtidig med at du indrapporterer, men der vil dog stadig være typer af sager hvor du vælger at foretage sagsbehandling forud for at indrapporteringen foretages, eksempelvis timesedler. Elementer og faser Her er de elementer og faser, som indgår i din forberedende sagsbehandling - før du overhovedet begynder at foretage en indrapportering til lønsystemet: Løn Personale Regnskab Kontor Dig * modtager * tjekker Diverse grundbilag Udarbejder diverse materiale, og sender kopi/besked til dig. Udarbejder diverse materiale, og sender kopi/besked til dig. Udarbejder diverse materiale, og sender kopi/besked til dig. Indhenterevt. manglende oplysninger. Finder de manglende oplysninger, og giver dem til dig. Finder de manglende oplysninger, og giver dem til dig. Finder de manglende oplysninger, og giver dem til dig. Grundbilag Du skal ALTID have et grundbilag, når du skal sagsbehandle og indrapportere til lønsystemet. Grundbilag kan have mange former, f.eks.: Standardblanketter, eksempelvis i form af overarbejdssedler Ansættelsesbreve og kontrakter Breve om ændring af tjenestetid Skattekort Udskrifter eller online-advis fra lønsystemet, eksempelvis advarsler om standsede beløb. Side 5 af 16

Sagsbehandling Sagsbehandling, fortsat Regnskabsinstruks I den interne regnskabsinstruks skal det fremgå, hvem der er ansvarlig for hvilke opgaver, herunder hvilken medarbejder der indrapporterer (Indrapportør), og hvem der kontrollerer/godkender (Kontrollant) data til lønsystemet. Vær opmærksom på at der skal gennemføres kontrol og godkendelse både før og efter en lønkørsel. Regnskabsinstruksen indeholder et bilag, hvori de bemyndigede chefer/medarbejdere er nævnt og anført ved navn, underskrift og initialer. Som lønmedarbejder er det vigtigt for dig, at du ved, hvem der kan attestere de grundbilag der danner grundlag for indrapporteringen. Der kan opstå situationer hvor "dem der plejer" at attestere ikke er til stede, og så er det rart for dig, at du ved hvem der kan underskrive i stedet for. Hvor får du grundbilag fra? Hvordan strømmen af grundbilag foregår, afhænger naturligvis af jeres interne forretningsgange, men her får du nogle bud på, hvorfra du kan modtage dem: Denne type af grundbilag besked om indbetalt beløb besked om skyldigt beløb besked om modtaget refusion overarbejdsseddel ferieseddel ifm. løntræk eller ferielønregulering ansættelsesbreve ændring af tjenestetid skattekort Kan du modtage fra Regnskab Regnskab og fra lønsystemet Personale eller Regnskab Personale eller Kontor/Område Personale eller Kontor/Område Personale Personale Medarbejder eller Personale Evt. manglende oplysninger Hvis der mangler oplysninger på et grundbilag som du modtager, skal du som hovedregel kontakte afsender for at få de manglende oplysninger. Side 6 af 16

Sagsbehandling Sagsbehandling, fortsat Godkendelse af grundbilag For en lang række grundbilag skal der være en underskrift både fra medarbejder og fra kontorchefen (eller en udpeget ansvarlig ). Det gælder f.eks. overarbejdssedler og feriesedler Hvis du modtager sådanne grundbilag direkte fra kontoret/området, skal du sikre dig at grundbilagene indeholder de nødvendige underskrifter. Manglende godkendelse Hvis du modtager grundbilag uden behørige underskrifter skal du returnere bilaget eller kontakte relevante parter, så du har korrekt godkendelse inden du udbetaler eller trækker beløb via lønsystemet. Du skal omsætte grundbilag For at du kan få indrapporteret oprettelser og ændringer til lønsystemet, skal de grundbilag du har modtaget, omsættes til de begreber og koder som lønsystemet kan identificere og beregne på baggrund af. I vid udstrækning vil du kunne omsætte grundbilaget samtidig med at du indrapporterer til lønsystemet. Det skyldes en række hjælpefunktioner der er indbygget i SLS, eksempelvis Indplacér i overenskomstvinduet, hvor du kan finde relvant PKAT, KL mv. Brev om ændret tid Kære Moon Stjernestøv Det skal herved bekræftes, at du fra 1. august 2002 igen arbejder på fuld tid, svarende til 37 timer ugentlig. Venlig hilsen V.I.P. Ændret i SLS 8/7-02: Overenskomstvinduet 01.08.02 fuld tid: 1/1 KaP i løn Sagsbehandling, fortsat Side 7 af 16

Sagsbehandling Eksempel på grundbilag der gøres klar til indrapportering Forestil dig, at du har modtaget en timeseddel fra en student, som er ansat til at bistå et fagkontor med forskellige typer af arbejdsopgaver. Du kan på lønkodebeskrivelsen i SLS Opslagsværket se, at lønkode 4990 skal indrapporteres med halve timer, og du kan på medarbejderens registeroplysninger i lønsystemet se medarbejderens ansættelsesbetingelser mv. Timeseddel for studenter Måned Juni Navn: Karen Lisbén Cpr.nr.: 999999-9999 (01) Dato Lønnummer Dag Tim er Opgave 1 2 4,5 A rk ive rin g 3 4 5 6 7 S et-up for m edarbejdere i IT 7 8 9 9 B istand til guider 10 11 12 13 14 7 B istand til guider 15 16 17 6 B istand til guider 18 19 20 4 A rkivering 21 22 2 B istand til guider 23 24 25 4,5 B istand til guider 26 1 A rkivering 27 28 29 11 B istand til guider 30 31 I a lt 56 Lønkode 4990 Udfyldt og kontorets godkendelse: U dfyldt af : K L den 30. juni G odk endt :V ip den 2. juli E ven tuelle b em æ rk ning er: Du har to muligheder i SLS for at få indrapporteret timesedlen, enten via Ansættelsesforhold og Engangsløndele eller via Masseindrapportering og Engangsløndele. Se indrapporteringseksempel på næste side. Side 8 af 16

Sagsbehandling Sagsbehandling, fortsat Indrapportering af timeseddel Du kan altså vælge at indrapportere timeseddel via Ansættelsesforhold eller via Masseindrapportering: Enten via Ansættelsesforhold, hvor indrapporteringsstrukturen på den valgte lønkode automatisk dannes. Eller via Masseindrapportering, hvor indrapporteringsstrukturen dog er fast uanset hvilken lønkode der indrapporteres/vælges. Dine hjælpeværktøjer Dit behov for at bruge forskellige hjælpeværktøjer til lønsagsbehandling vil naturligvis afhænge af, hvilken type af sag du skal sagsbehandle. Visse sager behøver du kun grundbilaget vinduer i SLS, inkl. Opslagsknapper for at løse. Til andre sager/grundbilag skal du bruge flere værktøjer for at få omsat til korrekte koder og værdier, før du kan indrapportere til lønsystemet, eksempelvis SLS Opslagsværket. Løntest Når du har sager, hvor du kan være i tvivl om, hvorvidt din indrapportering medfører det rigtige resultat, vil vi anbefale dig at bruge Løntestsystemet. Så giver du nemlig dig selv mulighed for at foretage evt. rettelse, inden indrapporteringen udmønter sig i den egentlige lønkørsel. Side 9 af 16

Kontrol og godkendelse før lønkørsel Kontrol og godkendelse før lønkørsel Indledning Kontrol og godkendelse af indrapporteringer, online-ajourføringer og beregningsresultater gennemføres principielt i tre faser: Fase Handling 1 Indrapportør tjekker sine indrapporteringer og de føljeajourføringer som systemet automatisk har dannet 2 3 Kontrollanten kontrollerer grundbilag og indrapporteringer før lønkørslen Der gennemføres kontrol med fokus på beregningsresultater - efter lønkørslen Skitse Her ser du en skitse af kontrol og godkendelse, der naturligvis knytter sig til både 1. og 2. lønkørsel: Dispositionsdato Dispositionsdato 1. lønkørsel 2. lønkørsel * * 1) Indrapportering Indrapportering Medarbejder A og Kontrol/godkendelse Medarbejder B Kontrol/Godkendelse, herunder evt. standsning af anvisning Medarbejder A eller Medarbejder B Grundbilag 2) Kontrol/Godkendelse Online-inddataliste 3) Kontrol/Godkendelse Liste med beregningsresultatet Side 10 af 16

Kontrol og godkendelse før lønkørsel Kontrol og godkendelse før lønkørsel, fortsat Indrapportørens opgaver Som indrapportør har du følgende opgaver: Du skal sikre behørige grundbilag til alt hvad du registrerer i lønsystemet Du skal sikre at indrapporteringer, herunder føljeajourføringer svarer til et givet grundbilag Du skal løbende aflevere dine grundbilag, og evt. inddataliste til din kollega der skal gennemføre kontrol før lønkørslen. Kontrollantens opgaver Som kontrollant har du har følgende opgaver: Du skal kontrollere og sikre, at der er overensstemmelse mellem det indrapporterede = inddatalisten og de tilhørende grundbilag Du skal være særlig opmærksom på engangsydelser (f.eks. timer, overarbejde mv.) og sikre, at timerne kun er indrapporteret/tastet én gang Når kontrollen er gennemført, markeres der online i inddatalisten for gennemført kontrol. Som kontrollant skal du give evt. ikke-godkendte grundbilag retur til din kollega der foretager indrapportering mhp. at fejl kan rettes. Værktøjer mv. Som kontrollant skal du principielt have adgang til at se og slå op i nøjagtig de samme oplysninger som den kollega der sagsbehandler og indrapporterer, f.eks. forespørgselsadgang til relevante vinduer i SLS, registerprint og SLS Opslagsværket. Arbejdsgang Det er meget vigtigt at der er klare aftaler mellem indrapportør og kontrollant i forhold til kontrollen før en lønkørsel, eksempelvis at: I gennemfører løbende (daglig) kontrol i forlængelse af indrapportering Indrapportør afleverer en udskrevet inddataliste sammen med sine grundbilag Kontrollant afleverer grundbilag retur, og angiver tydeligt hvis der er spørgsmål eller fejl i forhold til givne grundbilag og indrapporteringer, evt. på (kopi af) inddatalisten OBS: Når kontrollen er gennemført, markeres der online for gennemført kontrol eller godkendelse i inddatalisten. Side 11 af 16

Kontrol og godkendelse før lønkørsel Kontrol og godkendelse før lønkørsel, fortsat Inddataliste Kontrollanten skal online markere i inddatalisten når kontrol/godkendelse er gennemført. Markeringen i online-inddatalisten foretages efter følgende kriterier: for gennemført kontrol, hvor ændringer er behæftet med fejl for gennemført kontrol og godkendelse, hvor ændringer er godkendt uden fejl Disse er kontrolleret (markeret) men ikke godkendt. Disse er kontrolleret (markeret) og godkendt. Disse er endnu ikke kontrolleret/godkendt (markeret). Inddatalisten opbevares i SLS i 13 måneder, svarende til 26 lønkørsler. Derfor har du mulighed for at forespørge på og udskrive historiske inddatalister hvis der opstår behov for det. Elektronisk stempling I SLS bliver både indrapporteringer og kontrollantens markering for hhv. kontrol eller godkendelse - stemplet med user, dato og klokkeslæt. Side 12 af 16

Kontrol og godkendelse før lønkørsel Kontrol og godkendelse før lønkørsel, fortsat Retur til lønsagsbehandler Når kontrollanten har gennemført kontrol og godkendelse før lønkørslen, afleveres grundbilag og evt. tastebilag retur til indrapportøren. Side 13 af 16

Kontrol efter lønkørsel Kontrol efter lønkørsel Indledning Det materiale du modtager retur fra den kollega, der har gennemført kontrol og godkendelse før lønkørslen, skal du også bruge når du skal kontrollere efter en lønkørsel. Kontroluddata mv. Kontrol efter en lønkørsel sker så snart, du modtager uddata 198 fra lønsystemet. Du kan på vores hjemmeside se, hvornår du kan forvente at modtage uddata 198. Som supplement til uddata 198, og i nogle tilfælde som alternativ, kan du bruge de online-faciliteter som SLS indeholder, nemlig Sumdata og Lønbåndsoplysninger. Eksempelvis kan du hurtigt søge på hvilke medarbejdere der evt. har fået standset deres anvisning efter en given lønkørsel. Du søger på lønkode 8550: Standset anvisning, vælger Søg og får straks resultatet vist på din skærm: Herefter kan du foretage den nødvendige sagsbehandling, og give medarbejderen besked flere dage før at lønnen i øvrigt er til disposition. Side 14 af 16

Kontrol efter lønkørsel Kontrol efter lønkørsel, fortsat Søgninger i SLS efter en lønkørsel Med de muligheder du har online i SLS, er der 4 lønkoder som du ofte kan have brug for at søge på og få skabt overblik over umiddelbart efter en lønkørsel: Lønkode 0631: som viser dig medarbejdere der har et skyldigt beløb i lønsum (der evt. skal indeholdes via lønkode 8561) Lønkode 0661: som viser dig nettoløn til udbetaling Lønkode 8550: som viser dig medarbejdere der har fået standset anvisning (pga. max.) Lønkode 8561: som viser dig medarbejdere der har et skyldigt beløb (der automatisk indeholdes ved næste anvisning) Disse søgninger kan du enten foretage på specifikke medarbejdere eller på tværs af medarbejderstaben. Online fejl og advis i SLS Ud over at du skal bruge grundbilag mv. i din kontrol efter en lønkørsel, kan der være nogle fejl og advis der er dannet i selve (batch)lønkørslen. Disse fejl og advarsler kan du dagen efter lønkørslen se og evt. udskrive via SLS. Du har flere muligheder for at søge på de dannede fejl og advis, eksempelvis på specifikke medarbejdere eller på tværs af medarbejderstaben på givne Fejl- og adviskoder. Du kan udskrive på en lokal printer efter behov. Kontrolopgaver Efter en lønkørsel indgår der følgende kontrolopgaver: Kontrol af at der er overensstemmelse mellem grundbilag og uddata 198. Stikprøvekontrol af beregningsresultater, f.eks. at ændring af en lønkode giver det rigtige beregningsresultat, og at der ved indlæggelse af nye satser udbetales korrekt. Stikprøvekontrol af automatiske ændringer, f.eks. trinskift og klasseskift. Sandsynlighedskontrol af beregningsresultater, f.eks. anvist feriegodtgørelse ved fratræden. Hvis du ikke finder fejl Hvis du ikke finder fejl ved kontrol efter en lønkørsel, kan du arkivere relevant materiale. Side 15 af 16

Kontrol efter lønkørsel Kontrol efter lønkørsel, fortsat Hvis du finder fejl Hvis du finder fejl ved kontrol efter en lønkørsel, skal du straks sørge for at fejlen bliver rettet. Hvis det er en fejl som Økonomistyrelsen skal rette, giver du besked til lønsupporten enten ved at sende en e-post eller ved at ringe til os. Det er en god idé at orientere den eller de medarbejdere der er berørt af en fejl, og samtidig oplyse om hvornår fejlen bliver rettet. Signatur Du skal skrive dit navn/initialer og dato på uddata 198, når du har gennemført kontrollen. Uddata 198: Kontrol Gem uddata 198 Du skal gemme uddata 198 i ét år. Side 16 af 16