Sådan gør du som leder i Randers kommune

Transkript

1 Randers kommune personaleafdelingen Sådan gør du som leder i Randers kommune Indberetning til lønsystemet Version 1.1 Dato

2 Indholdsfortegnelse: Side 1: Side 2: Side 3: Forside Indholdsfortegnelse Velkommen til KMD Side 4-11: Indberetning til lønsystemet, Di22 Side 12: Validerings-/fejllister, Dz54Di24 Side 13-14: Di24 Side 15: Dz54 Side 16-25: Ferieindberetning, Di71 Side ferieuge Side 29 Generelle regler/sikkerhed mv. Side Lønseddel Side 36 Dokumentationsspecifikation 2

3 Find KMD ikon, og dobbeltklik på det. Følgende billede fremkommer: Indtast din brugerid. (dqxxxxx) Indtast dit kendeord ******** Indtast system = cics Tryk enter Du vil få et blankt skærmbillede frem, hvor det står: transaktionssæt er aktiveret. 3

4 Ved indberetning af engangsydelser og timer til timelønnede skal du bruge skærmbillede Di22 skriv Di22 og tryk enter, følgende billede fremkommer: Tryk F9 for at flytte cursor til kommandolinien. I kommandolinien skriver du VIS og trykker enter 4

5 Følgende skærmbillede fremkommer: Vælg det indberetningsbillede du ønsker, ved at sætte x ud for det valgte. Den mest brugte vil være decentral brug Placer cursor ud for det ønskede indberetningsbillede, marker med x, og tryk enter 3 gange. 5

6 Så er du klar til selve indberetningen: Under aflønningsform skrives 0 for månedsløn forudlønnede, og 1 for månedsløn bagudlønnede og 3 for timelønnede, der kan kun indberettes på een aflønningsform pr. indberetning. Skriv cpr.nr. Skriv ekstraciffer, hvis det er afvigende fra 0, kan bl.a. ses på d600. (vejledning se side 29) Skriv evt. dato, se venligst F1 hjælp: 6

7 Skriv tf-kode, kan aflæses på indberetningsskemaet, (eksempler fra personaleportalen er vedlagt. Skriv enheder, altid i hundrededele og uden angivelse af komma, se F1 hjælp 252 ANTAL ENHEDER Her indberettes antal enheder, som en given person skal have løn for. 6 positioner - numerisk Negativt fortegn er venstrestillet. F1=Hjælp F2=Generel hjælp F3=Afslut F9=Taster F12=Annuller Dvs. 1 enhed indberettes som 100. Sats: skal indberettes ligesom enheder. Eks. der skal udbetales 185,00 kr. : der indberettes i sats. Kontonr., her skal angives, hvis der er tale om afvigende kontonr. Der skal altid indberettes ved kørsel og parkeringsafgift, hvis der ikke indberettes afvigende kontonr. vil kontering ske på det driftskontonr. pågældende. står med i lønsystemet. De mest almindelige tf-koder er: 4861 antal kørte kilometer husk afvigende kontering 3852 p-afgift føres under sats husk afvigende kontering 1401 normaltimer timeløn 4691 timeløn lærere/børnehavekl.ledere/sproglærere 1002 timeløn tandlæger 3941 ekstratimer månedsløn 1041 overarbejde 50 % månedsløn 4191 forskudt tid 5351 lørdagstillæg 7

8 Alle arbejdstidsbestemte tillæg beregnes pr. påbegyndte halve time, dvs. f.eks. arbejde i forskudt tid fra honoreres med en halv time. Siden kan udfyldes færdig inden du afslutter, og der må gerne stå flere forskellige personer, blot der er tale om samme aflønningsform. Hvis du har brug for flere sider, kan man bruge F8, for at udfylde næste side. Hvis du skal indberette flere linier til samme person, behøver du ikke skrive personnummer mere end en gang, på følgende linier kan du bruge et komma for gentagelse, dette gælder også de øvrige felter, hvor der er tale om identisk indberetning. Når du er færdig med udfyldelse af siden, tryk F3 for at ajourføre i lønsystemet: 8

9 Følgende skærmbillede fremkommer: Skriv 1, og tryk enter, følgende billede fremkommer: Skriv eget initial og tryk enter 9

10 10

11 Følgende billede fremkommer: Registreringen er nu sket i lønsystemet, og du kan fortsætte indberetningerne. 11

12 Når du er færdig, skal du lave kontrol /straksvalidering af dine indberetninger. Det gøres på følgende måde: Blank skærmen ved at trykke F12, og skriv Dz54. Dette billede fortæller, hvornår indberetning er sket, og under indhold står der på hvilket skærmbillede registrering er sket, og hvilke initialer, der har lavet indberetningen. For at se indhold af eventuel fejlliste, skrives k (for kig), ud for linien, tryk enter. Hvis ovenstående tekst fremkommer er indberetningen i orden. 12

13 Hvis der skulle være fejl i indberetningen vil der fremkomme en fejltekst, som fortæller, hvad du skal rette. Rettelsen sker på skærmbillede Di24: Skriv Di24 og tryk enter, følgende billede fremkommer: Skriv cpr.nr. og evt. ekstraciffer på den person, du vil forespørge/ evt. korrigere på. 13

14 Her er indberetningen korrekt og står med status ok til højre: Hvis du nu skulle have indberettet 222 enheder i stedet for 112 under tf-kode 4861, så kan du på dette skærmbillede overskrive og ajourføre. Ajourføringen sker på samme måde som på Di22, og efterfølgende skal du igen tjekke på Dz54. 14

15 Der vil på Dz54 altid komme en ny linie pr. ajourføring. Hvis du har lavet en fejl, som du retter på Di24, kan du ud fra Dz54 se, at indberetningen så er sket ud fra billede Di24. Står der fejl ved Dz54 fra indberetningsbilledet, skal du slette denne fejlmelding, når du har lavet korrektionen på Di24, idet der så fremkommer en ny linie på Dz54. Sletning sker ved at skrive sl (for slet) ud for linien og tryk enter. Dz54 er en straksvalidering, således der ikke opstår fejl ved selve lønberegningen, og skal derfor altid tjekkes, når du er færdig med dine indberetninger. 15

16 Indberetning af ferie: Ferie skal indberettes på skærmbillede Di71: skriv di71 og tryk enter, følgende billede fremkommer: Skriv aflønningsform, Personnummer, og evt. ekstraciffer Tryk enter 16

17 Følgende billede fremkommer: 17

18 Ved indberetning af ferie med løn skriv o for opret i funktionslinien, første feriedag, antal timer uden decimaler 700 for 7 timer, 750 for 7½ timer osv., og skriv sidste feriedag, hvis der er tale om mere end 1 dags ferie. I 18

19 Tryk enter og saldo ajourføres, hvis du gerne vil se den seneste indberetning som øverste linie tryk F5. Ved indberetning af ferie med løn, nedskrives den totale saldo, så du hele tiden har mulighed for at følge med i feriesaldoen. 19

20 Det du skal være opmærksom på, er at der inden indberetningen skal ske en vurdering af, om der er tale om ferie med eller uden løn. I dette tilfælde, er der tale om en nyansat person i 2006,hvorfor al ferie er uden løn. Indberetningen sker som følger: Skriv o, for opret i første felt, skriv derefter 1. feriedag, antal timer og sidste feriedag. Da der her er tale om ferie uden løn, skal du være opmærksom på, at der rent faktisk også sker et løntræk. 20

21 Tryk skift og F5 (F17) (lønfradrag) Følgende billede fremkommer: Skriv antal timer, der skal trækkes ferie for og tryk enter 21

22 Tryk F5 for opdatering, følgende billede fremkommer: Billedet viser, at der for ferien startende den vil ske løntræk for 37 timer, idet timerne står under lønfradrag. Længst til højre står status VE, hvilket betyder venter, se evt. F1 hjælp: 22

23 VIGTIGT: Det er dig, som nu også indberetter til lønsystemet, der er ansvarlig for, at alle indberetninger er korrekte. Det vil sige, det er også dig, som er ansvarlig for, at ferie afholdes og indberettes i korrekt rækkefølge, og at du påser, at når du skriver feriekort under, sørger du samtidig for, at der tilsvarende sker løntræk. Du kan evt. bruge feriesedlerne til at notere, hvornår og hvor meget, du har skrevet feriekort under på. Ved ferietræk, skal I påse, at ferien står under lønfradrag. 23

24 Ved indberetning af ferie med løn, nedskrives den totale saldo, så du hele tiden har mulighed for at følge med i feriesaldoen. Hvis du laver fejl i indberetningen, kan indberetningen slettes ved at skrive S i det funktionslinien på indberetningsbilledet, der vil fremkomme en tekst, hvor der står: Hvis oplysningerne skal slettes skriver du J for ja, og trykker enter. 24

25 Følgende billede vil fremkomme: Status vil stå som slettet, og du kan trykke F5, for at få indberetningsbilledet opdateret. 25

26 6. ferieuge: For at indberette 6. ferieugetimer, skal du bruge Di71, og bruge samme indgangsnøgle som ved ferie, d.v.s. Indberet, aflønningsform, personnummer, evt. ekstraciffer Vælg F22 = skiftenøgle + F10 og tryk enter Følgende billede fremkommer: 26

27 Aktuel saldo er her 37 timer. Når feriefridagstimer skal indberettes skriv o for opret, dato for start af afholdelse af timerne samt timerne. Her indberettes f.eks. 14 timer, skriv 1400, og tryk enter. Følgende billede fremkommer: Nu fremkommer ajourført saldo, og ligeledes oversigt over afviklede timer. For evt. korrektion skal du bruge s for slet som ved ferie. 27

28 Udbetaling af feriefridagstimer må kun ske hvert år pr. den 1.6 og det sker automatisk, hvis der ikke er lavet en skriftlig aftale om overførsel. Vejledning vedr. aftale om overførsel af ferie ligger på personaleportalen. For såvel ferie, som feriefridagstimer, kan du naturligvis også bare bruge indberetningsbillederne til forespørgsel, også vedr. gammelt ferieår. Man kan dog kun søge på indeværende ferieår minus 1 år. Hvis man skal søge på gammelt år, skal man rette i optjeningsåret. 28

29 Generelle regler: Du kan ikke indberette på eget cpr.nr., hvorfor der altid som minimum skal være 2 personer pr. afdeling/institution med indberetningsadgang. Tildeling af autorisation sker ved henvendelse til personaleafdelingen Du må aldrig udlåne din autorisation til lønsytemet, den er strengt personlig, jfr. gældende sikkerhedsbestemmelser. Indberetningsbilag skal gemmes i 5 år. Bør gemmes, så du altid kan finde frem til, hvilken måned/år de er indberettet i, og hvem der har indberettet. Det skal derfor altid være signatur på indberetningsbilag og dato for indberetning, idet der IKKE sker en logning af disse data. Generel hjælp: Brug F1 som hjælpetast, den kan i vid udstrækning guide dig gennem indberetningen. Er du i tvivl om noget, er du meget velkommen til at kontakte personaleafdelingen. 29

30 D600 På D600 kan du se fuldt cpr.nr., ekstraciffer, og gå videre til lønseddel og dokumentationsspecifikation. Skriv d600 og tryk enter: følgende billede fremkommer; For at søge videre kan du vælge enten at skrive de 6 første cifre i cpr.nr. under fødselsdato, eller evt. en del af fornavn 30

31 mindst 2 bogstaver efterfulgt af? og ligeledes mindst 2 bogstaver under efternavn efterfulgt af?. Hvis man kender fødselsdatoen, er det den nemmeste indgangsnøgle, hvis man søger på f.eks. an? ha? vil man fremsøge alle, hvis fornavn starter med an, og hvor efternavnet samtidig starter med ha. Eksempel, hvor udsøgning laves på fødselsdato, skriv de 6 cifre og tryk enter, følgende billede fremkommer: 31

32 Nu er cpr.nr. og navn blanket ud, men I vil kunne se aflønningsform i første felt: 0 = månedsløn forud 1 = månedsløn bagud 3 = timeløn I næste felt står fuldt cpr.nr. I 3. felt X = extraciffer. Første gang man oprettes i lønsystemet får man automatisk tildelt et 0, hvis man f.eks. har 2 ansættelsesforhold på samme aflønningsform vil 1. ansættelsesforhold have extraciffer 0, 2. ansættelsesforhold vil få extraciffer 1 osv. Det er kun for lønteknisk og konteringsmæssigt at kunne adskille ansættelsesforholdene. Når man indberetter til lønsystemet, skal man kun indtaste extraciffer, hvis det er afvigende i forhold til felt er blankt, bruges ikke i Randers kommune 5. felt er fuldt navn 6. felt er er lønteknisk nr. som vi bruger til sortering af uddata 7. felt bruges ikke i Randers kommune 8. felt er afdelingsnr. som også er til lønteknisk brug for at styre konteringen 32

33 9. felt er afdelingsbetegnelsen, som I vil komme til at kende fra jeres arbejdsplads 10. felt vil der stå dato for fratrædelse, hvis den ansatte er fratrådt. Fra dette billede kan man komme videre til sidste nye lønseddel og dokumentationsspecifikation ved hjælp af F5 og F6. 33

34 Placer cursor ud for aflønningsform, (her 1) og tryk F5 og lønseddel vil blive vist: Når der er en * i højre hjørne nederst vil der være flere sider, og disse kan se ved at trykke F8. 34

35 Hvis man bladrer frem til sidste side, vil man bl.a. kunne se lønsammensætning, beskæftigelsesgrad, pensionsprocent mv. 35

36 For at se dokumentationsspecifikationen tryk F6 På dokumentationsspecifikationen kan bl.a. ses, hvor de enkelte løndele er bogført. 36

37 Di25: En yderligere mulighed for at se, hvad der har været med i seneste lønkørsel er ved at lave opslag på Di25. Indtast cpr.nr., evt. extraciffer og evt. aflønningsform (kun nødvendigt, hvis den ansatte er ansat på flere aflønningsformer) og tryk enter 37

38 Hvis der har været engangstransaktioner til seneste lønkørsel vil disse fremgå af billedet: Af skærmbilledet fremgår, at der til seneste lønkørsel har været forbrug på tf.kode 3291 og 3541 ialt 8 enheder på 3219 (lørdagstillæg) og 16 enheder på 3541 (søndagstillæg) 38